大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析

呂洪濤，呂傳義，孫曉麗

棗莊市腫瘤醫(yī)院黨群工作部，山東棗莊 277500

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，加快了社會(huì)發(fā)展的腳步，如今大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各大領(lǐng)域中，對(duì)于人們的日常生活和工作造成了極大的影響，同時(shí)也給人們的生活帶來(lái)了便利條件。大數(shù)據(jù)技術(shù)在科技以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的作用不容忽視，其中電子檔案資料也是大數(shù)據(jù)時(shí)代下的關(guān)鍵組成部分，開(kāi)展電子檔案管理工作的管理質(zhì)量和效果直接影響數(shù)據(jù)的使用情況和結(jié)果。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理現(xiàn)狀的分析，并提出具體的電子檔案管理發(fā)展對(duì)策和方式，有利于打造更加專業(yè)的電子檔案管理人才隊(duì)伍，統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的電子檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，最終達(dá)到電子檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)的概念

近些年來(lái)我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平大幅度提高，促使計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到了日常生活中，對(duì)于人們的生活造成了影響。這種爆炸式生長(zhǎng)的信息，對(duì)于技術(shù)的變革產(chǎn)生了積極的促進(jìn)作用，也影響到了人們?nèi)粘Ｉ睿髷?shù)據(jù)的概念隨之而生，大數(shù)據(jù)的主要特點(diǎn)表現(xiàn)為數(shù)據(jù)大量化以及多元化，還有運(yùn)行速度快、價(jià)值密度低等方面，其中大數(shù)據(jù)體現(xiàn)出的大量化特點(diǎn)，主要是信息的存儲(chǔ)數(shù)量進(jìn)一步增加，尤其是在云計(jì)算技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用后，讓大數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)空間得到了拓展，大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)數(shù)量也得到了明顯的提升。其次是大數(shù)據(jù)所具有的多元化特點(diǎn)，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，包括數(shù)據(jù)的格式以及具體的來(lái)源和類型都展現(xiàn)出了變化和差異性，數(shù)據(jù)最主要的就是關(guān)系類型和非關(guān)系類型這兩種情況，其中非關(guān)系類型的數(shù)據(jù)包括引擎數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)日志等一些沒(méi)有結(jié)構(gòu)性特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，同時(shí)數(shù)據(jù)信息格式方面的多元化主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)可以通過(guò)文本格式以及視頻格式、音頻格式、圖片格式存在，對(duì)這些格式的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)的特殊辦法。另外則是大數(shù)據(jù)具有的價(jià)值密度相對(duì)較低的特點(diǎn)，主要由于在當(dāng)前的時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)信息的獲取方式更加豐富，來(lái)源的渠道也更加復(fù)雜，因此而導(dǎo)致大數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含的信息量變得更加龐大，在這種大數(shù)據(jù)信息背景下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息重復(fù)的現(xiàn)象，因此而導(dǎo)致有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息密度變得更低，這種現(xiàn)象實(shí)際中很難避免。最后則是大數(shù)據(jù)的高速運(yùn)行特點(diǎn)，在大數(shù)據(jù)的生成以及處理環(huán)節(jié)速度相對(duì)來(lái)說(shuō)都較快，尤其是在當(dāng)前5G網(wǎng)絡(luò)通信時(shí)代下，數(shù)據(jù)能夠在一秒之內(nèi)完成及時(shí)地傳輸以及處理，針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下開(kāi)展電子檔案管理工作，也能夠在一秒之內(nèi)完成檔案的處理和變更等目標(biāo)，因此，對(duì)于檔案的管理工作來(lái)說(shuō)是一次較為關(guān)鍵的革新，也是重要的效果。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理工作所具有的積極作用分析

2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理促進(jìn)了檔案管理效率和水平的提高

大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各大行業(yè)中，發(fā)揮其重要的作用，促使各大行業(yè)的檔案管理工作開(kāi)展更加簡(jiǎn)單和順利。檔案管理工作的數(shù)字化水平以及信息化水平大幅提高，也促使檔案管理的效率相應(yīng)提升，一方面是電子檔案的這種歸檔方式和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較體現(xiàn)出了明顯的差異，主要表現(xiàn)為電子檔案的歸檔和管理方式變得更加智能，可以使用人員的身份驗(yàn)證方式以及信息驗(yàn)證的方式來(lái)快速傳輸電子檔案文件中的信息和內(nèi)容，因此，促使檔案文件的傳輸效率以及信息的處理效果得到了明顯的變化，這樣的傳輸方式最大程度上保證了電子檔案管理模式的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)采取的保管方式主要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣的方式使數(shù)據(jù)文件的存儲(chǔ)以及調(diào)用變得更加簡(jiǎn)單，通過(guò)電子檔案開(kāi)展管理工作，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)去調(diào)取相關(guān)的文件信息，因此，節(jié)省了工作人員的工作時(shí)間。同時(shí)，工作時(shí)員工的信息記錄方式更加簡(jiǎn)單，信息記錄的速度也得到了提升，緩解了工作人員的工作壓力。

2.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理促進(jìn)了查漏補(bǔ)缺的順利進(jìn)行

針對(duì)電子檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理要消耗很多的時(shí)間和精力，完成拆卷以及裝卷等部分的操作，但電子信息管理模式往往只需要管理工作人員完成，在電子信息管理系統(tǒng)中的內(nèi)容修改就可以完成查漏補(bǔ)缺的這個(gè)要求。這種通過(guò)電子信息來(lái)開(kāi)展檔案管理的方式，大幅提高了工作人員的效率，緩解了工作人員的壓力，同時(shí)這種模式上開(kāi)展的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平以及規(guī)范化水平要更高，對(duì)于企業(yè)的各項(xiàng)工作開(kāi)展更有優(yōu)勢(shì)[1]。

2.3 有利于檔案管理安全性的提高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式會(huì)出現(xiàn)空間的占用現(xiàn)象，而尤其是針對(duì)一些企業(yè)中的保密性能要求比較高的檔案，可能需要更加隱蔽的空間來(lái)對(duì)其進(jìn)行直接性保存，還需要安排專業(yè)的工作人員看守檔案保存的現(xiàn)場(chǎng)。但是相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案的檔案管理方式在應(yīng)用的過(guò)程中有更高的安全性，這種方式能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)保存下相應(yīng)的文件，也可以分開(kāi)管理不同的檔案，在工作人員翻閱檔案、查找檔案、使用檔案時(shí)不容易出現(xiàn)材料的磨損，因此而保證了電子檔案信息的完整性，同時(shí)也在電子檔案中體現(xiàn)出安全性[2]。

2.4 有利于檔案資料的變更

傳統(tǒng)開(kāi)展檔案資料管理使用的紙質(zhì)管理方式，需要完成紙質(zhì)檔案資料信息的搜集以及整理，還有最終檔案資料的添加入庫(kù)，整體過(guò)程有極為繁重的工作量，也需要很多人共同配合才能完成，操作時(shí)的流程和節(jié)點(diǎn)也異常繁瑣，操作起來(lái)并不方便，可能會(huì)出現(xiàn)信息過(guò)程受到影響，或者是不同工作之間溝通連接不夠順暢而導(dǎo)致資料丟失或者存檔位置錯(cuò)誤現(xiàn)象，這些問(wèn)題的存在都會(huì)嚴(yán)重影響檔案材料的使用性能和時(shí)效性。但在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案的數(shù)據(jù)化方式妥善地處理了該問(wèn)題，電子系統(tǒng)的操作方式大幅度地提高了信息的存檔效率，信息數(shù)據(jù)也能夠及時(shí)被更新，因此而導(dǎo)致檔案資料在使用過(guò)程中更加精準(zhǔn)和完善，方便了電子檔案使用人員的操作[3]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理中存在的問(wèn)題分析

3.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的設(shè)備和技術(shù)先進(jìn)性不足

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案管理的設(shè)備以及管理技術(shù)的落后性問(wèn)題，對(duì)于檔案的管理工作造成的影響相對(duì)來(lái)說(shuō)比較大，無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)管理效果，反而還會(huì)導(dǎo)致電子檔案的管理保管準(zhǔn)確性以及安全性無(wú)法達(dá)到預(yù)想的目標(biāo)。針對(duì)該問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析會(huì)發(fā)現(xiàn)一方面是由于有一部分企業(yè)在組織開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)并沒(méi)有投入完整先進(jìn)的專用設(shè)備，這些設(shè)備所具有的落后性導(dǎo)致他們無(wú)法為企業(yè)的電子檔案管理工作提供技術(shù)方面的支持，同樣也限制了電子檔案管理工作的效率，最終無(wú)法提升電子檔案管理效果。另一方面是有一些企業(yè)中的電子檔案工作人員專業(yè)性缺失，其可能無(wú)法靈活使用專用的電子信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果在電子檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，就無(wú)法第一時(shí)間對(duì)此進(jìn)行處理，更會(huì)增加電子檔案信息的丟失風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展[4]。

3.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案的管理制度體系完善性不足

即便很多企業(yè)已經(jīng)在電子檔案管理體系的建設(shè)方面投入了重視，包括時(shí)間、精力以及物資、資金等資源，但是建設(shè)的電子檔案管理制度體系完善性仍然存在缺陷，也就是說(shuō)在電子檔案管理的過(guò)程中有很多的內(nèi)容需要進(jìn)一步的優(yōu)化和改進(jìn)，這些問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理工作的參考依據(jù)不足，也無(wú)法和現(xiàn)如今的電子檔案管理工作模式完全匹配。比如說(shuō)搜集企業(yè)的電子檔案以后發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理時(shí)可能缺乏健全的管理制度體系，因此導(dǎo)致電子檔案管理工作無(wú)法有秩序地開(kāi)展，這樣也容易出現(xiàn)電子檔案或者是電子信息缺失的問(wèn)題。除此之外，企業(yè)在使用電子信息檔案開(kāi)展相關(guān)管理工作時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)科學(xué)性不足的現(xiàn)象，也同樣會(huì)導(dǎo)致無(wú)法發(fā)揮企業(yè)中的電子信息檔案價(jià)值[5]。

3.3 電子檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高

有很多企業(yè)電子檔案缺乏專業(yè)的管理工作人員，對(duì)于企業(yè)開(kāi)展的電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，如果負(fù)責(zé)其管理工作的人員自身能力較差，或者專業(yè)性水平較低，他們的工作經(jīng)驗(yàn)缺乏，必然會(huì)導(dǎo)致在電子檔案管理過(guò)程中的一些問(wèn)題無(wú)法得到順利地解決，檔案的科學(xué)性效果也無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的要求和標(biāo)準(zhǔn)。此外，有一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，在開(kāi)展電子檔案管理的過(guò)程中可能會(huì)雇傭一些年齡較大的普通人員，但是他們的管理意識(shí)和思維都比較落后，同樣也無(wú)法接受一些新穎先進(jìn)的管理思想和理念。企業(yè)對(duì)于內(nèi)部的電子檔案管理工作人員開(kāi)展的培訓(xùn)工作并沒(méi)有落到實(shí)處，為員工提供的指導(dǎo)不夠深入和先進(jìn)，這些問(wèn)題的存在都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)中的電子檔案管理工作效率相對(duì)較低，和企業(yè)的檔案管理需求無(wú)法充分匹配，因此，阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展必然會(huì)造成影響[6]。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理發(fā)展對(duì)策分析

4.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)要在電子檔案管理中投入更多的設(shè)備和技術(shù)資源

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如果企業(yè)要組織開(kāi)展電子檔案的管理工作，需要為其提供更加充足以及專業(yè)的支持，進(jìn)一步迎合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，了解新時(shí)代的發(fā)展變化特點(diǎn)，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備以及技術(shù)方法。比如說(shuō)企業(yè)可以使用先進(jìn)的加密技術(shù)來(lái)保證所有電子文檔都能夠達(dá)要安全性以及保密性的要求，這種加密技術(shù)手段的使用可以利用專用的信息技術(shù)將企業(yè)中一些加密的文件通過(guò)數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，更能避免企業(yè)中的一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)的方式發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理系統(tǒng)中的漏洞，非法盜取企業(yè)信息，甚至從中牟取便利和方便，這種加密方式一般可以使用雙密鑰法來(lái)完成處理[7]。除此之外，企業(yè)需要做好電子檔案文件的備份工作，這也是對(duì)電子文檔進(jìn)行保管過(guò)程中可以采取的有效途徑和方法，需要企業(yè)中的一些管理工作人員根據(jù)自己的實(shí)際工作情況和需要，將制作的電子文件信息進(jìn)行拷貝和復(fù)制處理，保證文件儲(chǔ)存目的地的安全性，這樣就能夠防止在使用文件的過(guò)程中出現(xiàn)原件丟失的現(xiàn)象，或者對(duì)于原件造成的損壞而帶來(lái)的更大風(fēng)險(xiǎn)，阻礙企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)要做好文件的備份工作，可以將其備份完整的三套，其中的一套作為企業(yè)中員工平時(shí)查閱的文件，第二套作為保管的文件，還有一套可以采取異地保管的方式，這樣全面完整的保管方式能夠最大程度上達(dá)到企業(yè)中的文件長(zhǎng)期安全儲(chǔ)存的目標(biāo)[8]。

4.2 構(gòu)建相對(duì)來(lái)說(shuō)更加完善的企業(yè)電子檔案管理制度體系

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要保證企業(yè)中所有的電子檔案管理達(dá)到規(guī)范性的要求，就需要從不同的角度思考和探索檔案管理的有效方式，要構(gòu)建和實(shí)際情況更加匹配的電子檔案管理制度體系，因此，企業(yè)就需要根據(jù)電子檔案的管理現(xiàn)狀制訂出更加合理和妥當(dāng)?shù)臋n案管理制度方案，包括其中電子檔案資料的查閱，還有保管、調(diào)取等方面的規(guī)定和內(nèi)容，更需要嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)中的責(zé)任制度，要防止企業(yè)中的內(nèi)部員工隨意竊取企業(yè)的機(jī)密或者散布企業(yè)的信息，進(jìn)而對(duì)于企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)和利益的損失。此外，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，置身于當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下也需要構(gòu)建相對(duì)更加完整健全的責(zé)任考核機(jī)制，要了解企業(yè)電子檔案管理工作人員在工作中的能力以及業(yè)績(jī)情況，針對(duì)負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的人員進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲，制訂績(jī)效考核措施，明確績(jī)效考核指標(biāo)，適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)其在工作中的突出表現(xiàn)，更要針對(duì)其在電子檔案管理和保管過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞或者對(duì)于企業(yè)造成的重大影響進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，從而激發(fā)負(fù)責(zé)電子檔案管理工作人員的工作動(dòng)力和積極性，確保其在實(shí)際工作中嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，做好每一處管理細(xì)節(jié)，真正達(dá)到企業(yè)的電子檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)[9]。

4.3 要全面提高負(fù)責(zé)電子檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

置身于大數(shù)據(jù)的時(shí)代環(huán)境背景下，開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，要做好檔案管理模式的改善和創(chuàng)新，這是需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題，這就需要相關(guān)的管理工作人員能夠重視在管理過(guò)程中的創(chuàng)新管理思路和思想，使用更加先進(jìn)新穎的管理辦法，以確保工作人員在電子檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的價(jià)值[10]。一方面是需要電子檔案資料的管理工作人員能夠緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和管理特點(diǎn)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，熟練使用專業(yè)信息技術(shù)，為后續(xù)電子檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。其次是要求電子檔案管理工作人員進(jìn)一步提高自身綜合素養(yǎng)，將維護(hù)企業(yè)利益作為工作的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，遵守檔案管理工作的各項(xiàng)原則和要求，對(duì)企業(yè)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行維護(hù)和保密。最后還需要企業(yè)可以重視對(duì)于電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，聯(lián)系相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，安排集中目前的電子檔案管理工作人員參與到知識(shí)以及技術(shù)方面的培訓(xùn)過(guò)程中，確保電子檔案管理工作人員等理論基礎(chǔ)知識(shí)更加扎實(shí)、實(shí)踐能力水平更高，在其負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的過(guò)程中，可以最大程度上提高電子檔案的具體利用效率，確保其在企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮最大化價(jià)值[11]。

4.4 要最大程度上提高電子檔案管理數(shù)據(jù)的安全性水平

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)于各行各業(yè)都產(chǎn)生了極大的影響，更為企業(yè)開(kāi)展電子檔案管理工作提供了便利的條件，但是在實(shí)際中開(kāi)展企業(yè)的電子檔案管理工作時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)仍然客觀存在。這就需要負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員可以結(jié)合實(shí)際情況，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)在檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題，從而保證電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全。一方面是要構(gòu)建形成基于大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，全面提高檔案管理工作的信息效果，另一方面是要針對(duì)信息管理的整個(gè)流程進(jìn)行把控，尤其是針對(duì)其中一些有法律效應(yīng)的文件，更要通過(guò)紙質(zhì)方式開(kāi)展保存以及管理工作，并妥善保管其中有重要信息的文件，采取異地保管的方式來(lái)全力提高信息管理的安全性。更需要注意的是，負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的人員需要準(zhǔn)確地標(biāo)記所管理的各項(xiàng)文件，防止在管理過(guò)程中出現(xiàn)信息混亂的現(xiàn)象，對(duì)于后續(xù)的文件使用造成不便的影響。只有通過(guò)全面有序的電子檔案管理工作，才能夠真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)和作用，實(shí)現(xiàn)針對(duì)企業(yè)電子檔案管理工作流程優(yōu)化的目標(biāo)，并相應(yīng)地整合企業(yè)所有的業(yè)務(wù)，以便于達(dá)到統(tǒng)一管理的要求，最終促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理效率和質(zhì)量的提高[12]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下開(kāi)展電子檔案管理工作已經(jīng)得到了有關(guān)方面的重視，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要達(dá)到電子檔案管理的規(guī)范性要求和目標(biāo)，就需要結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)電子檔案管理的具體特點(diǎn)正確組織開(kāi)展相對(duì)應(yīng)的工作，要建立形成和實(shí)際更匹配的電子檔案管理工作模式和制度體系，規(guī)范電子檔案使用的流程和方式，安排更加專業(yè)的電子檔案管理工作人員，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，定期培養(yǎng)工作人員全面優(yōu)化電子檔案管理體系，提高檔案管理的真實(shí)性和安全性，為檔案管理的順利奠定良好的基礎(chǔ)。