強化醫院檔案管理提升檔案資源利用率的探討

張志龍

[摘? 要]檔案管理是醫院經營管理中比較重要的一個部分，可以將醫院的整體情況反映出來，幫助醫院對往后的工作進行合理安排，不斷提高醫院工作人員的能力素質，促進醫院的健康穩定發展。目前醫院檔案管理還存在一些不足，需要加強對這一方面的研究，以合理的措施提高檔案資源利用率，使醫院檔案管理更加有效。鑒于此，文章主要針對醫院檔案管理中存在的現狀問題進行分析，進一步分析探究強化醫院檔案管理的策略，期望能為檔案管理人員提供一些可靠的參考依據。

[關鍵詞]醫院檔案;檔案管理;檔案資源;利用率

中圖分類號：R197.32? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2022）01-0075-03

近些年來，隨著我國醫院醫療事業的持續發展，醫院檔案管理工作面臨著更高要求，需要充分把握好醫院檔案管理的特征，結合醫院檔案管理工作情況進行不斷改進，將檔案管理促進醫院發展的積極作用充分發揮出來。目前醫院檔案管理中存在諸多問題，比如檔案管理缺乏重視性、檔案資源開發意識較弱、檔案管理制度不完善、缺乏專業的檔案管理人員等等，這些都影響到醫院檔案管理的整體效果。因此，有必要深入分析醫院檔案管理中存在的問題，對強化醫院檔案管理的策略進行探究，以便提出一些可靠的參考建議，促進醫院檔案管理朝著更好的方向不斷發展。因此，文章圍繞強化醫院檔案管理提升檔案資源利用率進行分析探討價值意義顯著。

一、醫院檔案管理的主要特征分析

（一）檔案管理內容趨向于多元化

通過深入了解醫院檔案管理的發展情況可知，其管理內容逐漸多元化，可以將檔案劃分為人事檔案、醫患關系檔案及業務指導檔案。從人事檔案這一方面來講，其主要內容包括了醫師的聘用信息、獎懲信息、晉升考核信息等。從醫患關系檔案這一方面來講，其主要內容包括了醫院與患者的關系、醫師與患者的關系，可以將醫院的服務水平及醫療水平反映出來，也是呈現醫風的一種形式。從業務指導檔案這一方面來講，其主要內容包括了消化科、婦科、外科、內科、兒科等不同科室的資料。總之，在醫院持續發展的情況下，其管理內容將更加多元化，對檔案管理提出了更高要求[1]。

（二）檔案管理向規范化及信息化發展

在信息化時代的背景下，傳統的檔案管理模式無法適應醫院發展，使得醫院檔案管理工作的效果不夠理想。在醫院人力資源監督、疾病預防、健康管理等工作中，普遍都是以計算機對各項工作進行記錄，將這些保存下來的信息輸入檔案管理系統，方便對其進行使用。同時，醫院加大了技術方面的投入，有效改善了檔案管理技術，制定了相應的制度及工作準則，在檔案管理中形成了完善的規章制度，可以促進醫院檔案管理的規范進行。

（三）檔案管理與醫療文化建設關系密切

通過醫院檔案管理能夠對醫療文化內容進行優化，促進醫療文化建設水平的提升。通過檔案管理工作對醫院文化進行宣傳，可以對醫院工作人員產生潛移默化的影響，使醫院工作人員形成良好的職業觀念及責任意識[2]。其次，通過醫院檔案管理工作能夠對醫療文化進行創新，推動醫院往后的文化建設。在實際工作中，將醫院的良好作風及文化理念滲透到日常工作中，可以加快醫院文化的發展。最后，嚴格做好醫院檔案管理工作，可以對醫院工作人員的文化素養進行提升，將醫療文化的發展歷史記錄下來，起到傳承醫院文化的重要作用。

二、醫院檔案管理中存在的現狀問題分析

從現狀來看，我國大部分醫院在檔案管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題，主要問題如下。

（一）對檔案管理缺乏重視性

根據以往醫院工作情況來看，大部分醫院都是將主要的精力放在醫療服務和醫療水平上，對檔案管理的投入較少，使得醫院檔案管理工作的開展受到一定影響。部分人員認為檔案管理不能直接對醫院發展產生作用，將過多的資源投入在檔案管理方面是一種浪費，使得醫院檔案管理工作中的檔案收集及檔案整理存在不足，無法保證檔案工作的整體效果。同時，由于檔案管理不受重視，未能發揮現代信息技術在檔案管理中的優勢，且檔案管理人員缺乏主動學習的動力，不利于醫院檔案管理的持續發展[3]。由此可見，提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度非常關鍵。

（二）檔案資源開發意識較弱

由于檔案管理不能直接給醫院帶來經濟效益，使得醫院在進行檔案管理工作的時候，比較強調檔案資料的收集及整理，對檔案資源的開發存在重視性不足的情況，難以充分發揮檔案資源的利用價值。目前信息技術在檔案管理領域得到廣泛應用，但是有些醫院所采用的檔案管理手段比較傳統，在檔案整理、檔案分類、檔案歸檔等工作中存在大量的重復性工作，給醫院帶來較大的人力浪費。其次，信息化管理系統在醫院檔案管理中得到了廣泛應用，但是在信息化檔案管理系統的開發中，未能充分考慮到各方面因素的影響，比如開發出的系統存在使用復雜等情況，使得患者面臨更多困難，進一步加大了醫患之間的矛盾[4]。

（三）檔案管理制度不完善

對于醫院檔案管理來說，其管理制度是否完善直接影響著檔案管理各項工作的效率及質量，若是管理制度存在不足，勢必會造成檔案管理混亂等情況。就實際情況來看，醫院在檔案管理制度建設方面投入的精力較少，所建立的管理制度不夠完善，未能明確每一個崗位的工作職責，使得工作人員存在交叉工作及重復工作，嚴重影響了醫院檔案管理的工作效率。由于檔案管理制度不完善，檔案管理人員僅僅是簡單地整理檔案，對檔案進行保存，使得醫院檔案管理發展處于停滯的狀況[5]。

（四）缺乏專業的檔案管理人員

在醫院檔案管理工作中，檔案管理人員的能力及素質是保證各項工作順利進行的重要基礎，但是有些檔案管理人員存在身兼多職的情況，且部分人員存在能力不足的情況，無法保證醫院檔案管理的工作質量。雖然醫院安排了專門的人員負責檔案管理，但是在檔案人才培養方面缺乏科學的計劃，難以提高檔案管理人員的專業素質，不能適應檔案管理的信息化發展，也就不能發揮信息化在醫院檔案管理中的作用。其次，醫院檔案管理涉及的人員、流程及種類較多，若檔案管理人員的能力不足，或是缺乏工作經驗，勢必會影響到醫院檔案管理的發展。所以，需重視專業檔案管理人員的培養教育。

（五）檔案管理系統存在安全隱患

目前數字化在醫院檔案管理中得到了廣泛應用，利用信息化技術對醫院檔案管理進行創新，使得檔案管理更加靈活，但是也帶來了一些新的問題，尤其是檔案信息安全風險，因此需要強化檔案信息安全管理。在醫院檔案管理系統的運行中，很容易出現網絡攻擊、病毒入侵等安全問題，使得檔案信息被盜取、檔案信息被損毀等等，給醫院帶來較大損失，不利于醫院的長久發展。對此，需樹立與時俱進的理念，重視檔案管理系統安全等級水平的提高。

三、強化醫院檔案管理的具體策略分析

為了解決醫院檔案管理工作現狀存在的問題，需落實有效的解決策略。結合實踐工作經驗，醫院檔案管理具體策略如下。

（一）強化檔案管理意識

為促進醫院檔案管理工作的順利開展，首先要強化檔案管理人員的管理意識，充分認識到檔案管理對醫院發展的重要作用，為醫院重要決策提供可靠的信息支持。作為醫院檔案管理的主體，檔案管理人員可以將典型事例的相關宣傳手段作為參考，做好檔案管理宣傳工作，結合工作需要進行自我提升，并充分發揮檔案監管的作用，促進醫院檔案管理的有效進行。其次，醫院檔案管理是一個長期且復雜的過程，必須獲得醫院領導的支持，做好檔案管理的規劃，完善相關的軟硬件設施，滿足醫院檔案管理工作的基礎需要。最后，需要轉變檔案管理的服務觀念，保證每一個工作人員都可以認識到檔案管理具有的重要意義，對檔案資源進行全面收集和歸類[6]。

（二）完善檔案管理制度

制度建設直接影響著醫院檔案管理的進行，需要對現有的檔案管理制度進行完善，發揮管理制度具有的指導及約束作用，促進檔案管理的順利進行。首先，需要明確檔案管理人員的工作職責，建設檔案管理系統，對檔案管理相關的規章制度進行完善，使檔案管理工作能夠更好地服務于醫院發展。在檔案管理的規章制度建設完成后，需要將其嚴格執行，結合檔案工作情況對其進行調整，以此促進醫院檔案管理工作質量的不斷提升。其次，在做好檔案管理工作的同時，應做好相應的評估及考核工作，對檔案管理的工作效率、工作需要及其管理制度等進行綜合考慮，制定出科學合理的檔案管理工作標準。最后，在醫院檔案管理工作時，要求檔案管理人員保持良好的工作態度，深入了解檔案管理的具體內容，對現代化的信息技術手段進行學習和運用，利用自身所學的新知識、新技術等對檔案管理進行改進，方便醫院對檔案資源進行有效利用[7]。

（三）加強檔案管理信息化建設

為適應信息化時代的發展，要求檔案管理人員做到與時俱進，充分發揮信息化在醫院檔案管理中的作用，使醫院檔案管理的效率及質量得以提升。具體來講，可以將數字信息設備、信息管理系統等引入醫院檔案管理中，利用計算機技術對醫院檔案資料進行收集，以最快的速度整合檔案資源。同時，在應用信息技術手段的情況下，既能夠提高檔案收集、檔案整理等工作的效率，也可以對檔案資料的檢索方式進行改進，只需要將關鍵詞輸入系統，就能夠獲得用戶需要的檔案文件，從而有效提高檔案資源的使用效率，降低醫院檔案管理工作的成本投入。

（四）提高檔案管理人員素質

在醫院檔案管理工作時，很容易出現檔案丟失、檔案泄漏等情況，且檔案收集、檔案整理、檔案分類等工作的規范性不足，嚴重影響到醫院檔案管理工作的質量。造成這一問題的主要原因是檔案工作的程序及標準不統一，未能嚴格做好年度考核，使得檔案管理受到影響。為解決這一問題，應制定具有科學性的年度學習計劃，并將其納入年度考核，為檔案管理人員提供更多學習的機會，使檔案管理人員的專業素養及管理能力得以有效提升。由于醫院檔案管理工作的內容是不斷變化的，為保證檔案管理工作的效率及質量，必須加強檔案管理隊伍建設，不斷完善人才培育體系，借助優秀的管理團隊來促進醫院檔案管理的不斷發展[8]。

（五）加強檔案信息安全管理

在醫院檔案管理工作中，要求檔案管理人員做好檔案信息安全管理，避免出現檔案泄漏及其他問題。為促進檔案信息安全管理工作的進行，需要將有關檔案信息安全管理的知識技能傳授給檔案管理工作人員，以便在發生檔案信息安全問題的時候，能及時采取有效措施進。同時，需要優化檔案管理運行機制，以此減少檔案信息安全風險。在檔案管理中應用大數據技術，應深入挖掘檔案信息具有的價值，做好檔案備份工作，進一步提高檔案信息資源的安全性。此外，應充分利用防火墻技術、查殺毒軟件等，及時修補計算機系統中存在的漏洞，避免計算機系統受到外部攻擊，使檔案信息安全管理計算機系統的安全性得到全面提高。

四、結語

綜上所述，檔案管理對醫院發展起到了極為重要的影響作用，但是目前醫院檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。因此，需要提高對醫院檔案管理的重視性，不斷強化醫院檔案管理，提高檔案利用率，從而發揮檔案管理在醫院發展中的作用。與此同時，在醫院檔案管理開展過程中，應強化檔案管理人員的檔案管理意識、完善檔案管理制度、加強檔案管理信息化建設、提高檔案管理人員素質、加強檔案信息安全管理等，進一步提高醫院檔案管理工作的質量水平。

參考文獻：

[1]王旭.強化醫院檔案管理提升檔案資源利用率[J].蘭臺內外，2021（28）：35-37.

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[4]張曉蓉.“信息化+公共衛生”背景下醫院檔案管理現狀及優化策略分析[J].辦公室業務，2021（09）：132-133.

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[7]任曉萍.“互聯網+”背景下醫院檔案信息服務的路徑[J].黑龍江檔案，2021（01）：68-69.

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