基于ERP系統的出版社出版管理策略

◎侯 擘

(黑龍江科學技術出版社有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000)

毫無疑問，各個出版社在日益競爭激烈的圖書市場環境下紛紛將提升圖書出版效率和質量作為重要目標。高效管理與圖書出版高質量與高效益有著緊密聯系，尤其圖書出版是一項集多環節于一體的系統化工程，在出版中實施科學高效管理能提升出版社經濟與社會效益以及綜合競爭力。ERP 系統為控制、計劃和管理企業所有資源的方式，能幫助企業優化配置資源，提升經營與管理水平，在出版社出版管理中應用ERP 系統能有效增強其整體實力，形成可持續發展能力，在市場競爭中占據先機，提升出版管理工作水平，推動出版行業快速穩定發展。

一、ERP特征

ERP 即企業資源計劃，基于信息技術運用系統化管理為企業發展提供決策支持以及業務運行管理工作平臺。該系統將企業信息流、資金流、物流相整合后實施管理，使企業現有資源得到最大限度利用，實現經濟效益目標。

ERP 共有以下三大特征：其一，面向供需鏈管理的信息集成；ERP 自身不僅具有財務功能、制造與供銷等，在功能方面還具備支持物料流通體系運輸管理與倉庫管理；支持保障生產體系的設備維護、實驗室管理、質量管理、備品備件管理；支持售后服務、在線分析處理與質量反饋，實時掌握市場需求；支持跨國經營的多幣制、多語種、多工廠、多國家地區需求；支持混合型或多種類型制造企業；支持電子商務、遠程通信、電子數據交換、Web/Extranet/Internet 等。其二，部分ERP 系統功能已超出現有制造業應用范圍并逐漸成為應用意義廣泛且較強適應性的企業管理系統，運用計算機與網絡通信技術新成就；和MRPII 相比，網絡通信技術應用是ERP 最為顯著的特征，該系統不單單運用面向對象技術、關系數據庫管理系統、SQL 結構化查詢語言、分布式數據處理系統、計算機輔助軟件工程等，在操作層面基于開放性較強的平臺，運用符合網絡技術特性的編程軟件，更好地滿足不同行業用戶使用需求。其三，ERP 系統與企業業務流程重組緊密聯系；蓬勃發展的信息技術提升信息傳遞速度，拓寬業務信息交換量與覆蓋面，為企業實時處理相關信息并做出決策提供便利。

企業內外業務流程需保證信息暢通無阻，才能使企業業務流程對環境變化做到預見性評判和響應，ERP 系統應用能提升企業供需鏈管理競爭優勢，便于企業能實時且迅速地捕捉市場動態變化并做出反應，提升企業運行效率。

二、在出版社出版管理中應用ERP系統的必要性

(一)現代出版業供應鏈管理要求

出版業在競爭日益激烈的市場環境中，將新品研發、營銷擴張、質量管理、售后服用等作為工作重點，并基于此打造競爭優勢。而現代出版業在合作共贏與分工細化的市場環境下，單憑自身現有資源參與激烈的市場競爭不利于長穩發展，需要打造整體供應鏈吸納上游原材料供應商與下游客戶，同時有機整合出版業內部資源、客戶要求與上游供應商資源等，出版業內部多層相互協作并有效管理供應鏈上所有環節。供應鏈管理驅使不同出版業在ERP 系統管理下相互協作經營，通過共享資源和信息大幅度提升出版業供應鏈管理在大市場環境下的優勢。

(二)現代出版業財務管理的要求

當前大部分出版業在財務管理層面都相繼引入電算化管理，換言之，各個企業針對財務管理信息化建設已積累相應經驗，為了能在以速度著稱的現代經濟競爭中搶占市場先機，需不斷提升財務管理信息化水平，使財務管理人員能敏捷地捕捉市場需求變化并結合自身實際情況提出應對方案。ERP 系統將業務與財務流程相融合，形成一體化財務管理體系，便于多方使用經濟活動信息，企業財務部門在此基礎上通過與其他部門溝通交流進行事前預測，便于決策層充分思考和制定戰略管理對策，這是促進出版業可持續發展的良性發展策略，而運用滾動成本核算法產生資金賬與實物賬，再與資金流和物流高效對接，不僅能準確且及時地處理財務數據信息，更能減緩財務管理人員工作壓力。

(三)現代企業組織的結構要求

知識經濟和信息時代驅使出版業打造扁平化且具有彈性的組織結構，從而以更為靈活和高效率的方式滿足出版市場和客戶日益增長的需求。傳統金字塔形職能層次組織結構已不利于發展，此類組織結構人員繁多且機構臃腫，降低了辦事效率，而以彈性扁平化組織結構替代傳統扁平小組中心型流式組織，其出版業外部顧問、專家或不同部門工作人員均是該組織成員，符合ERP 管理系統要求。

三、在出版社出版管理工作中應用ERP系統財務模塊

綜合體現企業運營效果的指標即財務管理對象，所以不同行業在應用ERP 時，重點關注的就是財務信息系統。ERP系統整合供應商制造資源、企業內部制造活動與客戶需求，可第一時間準確反饋企業各項經營業務形成的財務信息，實現全局化管理和控制企業資金流目標。對企業而言，資金流控制關系到企業經營生產與投資決策，尤其在經濟社會蓬勃發展的背景下，企業在控制資金流時除了要對整個企業資金流速與流量進行管理，還要準確分析問題所在，為企業決策管理提供數據支撐，正因如此，財務信息系統為ERP 重要組成。高效應用ERP 的關鍵即ERP 管理系統下屬的子功能模塊為財務管理模塊提供服務，有利于企業持續優化資金和價值鏈等資源，達到即時反映、反饋信息目的，大幅度提升企業核心競爭力。

出版財務系統應用ERP 系統的要求：

(一)財務會計功能

財務會計功能包括：1.支持出版企業設置符合自身情況且靈活性較強的財務管理組織結構與擴展功能；2.支持出版企業設置權限管理，包括財務憑證信息與單據審批等信息披露權限；3.支持出版企業針對業務信息進行實時追溯分析；4.支持外幣輔助賬核算與多幣制核算。

(二)賬務管理

該層面集中于以下幾點：1.ERP 系統能為出版企業提供安全性高且多元化的憑證管理方式，用戶在操作中靈活地輸入不同會計分錄實施周期性批處理和批量處理憑證，在錄入憑證時，針對現金等物價憑證，根據具體業務信息自動生成現金流量憑證，與此同時，對各種類型沖銷方式給予支持，例如對出版企業內部關聯性交易采取自動處理方式，使內部交易與往來相抵消，其他系統能自動生成應收與應付等業務。此外，支持期末處理，提供自定義匯兌損益結賬、銷售成本結賬、對應結賬、自定義結賬等轉賬功能，系統根據自定義結轉生成憑證。2.ERP 系統支持建立統一化且多層次的會計科目表，該科目表不單單可與企業科目體系相兼容，還可同時應用于出版企業或單個所屬核算單位，系統能對科目不同屬性進行自定義，關鍵用戶能自主處理多種編碼、增減、查詢、設置、分類等。3.ERP 系統具有科目輔助核算功能，即根據項目、客戶(人員)、部門以及供應商等提供全面且多維度等具有輔助核算性質的余額表、總賬與明細賬等，用戶可輸入相應條件后以組合形式查詢科目發生額和余額，分析報表并以圖形方式加以展現，系統自動為用戶提供現金流量表、損益表、資產負債表、科目余額表、營業外支出明細表、財務費用明細表、所有者權益變動表等不同類型報表，系統為用戶提供便于使用的報表自定義工具，用戶可根據自身需求對報表內容進行自定義。4.ERP 系統支持用戶根據產品、合同號與客戶查詢分析科目余額與發生額，支持根據科目余額與發生率對與財務信息有著緊密聯系的企業活動進行查詢追溯，同時針對各個業務活動對銷售/采購合同號以及發貨批次進行標識。

(三)應收賬管理

該層面體現在以下方面：1.定期維護客戶數據，涵蓋客戶聯系方式、地址、聯系人、郵件、付款條款、賬號等；對客戶主數據實施統一管理，使客戶數據具有唯一性的同時保障出版企業不受時空限制獲取客戶所有數據信息；在集中維護客戶數據時，用戶可通過設置權限方式對某些數據信息權限訪問進行控制；系統提供每次客戶主數據信息修改記錄，便于追蹤查詢歷史數據。2.系統可評估客戶信息使用程度，判定是否接受客戶訂貨與開具發票，同時系統還具備信貸限額管理功能，即在ERP 系統中事先為每個客戶設置一定的信貸限額，在業務處理和應收管理中檢查該限額，系統會在超出限額后及時發出差錯或警告信息。3.系統支持根據實際銷售訂單開具應收發票并進行收入確認；支持匯票、支票、現金多種收款方式；支持根據金額制定預收款審批流程和在線審批；系統可核銷處理含預收款在內的應收賬款；在收款處理方面，系統支持手工、自動等形式收款；系統根據事前所設收款日期自動形成催款通知單，以E-mail 和傳真直接發送至對方，自動核銷記錄應收賬款；系統根據相應設置沖減和抵銷同時作為供應商客戶的應收與應付款項，跟蹤記錄客戶每一筆應收賬款與收款情況，若款項尚未完全結清，可直接列出客戶每次付款信息，為與客戶對賬提供便利。4.ERP系統針對欠款客戶進行催款處理，對超出付款期限的欠款方與客戶直接生成付款通知書，督促對方付款，根據催款等級對欠款方和客戶明細賬進行自動凍結，當客戶/欠款方支付賬款后可，用戶可手工解除所凍結的明細賬。

(四)應付賬款管理

該層面體現在以下方面：1.系統中的應付賬管理模塊存儲如供應商編碼、名稱、銀行賬號、付款條件等數據信息，系統支持隨時獲取供應商所有數據，系統自動記錄供應商數據更改情況，便于后續查詢。2.支持信用證、匯票、支票、現金等多種付款方式，支持手工、自動付款以及符合采購訂單信息付款，支持追蹤供應商每筆應付賬款與付款情況，針對尚未結清款項的供應商詳細列出每次付款情況；系統支持凍結存有問題供貨或供應商發票，待問題解決后則釋放發票并進入結算流程。3.ERP 系統為用戶提供多種分析供應商賬戶方式，例如用戶可形成以未清項清單賬戶確認書或信件形式對賬單，其中供應商對賬單廣泛應用于對賬業務，或借此獲取與業務合作對象信息，對賬單可明確列出起始余額以及不同時間段內項目和最終余額明細。

(五)固定資產管理

1.資產數據管理：系統支持對資產基本管理數據實施定期維護，包括資產描述、號碼、資本化日期、金額、保險金額、制造商、供應商等。2.資產業務處理：系統支持資產轉移、購置以及報廢等業務，對固定資產卡片格式進行靈活定義，使之更好地與不同單位核算要求相符，達到多層面各種固定資產變動目的。

四、結語

蓬勃發展的科學技術為各個領域帶來曙光，改變了很多領域的工作方式，出版行業在信息網絡和經濟全球化的現代社會背景下應用ERP 打造信息化工作流程，已成為提升自身市場競爭力的關鍵因素。出版社只有充分了解ERP 系統優缺點并充分考慮其風險，結合自身實際情況加以應用，提升出版管理水平，才能為現代出版社實現可持續發展奠定堅實基礎。