開展檔案規(guī)范化管理認(rèn)證與提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平研究

文/譚鴻玲

在我國，檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證是一種符合科學(xué)發(fā)展觀與《中華人民共和國檔案法》要求的，有助于提升檔案管理水平的方式。目前，我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)都未能重視檔案管理工作的重要性，而這也對我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展帶來了一定的影響。

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理簡述

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，醫(yī)生將從事醫(yī)療衛(wèi)生各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)的記錄，進(jìn)而形成醫(yī)療衛(wèi)生檔案。醫(yī)療衛(wèi)生檔案不僅能夠記錄醫(yī)療單位對患者疾病的治療詳情與各類發(fā)展經(jīng)營事件，更是記錄了各類新興技術(shù)與全新醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療過程當(dāng)中的運(yùn)用狀況與運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)，對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)具有重要作用。醫(yī)療事業(yè)本質(zhì)上屬于民心工程。醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，一方面能夠借助檔案的借閱與分享促進(jìn)各類疾病的治療經(jīng)驗(yàn)與治療方法的傳播與各類新興醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用方式的共享，從而使我國醫(yī)療衛(wèi)生水平得到明顯提升，更能夠使我國各個(gè)地區(qū)的民眾都能夠享受到平等的醫(yī)療衛(wèi)生權(quán)利，對于我國社會(huì)與民生問題的影響十分巨大。

2 提高檔案管理機(jī)制的完善程度

對于醫(yī)療衛(wèi)生單位而言，建立完善的檔案管理機(jī)制對于加強(qiáng)單位內(nèi)部的檔案工作的管理有著非常重要的作用，醫(yī)療衛(wèi)生單位必須要建立健全的檔案管理責(zé)任制度，維護(hù)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的完整性、規(guī)范性與安全性，才能使本單位的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平得到提升。而在醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理機(jī)制完善的過程當(dāng)中，需要對以下的幾條措施格外注意：

2.1 建立規(guī)范化的檔案管理認(rèn)證領(lǐng)導(dǎo)小組

目前，在我國的一些大城市的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對檔案管理工作非常重視，他們的檔案管理是有著專門的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)的，但在一些次一級的城市或鄉(xiāng)村地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，相對就不那么重視醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作，也沒有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，這對于提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理水平而言有著非常大的影響?！吨腥A人民共和國檔案法》 第一章第四條明確規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，只有提高對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的認(rèn)知，建立專門負(fù)責(zé)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，對醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作進(jìn)行分級管理，才能保持醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的順利進(jìn)行，提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作的水平。

2.2 建立專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍

明確規(guī)定在我國一些大城市的醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，通常都具備一支專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍，這使得這些醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作具備高度的規(guī)范性，但在一些次一級的城市或鄉(xiāng)村地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)就沒有這樣的檔案管理工作隊(duì)伍，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，甚至是無人管理。在檔案管理工作當(dāng)中，建立一支專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍是非常重要的，只有具備一支專業(yè)化的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作隊(duì)伍，才能使醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠順利開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作，并且將檔案管理工作進(jìn)行完善的責(zé)任劃分，以此保證檔案管理工作的規(guī)范性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)

在醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作當(dāng)中，除了需要具備一支專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍之外，還需要對參與檔案管理工作的工作人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，幫助工作人員提升自身在檔案管理方面的知識(shí)與技能。《中華人民共和國檔案法》第二章第十一條明確規(guī)定：檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。在我國一些大城市的醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，從事檔案管理工作的工作人員很少會(huì)進(jìn)行更換，除了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要保持檔案管理人員的穩(wěn)定之外，還有就是檔案管理的工作人員會(huì)定期參與醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)課程，以此提升自身在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作方面的專業(yè)知識(shí)與管理技能，從而使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作能夠更加順利地開展。

2.4 完善檔案管理工作中的獎(jiǎng)懲制度

除了以上完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作機(jī)制的方法之外，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作當(dāng)中的獎(jiǎng)懲機(jī)制的完善對于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作機(jī)制也有著非常重要的作用。在我國許多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作當(dāng)中，由于缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，容易導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏工作的熱情，從而在檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)失誤，或是應(yīng)付差事，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作水平下降。完善檔案管理工作當(dāng)中的獎(jiǎng)懲制度，對在檔案管理工作當(dāng)中作出突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對工作疏忽大意或未完成工作目標(biāo)的檔案管理人員進(jìn)行處罰，可以提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的熱情與重視程度，從而能夠使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作水平得到整體的提高。

3 提升檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度

在我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理認(rèn)證工作當(dāng)中，檔案管理相關(guān)的設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理認(rèn)證工作的基礎(chǔ)，只有提升檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度，才能促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理水平提高?！吨腥A人民共和國檔案法》第三章第十九條明確規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定配置是以檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。而在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理設(shè)施的建設(shè)過程當(dāng)中，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行展開：

3.1 加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的資金投入

在我國，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理設(shè)施建設(shè)水平相對較差，而這主要是因?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的資金投入相對較少。正所謂經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，缺乏經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的支撐，使得我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)都難以開展檔案管理設(shè)施的建設(shè)工作。因此，要想提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度，加強(qiáng)檔案管理認(rèn)證工作的效果，就必須讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)增加對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方面的資金投入。

3.2 建立專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室

上文提到過，我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理方面的資金投入較少，這使得醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)只能在盡可能節(jié)約經(jīng)費(fèi)的情況下開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的工作，其中最主要的節(jié)省項(xiàng)目就是對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作場地的節(jié)省，許多的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在資金不足的情況下，都是直接將醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行歸納整理之后與其他雜物一同放入倉庫。一般來說，倉庫的環(huán)境都是相對陰冷潮濕的，不僅不利于醫(yī)療衛(wèi)生檔案的保存，而且由于倉庫儲(chǔ)存物品相對較多，人員進(jìn)出更加復(fù)雜，這就有可能導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生檔案的丟失或損壞等狀況的發(fā)生。因此，當(dāng)醫(yī)療部門加大對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方面的投資之后，首先要做的就是建立一個(gè)專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室，并以此為基礎(chǔ)開展檔案管理工作，才能保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理認(rèn)證工作的水平得到提升。

3.3 配置檔案管理工作必需的各類設(shè)備

在專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室建設(shè)完成之后，就需要為檔案管理室配置檔案管理工作所需的各類設(shè)備了。除去管理室內(nèi)部必備的家具之外，還包含有空調(diào)、計(jì)算機(jī)、除濕器、裝訂工具與溫濕度表等多種設(shè)備。其中，空調(diào)、除濕器、溫濕度表可以用來控制室內(nèi)溫度與濕度，保證室內(nèi)環(huán)境最適合進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的存放；而裝訂工具可以用來進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的整理裝訂，方便進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的保存。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)也成為了檔案管理工作當(dāng)中必需的設(shè)備，《中華人民共和國檔案法》第五章第三十六條明確規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在檔案管理工作當(dāng)中，工作人員不僅能夠借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理與檢索，還能夠借助計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的信息化，對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理認(rèn)證工作的開展有著非常大的幫助。

4 推動(dòng)檔案管理業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)開展

4.1 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

在檔案管理業(yè)務(wù)的開展過程當(dāng)中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案管理制度，并且將檔案管理制度進(jìn)行嚴(yán)格施行?！吨腥A人民共和國檔案法》第三章第十二條明確規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。在執(zhí)行檔案管理制度的過程當(dāng)中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要注意對檔案的真實(shí)性與規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保醫(yī)療衛(wèi)生檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，內(nèi)容信息規(guī)范，并以此為基礎(chǔ)加強(qiáng)對檔案保管、保密、鑒定等各項(xiàng)程序的管理，才能使檔案管理業(yè)務(wù)能夠順利開展。

4.2 認(rèn)真進(jìn)行檔案分類工作

在檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當(dāng)中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)對檔案材料的分類整理工作，因?yàn)闄n案材料的類別與編號工作是直接推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的經(jīng)營服務(wù)過程當(dāng)中，所產(chǎn)生的能夠用于歸檔的材料往往是由許多不同的信息載體，如文字、圖片、表格、視頻等方式進(jìn)行記錄的，如果檔案的分類工作做得不到位，不僅會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的工作人員在需要查詢檔案的時(shí)候出現(xiàn)混亂，而且還會(huì)影響到醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作的規(guī)范化。因此，認(rèn)真進(jìn)行檔案分類工作，是我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)開展檔案管理業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平的關(guān)鍵。

4.3 完成檔案收集歸檔任務(wù)

對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在檔案管理業(yè)務(wù)當(dāng)中的檔案收集歸檔任務(wù)，在《中華人民共和國檔案法》第三章第十三條明確規(guī)定：反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體組織沿革和主要職能活動(dòng)的材料與反映社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動(dòng)的材料應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍；《中華人民共和國檔案法》第三章第十四條明確規(guī)定：應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，安照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。由于醫(yī)療衛(wèi)生檔案涉及到疾病的防治與衛(wèi)生的監(jiān)督，因此對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)而言有著相當(dāng)大的收集與歸檔的價(jià)值，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作人員對檔案重要性的認(rèn)知，引導(dǎo)工作人員配合檔案管理人員的材料收集歸檔工作，才能確保檔案管理業(yè)務(wù)的順利開展。

5 加強(qiáng)對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的開發(fā)與利用

5.1 立足實(shí)際工作需求，轉(zhuǎn)變檔案工作模式

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案規(guī)范化管理認(rèn)證，推動(dòng)檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當(dāng)中，需要根據(jù)工作人員的實(shí)際工作需求來轉(zhuǎn)變檔案的工作模式，將檔案工作由傳統(tǒng)的管理型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)與服務(wù)型，從而把原本的“死檔案”變成“活檔案”，提升檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作當(dāng)中的運(yùn)用。在我國，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在以往的運(yùn)營過程當(dāng)中的檔案工作比較死板，只有在醫(yī)護(hù)工作人員有查閱檔案的需求的情況下前往檔案管理部門請求查閱檔案時(shí)，檔案管理部門才會(huì)通過一套比較復(fù)雜的檔案管理登記手續(xù)將檔案借出，且檔案管理部門只會(huì)將醫(yī)護(hù)工作人員需要的檔案進(jìn)行外借，而不會(huì)主動(dòng)將與醫(yī)護(hù)人員需求相關(guān)的檔案外借，這就導(dǎo)致我國醫(yī)護(hù)人員在檔案使用的過程當(dāng)中出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的局限性。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)立足于醫(yī)護(hù)工作人員的實(shí)際工作需求，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度，將館內(nèi)檔案進(jìn)行定期整理并印發(fā)目錄，以此為醫(yī)護(hù)工作人員的檔案查詢提供便利。除此之外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的作用，開放檔案工作的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過“檔案在線調(diào)閱”與“案卷送貨上門”的方式來簡化醫(yī)護(hù)工作人員調(diào)閱檔案的方式，以此為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)護(hù)工作人員提供更加快捷與人性化的服務(wù)。

5.2 編制檔案檢索工具，提升檔案應(yīng)用效率

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案規(guī)范化管理認(rèn)證，推動(dòng)檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當(dāng)中，不僅要加強(qiáng)檔案工作模式的轉(zhuǎn)變，還需要提升醫(yī)護(hù)工作人員與檔案管理人員的檔案應(yīng)用效率，而編制相應(yīng)的檔案檢索工具就是提升檔案應(yīng)用效率這一工作當(dāng)中最為重要的部分。在我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)以往的檔案管理過程當(dāng)中，對檔案的分類與檢索工作的設(shè)置并不詳細(xì)，大多數(shù)檔案工作人員只會(huì)根據(jù)檔案來源與檔案整理歸檔日期將檔案進(jìn)行輕度的分類，這就導(dǎo)致了檔案工作人員與醫(yī)護(hù)工作人員在查閱檔案時(shí)遇到了巨大的不便。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案的管理與分類，針對檔案的內(nèi)容編制多樣化的檢索工具，例如制作出檔案的全引目錄、專題目錄、底圖目錄、文號索引、上級文件目錄、專題檢索卡片等多種檢索工具，以此在提升醫(yī)護(hù)工作人員的檔案查閱的便捷性的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理部門對檔案的管理工作。此外，檔案工作人員還需要加強(qiáng)對醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用效果的追查與管理，結(jié)合實(shí)際工作情況來調(diào)整醫(yī)療衛(wèi)生檔案檢索工作，促進(jìn)檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作當(dāng)中能夠得到更好的使用，以此推動(dòng)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上，對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)而言，開展檔案規(guī)范化管理認(rèn)證工作有著非常重要的意義，不僅能夠促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理環(huán)境的改善，提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，更能夠使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作遵照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定進(jìn)行發(fā)展，從而為我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展帶來良好的推動(dòng)效果。