新技術環境下智慧圖書館業務流程重組研究

石建華

(太原科技大學 圖書館,山西 太原 030024)

0 引言

在信息化時代下,將先進的信息技術應用到智慧圖書館的構建中,能夠大大提高圖書館業務處理效率,提升圖書館的服務質量與服務效能。例如：大數據技術的應用,可以高質量地完成信息的處理；人工智能技術的應用,能夠準確判斷出用戶的訪問需求,及時進行數據反饋,提高用戶的使用感受。總之,這些新技術的應用可以有效提升智慧圖書館的服務水平,其中如何優化與完善圖書館傳統的業務流程,實現智慧圖書館業務流程的重組,是當前智慧圖書館建設面臨的一項重要問題。

1 新技術環境下智慧圖書館業務發展的趨勢及特點

1.1 智慧圖書館業務發展趨勢

智慧圖書館的建設是信息時代下的產物,根據實際的發展需求,來進行智慧圖書館的建設,全面提升圖書館業務的質量。在當下的智慧圖書館建設中,提出了一種新型的建設模式——“智慧復合型圖書館”,主要是將基本的業務流程、行業發展趨勢、用戶的基本需求等進行綜合,完善各階段的工作流程設計,使得業務的發展變得更加完善,為用戶提供更加便捷的服務[1]。從智慧圖書館建設現狀進行分析,英國圖書館學家Sisutton提出了“復合圖書館”的建設概念,認為傳統的圖書館業務管理模式已經不再適合于當下的社會發展,需要加入專業的技術人才進行業務流程的改革,實現流程的自動化發展,全面推進圖書館的建設進入一個全新的階段。

1.2 智慧圖書館業務發展特點

智慧圖書館業務發展,主要是加入了信息技術,實現了自動化、高效化的發展。一方面,在智慧圖書館的業務流程重組過程中,業務保留了原有的特色,在此基礎上實現專業數據庫的建設,保障業務的信息流能夠快速運轉,實現業務自動化的變革,提高了業務管理工作的效率[2]。另一方面,圖書館業務所包含的內容較多,傳統的圖書館業務管理存在較大的問題,而在智慧圖書館的業務發展中,主要是以業務高效化為主,遠程檢索圖書內容,快速鏈接相關資料,提高了整體業務發展的體驗感受。

2 圖書館業務流程重組的內涵

2.1 業務流程重組的含義

業務流程重組簡稱BPR,概念最先出自美國一名學者,這是一種全盛的管理思想,將圖書館內的各項業務進行高效化的重組,強調以用戶為中心,重新設計業務流程,最大程度上集成了業務流程的各項內容,這對于圖書館的發展和建設而言,都產生了非常大的影響[3]。

2.2 業務流程重組的條件支撐2.2.1 信息技術

在當下的智慧圖書館業務流程重組過程中,先進的信息技術是重組的核心條件之一。智慧圖書館的重點主要是體現在“智慧”二字上,通過信息技術的支持,實現了工作的自動化發展,根據設計好的程序,完成信息的遠程搜素、價值信息的快速整理、專業數據庫的存儲等,保障了業務流程運行的效率。

2.2.2 組織機構

在業務流程的重組中,完善的組織機構對于業務流的高速運轉十分關鍵。綜合實際業務的發展情況進行組織結構的重建,使得各項工作的開展都能按照相應的程序完成,保障了圖書館內業務運行的基本質量[4]。

3 智慧圖書館業務流程重組的基本流程

在智慧圖書館的業務流程重組過程中,需要從觀念、流程、組織等多個方面進行重組,引入先進的信息技術,充分融合到各階段的工作中,這樣能夠大大提高業務發展的質量。在智慧圖書館的業務流程重組過程中,可以從觀念、流程、組織等3個方面進行重新建設,進一步提高業務服務的質量。在重組工作的開展中,首先,需要從觀念上對人員進行工作概念的加強,提高人員對智慧圖書館的認識,便于后續業務流程重組工作的開展。其次,在流程的重組中,需要對實際的流程情況進行分析,在現有的基礎上完成設計優化,并且實施在實際的工作中,提高業務的質量和效率。最后則是對組織結構進行重組,對業務開展提供一定的保障。

3.1 BPR觀念重組

3.1.1 組建BPR小組

在BPR工作開展中,必須組建專門的小組來安排各項工作的開展,這樣能夠使重組工作的效率提升。專業的BPR小組應當從自身轉變對于工作發展的概念,明確劃分個人的工作職責,這樣能夠使工作的開展變得更加有序。

3.1.2 開展宣傳工作

為了提升觀念重組的效率,在日常的工作開展中,還應當加強宣傳工作的開展,全面普及智慧圖書館業務流程重組的概念以及基本的優勢,讓更多的人員能夠真正認識到當下的主流發展,加快重組工作的進度[5]。

3.1.3 確定業務目標

在BPR的觀念重組工作開展之前,首先需要根據實際的工作需求確定業務發展的具體目標,促使后續工作的開展具有一定的目標性。考慮到許多傳統的工作人員會對重組工作的開展產生抵觸心理,建議在業務目標的確定中,通過階段性目標的制定,緩沖人員的抵觸心理,更好地完成流程重組工作。

3.2 BPR的流程重組

3.2.1 業務流程分析

在BPR工作的開展中,應當基于原有的業務流程來進行業務流程的重組,提高業務開展的質量和效率。在業務流程的重組上,必須要確保業務流的設計合理性,從多方角度進行審查,完善各階段中重要的工作流程,提高智慧圖書館業務的服務質量和工作質量。智慧圖書館的業務流程構建,其核心內容在于各業務之間的信息流要確保高效化,包括遠程搜索、文獻查找、核心期刊管理等,這其中包含了大量具有高價值的信息資料,用戶在發出信息搜索情況之后,相關的人員必須立即進行價值信息的快速搜索、整理,進一步保障用戶所需的價值信息可以在第一時間內反饋給用戶。

3.2.2 業務流程設計

在業務流程的設計中,需要根據用戶的實際需求逐步完成流程重組工作。在用戶發布個人的圖書館業務請求之后,引入相應的信息技術,進行流程的置構,整理好對應工作請求信息,根據對應的工作職能需求指定對應的價值信息歸納,最后進行業務輸出,確保用戶能夠在第一時間接收請求回復的信息內容[6]。在智慧圖書館業務管理工作中,所涉及的工作內容較多,不同工作職能所面向的業務信息流不同,為此,在當下的業務流程設計中,必然是需要綜合實際工作情況完成信息流的重建,面向工作信息化、自動化的發展,大大提高業務發展的質量。

3.2.3 業務流程實施

在智慧圖書館業務工作中,需要針對現有的工作流程進行分析、評估、梳理等,然后綜合當下的工作發展需求、用戶需求等進行各子環節的周期運轉設計,提高環節跟進性動態設計的內容質量,使得各項業務下的各項子環節信息流運轉速度加快,提高流程服務實施的質量和速度,滿足用戶在日常閱讀中的基本需求。

3.3 BPR的組織重組

3.3.1 評估效果

在BPR的組織重組設計過程中,首先,需要綜合考慮多方面的因素,用戶的個人請求是一方面,圖書館內部的工作組織結構是另一方面。其次,傳統的圖書館業務信息流構建較為單一化,不適合當前高速化發展的需求,為了能夠給BPR業務組織流程中的制度內容一定的保障,可以在評估好相應的工作需求以及信息化工作流程之后來進行組織重組,使各項工作的開展能夠更加順利。

3.3.2 完善業務保障體系

在進行智慧圖書館的業務流程重組工作中,各項業務的信息流發展應當建設一套完善的業務保障體系,使各項業務的開展更加高效化。例如,在用戶的遠程搜索請求中,價值文獻、相關資訊等搜索流程,需要在第一時間進行相互鏈接,然后綜合好各類數據信息之后,進行業務請求的快速反饋,使得整體的業務組織結構變得更加高效化,同時也能夠保障用戶的業務需求可以快速進行反饋。

3.3.3 圖書館業務人才隊伍組建

在新技術環境下,智慧圖書館的業務流程重組,應當有足夠的人才儲備支持,由于大部分的業務發展都逐步轉向信息化和自動化,在進行業務開展的過程中,應當全面提高圖書館業務人才隊伍組建力度,保障人才的專業水平和信息能力,大大促進智慧圖書館的發展。

4 新技術環境下智慧圖書館業務流程重組策略

4.1 加強與用戶之間的聯系

在新技術環境下,先進的信息技術應用已經成為了當下發展建設的主流趨勢,通過新技術的應用,可以更好地加強與用戶之間的關系,獲取用戶的最新需求信息,完善內部業務流程的建設。在用戶的圖書館訪問請求中,最常遇到的問題就是價值信息、文獻的搜索,圖書館內的信息量較為龐大,許多用戶在資料查找的過程中,需要花費大量的時間,其信息訪問的效率低下,嚴重影響了圖書館的體驗感受。面對這樣的情況,必然是需要進行業務質量的提升,受到信息時代的影響,新技術環境下,信息技術的應用已經成為當下發展的流行趨勢。通過技術的應用,以用戶的需求為核心,逐步完善業務流程的重組設計,拉近與用戶之間的關系,在快速獲取用戶的需求信息之后,立即對內部的業務流程程序進行完善化的設計,有效保障智慧圖書館的業務體驗感受。

4.2 建立專門的采編信息數據庫

在智慧圖書館的運轉中,不僅需要維護好用戶的體驗感受,還需要保障內容業務流程的完善化,這樣才能夠從內到外全面提高智慧圖書館的服務質量。在圖書的采編工作中,傳統的圖書館采編模式十分落后,消耗的時間成本高,所采編的圖書質量不佳。在智慧圖書館的采編工作開展中,為了能夠更好地開展采編工作,可以建立專門的采編信息數據庫,實時記錄采購的圖書信息,這樣既保障了圖書信息記錄的完整性,又使得信息、文獻的搜索中,可以快速鏈接到對應的圖書,通過流程化的信息整理,及時向用戶進行反饋,提高智慧圖書館的業務服務質量。在專門的采編圖書信息數據庫構建中,只需要設計出規范化的程序,就可以在日常的采購工作開展中,自動化記錄對應的圖書信息,大大提高圖書采編管理的質量。

4.3 劃分期刊和圖書管理流程

圖書館內的資料信息十分龐大,且不同的資料信息管理的方式不同,為了能夠提高業務服務流程開展的速度,在進行圖書管理流程的重組設計中,建議明確劃分不同資料的管理流程程序,促使在后續的工作開展中,能夠實現自動化的圖書管理工作模式。例如,在核心期刊的管理中,所有的核心期刊應當存儲到專門的數據庫中,按照不同的類型進行明確的劃分。當用戶在發出搜索請求時,管理系統能夠第一時間分析出具體的請求要求,然后及時對相關的文獻數據進行鏈接整理,進一步保障圖書管理的工作效率。另外,在核心期刊的管理中,業務流程的處理屬于專門、獨立的流程管理渠道,這樣可以保障重要信息管理工作能夠更加快速地展開。

5 結語

智慧圖書館構建是新時代下的一種新型圖書館概念,融合了目前許多的新技術,使得各項服務流程實現了自動化、信息化,大大提高了智慧圖書館的服務質量,更是滿足了當下用戶對于圖書館服務的基本需求。在進行智慧圖書館的業務流程重組工作中,應當在現有的流程上進行重組設計,符合當下工作的基本要求,促使各項工作的開展能夠更加高效化。在進行業務流程的重組中,需要從觀念、流程、組織等3個方面進行完善,明確子環節的工作目標,相互連接好對應的業務運轉,形成一個完整的業務流程體系,更好地服務于用戶。