醫院檔案精細化管理的應用分析

申峰

摘 要：隨著我國醫療體制改革和醫療服務水平不斷提高，醫院間的競爭日趨激烈。醫院應加強對檔案管理工作的重視，積極更新傳統的檔案管理模式，將精細化管理模式融入醫院檔案管理中，改善檔案管理的不足，提高醫院整體發展能力，使其在激烈競爭中更具競爭力。本文論述了醫院檔案精細化管理的意義，對當前醫院檔案管理存在的不足進行了分析，并提出了有效加強醫院檔案管理的措施，希望能夠為相關專業人員找到有針對性的解決辦法。

關鍵詞：精細化管理;醫院檔案管理;應用

在醫院發展管理過程中，檔案管理作為醫院發展的重要組成部分有著重要作用。對于醫院整體素質的提高，使醫院能夠立足根本實現長遠發展具有重要作用。但實際上，醫院檔案管理形式并未隨著時代的前進而創新，依然存在著管理效率低下等問題，導致寶貴的檔案資源經常損耗，無法充分利用檔案資源。將精細化管理運用到檔案管理中既能提高醫院檔案管理的質量和效率，又能使醫院管理更加規范和統一，這對于醫院的長遠發展具有積極影響。

一、醫院檔案管理中精細化管理的意義

1.提高醫療服務水平

精細化管理方式能夠簡化管理流程，提高管理效率，為醫院的運轉提供有條不紊的參考依據，能夠在一定程度上優化醫院的醫療服務水平。精細化管理在檔案管理中尤其適用，通過精細化檔案分析能夠使醫療服務更加規范和完善，建立起一整套醫患檔案管理體系，更有效地讓理論和實踐相結合，促進檔案管理的科學性。

2.消除醫患矛盾

當前，醫患糾紛幾乎成為醫院常態，而造成醫患糾紛的主要問題究其原因是由于醫院服務不到位、醫療能力不足、效率慢、檔案管理錯漏百出造成的，由此造成的誤解加大了醫院糾紛事件的產生，使醫院名譽和醫生聲譽受到嚴重影響。以醫院檔案管理為例，在檔案管理中存在的主要問題是患者信息更新慢、檔案不規范、醫療數據管理出錯等。如果使用精細化檔案管理模式，就能夠對上述問題進行一一解決，就能夠大大降低醫鬧事件。

3.提升檔案價值

新醫改政策豐富了人事信息，大大增加了檔案管理的壓力。優秀理念的引入促進了各環節的有序發展，精細化管理使人事檔案與醫院員工有直接聯系，如果檔案出現造假或者信息錄入錯誤等問題，將會對醫院的人事管理造成影響，不利于醫院員工的管理。但是，如果引入精細化管理理念，這一現狀就能夠得到有效改善，就能夠深入檔案“內部”細化檔案管理細節，以確保個人信息的準確性和完整性，促進檔案價值的開發，并與人才管理和醫院選擇緊密相連。

二、精細化管理的基本理念

1.概念界定

精細管理的概念最早由日本產業公司提出。它們致力于組織發展，通過有效而準確地組織各組織之間的相關活動，并支持各業務單元之間的聯系，可確保不同單元之間的有效連接，提高行政效率。公司將組織管理體系視為一種融入企業各方面的管理文化，努力在現代管理中完善工作與服務質量的社會分離。另外，管理者也把精細化管理作為一種管理方法，使相關產品和服務的細節能適應顧客，以顧客滿意為宗旨，開拓市場，實現更高的經濟效益。

2.精細化管理的實施路徑

（1）目標管理。要科學合理地計算目標、明確目標，從實際出發，層層分解，縱橫結合，形成一套科學合理、目標明確的管理體系。

（2）過程規范。每個人執行的特定管理活動叫作過程。從組織運行的角度對各崗位工作步驟和標準提出要求，仔細梳理人員與部門之間的流程聯系。

（3）促進職業培訓。醫院管理者應做到人員培訓全覆蓋，嚴格規定培訓內容和要求，建立完善的培訓機制，根據員工的工作習慣和技能，逐字逐句地修改操作規程。

（4）考核約束。考核約束是對檔案管理人員的一種約束，是改善檔案管理現狀的主要手段。現如今，檔案管理方法和管理理論層出不窮，有很多方法的適用性極強，能夠有效應用于檔案管理中，如EVA評估考核、平衡計分卡、360評估考核等。雖然考核方法很多，但是在具體實踐中相關人員不能對其盲目使用，應該結合醫院實際在原有考評機制的基礎上，進一步完善和落實。除此之外，應該完善醫院的薪酬管理體系，提高檔案管理人員的幸福感和滿足感，同時還要注重制度體系建設的公平公正性，只有這樣才能提高醫院管理水平，進而為提高醫院的檔案管理水平奠定基礎。

（5）文化建設。無論是企業還是醫院，都需要有良好的文化支撐，文化是企業和員工進行交流的橋梁，營造濃厚的文化氛圍能夠讓檔案管理人員提高歸屬感和責任感，員工能按照既定程序和流程高質量地完成各項工作，完善整個公司的組織生態，使組織運作更合理。

三、醫院檔案管理中常見的問題

1.檔案保管封閉

醫療科技的進步使得醫院各個方面都朝著智能化方向發展，而檔案管理也應該走在時代前沿，做好智能化檔案管理工作。大部分檔案管理機構的招聘多是基于管理人員的經驗，其思想認識如果不正確，認為只要做好醫療工作，檔案管理就能高效完成，就忽視了檔案管理在整個醫療隊伍中的作用。甚至錯誤認為在本單位工作人員只能查看相關內容，相應的信息基本上只能由醫院工作人員使用，檔案管理員只對相關信息進行收集，并不會產生信息傳遞和利用意識，認為這是“分外”工作，在這樣的管理背景下，檔案管理的價值將無法得到有效發揮。

2.管理制度不健全

醫療產業的智能化、信息化發展擴大了醫療市場的競爭局面。為了使自家醫院站穩市場，醫院管理者就會緊抓效率，并不會多加關注檔案管理，在實際工作中檔案管理難度較大。此外，由于檔案管理制度不完善、數據支持不足等原因，醫院學術研究的開展嚴重影響著學術研究的真實性和有效性。唯有加強檔案制度建設，才能切實保障醫療事業的發展。

3.檔案服務被動

現有檔案管理服務主要包括原始文件的借閱、認證關系以及檔案復制。工作方式被動、單一，無法充分利用檔案信息。很多醫院仍然采用傳統的管理模式，醫院對檔案管理重視不夠，檔案內容更新困難，管理過程中各部門之間協調和交流受阻，有的檔案管理員目前還不能完全負責這項工作。

4.信息化水平較低

隨著醫療改革的深入、醫療水平的提高、各種活動的快速發展，帶來了醫療數據和信息的爆炸式增長，管理部門為了節約成本所面臨的壓力和困難較大，有些醫院對信息化建設投入不足，造成檔案管理理念和技術支持不足，覆蓋范圍有限，影響了檔案價值的利用和管理質量的提高。

5.統一的檔案管理模式，使用和服務資源有限

醫療機構的檔案信息一般采用紙質方式傳遞，檔案管理仍然依靠人工操作。有的醫院還存在“重管理、輕利用”傳統的檔案管理觀念，對檔案使用缺乏積極的服務意識。發展檔案資源的局限性、服務資源單一、“你來我去”的被動服務仍然占主導地位，醫院檔案利用和服務的積極性不高，導致原始檔案損壞或丟失的同時，也影響檔案的存取速度和使用率，不能滿足個人檔案需要。

四、醫院檔案管理中精細模式的應用措施

1.提高管理意識，明確檔案建設目標

第一，明確檔案建設方向;第二，要把管理責任落實到全體員工;第三，在實施目標管理系統的同時，調動所有員工的積極性。規范管理促進檔案工作有序開展，促進醫院持續發展。同時，檔案的內在價值也只有通過良好的員工培養才能充分體現。

2.完善管理制度，促進制度精細健全

檔案管理系統以“精細管理”為背景，落實檔案管理任務，包括人事檔案、文件、醫療技術等，實現崗位與績效的職責，使檔案工作人員明確職責目標，充分把握工作條件，然后根據職位不同，管理任務不同進行分工。

3.創新管理方式，加強檔案人才培養

第一，良好的文件整理和檔案管理。按照不同的內容精心創建、分類、存檔，經過主管部門的批準、標準化存檔，再將部分檔案信息上傳到平臺;二是將醫患糾紛納入檔案管理。考慮到醫患糾紛的普遍存在，醫院可將其納入檔案管理，進行廣義和狹義的分類。廣義是指診療過程中的隱私權和醫院責任;狹義是指在診斷和治療過程中發生的醫患之間的分歧事件。這些事件應納入檔案管理，以記錄事件的時間、原因、過程和結果;三是提高整體管理質量。檔案工作者應通過良好的培訓提高其技能和素質，在選材上遵循人才優先原則，加強對基礎知識和實踐水平的評價，使各項指標達到人才要求。依據醫院檔案管理要求對員工法律知識和綜合素質進行考核，做好檔案管理的培訓和進修工作，定期開展基本管理技能、信息技能等培訓活動。

4.引入大數據技術，提高信息化水平

檔案管理要引進信息技術，以用戶為核心，通過認證登錄用戶的身份實現對文件信息的獲取和使用，減少傳統紙質檔案的破壞，保證醫院檔案的高度保護，從而在一定程度上保護醫院檔案。比如，個人資料網上查詢、醫院制劑、中醫名醫、病人的電子病歷、臨床病例資料的收集和使用等。

5.推動檔案管理信息化建設的全面發展

將信息技術應用于醫院的檔案管理工作中，運用信息技術對互聯網環境下的人事資料進行管理，可以使事業單位的查詢更加方便。通過不同技術手段，科學、高效地將不同數據輸入系統，使個人信息傳遞具有及時、準確的特點，但在錄入信息時要注意保密，這樣既能方便管理人員查詢員工信息，又能有效提高醫院檔案管理效率。

6.積極建設一支專業的管理人才隊伍

專業技術水平直接影響整個檔案管理工作的質量，是醫院檔案管理工作的領導者和實踐者。為此，醫院要不斷提高檔案管理人員的專業素質和管理能力，使其在工作中光彩奪目，為實現醫院的全面發展做出貢獻。醫院要提高檔案工作者的錄用門檻，優先培養檔案工作者，使其能夠將科學的管理理念和經驗應用于實際工作，促進檔案管理專業化水平的顯著提高。

一是強化檔案管理隊伍建設。醫院檔案中涉及個人隱私信息很多，這就要求檔案管理人員要有良好的職業素養，不能隨意透露患者、員工的個人信息，要注意分類，對管理人員要嚴格選拔，加強組織建設;二是通過廣播錄像、人才交流、專家講授先進的管理理念及科學的管理方法等方式，提高醫院檔案管理人員的技術水平，使他們更好地參與競爭。

7.規范醫院檔案管理工作流程

人才檔案的完整性是對資料進行科學管理的基本標準之一。以此為依據，規范醫院檔案管理工作流程，嚴格按照標準辦事。

第一，認真收集有效的人事檔案。年度考核、干部任用、干部認定等信息按規定及時收集、整理、歸檔，以確保個人資料完整。

第二，做好選人用人。歸檔人員要認真考慮檔案資料的時間、真偽，確定檔案材料是否屬于員工所有，并辦理相關手續。若存在缺失，應及時登記、收集、完善。

第三，做好人事檔案的整理。檔案存檔的基本原則是資料分類、頁數、編號、復印文件目錄、裝訂、著錄索引等。

第四，做好員工檔案的移交。首先，填寫身份證件;其次，記錄送交時間和送交單位;最后，填寫轉移證件《通知單》，確認無誤后在轉交單上簽字蓋章，完成送交。

8.創新檔案管理模式

重點在于提高服務質量和檔案管理水平，更新檔案工作觀念和類型，擴大工作范圍，充分重視檔案工作，夯實基礎。

（1）改變檔案管理觀念。檔案工作要轉變觀念，加強與醫療、科教、質檢部等檔案部門的溝通，使生成的文件既能滿足單位用戶的需求，又能滿足醫院檔案的要求，創造出真實、完整、安全可靠的優質檔案。嚴格按照存檔區域和標準進行存檔，確保檔案資料的完整和存檔質量。

（2）智能管理系統提高檔案精細化管理。根據醫院自身條件引入文件安全監控系統，采用系統實時定位技術，將電子標簽插入文件單元，實現了醫院檔案信息的實時定位;在檢索文件時，可以快速查找文件，能夠記住不在存儲庫內外的文件單元;管理員可以在系統中查看和授權。

（3）建立完善的檔案管理系統。健全的檔案管理體系是規范、有序的，醫院檔案管理制度把精細化理念融入每個環節，結合檔案法律法規和實際情況建立系統、完整的檔案管理體系，將精細管理延伸到醫療機構檔案工作的各個領域，實現“處處行政，事事行政”的目標。在醫院檔案管理系統中運用精細化管理理念，使之規范化、制度化，有效提高了醫院檔案管理效率。

（4）完善檔案管理標準。歸檔工作標準化管理是按照不同的標準進行的，傳統的文件管理有不同的標準，標準是完整、準確的，對于檔案人員要有明確、符合標準化管理的工作要求。

（5）提高人事檔案的真實性和完整性。有效人才信息的收集與存儲是有效管理個人數據的基礎，是個人數據管理的重要內容。因此，我們必須不斷提高個人資料的真實性與完整性才能有效提高個人資料管理的效用與價值，了解員工的培訓及工作經驗，不斷改善對個人資料的實際管理，并解決欺詐及資料失真問題。另外，檔案管理者要提高個人資料管理的有效性，通過不同渠道收集員工個人資料，在一定程度上保證檔案的真實性。這樣才能提高工作效率，為醫院檔案管理順利實施提供可靠的依據。

五、結語

綜上所述，在現代醫療改革的背景下，傳統的檔案管理已難以滿足醫院進一步發展的需要。醫院迫切需要以良好的理念為指導，采取相應的改進措施，解決思想觀念、管理體制、信息化建設等方面的問題，最大限度地實現醫院的可持續發展。

參考文獻：

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[3]李國華.試論醫院檔案管理中精細化管理的應用[J].中國民商，2019

（作者單位：河北省皮膚病防治院）