提升煤炭企業檔案管理水平的措施分析

文/袁龍梅

企業檔案工作具體來說就是企業在生產經營和日常管理中根據具體的事件需求進行的一些資料記錄和管理工作。例如，企業在經營的過程當中會對企業的盈利情況進行相應的記錄，所有的企業經營記錄和業績信息會保存在企業的檔案當中。為了方便后期企業能夠快速地進行查閱，相關的工作人員務必要做好檔案的管理工作。這樣不僅能夠有助于企業管理決策人員及時了解企業的整體發展狀況，還能夠幫助企業高層管理人員做出正確決策。在社會主義市場經濟的背景之下，行業競爭越發激烈，檔案管理工作的有效落實能夠幫助企業在實踐的過程當中積累一定的經驗，有助于企業轉變管理理念和經營方式。檔案管理工作水平的提升，能夠保障企業檔案的完整性和真實性。隨著2020年6月20日檔案法的修訂，檔案管理這一問題再次引起企業的重視。在新時代背景下，企業的檔案管理不僅關系到企業的生存和發展，也是推進國家現代化建設進程中的一部分。煤炭企業務必要重視檔案管理工作，相關的工作人員要全面了解當下煤炭企業檔案管理工作的發展趨勢，深刻認識到檔案管理的重要性，對現存的企業檔案管理問題進行深入的分析，通過不斷的改革和調整，并依據企業發展的實際需要制定更加科學合理的檔案管理制度，采用切實有效的管理措施。要嚴格按照新《檔案法》 第五章“檔案信息化建設”的要求，跟隨社會發展的步伐，響應國家檔案建設信息化的號召，不斷對檔案管理的方式方法進行創新，不斷對檔案管理的硬件設備進行優化升級，進一步推動企業檔案管理工作效率的全面提升，促進企業朝著長期穩定的方向發展。

1 煤炭企業檔案管理的重要意義

企業結構具有一定的復雜性和邏輯性，企業是一個系統的組織，部門之間都有著自己的責任和義務，分別負責不同的生產經營活動，也履行著不同的管理運營責任。想要對這些部門的工作進度和工作質量進行充分的了解和掌握，檔案管理工作就顯得尤為重要。簡單來說，檔案管理工作是將企業的所有信息進行總結和歸納整理，以便于企業管理人員進行有效的管理和科學的決策。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作不僅影響企業的發展，還關系到企業的生死存亡。所以，企業務必要認識到檔案管理工作的重要性，在日常的生產和經營過程中，檔案管理人員也要認識到自身的重大責任，要認真完成對于各種信息的記錄和分類管理工作，要努力保證工作信息的完整性和準確性。在進行檔案記錄和補充的過程中，要遵循實事求是的原則，結合企業發展的具體情況和企業發展方向，務必保障檔案數據的真實性。隨著我國經濟發展水平的不斷提高，科學技術水平發展的速度逐漸加快，國內外新能源企業如雨后春筍般出現在市場中，給傳統煤炭企業帶來了巨大的挑戰。但是煤炭企業要認識到自身的重要性，積極尋求企業改革創新的方式。不僅僅要在技術上進行研發和創新，在管理上也要加大創新力度，尤其是對關系到企業命脈的檔案管理工作更要引起重視。我國的煤炭企業可以借鑒國內外優秀企業的檔案管理工作經驗，不斷對自身企業內部的檔案管理工作進行完善和升級，全面提升企業自身的核心競爭力。

2 現階段煤炭企業檔案管理中存在的問題

2.1 思想觀念落后，對檔案管理的認識程度不足

煤炭企業屬于傳統型企業，很多管理人員年齡較大，雖然實際工作經驗比較豐富，但思想觀念和工作方式相對落后。一些從事檔案管理工作的人員還沿用傳統的管理方法，企業的管理者對與檔案管理工作也不夠重視。沒有真正認識到檔案管理對與企業發展的重要性，在日常的管理和經營過程當中，更加注重提升企業的經濟效益，對于檔案管理工作采用形式化的工作態度。

2.2 檔案管理制度不健全，管理層級不明確

《檔案法》第五條指出，檔案工作應該實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整性和安全性。煤炭企業在進行檔案管理之前要遵照檔案法的相關規定，對企業檔案實行統一的領導，也就是要確定好檔案管理的規范流程，讓企業檔案管理的工作人員和檔案的使用人員都能夠有所參考。煤炭企業檔案管理制度不完善，檔案管理工作人員在進行檔案的建立和管理過程中就沒有統一的執行標準，很容易出現工作上的失誤和漏洞。由于檔案的類別和內容都有所差異，機密程度也不相同，所以煤炭企業要遵照《中華人民共和國檔案法》中提到的分級管理，對檔案的具體類別、詳細內容、機密程度進行有效的劃分，便于企業的管理和使用。除此之外，企業的檔案管理硬件設施沒有進行及時的升級和更新，難以符合現代化信息管理的要求，造成檔案管理工作效率相對較低。

2.3 管理人員素質和工作能力水平參差不齊

由于一些企業對于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作沒有規范的流程，工作人員的素質和能力水平參差不齊。個別從事檔案管理工作的工作人員不具備良好的檔案管理技能，甚至在理論知識和工作經驗上都嚴重的不足，綜合素質較差的工作人員難以承擔其檔案管理工作的責任，極大程度地影響了檔案管理工作效率的提升。此外，一些工作人員雖然具備檔案管理工作經驗，但是受傳統工作方式的影響較深，難以適應檔案管理方式的轉變，甚至對于信息化的檔案管理方式有抵觸情緒，在一定程度阻礙了企業檔案管理的信息化進程。

2.4 檔案管理信息化建設力度不夠

現階段社會發展不斷朝著信息化的方向邁進，各行各業的持續都離不開信息化技術的支持。新《檔案法》也對檔案信息化建設做出了相應的倡導，并提出了檔案工作的規范制度。煤炭企業要積極響應新《檔案法》的要求，將檔案管理工作信息化建設提上日程。雖然一些煤炭企業已經開始采用的信息化管理方式，但是在這一方面建設的力度明顯不足，煤炭企業的信息化多流于形式，沒有深入到整個檔案管理工作的各個方面，人工化的管理還占據著主要的位置，這樣的管理方式難以適應企業時代發展的需求。

2.5 檔案管理及信息化建設資金投入不足

企業檔案管理部門對信息化建設投入資金的力度不夠，難以保障信息化設備的優化和升級，嚴重阻礙了煤炭企業檔案管理的信息化進程，難以實現信息化設備的普及和有效使用。檔案管理信息化建設需要技術的支持，無論是向其他企業購買技術還是進行技術的研發，都離不開資金的支持。當下，多數煤炭企業更加注重對其他方面的投入，導致檔案管理的信息化建設投入嚴重不足。

3 提升煤炭企業檔案管理水平的有效措施

3.1 煤炭企業要轉變檔案管理工作的觀念

煤炭想要在檔案管理工作上有所突破，務必要對工作的理念和形式有所創新。煤炭企業要認識到企業檔案管理的重要性，明確檔案管理是記錄企業發展和員工勞動的重要途徑，不僅能夠真實記錄企業過去的發展情況，還能夠為企業未來的發展方向提供有力的參考。檔案作為企業的重要信息資源，務必要進行科學的管理才能發揮出最大的效用。只有對檔案管理工作重視起來，才能夠進一步推動煤炭企業的整體工作效率。此外，作為檔案管理工作的工作人員，也要及時轉變自身的工作理念，努力提高自身的專業水平，認識到崗位工作的重要價值，認真做好自己的本職工作，為企業的發展貢獻出自己的一份力量。

3.2 健全煤炭企業檔案管理規章制度

煤炭企業要根據時代發展的需求不斷調整企業檔案管理的工作方式，根據《中華人民共和國檔案法》相關規定和企業發展的實際情況健全企業內部的檔案管理規章制度，確定檔案的工作原則、檔案的范圍、檔案管理人員權責和具體的管理措施。在具體的管理措施中要對檔案的收集、分類、管理、借閱、歸檔和銷毀等進行詳細的規定，讓檔案管理工作人員有統一的工作標準和規范的工作流程。企業要善于發現實際工作當中的問題，并及時采取措施進行修正和改善，對原有的檔案管理制度進行優化和升級。一般情況下，在制定檔案管理制度的過程中要采取以下措施：首先，要對檔案的收集過程有明確的規定，讓企業各部門之間積極的配合，方便檔案管理工作人員對各部門的信息數據進行收集和整理，不斷增強各部門之間的交流與合作。這樣的做法能夠保證各部門之間工作的有效性和檔案信息采集的時效性。要進一步完善企業的獎懲制度和員工激勵政策，不斷增強員工工作的積極性和主動性。其次，要對各部門之間的關系進行明確的規定，讓各部門都清楚認識到自己崗位的責任和義務，要對員工的詳細信息進行檔案留存，推動煤炭企業人力資源檔案管理的工作進程。最后，要將企業的所有文件進行歸檔，在任務下達和歸檔的過程中要保障任務信息的準確性和一致性，為日后的工作提供重要的數據參考。

3.3 對硬件設施進行優化升級，加強檔案管理信息化建設

檔案管理的硬件設施對于企業檔案信息化建設具有至關重要的作用，是保障信息化進程的前提條件。因此，保障硬件設施的優越性是企業進行檔案管理信息化建設中重要的一環。要對企業檔案管理硬件設施的質量進行嚴格把關，一旦出現問題要及時更換和修整。在日常的工作中，檔案管理的工作人員也要對其進行保養和維護，及時對設備進行檢測和升級。要加強對檔案信息化管理的安全防護措施，避免發生意外造成企業檔案的缺失，進而影響整個企業的發展。企業要設立緊急管理預案，一旦發生危險事故，要及時處理，避免給企業造成損失。要加強對企業檔案信息的機密性管理，在檔案借閱和歸檔的過程中都要嚴格遵守檔案管理的流程，避免企業重要信息泄露和缺失。對檔案管理信息化系統進行日常的維護也是檔案管理工作人員的重要責任，一定要謹慎對待。

3.4 重視檔案管理人才聘用和培訓工作

社會競爭的加劇和企業的不斷發展對人才提出了更高的要求，隨著教育水平的不斷提升，現階段高素質人才不斷涌現。在信息化進程不斷加速的趨勢之下，煤炭企業也要重視對人才的聘用和培訓工作。尤其是關系到企業命脈的檔案管理部門，企業在進行人才選擇時一定要慎之又慎。為了保障檔案管理水平的穩步提升，煤炭企業要加強對企業檔案管理方面人才的引進和聘用，選擇具有豐富管理經驗和知識儲備的高素質人才。對現有的管理人員進行檔案管理信息化培訓，不斷充實信息化管理相關的理論知識，鍛煉工作人員的實踐操作能力。對于員工培訓來說，企業可以根據員工的實際工作情況和工作能力水平進行有針對性的培訓，也可以和其他企業之間進行交流合作，引進專家學者對工作人員進行職業能力培訓和實踐操作指導。根據工作人員的崗位選擇不同的培訓方式。除此之外，要不斷完善檔案管理工作人員的績效考評和薪酬制度，從根本上滿足員工的需要，讓檔案管理工作人員提升工作的積極性和主動性。

3.5 保障檔案管理工作經費充足

煤炭企業想要提高檔案管理工作的水平，不僅要明確企業檔案管理發展的目標，也要制訂科學的計劃，保障檔案管理工作的經費投入。不斷加強對檔案管理工作方面的基礎設施建設，對企業內部檔案管理信息化設備進行及時的檢修和更新。同時，煤炭企業要不斷進行檔案管理技術方面的研發，保障研發資金能夠為技術創新提供有力的支持。除此之外，企業也要根據自身的發展需求，進行整體上的規劃。要考慮企業發展的現實因素，并在此基礎之上進行檔案信息化管理系統的建設，借鑒其他企業的優秀經驗，結合企業發展的特點和企業發展的標準建立現代化的檔案信息管理平臺。

4 結束語

綜上所述，當今社會經濟形式相對復雜，企業競爭愈加激烈。煤炭企業想要在市場經濟競爭的過程當中提升自身的核心競爭力，不僅要在生產技術上有所突破，還要加強企業內部的管理，尤其是對于企業檔案工作的管理。在進行檔案管理工作的過程當中要根據時代發展的特點和企業的需求進行適當的調整，煤炭企業在檔案管理的過程中要認識到檔案管理工作的重要性。通過不斷完善企業檔案管理制度，加強對企業硬件設施的優化升級，增強對檔案管理專業人才的聘用和培訓，促進企業檔案管理的信息化進程，提高煤炭企業檔案管理的綜合水平。