淺談紙質檔案的益處

文/林春松

造紙術是中國古代“四大發明”之一，對于推動世界文明的發展具有十分重要的意義。造紙的原料主要是植物纖維，除含有纖維素、半纖維素、木素外，還有樹脂、灰分、硫酸鈉等輔助成分。紙張具有質量輕、硬度小、柔韌性較差、易折疊、不易導電等特點，便于保存儲藏。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現性，因此，檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。檔案的形式多種多樣，包括載體、制作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

紙質檔案是建立我們國家和民族文化的歷史記憶、傳承歷史文明的重要載體，是知古鑒今的源泉，是人類文明歷史的原始憑證。從而達到反觀以往，可察驗未來；反觀古代，可洞察今天的境界。檔案的種類繁多，形式各異，隨著社會的進步，檔案的種類也跟著升級，有些人認為有了新技術，傳統的紙質檔案就沒必要了，其實，社會進步是必然的，科技不論怎么進步，紙質檔案的存在是永遠必要的，它可以成為檔案信息化的基石，才能有效地推進檔案電子信息化進程。因此，作者認為非常有必要強調紙質檔案的重要性。

紙質檔案要以《中華人民共和國檔案法》為宗旨，遵循檔案的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于查找和利用，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編研和提供利用等工作，是為人類社會經濟、政治、文化服務，構成整個社會的科學能力的重要的原始憑證，是社會信用系統的基石，是復原人類文明歷史的依據，是推進社會前進的源泉。

紙質檔案的存在是十分必要的，為使檔案的歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點充分顯露，特別是作為歷史再現性的本質屬性，因此，我們要從長遠的發展觀來辨別檔案的發展史。紙質檔案存在的益處主要有：

一、實體性

實體性最能體現檔案的歷史再現性特點。紙質檔案有厚厚的時代感，而電子檔案則有時代的潮流感。在一定程度上說，紙質檔案通過進行人工保管和保存，檔案載體單一，在檔案庫房“八防”到位的情況下，在整理、借閱、復制等過程中是不易造成損毀的[1]，根據《歸檔文件整理規則》，可以將紙質的歸檔文件以件為單位，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用的整理基本原則進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的整理過程[1]，把紙質整理成規范的實體檔案入庫，為實現檔案的查找和利用提供最直接的有效途徑。主要由植物纖維制造而成的具有質輕、易折疊等作用的紙張是構成紙質檔案的原材料，它是有型的實體檔案，相對于古代甲骨文、竹制品或銅等材料，它的優勢很多，是十分便于收藏儲存的，更是便于人們用肉眼直接查找和利用的實體物。包括它的整齊裝訂、合理分類、有序排列、歸類編號、科學編目、規范裝盒，[1]使之有序化的整理過程，也是實體存在的，它不像電子檔案是無形的，要借助計算機和打印機等設備在有電源的條件下才能查看或打印。因此，實體檔案具有便于直接查找利用等這些優點，是檔案發揮效用的具體體現。

二、耐久性

紙質檔案的材料主要是紙張、碳和墨。造紙術是中國古代科學技術的四大發明之一，在東漢時期，經過了蔡倫的改進，形成了一套較為定型的造紙工藝流程，紙張的制成材料是植物纖維素，而植物纖維主要含有纖維素、半纖維素、木素外，還有樹脂、灰分、硫酸鈉等輔助成分。這些成分都是適于永久保存的材質。在通過規范有效的歸檔文件整理后，將案卷安全完整移入符合紙質檔案“八防”即：防火、防水、防盜、防潮、防塵、防霉、防蟲、防光的標準檔案庫房環境下，[1]具有耐久性。紙質檔案的字符主要是用碳黑書寫或打印而成的。碳黑的特點有：1.能吸收光波而呈黑色，對光有散熱；2.耐光，耐熱，耐酸堿，耐氧化；3.理化性能穩定，不溶于水、油和一般溶劑。因此，紙質檔案具有適用于持久保存的耐久性。

三、憑證性

紙質檔案是保存真實的書寫字跡墨痕等原始的載體，具有直接提供檔案原貌原創原件的有效憑證作用。它是不易更改刪改和偽造的，人們可通過字跡、紙張制成材料等進行真假甄別鑒定，作為有效的法律依據。紙張作為有形的實體物又是可見的實體依據，它不單獨是具有憑證性，更是具有不可復制的原始憑證作用。不管時間的長短，根據現代的科學技術，可以科學分析紙張的新舊，分析紙質檔案的真假，從而實現了歷史憑證作用。

四、穩定性

紙質檔案是將信息資料原始地記錄在紙質材料上，使用起來方便，查找也方便，使人一目了然。它形式很簡單，不像電子檔案需要借助計算機軟件等設備在有適合電源的條件下才可讀取或者利用，而且它具有壽命長的特點，不易被氧化和被磁場破壞，內容不易被竊取泄密、變更或使檔案信息產生失真狀態，具有很強的原始性、穩定性以及安全性。

隨著社會的不斷進步，科學技術水平的不斷提高，由于自然和社會條件的原因，檔案事業在實踐過程中也不斷得到發展，檔案的種類也增多了，電子檔案也隨即產生，很多單位和個人也開始弱化紙質檔案，忽視了檔案工作是科學性和技術性很強的管理性工作，忽視了檔案工作的服務性，忽視了檔案工作的政治性，削弱了保存檔案的真實目的，削弱了檔案利用的宗旨作用。因此，我們十分必要強調紙質檔案工作的重要性，以免給社會造成重要的不可彌補的損失，努力安全完整地歸檔好紙質檔案，讓真實的記錄成為歷史的永久載體，讓人類社會把有效積累和永久保存好的智慧結晶留給后人享用。根據《檔案法》規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”為遵守我國檔案工作的基本原則，我們要充分認識到完好保存紙質檔案的重要作用，要努力維護檔案的完整與安全，從數量上、質量上保持完整，從政治上保護檔案免受有意破壞，機密檔案不被盜竊和失密；從檔案實體上減少損壞，盡量延長紙質檔案的使用壽命，切實做好紙質檔案的整理工作。

1.強化領導健全機制

要加強學習黨的十九大以來黨中央的精神，用新思想指導實際工作。要認真貫徹“學史明理、學史增信、學史崇德、學史力行”要求，牢記初心使命，忠誠干凈擔當。要增強“四個意識”、堅定“四個自信”、落實“兩個維護”的具體行動。各級政府部門都要加強紙質檔案工作的領導，從中央到地方，層層抓好落實，由紀委部門定期檢查監督，形成長期的、有效的橫向縱向聯合工作機制。

2.加強培訓提高業務水平

由于各行各業的檔案種類繁多，要時刻從思想上認識到位。要牢固樹立資源是基礎、安全是底線的思想。推進資源體系建設，讓檔案資源建設實現規范化、常態化、多元化；強化檔案安全管理。加強檔案館安全保障體系建設，細化工作責任，強化安全措施，確保檔案絕對安全。要加強紙質檔案業務培訓，努力完善檔案整理流程，嚴格規范檔案的歸檔制度。由檔案管理行政部門帶領各行各業的檔案協會定期組織培訓，各部門檔案管理人員都要經過培訓，持證上崗。要加強《檔案法》的宣傳活動，不斷推動我國的檔案法治建設。

3.增強隊伍建設優質服務

現代紙質檔案管理對從業人員的職業技能和素養提出了較高的要求，專職檔案員應全面掌握檔案信息修正等相關技術。但是由于大部分機構缺乏專業的檔案管理人員，很多單位都是兼職檔案員從事檔案工作，長期以來在客觀主觀因素的影響下，檔案工作者“重保管，輕服務”的現象較重，被動的工作方式也影響了文書檔案的日常利用。[2]要堅持黨管檔案原則，加強黨對檔案工作的領導。堅持把黨的領導貫穿檔案工作全過程各環節，增強政治自覺性。秉承“讓歷史說話，用史實發言”的工作要求，用檔案如實記錄我們國家發展的歷程。要加大開放力度，不斷深化為民服務。要依法依規落實檔案開放要求，增加開放檔案數量，最大限度服務于廣大人民群眾的查檔用檔需求。要全民動員，加大收集紙質檔案的力度，組織強大的檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍的整體素質，強化擔當抓好貫徹落實，深入、廣泛開展新修訂檔案法貫徹實施工作，抓好“八五”普法工作，提高全社會的檔案意識，把檔案服務提質增效作為重點，扎實開展“我為群眾辦實事”實踐活動，不斷創新優化服務方式，提升為民服務水平。