淺談基層人事檔案管理體制機制的創新

徐永旺

摘 要：人事檔案記錄了基層單位的相關信息，關系到基層單位的長遠發展和員工進步，因此需要高度重視基層人事檔案管理體制機制的創新。新時期，應該在基層人事檔案管理體制機制中融入創新理念，以此才能推動人力資源的有效開發，促使基層單位穩步發展。本文將結合基層人事檔案管理重要性、體制機制創新必要性等進行詳細分析，明確現階段的不足，制訂出針對性策略，以期為實際工作的開展提供參考。

關鍵詞：基層;人事檔案管理;體制機制;創新策略

人事檔案管理屬于基層單位管理工作中的重要部分，可以讓基層單位工作穩步開展，也能實現人力資源的充分利用，清晰呈現基層單位人員配置情況，對于精神文明建設提供必要的參考依據。在新時期創新基層單位人事檔案管理體制機制，實現對基層單位內部情況的科學把控，提出合理化和科學化決策，實現基層單位長遠穩定前進。

一、基層人事檔案管理的重要性

人事檔案對于基層單位人員情況進行了詳細記錄，其可以清晰地呈現出人員學習經歷、政治面貌和職業素養等多方面的情況，通過科學備份，為后續的人力資源管理提供參考，是員工發展、職業規劃的基本評判標準。人事檔案管理的前提條件是檔案信息，只有相關的信息內容真實可靠、全面清晰，才能加強單位對人員情況的了解，對于人員管理創造理想條件。在新時代背景下，基層人事檔案管理的重要性日漸明顯，需要相關單位高度重視創新方案和手段，確保檔案管理工作趨向穩定，達到理想化要求，在吸納人才、應用人才、管理人才等方面展示出十足優勢。

二、基層人事檔案管理體制機制創新的必要性

新階段，基層單位應該清楚認識人事檔案管理的重要性，這對當前市場經濟背景下穩步開展人力資源管理工作具有重要影響。在目前重要的社會轉型期，人才的作用日漸體現，人事檔案管理工作承擔著十分艱巨的任務，需要通過更為完善的體制機制推動相關工作的開展，也讓人事檔案資源發揮出最大效用。

首先，相關體制機制的建立可以體現出激勵性，尤其是在基層單位部門考核和成果表現等多個管理目標的實現階段。其次，體制機制的創新發展還能強化個人對人事檔案的監督，對于充分體現人事檔案的基本利用價值具有積極影響。最后，在實踐中創新基層人事檔案管理體制機制，可以更好地適應網絡社會的基本發展需要，同時也能保證檔案規范化管理成果更加顯著。綜上所述，需要認可基層人事檔案管理體制機制創新的意義，厘清當前創新改革的思路，采取一切行動推進相關工作。

三、基層人事檔案管理體制機制創新實踐現狀

人事檔案管理體制機制的創新是關鍵，但是也應該明確當前存在的主要問題，必須在人員素質、體制機制和法律法規等不同方面加以分析，確保采取的實際行動體現出針對性。

1.管理人員素質待提升

檔案對于基層單位的發展具有理想的推動作用，因此在基層單位中扮演著重要角色，需要明確檔案管理工作的落實價值。檔案管理本身是相對復雜的工作，涉及煩瑣的流程，作為直接參與者的管理人員，更應該具備較高的素質，以此才能勝任該項工作。但是綜合近些年的情況，發現基層單位檔案管理人員出現了流動率較高的情況，重要原因是他們難以享受到公務員應該享受的待遇，加之專項培訓和教育不到位，使其綜合素質以及工作水平較低，阻礙了基層單位人事檔案管理工作的順利開展。

2.相應管理體制機制落后

目前，我國很多基層單位還是沿用了傳統的檔案管理模式，未能結合當前的時代變化趨勢進行改革和創新，使基層單位調崗、人才流動等較為頻繁。基層單位在開展各項工作時，均應該具備可靠的管理體制和機制作為保障，以此才能促使相關活動穩步推進，保證規范管理工作人員，提升檔案管理工作實效。但是，目前基層單位不具備完善的管理體制和機制，很多參與工作的人員專業意識不強，加之缺乏責任感，使人事檔案管理工作難以落實，檔案在基層單位中的基本效力無法呈現。

3.信息化程度不夠理想

在信息技術飛速發展的今天，計算機、網絡技術在各個行業展示出自身優勢，基層人事檔案管理也不例外，應認可先進管理手段的基本利用價值。計算機、網絡技術的應用能夠提升人事檔案管理工作效率，對于基本的工作質量提供必要的支持。但是結合當前情況來看，即便是基層單位運用了現代化手段，但仍未明顯轉變傳統手工操作模式，很多管理者認為現代化管理系統不夠安全，實際的可靠性亟待驗證。甚至還存在某些管理者直接將員工信息和檔案目錄存放至計算機中，一旦出現外界干擾和錯誤使用的情況，均能影響到檔案管理的準確度，對于后續工作的開展非常不利。

4.法律法規建設落后

結合檔案管理規定及要求，發現檔案的隱私性和真實性格外明顯，因此需要正視基層人事檔案管理中相關法律法規的完善程度。目前，關于該項工作的法律法規并不完善，甚至體現出明顯的滯后性，這對于人事檔案隱私性和真實性產生負面影響，以至于人事檔案的形成和使用上備受干擾，甚至還包含諸多的造假問題。在根本目標上詳細分析，基層人事檔案管理中應該進一步優化法律法規，由此解決管理不規范、造假嚴重等問題，實現科學化監管，確保人事檔案安全和可靠。

5.信息資源建設不完善

想要順應新趨勢發展需求，應該在信息資源建設上給予高度關注，這樣才能強化創新改革力度，使基層人事檔案管理趨向科學化。在社會經濟發展進程中，基層人事檔案管理反映出信息資源建設不完善的問題，人才流動性格外明顯，人事檔案管理需要更加快捷，以此才能更好體現人事檔案資源的實時性。但是，現階段反映出的問題是基層人事檔案信息資源建設缺乏力度，數字化和信息化明顯不足，導致檔案更新不到位，利用成效大大縮減。

此外，資金的投入問題也是影響到相關工作的關鍵，由于資金的投入不到位，使實際工作的開展備受阻礙，直接降低了基層人事檔案管理工作效率。

四、基層人事檔案管理體制機制創新實踐的策略

人事檔案管理工作對基層單位的發展具有深刻影響，應該高度重視社會轉型期的背景，實現人事檔案管理體制機制上的變革及創新。具體來說，可以在管理體制的優化、人員素質的提升等多方面采取行動，由此保證管理模式的完善，轉變以往固化的管理思想，促使新時期背景下基層人事檔案管理工作進展更加理想。

1.提高相關人員專業能力及綜合素質

人員是相關工作最為直接的參與者，因此他們的專業能力和綜合素質對工作的影響較大，需要采取合理的方式進行分析，保證通過正確的途徑提升人員素質水平。基層單位人事檔案管理工作的開展需要高素質、專業性人才，因此需要在日常培訓和指導中強化管理人員的責任意識，使其具備認真負責、嚴謹的工作態度，主動嚴格保密檔案資料。基層單位可結合人員情況，積極構建科學化管理團隊，塑造出復合型人才隊伍，使基層人事檔案管理工作有條不紊地落實。基層單位還應該重點選拔具備責任心、認真負責、態度端正的員工，使其融入管理團隊中，主動接受定期考核、專項培訓等，穩步提高自身的綜合素質，不斷強化專業技能。為了及時掌握最主流的檔案管理體系，需要組織員工們定時參觀學習，踐行與時俱進的管理方針，積極參與到實際的學習中。

2.優化人事檔案管理頂層設計

人事檔案管理工作中，應該重點考慮基層人事檔案管理的規范性，使相關條例清晰、可行。

第一，緊隨時代步伐，明確信息化管理理念的應用優勢和價值，真正運用信息化管理方式讓頂層設計趨向現代化、科學化、智能化。應該在日常管理中轉變思想，根據現代化人事檔案管理需要扭轉格局，促使新時期基層人事檔案管理工作更上一層樓。第二，在管理階段還需優化服務，需要不斷強化相關管理者的責任意識，以此提升檔案管理水平，實際工作必須在遵循規章制度的前提下加以執行，由此對提升效率具有較大幫助，還能實現精準無誤的目標。相關工作部署階段，需對基層檔案管理條例、制度等進行細致劃分，確保權責清晰，確保人事檔案管理工作高效運作。綜上所述，只有將頂層設計進一步完善，才能為后續工作的開展提供支持，讓人事檔案管理工作擁有可靠保障。

3.適時完善人事檔案管理規章

在基層人事檔案工作的開展中，需要認識到人事檔案管理規章的效力，應該采取合理的方式進一步優化和完善。在相關工作開展時，應該對具體的規章制度加以完善，使其發揮出最大的支持效力。首先，材料的收集應該精準可靠，還需體現出即時性，這樣才能為后續管理提出具體要求。其次，合理安排人事部門的工作，讓新錄用的人員檔案完成有效移交，使人員和檔案流動同步。最后，應該規范人事檔案材料的甄別方法，方便相應工作順利推進，排除人事檔案中不清晰的內容。還需在具體的實踐中規避混亂問題，以免其他信息與人事檔案信息混淆，降低相關資源的真實性。在開展具體的工作時，必須要高度重視細節之處，只有將規章制度進一步優化，才能促使實際工作的開展有章可循，才能順利推進各項工作。

4.堅持與時俱進，創新管理模式

新時期，人事檔案管理工作面臨著新考驗，應該正視現階段實際工作的進展，堅持與時俱進原則，穩步創新人事檔案管理模式。基層人事檔案管理中，應該確保檔案信息的實時性，需要保證其是最新信息，運用新的技術手段，合理構建人事檔案身份追蹤系統，定期核對和檢查人事檔案信息，隨時收集變更的內容，做到人事檔案資料的準確性和實時性。在對應的信息中，必須要密切關注多種資料的來源，通過多方面分析判斷人員綜合素質。如人員信用記錄和素質水平等，都屬于重點關注的內容，也是著重考察的指標，管理者應該及時登記和核對。通過這些舉措可以讓檔案信息內容更為真實有效，發揮出檔案資源的參考價值，在緊跟時代發展進程的同時，也能在本質上優化傳統管理模式，改變以往低效率的情況。根據時代的發展趨勢，應該不斷調整規劃方案，促使實際工作進展更加明顯。

5.重點推行網絡化管理

信息時代，科學技術的飛速發展讓相關工作的開展受到影響，除了融入了新的元素外，還誕生了眾多新型模式，這對提升工作實效具有一定幫助。人事檔案信息化建設是必然趨勢，屬于新時代背景下基層人事檔案管理重點關注的內容，應該主動接受自動化辦公模式，明確數字化和多媒體檔案優勢。

其一，基層人事檔案網絡管理實踐中，需要確定相對統一的標準，嚴格按照具體的規范推進檔案信息化建設工作，使人事檔案管理效率和質量同步提升。從本質上分析，缺乏標準化的檔案信息化建設將難以落實，甚至還會埋下隱患，應該結合國內外標準，科學規劃檔案管理工作。

其二，需要強化高質量檔案數據庫的構建力度，明確人事檔案數字化形式存在的意義，將其合理運用和保存，提升監管效力和質量。數字化檔案重點是以數據庫的形式加以存放，因此相應的數據庫必須保證完善和可靠，還應該體現出實際的效力和運用優勢，保證為人事檔案的快速流通提供便利，使管理和利用都能及時滿足。

五、結語

當前，我國基層單位檔案管理工作面臨著新的要求，尤其是在人力資源重要性日漸突出的今天，更應該高度重視基層人事檔案管理的規范性、科學性和合理性。通過本文的詳細概述，明確了現階段基層人事檔案管理體制機制創新的思路，在擬定的相關策略中，旨在讓基層單位認識到人事檔案管理的意義，應該主動融入信息化元素，逐步邁上新臺階，使基層單位長遠發展擁有不竭動力，提升人力資源實際利用率，維護和諧社會的構建。

參考文獻：

[1]畢瑩赟.“PIPA”工作法在醫院人事檔案中的運用——基于“一動力三循環”醫療質量管理模式[J].辦公室業務，2021

[2]秦 文.人事檔案管理在飼料企業人力資源管理中的作用——評《企事業單位干部人事檔案數字化管理實務》[J].中國飼料，2021

[3]喬才元，喬鎮軍，趙奕霖.立足全局推進事業單位深化改革——由干部人事檔案工作機構改革引起的思考[J].內蒙古科技與經濟，2021

[4]何宗哲.基于SWOT分析法的高職院校人事檔案信息化建設研究——以廣西交通職業技術學院為例[J].蘭臺內外，2021

[5]戴艷清，孫英姿.“互聯網+政務服務”背景下人事檔案網上服務優化研究——基于對省級政務服務網的調研[J].檔案與建設，2021

[6]張 憲，張文萍，張 晗.發揮集中優勢 提高質量效率 推動新時期干部人事檔案工作全面過硬[J].石油組織人事，2020

（作者單位：將樂縣人事人才公共服務中心）