大數據環境中企業檔案信息化管理及利用策略探討

羅莎

摘 要：隨著我國進入大數據時代，企業檔案管理面臨著更多挑戰，需要加強企業檔案信息化建設，促進企業檔案管理朝著信息化的方向不斷發展，在提高檔案管理工作效率的同時，實現對檔案資料的充分利用。因此，為實現大數據環境下的企業檔案信息化管理及利用，本文在對大數據環境中企業檔案信息化管理的必要性進行概述的基礎上，進一步針對企業檔案信息化管理的重要意義進行分析，并結合顯著問題，分析了大數據環境中企業檔案信息化管理的方法及實現高效利用的具體策略，旨在促進企業檔案信息化管理工作的可持續發展。

關鍵詞：大數據環境;企業檔案;信息化管理;利用策略

受到大數據環境的影響，企業檔案管理出現了較大變化，需要對傳統的工作方式及方法進行改變，不斷提高企業檔案管理的信息化水平，使其能夠充分滿足企業將來發展的需要。值得注意的是，和傳統的檔案管理方法比較，信息化管理模式的實施可以促進企業檔案工作整體效率的提高，確保企業檔案的安全性及完整性，使檔案資源在企業發展中的參考價值得以充分發揮。在大數據時代，如果可以合理有效應用云計算、物聯網技術將可以最大限度地提高檔案收集率，豐富檔案資源。還可以將煩瑣的檔案數據處理更加簡單化，并且還有利于打造統一的檔案管理平臺，理順檔案工作體制機制，助推企業檔案管理工作的開展。但是，從現狀來看，企業在檔案信息化管理工作開展過程中，尚且存在一些比較明顯的問題，如檔案信息化裝備不夠健全、檔案信息化建設制度不夠完善、檔案信息化安全水平有待提高等。通過深入分析企業檔案信息化管理及利用策略，有利于提高工作人員對這方面的認識，實現對企業檔案信息化管理的有效改進。

一、大數據環境中企業檔案信息化管理的必要性概述

大數據，為IT行業術語，簡而言之就是大批量的資料，指的是所涉及的資料體量規模巨大到無法通過目前常規軟件工具，在一定時間內達到管理、處理、并整理的數據集合，需要采取全新的處理方式才能夠具備更強的決策力、洞察發現力及流程優化能力的海量、高增長率及多樣化的信息資產。

大數據環境中，企業的檔案管理工作發生了很大程度的變化，逐漸從以往的紙質檔案管理模式過渡到電子化、信息化檔案管理模式。與此同時，近年來企業在經營活動開展中，電子化、信息化檔案數量也逐漸增多。并且，因企業檔案的類型繁多，包括人事檔案、文書檔案、產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、印章檔案等。將大數據技術作為依托，對企業各類型的檔案都實行信息化管理，檔案信息數據的收集、整理以及歸檔和利用效率都能夠得到有效提高。此外，在企業檔案信息化管理工作中通過引進安全管理技術，如防火墻技術、安全密鑰技術等，可促使企業檔案的信息化安全管理水平得到很大提升。

總之，實現企業檔案的信息化管理能夠促進企業檔案工作效率的提升，也進一步促進檔案管理安全水平的提升。由此可見，做好企業檔案信息化管理方面的工作刻不容緩。

二、大數據環境下企業檔案信息化管理的重要意義分析

1.助推企業檔案管理往全新方向發展

在企業檔案管理工作朝著信息化方向發展的大環境下，傳統的紙質檔案管理模式向信息化的檔案管理模式轉變，企業檔案管理工作的便捷性及精準性均得到有效提高。

同時，這種現代化新型的管理模式能夠對大量的檔案數據進行共享，方便企業管理人員對檔案數據的查詢和利用。與傳統的檔案管理方式進行比較，信息化的檔案管理模式具有不受時間和空間限制的優勢，可實現對檔案數據的實時更新、查詢和利用，在充分發揮檔案使用價值的同時，促進企業朝著良好的方向不斷發展。此外，將紙質檔案轉變為數字化的電子檔案，能夠保證檔案信息的安全性，避免出現檔案文件被損毀等情況。通過信息化手段對檔案資源進行管理，還可以提高檔案檢索效率，使檔案管理工作效率得到有效提升。

2.促進企業檔案信息化管理水平的提高

在信息化技術逐漸被應用到我國檔案管理領域的背景下，企業檔案管理及利用模式出現了較大變化，能夠提高企業檔案的利用價值，為企業的健康穩定發展提供可靠的決策依據。企業檔案傳統的管理模式一般都是采用人工模式來查詢資料，整個過程不僅費時費力，也容易出現檔案丟失等問題，檔案的完整性及安全性難以得到有效保障。同時，由于人工模式會產生較大成本，使企業對檔案資料的利用不夠重視，進一步使檔案資源出現比較嚴重的閑置情況。但是，在大數據環境檔案信息化管理能夠幫助企業更好地利用檔案資源，實現對各類檔案數據的分析和匯總，使企業檔案的使用效率得以有效提升，且檔案利用的深度及廣度也得以提升。

3.提高企業檔案信息資源共享價值效益

傳統紙質檔案管理在信息共享方面受到時間和空間的限制，使信息共享效率低下，還有可能在信息資源共享服務期間，由于長時間的運輸、傳遞造成檔案丟失、缺損等，不利于科學、合理地保護檔案信息資源。在構建企業檔案信息化管理數據庫的基礎上，信息化管理方式能夠使企業部門與部門、企業內外部之間實現高效檔案信息資源共享，在相關人員具備訪問權限的基礎上，可查閱、瀏覽、下載、利用相關檔案信息資源，且不受時間和空間限制，使檔案信息資源的利用價值得到全面提升。

三、大數據環境下企業檔案在信息化管理方面存在的問題

1.檔案信息化管理制度不夠完善

大數據環境下，傳統的紙質檔案管理制度已不適應新時代檔案信息化管理的要求。因此，企業檔案信息化管理勢必需要革新管理制度。但是，從現狀來看，大部分企業的檔案信息化建設方案不夠完善，如檔案分類不具科學性、日常管理維護不夠規范，從而導致企業檔案的信息化管理水平大大降低。此外，在信息檔案人員相關績效制度、獎懲制度不夠完善的情況下，會抑制檔案管理人員對待檔案信息化管理工作的責任意識及態度，使檔案信息化管理的質量難以得到有效提升。

2.檔案信息化設施及裝備不夠健全

檔案信息化管理需要完善的設施、裝備支持，但部分企業重視自身經營活動，而不夠重視檔案工作，導致在檔案信息化管理工作方面的資金投入有限。這便難以保證信息化檔案管理所需軟硬件設施設備的完善，從而使企業檔案信息化管理工作的效率、質量及安全性難以得到有效保障。

3.檔案信息化安全水平有待提高

對于企業來說，在檔案信息化管理工作開展期間，需提升檔案信息化安全水平。然而，目前一些企業在檔案信息化管理數據庫日常維護方面做得不夠好，加上缺乏現代化安全技術及方法的支持，使企業的檔案信息化安全水平難以得到有效提高。比如，缺乏防火墻技術、權限加密技術的支持下，易使企業的檔案信息管理系統受到病毒、黑客攻擊等，使企業檔案信息私密性降低，進而使企業遭受較大的經濟損失。

四、大數據環境中企業檔案信息化管理及利用策略分析

從提升檔案信息化管理及利用價值層面考慮，需采取及時有效的策略。總結起來，具體策略如下：

1.完善檔案信息化管理制度，加強企業檔案門類建設

完善檔案信息化管理制度。為了使企業的檔案信息化管理工作能夠有據可依，需構建完善的檔案信息化管理制度，學習貫徹國家檔案局頒布的各項法律法規，并以現有制度為依據，不斷改進及完善，使企業檔案信息管理工作中檔案分類更加合理科學、日常管理維護工作更加規范。同時，完善績效制度及獎懲制度，規范約束檔案管理工作人員的行為，對表現優異的管理人員給予獎勵，對管理工作怠慢、不積極的工作人員給予一定懲罰，從而促進檔案信息化管理工作質量的全面提升。

加強企業檔案門類建設。隨著大數據環境對企業檔案管理產生影響，企業檔案門類逐漸增多，能夠體現出不同的價值，需要對企業檔案進行充分有效地利用。目前，較多企業對檔案管理的開展都能夠利用互聯網技術對其進行管理，能夠采用電子文檔、音頻、視頻、圖像、文本等形式對檔案資料進行保存和查詢，在豐富檔案內容的同時，能夠將其直觀地展示出來，為檔案資料的利用提供可靠的技術支持。同時，通過現代信息技術能夠對傳統的紙質檔案進行轉化，將轉化后的檔案信息導入到數據庫系統中，利用計算機信息技術對其進行整理和歸類，還可以對重要的檔案信息進行標注，方便工作人員對其進行查詢和利用。通過現代化技術手段不僅能夠對檔案資料進行整合，實現檔案資源的共享，還能夠減少檔案工作的成本，促進企業檔案信息化管理的持續發展。

2.擴展企業檔案利用范圍

在我國市場經濟迅速發展的背景下，企業的發展速度逐漸加快，其檔案種類和檔案數量也越來越多，若是依舊采用傳統的方法對其進行保存，勢必會導致檔案保存不夠規范，使企業檔案管理及利用方面的工作質量大大降低。所以，企業檔案管理要堅持與時俱進的原則，不斷提高檔案管理的信息化水平，使其能夠更好地適應時代發展，為企業發展提供可靠的信息服務。例如，將數據庫技術、音像處理技術應用到企業檔案管理中，能夠對檔案資料進行數字化的處理和保存，不斷豐富企業檔案的形式及內容，為企業檔案的信息化管理及利用提供有利基礎。對于一些經濟情況較好的企業，可以將先進的現代信息技術應用到檔案信息化管理中，促進企業檔案管理朝著信息化的方向不斷發展，使企業檔案的利用更具有深度和廣度。

3.加大對檔案信息化建設基礎設施、設備的投入

檔案基礎設施的建設和檔案設備的投入可以對檔案信息的安全性和完整性產生直接影響，如果企業配備了安全高效的檔案設施和電子設備，就可以有效地將紙質檔案轉變為電子檔案，更可以保證一些帶有密級的、不可對外公開的檔案的安全性，所以企業必須要加強對檔案信息化基礎設施及設備的投入，配備必要的電子設備，如計算機、服務器、存儲器、掃描儀、路由器等，并對檔案管理系統和軟件進行及時更新。

4.挖掘企業檔案信息化發展的潛力，重視安全技術方法的應用

通過對大數據進行分析可知，大數據的主要價值就是對企業數據進行采集和整理，實現對數據信息的有效統計和分析。在企業檔案信息化管理工作開展期間，不但需要對檔案信息的收集更加重視，將其保存到統一的數據庫中，也要深入分析以后的數據，將分析結果作為企業發展重要決策的參考依據，促進企業朝著良好的方向不斷發展。只有做到深入挖掘有用的歷史信息及發展規律，才能夠將檔案數據的使用價值充分發揮出來，促進企業的進一步發展。基于大數據的企業檔案信息化管理能夠實現分析歷史數據的作用，幫助企業及時發現自身存在的問題，進而采取有效措施進行改進。同時，可以挖掘信息背后的隱性關聯，促進信息資源的傳遞及共享，使檔案數據在企業發展中的價值有效體現出來。

基于企業檔案信息管理系統安全性角度考慮，還需要重視現代化安全技術及方法的應用。比如，通過防火墻技術、安全密鑰技術的應用，使病毒感染及黑客攻擊事件的發生得到有效預防控制。在安全密鑰技術的支持下，對于具備訪問權限的人員可根據其權限等級進行查閱、下載、利用相關檔案信息資源;對于不具備訪問權限的人員，則拒之系統之外，以此提高企業檔案信息資源的共享價值，保證檔案信息資源的安全性。

5.加強檔案信息化管理隊伍建設

為了使企業檔案信息化管理的人才需求得到有效滿足，需重視檔案信息化管理隊伍的建設，持續提升檔案管理人員的信息化能力及水平，使其能夠熟練運用各種信息化技術手段，促進檔案信息化管理及利用等各項工作的有效進行。首先，可以對現有的檔案管理人員進行培養，結合檔案信息化管理及利用的實際情況落實有針對性的培訓措施，重視培訓內容的優化，確保檔案管理人員通過培訓，提升檔案管理方面的實踐能力及技巧。其次，可以引進一些優秀的檔案信息化管理人才，使其能夠充分發揮自身的優勢，帶動檔案管理隊伍綜合素質的不斷提高，彌補檔案信息化管理及利用中的不足。最后，需要充分發揮企業激勵制度的作用，調動檔案管理人員的積極性及主動性，在做好檔案工作的同時，結合自身的工作情況進行自主學習，促進自身檔案專業能力和水平的不斷提高，為企業檔案信息化管理工作提供有效支撐。

五、結語

綜上所述，大數據環境下信息化管理成為現代企業檔案管理的必然趨勢。因此，需對企業檔案信息化管理的現狀和問題加以明確，進一步加強企業檔案門類建設、擴展企業檔案利用范圍，并對企業檔案信息化發展的潛能進行充分挖掘。通過檔案信息化管理隊伍建設工作的強化等，促進企業檔案信息化管理工作效率及質量的全面提升，使企業檔案資源合理、高效利用，最終為現代企業穩步、可持續發展奠定基礎。

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（作者單位：濱州渤海活塞有限公司）