對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與安全問題的研究

柴青 衣蕾

摘要：檔案管理信息化已然成為當(dāng)下企業(yè)檔案管理主要模式，檔案信息化管理能夠提升檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)提升檔案管理實(shí)效性具有重要價(jià)值。檔案信息化管理背景下檔案管理工作優(yōu)勢(shì)明顯，其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)與利用，同時(shí)符合當(dāng)下企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展理念，但與此同時(shí)企業(yè)檔案信息化管理存在一定的安全問題，此類安全問題影響著企業(yè)檔案信息化管理質(zhì)量。基于此文章對(duì)檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)與安全問題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的解決措施，以為企業(yè)檔案信息化管理工作的完善提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;管理優(yōu)勢(shì);安全問題

一、檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

1.1有利于檔案管理價(jià)值的開發(fā)與利用

檔案信息化管理主要是依托信息化系統(tǒng)平臺(tái)所實(shí)現(xiàn)的，電子檔案在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中能夠根據(jù)檔案類型、主題、時(shí)間等進(jìn)行不同序列的排列，以此實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率的提升。檔案資料往往包含企業(yè)發(fā)展檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等多樣性內(nèi)容，且受部分檔案數(shù)據(jù)能夠?yàn)楝F(xiàn)階段業(yè)務(wù)工作提供經(jīng)驗(yàn)，這也就彰顯著檔案管理工作價(jià)值。檔案信息化管理背景下，檔案以電子檔案的形式所體現(xiàn)，有效地延長了檔案存儲(chǔ)時(shí)間與存儲(chǔ)質(zhì)量，同時(shí)檔案信息化管理能夠減少傳統(tǒng)人力資源工作壓力，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的快速檢索，基于此檔案信息化管理自身優(yōu)勢(shì)得以體現(xiàn)。

1.2符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展理念

企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，信息化技術(shù)作為企業(yè)現(xiàn)代化技術(shù)的主要技術(shù)理念，檔案信息化管理順應(yīng)著當(dāng)下現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展理念。從檔案管理形式來講，傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主要內(nèi)容，檔案信息化管理背景下，電子檔案能夠取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，符合當(dāng)下可持續(xù)發(fā)展理念。紙質(zhì)資源的節(jié)約能夠響應(yīng)生態(tài)保護(hù)工作，符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展理念。

1.3檔案信息共享更加高效

檔案信息化管理主要是將檔案數(shù)據(jù)匯總到系統(tǒng)平臺(tái)中，以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)專項(xiàng)存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的高效查詢。檔案信息化管理背景下檔案以電子檔案的形式所體現(xiàn)，這也就有利于檔案信息共享的高效性。在進(jìn)行檔案信息查閱的過程中，檔案查閱人員可通過檔案信息化管理平臺(tái)遞交檔案查閱需求，進(jìn)而通過審批后可直接通過傳真或者數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行檔案查閱，此舉有效的減少了傳統(tǒng)檔案查閱流程的復(fù)雜性，實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)間、跨空間的檔案信息傳輸，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱的即時(shí)性，對(duì)提升工作效率具有重要價(jià)值。

二、檔案信息化管理安全問題

檔案管理人員安全管理意識(shí)薄弱。檔案信息化管理工作中部分檔案管理人員檔案管理安全意識(shí)薄弱，這也就直接影響著檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，存在著檔案信息化管理數(shù)據(jù)丟失與檔案質(zhì)量等問題，同時(shí)存在數(shù)據(jù)竊取等嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的發(fā)展。

檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)缺乏安全性。檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)存儲(chǔ)缺乏安全性，當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性，且檔案數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)于云端服務(wù)器中，網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)終端的控制，這也就體現(xiàn)著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)缺乏安全性的現(xiàn)實(shí)問題。

檔案傳輸與共享安全問題。檔案信息化管理工作主要是借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的傳輸與共享，但在此過程中，受限于互聯(lián)網(wǎng)開放性因素的影響，檔案在傳輸過程中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)截取等不良現(xiàn)象，這也就影響著企業(yè)數(shù)據(jù)管理安全性，不利于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量的提升。

檔案信息化管理安全制度問題。檔案信息化管理安全制度不完善是影響檔案信息化管理安全的重要因素，在此情況下，檔案管理人員難以對(duì)自身職責(zé)與義務(wù)進(jìn)行明確，存在工作責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象，同時(shí)檔案電子信息的錄入與更改缺乏流程規(guī)范，這也就嚴(yán)重影響著檔案資源的安全性。

三、檔案信息化管理安全問題的解決措施

3.1提升檔案管理人員安全管理意識(shí)

為解決上述問題，檔案信息化管理人員需要接受專業(yè)教育與培訓(xùn)工作，以提升自身檔案信息化管理安全意識(shí)，樹立工作警惕性，以此切實(shí)保障檔案信息存儲(chǔ)安全性。同時(shí)檔案信息化管理背景下，工作人員需要就自身計(jì)算機(jī)信息化操作水平進(jìn)行提升，以增強(qiáng)自身對(duì)信息化操作系統(tǒng)的操作質(zhì)量，減少人為操作風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)問題。值得注意的是，檔案信息化管理人員需要掌握一定的信息加密方式，以確保檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與傳輸過程中的數(shù)據(jù)保密性，落實(shí)企業(yè)檔案信息化管理安全性。

3.2提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性

為提升檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理過程中的加密技術(shù)研究，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的保護(hù)。對(duì)稱類加密技術(shù)與非對(duì)稱加密方式作為常見的檔案數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)，在現(xiàn)階段檔案信息化管理安全技術(shù)中應(yīng)用較為廣泛。通過此類加密技術(shù)的應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)能夠得到相對(duì)安全的存儲(chǔ)，且對(duì)防止方案資源的竊取、丟失等風(fēng)險(xiǎn)事件具有重要價(jià)值，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提高檔案資源的合法性和真實(shí)性。

3.3優(yōu)化檔案傳輸與共享環(huán)境安全

優(yōu)化管理技術(shù)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)傳輸管理是提升檔案傳輸與共享安全問題的主要措施。針對(duì)檔案資源傳輸安全問題，企業(yè)檔案管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控，通過平臺(tái)用戶身份權(quán)限設(shè)置等途徑避免非法用戶對(duì)企業(yè)信息化管理平臺(tái)的登陸。其次檔案信息化建設(shè)技術(shù)人員需要強(qiáng)化對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)安全性的提升，通過完善防火墻等安全防護(hù)技術(shù)手段提升檔案信息化平臺(tái)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力，提高檔案資源傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.4完善檔案信息化管理安全制度

完善檔案信息化管理安全制度是提升檔案信息化管理的必要手段，首先企業(yè)需要建立明確的檔案管理安全責(zé)任制度，將各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到工作過程中，以提升工作人員參與檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。另外企業(yè)需要規(guī)范檔案信息化管理工作流程，制定統(tǒng)一的工作流程與標(biāo)準(zhǔn)，以確保各操作環(huán)節(jié)的安全性。最后企業(yè)要定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行完善，以安全性為核心，對(duì)計(jì)算機(jī)以及軟件進(jìn)行維護(hù)和更新，最大限度保障檔案資源的安全性和保密性。

四、結(jié)束語

檔案信息化管理作為當(dāng)下檔案管理的主要趨勢(shì)，其在檔案管理工作中能夠提升檔案管理質(zhì)量與安全性，對(duì)增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)年限與規(guī)范檔案管理流程具有重要價(jià)值。上述文章對(duì)檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)進(jìn)行羅列，并針對(duì)現(xiàn)階段檔案信息化管理安全問題提出解決措施，以致力于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理價(jià)值的彰顯。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗婷.信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問題及對(duì)策探討[J].企業(yè)改革與管理，2021（21）：34-35.