檔案信息資源共享服務平臺建設研究

孫靜

摘 要：近些年我國科學技術發展迅速，信息技術在人們的生活和工作中都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效，這也為檔案管理工作指明了新的發展方向。但目前情況來看，在資源共享服務平臺建設中，還存在著人才隊伍素質有待提升、意識淡薄等各方面問題需要解決。本文對檔案信息資源共享服務平臺中存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：檔案信息;資源共享;平臺建設

傳統檔案管理工作多依靠人工進行，資源利用效率低、共享程度不高，在檔案借閱過程中還很容易出現丟失、破損、遺漏或泄密等問題。隨著我國科學技術的不斷發展，信息技術和檔案管理相結合，為其發展提供了更多可能，人們利用互聯網隨時隨地獲取信息資源，打破了時間和空間的束縛。檔案信息資源共享平臺的建立拉近了檔案部門和使用者之間的關系，提升了服務質量，讓公眾獲取檔案的方式變得更為多樣化，這對提升檔案管理水平有著重要的促進作用。因此，對檔案信息資源共享服務平臺的建設進行研究具有重要意義。

一、檔案信息資源及其共享平臺概述

對于企事業單位以及其他機構而言，檔案管理是日常工作的重要組成部分，也是其穩定發展的必要保障。檔案資料詳細記錄了有關單位的發展歷史、人事變化以及其他方面的信息，自從檔案信息資源共享建設推廣和實施以來，我國已經有很多省市開展了相應工作，并取得了不錯成效。通常檔案信息資源的共享可以分為內部、系統間以及全社會三種共享模式，每種共享模式在建設難度、服務對象等方面都存在著較大差異，且前兩種模式的應用較為廣泛，能夠有效提升相關部門的內部運轉效率以及資源利用水平。就目前情況來看，急需通過應用現代化技術打造更加先進、覆蓋范圍更廣、安全程度更高的信息化檔案資源共享平臺，而資源共享平臺的存在必須具備以下幾點才有存在價值。首先，要以客戶作為重要服務對象，盡可能滿足其需求，充分發揮檔案資源的服務職能。其次，當前我國社會發展迅速，檔案資料信息數據龐大，要能夠從中篩選出有價值的信息，取其精華去其糟粕。最后，由于網絡環境較為復雜，信息化平臺很容易受到黑客、病毒的攻擊，這就需要技術人員、檔案管理人員做好安全建設工作，定期對系統進行升級和更新，避免機密文件泄露。

二、檔案信息資源共享平臺發展的制約因素

1.檔案共享意識淡薄

檔案管理工作在我國發展歷史較長，檔案管理人員思想觀念傳統，對于檔案的借閱管理十分嚴格，對資源共享造成了較大制約。新時代背景下，想要推動資源共享平臺的順利發展，就需要有關人員轉變理念，以先進的思想來指導實踐，提升服務質量和水平。但是思想的轉變并非一朝一夕就能實現，需要檔案管理人員在實踐中不斷積累工作經驗、提升信息共享意識、加強信息化建設，把資源共享、信息交流放在首要位置。

2.缺乏頂層設計

資源共享平臺的建立，還要統一信息技術的應用標準，讓各級資源共享平臺能夠相互兼容，實現數據的有效傳輸和交流。就目前我國檔案資源共享平臺的建設情況來看，各級檔案館之間的交流程度不高，獨立性很強，沒有以宏觀角度看待問題，無法切實做到統籌兼顧，在技術標準都難以統一的基礎上，資源交流、信息共享也就無從說起。

3.人才隊伍建設不足

檔案管理工作的順利開展，離不開人才的支持，尤其是在先進技術得到廣泛應用的背景下，對檔案管理人員提出了更高要求。部分檔案館的員工工作經驗豐富、管理水平很高，但是對新技術的接受能力不強，無法將計算機技術和檔案管理工作相結合;但年輕員工就恰好相反，他們對計算機的操作十分熟練，但沒有豐富的工作經驗，檔案管理水平不高。在資源共享平臺建設過程中，工作經驗豐富、管理水平高、對計算機操作熟練的復合型人才十分缺乏，這也是該工作難以順利開展的主要原因之一。

三、檔案信息資源共享平臺建設策略

檔案信息資源共享平臺的建立并非一朝一夕，而是系統性工程，需要考慮的因素很多。硬件設備包括機房、計算機、服務器等，在軟件上也要根據實際工作情況來合理設計平臺功能，確保其功能的多樣性，做好網絡安全防護工作。

1.檔案信息資源共享平臺建設思路

當前社會更加注重資源和信息的共享，檔案資料需要切實為使用者服務，在建設共享平臺時，一定要轉變思想理念，提升服務質量和水平，要確保平臺具備全面性、先進性、安全性、穩定性等一系列特點。盡可能采用多種端口，能夠和不同級別的檔案管理數據庫相連接，實現資源的無障礙傳輸，形成操作簡便、用戶體驗感強的平臺。要打造功能多樣的目錄和檢索系統，讓使用者通過搜索關鍵詞就能夠迅速查找到所需要的資源信息，讓檔案資料的格式、類型、存檔時間等更加一目了然，為各項工作的順利開展提供必要保障。

2.檔案信息資源共享平臺結構分析

第一，數據層是檔案信息資源共享平臺的起始層，主要作用在于建立文檔數據庫，將所有數據收集起來，傳導給下層進行處理，能夠為后續工作的順利開展奠定良好基礎保障。第二，業務層是檔案信息資源共享平臺的核心，也是信息處理、分析的關鍵部分，主要的工作內容為信息審核、共享、傳輸等，能夠在處理現有資源基礎上，對歷史信息進行更新和篩選，及時刪除已經失效的數據資料，能夠為平臺的穩定運行提供可靠保障。第三，網絡層是和用戶建立互動關系的重要環節，在該結構中主要利用了云計算、數據遷移等各種先進技術，在對數據進行加密后，可以傳送到用戶的使用界面，方便使用者及時進行查閱。第四，是用戶層。在數據層、業務層、網絡層的工作結束后，就要將檔案信息通過不同端口傳導到信息接收終端。

3.檔案信息資源共享平臺功能模塊分析

（1）檔案信息采集模塊

主要功能在于廣泛收集檔案資料信息，將各種信息收集起來錄入到管理平臺，可以根據信息資料的時間、名稱、內容、保密級別等進行分類儲存，可采用手工錄入、計算機錄入等不同方式，完成數據采集。

（2）檔案信息審核模塊

在信息收集完畢后，就要對現有信息進行審核和篩選，自動過濾無價值信息，確保所采集到的資源可利用、可發布、可共享，提升信息使用價值。要制訂統一的信息篩選標準，對不符合規范的信息進行刪除，建立工作日志，當出現工作失誤時，可進行復審。

（3）檔案信息管理模塊

在審核工作完畢后，就要對數據信息進行規范化管理，可以通過設置訪問統計、圖片統計、關鍵詞統計等多種不同功能，完成對檔案的管理。要設置訪問權限，提升檔案的安全性，根據服務對象的不同，在功能上可以有所側重，進一步拓展和補充個性化數據信息。

（4）檔案信息共享模塊

在上述各項工作完成后，就可以將不同類型的檔案信息資料通過共享模塊傳導給使用者，利用多種不同的瀏覽終端，滿足用戶需求，提升服務質量。共享模塊一定要具備較強的兼容性，要能夠實現不同類型數據的實時傳輸。

四、檔案信息資源共享平臺發展建議

1.健全管理機制

檔案資源共享平臺的建立，并非一兩個部門就能實現，而是需要各單位之間的共同協作，建立專門的管理機構，設置專職管理部門并安排專業人員，集中進行管理，使其朝著規范化、標準化的方向發展。要從制度層面對檔案管理、資源共享等進行約束，避免出現違規操作和違法行為，提升信息的安全性與保密性，避免機密文件泄露。在大數據、云儲存等各種先進技術廣泛應用的背景下，各部門都要明確自身工作職責和工作任務，將信息化資源管理平臺的設計、運維、管理等作為工作重點，切實為檔案使用者服務，為其提供便利，實現效益最大化。

2.加大建設投入

各級別的檔案信息資源共享平臺的建立都離不開資金投入，省、市政府要根據實際情況合理編制預算，包括硬件設備的資金投入、檔案人員的人力資源成本等，可設置專項資金，提升對該工作的重視。為了緩解資金、資源緊張的問題，可吸引社會資本參與，從政策上給予企業一定的優惠，全面拓寬資金來源，為檔案信息資源共享平臺建設工作的順利開展提供可靠的物質保障。通常資金主要應用于平臺設計、軟硬件配置、網站開發、后期的運維管理等方面，在資金使用階段要加大監督和管理力度，確保做到專款專用，禁止出現挪用公款、暗箱操作等行為。在此基礎上，可以利用市場杠桿，充分發揮社會資源的價值，拓寬檔案資料的共享范圍。

3.開展整體設計

大數據背景下的檔案資源共享工作和傳統檔案管理有著較大區別，是基于傳統管理模式的創新和升級。在設計和建設平臺之前，要以宏觀角度思考問題，對檔案類別、信息交流、管理模式等進行深度分析。從硬件角度來看要根據檔案管理、資源共享等工作量、管理難度大小來合理配備相應設備;從軟件角度來看，要保證網站、軟件、平臺功能的多樣性，設置不同層次的服務體系結構，對數據庫進行統一規劃，讓信息篩選、收集工作更順利地開展。還要選擇合理的技術平臺、技術路線，對其進行一體化設計，在設計之初就對可能出現的更改進行合理預測，避免在建設過程中反復更改造成不必要的資金浪費，為有關單位節省建設成本。

4.加大技術研發

信息處理技術的先進與否，和檔案資源共享平臺的建設質量有著十分密切的聯系，有關單位要加大技術研發力度，提升自身技術水平，從而讓檔案資源共享工作更順利地開展。云計算、云儲存、大數據等先進技術都是可以選擇的良好方式，可以在原有技術的基礎上進行二次開發或是融合使用多種技術，將檔案的收集、存儲、共享等結合起來，打造一體化平臺，切實從客戶角度出發思考問題，為用戶提供更優質、更全面、更貼心的服務。

5.加強和用戶互動

傳統檔案管理、資源共享工作和用戶之間的聯系性不強，往往停留在“借”和“還”這兩個層面，在先進技術的應用下可以有效改變這一局面，在加強和用戶之間的互動后，可以讓使用者更為直觀地感受平臺的便利性，增添檔案資料的趣味性。具體可以從以下幾個方面進行。首先，可以將檔案使用者進行分類，根據服務人群的特點來對資源共享平臺的功能進行設計和規劃，讓其更具有針對性。例如，在為教職工、機關單位職工等群體進行服務時，一定要保證檔案資料的權威性和專業性，要能夠為其提供專業的指導和服務，為其工作的開展提供保障，在檢索系統、借閱系統中可設置訪問權限，需要利用單位或學校的特定編號、代碼來查找資源，這樣還能夠避免機密文件泄露。如果服務對象為年輕群體、學生用戶，則要使用更加有趣味性的方式，可通過微博、微信公眾號等手段，和他們實時進行交流。其次，在檔案資源共享平臺建設過程中，要充分采納服務對象的意見和建議，在軟件或網站上設置反饋欄目讓其為平臺的設計和建設提出意見并在實踐中對平臺進行完善，讓平臺功能更加齊全、完善和多樣化，良好的互動能夠有效促進平臺的推廣和發展。

6.強化安全保障

當前網絡環境十分復雜，在大數據、信息技術得到廣泛應用后，各行各業都需要充分意識到網絡安全的重要性，尤其是對檔案資源中的機密信息要更加重視。檔案資源共享平臺面臨的主要安全威脅來自人為操作失誤、硬件設備損壞、網絡攻擊等方面，因此要有針對性地制訂解決和預防對策。首先，要加大對平臺管理人員的教育和培訓，要讓其掌握計算機平臺的使用和操作技巧，制訂完善的人員管理體系，以規范標準的制度對人員進行約束，對于違規操作人員進行嚴厲處罰，起到警示作用。其次，要對所有檔案資料信息進行備份，對數據起到保護作用，在硬件設備損壞時，依然可以通過賬號和密碼登錄系統，避免硬件設備損壞、自然災害等造成的數據丟失。最后，為了更好抵御網絡攻擊，要及時更新系統，定期修復系統漏洞，安裝殺毒軟件、設置防火墻，也可以和專業的系統安全機構建立合作關系，從各方面降低檔案資源共享平臺受到黑客、病毒攻擊的概率，盡可能降低損失。

五、結語

總而言之，信息技術在檔案管理中的應用能夠彌補傳統人工檔案管理、資源共享存在的各種局限性，提升了工作效率。在大數據、云儲存等各種先進技術的應用下，檔案事業迎來了新的發展機遇，信息化共享平臺能夠有效提升資源利用率，加強有關單位各部門之間的聯系，打造運行穩定、安全可靠的平臺，能夠讓檔案工作在國民經濟發展中更好地發揮作用。

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【作者單位：江蘇省淮安市煙草專賣局（公司）】