對加強牌證業務檔案管理工作的探究

趙 巍

滄州市農機推廣站 061001

對加強牌證業務檔案管理工作的探究

趙 巍

滄州市農機推廣站 061001

農機監理牌證業務檔案是法制化建設的具體體現，是機手所持證件合法性的認定依據，可真實反映辦理各項牌證業務中的流程、原始信息與動態信息，是指導業務工作開展的第一手資料。業務檔案管理是政策性、原則性、技術性很強的一項工作，本文對如何搞好牌證業務檔案管理工作進行分析與探討。

1 牌證業務檔案的分類

牌證業務檔案分為電子檔案、紙質檔案、臺賬三種形式，電子檔案是將各項信息記錄在微機中，資源共享，便于根據不同的要求進行統計、查詢；紙質檔案是保持各項業務辦理中真實的具體流程與原始記錄；臺賬是摘錄檔案中的主要信息登記造冊，并預留一定位置，用于記錄如轉出、轉移、變更、逐年檢驗情況、注銷、補換證件等信息，便于查閱。三者是一一對應的關系，其中紙質檔案是整個牌證業務檔案的核心，也是規范管理的重點。

2 如何規范牌證業務檔案

2.1 須符合基本要求。電子檔案應做到定期備份，及時上傳；紙質檔案應有資料目錄，材料按順序裝訂，完整齊全，手續真實有效，整潔無涂改，各項簽注規范，有市級審核意見，各類檔案排列有序，便于查找等；臺賬應定期打印并及時補充完善有關內容。

2.2 建立制度，有章可循。在《檔案法》的基礎上，結合實際工作情況，制定《牌證業務檔案管理制度》，對檔案的建檔要求、需收錄的材料、保管與使用規定、檔案管理人員的責任與義務等予以明確。

2.3 設置專人管理。為體現業務流程各個環節互相制約的基本原則，檔案管理人員不應由其他崗位人員兼任，同時鑒于保密性的特殊要求，應保持檔案管理人員的穩定，不宜頻繁更換。

2.4 統一標準。檔案管理工作規范與否，必須要有衡量的標準，應明確具體要求并落實到細節上，如各項業務需留檔的材料、裝訂順序、表格中何為打印部分、何為手工簽注部分、所簽注內容的位置與要求、規范用語等，使檔案規范與否有一個衡量的尺度。

3 當前工作中需強化的幾點內容

3.1 加強認識。當前部分干部職工缺少法制觀念，未能真正理解“建檔就是執法”。檔案管理是否規范能反映一個行業、一個部門的管理水平是否科學、規范、嚴謹，各級部門應充分認識到加強檔案規范管理的重要性，將檔案管理工作列為年度工作考核指標，作為“評先”的先行指標，推行檔案管理工作責任制。

3.2 強化審核。規范要求各項牌證業務是“縣站承辦、市所監督”，市級監理機構不直接辦理各項業務，屬既不見車也不見人。因此，審核檔案是否規范，就成了實現市級監理機構監督職責的重要途徑之一，要嚴把審核關，對不規范的檔案堅決整改直至合格。同時，檔案審核工作僅僅依靠市級監理人員的日常審核效率偏低，如我市自2007年7月開始受理新行業標準各項牌證業務所產生的檔案達15 000余份，工作量很大，為保證檔案審核工作及時完成，可采取抽調縣級業務骨干人員進行集中審核或縣縣之間交叉審核的方式，既提高了工作效率，又使基層業務人員的專業素質得到了提高。

3.3 提高管理人員綜合素質。檔案管理員有審核前期崗位所辦業務是否符合規范流程與要求的責任，因此對其綜合素質要求是比較高的，現行規范中涉及駕駛員牌證業務共11項，農業機械牌證業務共有24項，作為檔案管理員，要熟悉上述各項牌證業務所涉及的各項規范要求，查漏補缺。必須要加強對其法制觀念、責任意識、業務素質等多方面的培訓與教育，使其能夠勝任崗位工作。

3.4 消除影響因素。以辦理初領駕駛證為例，現行要求有目錄、流程單、申請表、準考證明、成績單等8項材料，表格數量繁多，筆者認為，只要能體現出工作流程并且滿足規范的要求，部分表格可以精簡合并，如考試成績單稍加完善就可以代替流程單、準考證明；各類表格中涉及到“經辦人”處，現行要求是微機打印并簽章，目的是整潔美觀，但筆者認為，紙質檔案應考慮檔案的原始性，應保留個人手工簽名的原始記錄，不宜使用微機打印；統一監理軟件，實現全國聯網，信息互通，資源共享；統一合并拖拉機與聯合收割機所用表格。