談醫學科研檔案管理的現狀與對策

李艷

摘 要：醫學科研檔案管理對醫學研究工作具有重要的促進作用，能夠為醫學研究提供真實記錄，是提高醫學科研工作水平的基礎保障。本文從分析醫學科研檔案的特點入手，概述了醫學科研檔案管理工作的重要意義，并對現階段醫學科研檔案工作發展趨勢及開展現狀進行了分析，提出了優化策略，希望具有借鑒意義。

關鍵詞：醫學科研檔案;檔案管理;管理對策

醫學研究推動著醫學進步，做好醫學科研檔案管理工作可以反映醫學發展進程以及醫院整體科研水平，對促進醫院發展和醫學進步都具有非常重要的作用。想要做好醫學科研檔案的管理工作，應當了解其所具有的特點，開展有針對性、專業性強的檔案管理，不斷提高檔案的管理質量，推動醫學相關科研工作的發展。

一、醫學科研檔案的特點

1.專題突出

醫學科研檔案指的是醫學研究者在進行科研工作當中所產生的檔案資料，包含的檔案形式十分多樣，檔案內容可以包括文字、圖片、攝像等多種形式，涵蓋醫學科學研究的多個領域、學科，所以醫學檔案具有很強的學科性和專題性。例如，科研檔案可以分為外科、兒科、內科等，通過專門的學科對檔案進行分類，讓檔案以專題的形式呈現，能夠提高檔案管理工作效率。

2.管理周期長

醫學科研檔案除了具有很強的專題性之外，還具有管理周期長的特點，開展醫學科學研究工作是非常專業復雜的過程，所以通常需要大量的時間和精力。在開展醫學研究工作中涉及的科研知識內容十分廣泛，甚至有的一些科研項目的研究時間長達幾十年之久，所以在管理科研檔案的過程當中具有很強的周期性和連續性，只有做好科研檔案的完善管理工作，才能夠確保科研檔案記錄的完整性，真正起到科研檔案的作用，真實反映醫學科學研究工作的重要性。

3.專業性強

除此之外，醫學科研檔案管理還呈現十分明顯的專業性，由于醫學科研檔案與其他檔案具有明顯區別，所以醫學檔案管理工作的開展也與普通檔案管理有所區別。管理工作開展中一定采取分門別類的管理方式，對檔案實行嚴格科學的檔案編碼才能夠確保檔案管理分類整理的科學性和有效性。只有不斷提高檔案管理的合理性，才能夠確保科研檔案管理過程當中檔案的完整性，特別是針對檔案管理周期較長的特點，只有不斷提高科研檔案管理專業性，才能夠確保醫學科研檔案在長時間的管理過程中真實有效地反映醫學科學研究活動的具體情況。

4.載體形式多樣

醫學科研活動是專業性非常強的科學研究工作，不僅整個科研活動經歷的過程十分復雜，而且時間周期很長。醫學科學研究活動所產生的檔案材料載體形式也十分多樣，根據記錄研究結果的材料和形式不同，檔案載體不僅包括紙質的檔案資料，也包括文字、獎狀、報紙等實物以及光盤、磁盤等硬件。隨著電子醫學檔案的發展，微縮醫學檔案等形式也不斷涌現，多種形式的電子資料更豐富了科研檔案的載體形式，這不僅提高了檔案的豐富性，也為檔案的管理帶來了一定難度和挑戰，這就要求開展檔案管理時應當不斷增強檔案管理的專業性，有針對性地加強檔案的管理技術，以此來確保檔案管理工作的質量。

二、醫學科研檔案管理工作的意義

1.為醫學科研工作奠定基礎

醫學科學研究工作人員在開展科研工作過程中會形成科研檔案，科研檔案不僅包括圖表、文字，還包括影像、聲音等，這些是對醫學研究工作詳細的記錄。檔案是最原始的醫學研究工作記錄材料，在醫學研究工作發展過程當中起到了重要的載體作用，醫學科研檔案能夠最準確、詳細、科學地反映出科研工作在各個時期的研究課題以及研究進展，能夠反映出科研工作當中的深度探究和創新，所以做好檔案管理工作能夠最真實科學地記錄醫學研究工作開展的每個流程，從而為科研工作提供查閱資料的便利條件，可以為科研工作的開展奠定基礎。

2.確保醫學研究工作質量

醫學研究工作具有很強的專業性，在開展醫學研究工作的過程中，通常都不是一蹴而就的，長時間的醫學研究實踐是需要研究工作不斷匯總和積累才能夠轉化成醫學研究成果的，所以在周期性很長的科研工作開展過程中，檔案能夠最真實完整地反映出工作的每一步進程，特別是在醫教研一體化發展的趨勢下，醫學研究工作不僅要開展專業性很強的科學研究，還應該實時把握醫療衛生需求和醫療專業發展趨勢，提高科研工作質量。因此，醫學科研檔案也應當隨著科研工作開展，實時做好記錄工作，使科研工作開展有所借鑒，能夠確保科研工作的質量。

3.為醫學研究工作提供評判依據

醫學科研檔案所記錄的內容不僅僅包括醫學研究工作開展的過程，除了醫學專業方面的記錄之外，也包括所取得的成果、工作質量以及工作人員的管理水平、投入經費等諸多方面。通過對科研工作全面的記錄能夠評判科研工作開展的情況，通過真實客觀的檔案記錄能夠全面反映出科研工作取得的成果，為醫學科研工作提供合理客觀的評判依據。

三、醫學科研檔案管理工作現狀

1.重視度有待提高

醫學科研檔案的管理對衛生健康單位管理工作和醫院管理工作都具有十分重要的意義，但是現階段在開展醫學檔案管理的過程當中，由于資源緊張或工作繁重等原因導致醫學檔案管理工作人員較為緊缺，因此醫院會更重視科研工作的發展。

在醫院的管理工作中更注重其經營運行，而忽視了檔案管理工作的重要性，就導致了現階段醫學檔案管理重視程度不高，管理方式較為落后，整體的管理水平相對低下。特別是很多單位存在檔案管理經費緊張的問題，導致科研檔案管理基礎設施建設程度較低，相關的管理設備嚴重不足，也對檔案管理信息化開展造成嚴重阻礙。

部分單位在開展科研檔案管理工作中沿用人工管理，耗費大量的人力、物力和時間成本，也導致了醫學科研檔案管理效率低下，查閱困難，很難發揮科研檔案真正的有效價值，嚴重造成了科研檔案的資源浪費。

2.管理制度急需完善

現階段很多醫院仍然沿用傳統的檔案管理方式和檔案管理制度開展醫學科研檔案管理，但是隨著現代科技的不斷進步，醫學研究工作的形式也愈加多樣，科研檔案的內容也越加復雜，其中不僅包括紙質資料，更包括大量的電子信息，缺乏完善的檔案管理制度降低了管理的科學性，導致檔案管理停滯不前，嚴重制約了檔案的完整性和真實性發展。有的醫院甚至出現檔案丟失、數據損壞等問題，制約了醫學研究工作的開展。

3.管理人員素質需要提高

雖然醫院規模不斷擴大，醫學科研工作也不斷深入發展，但是醫學科研檔案管理工作并沒有得到足夠的重視。醫院缺乏專業的檔案管理人員，甚至存在部分醫院有兼職檔案管理員的現象，檔案管理隊伍整體素質不高，對醫學科研檔案管理重要性認識不足，所以在工作中缺乏專業管理水平，有的還缺少責任意識，但是醫學科研檔案應當根據科研工作進行嚴格的分檔、歸類，特別是科研檔案當中包含大量的專業數據和專業資料，一定要有專業素質強的綜合型人才才能夠進行科學的管理。隨著檔案管理工作信息化發展，不僅要求檔案管理人員具備很強的醫學知識，更要具備熟練的信息化管理知識，所以檔案管理人員還要熟悉互聯網、管理學、英語等多方面的綜合知識，只有不斷強化管理人員的綜合素質，才能夠提高醫學科研檔案管理工作的質量。

四、醫學科研檔案管理工作發展趨勢

隨著現代化信息技術的不斷發展，醫學科研檔案管理工作也應當逐漸朝信息化方向發展，所以在檔案管理工作開展中應當不斷引進先進的信息管理技術，加強信息化管理手段，促進檔案管理體系更加健全。特別是要建立數字化檔案管理方式，不斷完善檔案信息化系統的建設，推動檔案管理現代化發展，打破時空的局限性，通過完善檔案收集、管理流程，提高檔案的管理效率和運用效率，不斷優化檔案管理制度，采取歸檔責任制，確保信息采集的完整性和準確性。通過科技手段不斷提高檔案管理效率，加強電子檔案建設，提高檔案的利用率，不斷提高管理人員的綜合素質，促進醫學科研檔案管理朝信息化、現代化方向發展。

五、醫學科研檔案管理對策

1.加強信息化管理

促進醫學科研檔案信息化管理，一方面能夠有效提高檔案管理質量，確保檔案管理數據收集、歸檔、儲存、更新、查閱的效率提升，同時也能夠極大減輕檔案管理工作人員的工作量，降低人工管理成本和時間成本。通過加強信息化檔案管理平臺的建設，實現內部檔案管理平臺建立和外部局域網檔案收集審核一體化管理，能夠提高檔案管理水平，確保檔案的真實性和實效性。特別是在檔案信息收集和管理過程中，應當不斷改善文件的歸檔形式，通過信息化手段降低工作難度，減少工作人員的工作量，建立統一的信息化管理平臺，對檔案進行現代化收集，通過計算機設備加強文件儲存系統穩定性的建設，按照類別、時間進行收集和管理，建立高效立體化檔案管理平臺。從硬件設施和軟件設施兩方面加強平臺建設，建立網絡交流平臺、數據儲存平臺等，構建信息化管理平臺，促進檔案管理立體化、現代化、科學化發展，提高檔案管理的質量和查閱的效率，真正發揮醫學科研檔案對醫學研究工作的作用。

2.創新管理模式

提高醫學科研檔案管理工作的質量，就應當不斷創新檔案管理模式，逐漸推動網絡化、數字化檔案體系建設，以電子檔案來逐步代替紙質檔案，能夠極大減少管理成本，節約人力、物力。另外，電子檔案更便于儲存、查閱。紙質檔案保存過程當中容易損毀丟失，而電子檔案能夠減少人為干預而出現的錯誤，也更加便于保存和傳輸，確保科研檔案管理的周期性同時，不斷加強科研檔案管理制度建設，不斷提高科研檔案管理人員的能力，加強檔案規范性建設，執行檔案一體化管理。通過激勵機制和績效管理制度將檔案管理落實到人，制訂高效靈活的管理制度，推動醫學科研檔案信息化水平建設，讓檔案管理朝規范化、制度化方向發展。還要加強檔案管理的資金投入，提高檔案管理工作的重視程度，不斷優化現代化設備和管理技術，確保基礎設施建設。例如，要安裝空調、除濕器、滅火器、打印機等相關的管理設備，同時要加強網絡管理技術、信息保密技術建設以及信息平臺等技術方面的資金投入，確保醫學科研檔案朝現代化、科學化方向發展。

3.提高管理人員綜合素質

確保醫學科研檔案管理工作的質量，說到底還是要依靠提高管理人員的綜合素質來實現，所以在開展信息化管理的過程當中，應當為檔案管理人員提供培訓機會，不斷增強檔案管理人員的理論知識水平和信息化技能水平，確保檔案管理工作人員具備一定的醫學基礎知識以及專業的檔案管理知識。同時，還要加強檔案管理工作人員的英語水平、管理水平等，不斷促進管理人員綜合素養提升，以此來提高醫學科研管理專業化程度。在對現有人員加強培訓的基礎上，應該重視人才引進，讓更多高素質人才加入檔案管理隊伍中，以此來提高檔案管理隊伍的整體素質。

4.建立醫學科研檔案數據庫

隨著現代信息技術的不斷發展，檔案管理的自動化、信息化管理加強，醫學科研檔案管理也應當通過信息化手段提高管理效率。因此，在開展檔案管理過程當中應當注重信息化建設，設立專業的信息化檔案管理平臺，并通過技術手段將醫院檔案管理平臺和醫院綜合平臺相連通，實現醫院內的資源共享，建立能夠統一錄入、統一查詢、統一管理的檔案數據庫。當然，在看到信息化管理優勢的同時，也應當做好保密工作。醫學科研檔案涉及醫學研究的方方面面，涉及很多科研機密，所以應該嚴格采用權限訪問制度，提高保密技術，避免科研檔案泄露。通過提高技術手段，建立保密性強的信息化科研檔案數據庫，提高科研檔案的利用效率，簡化查詢程序，實現檔案科學管理，為醫院的長遠發展提供更好服務。

六、結語

加強醫學科研檔案管理工作的質量就要不斷提高檔案管理工作人員的專業素質，不斷加強檔案管理工作資金投入，完善基礎設施建設。通過轉變管理理念，提高管理重視度，推動醫學科研檔案朝現代化、信息化方向發展，確保檔案管理真實性、完整性和準確性，為醫學研究工作提供更堅實的保障。

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（作者單位：駐馬店市中醫院）