高校院系辦公室行政精細化管理的方法研究

文/黃百靈（電子科技大學生命科學與技術學院 四川成都 610054）

一、精細化在高校院系辦公室管理中的重要性

近年來，隨著高校改革實施的深化，辦公室在高校院系管理運營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負的協調高校院系各部門工作以及管理組織職能，在高校發展的新時期起著重要的樞紐作用[1]。基于高校院系辦公室的獨特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細化這一概念，使辦公室管理精細化在高校院系得到廣泛的普及和推廣。

辦公室職能的特殊性決定了高校院系辦公室工作的 特點:

1.工作任務重、事情多而雜。一方面，高校院系辦公室承擔著起草文案稿件、各部門工作和會議的統籌、組織協調、監督檢查、信息的上傳下達以及安排接待等大量的日常性工作任務；另一方面，辦公室還要承擔大部分的額外臨時性和應急性的任務，常常需要“早到晚退”[2]。

2.工作要求高、難度大。由于高校院系辦公室人員長期忙于事務性工作，在深入實際、調查研究、素材掌握以及分析問題等方面缺乏實戰經驗，常常導致調研工作脫離現實，無法及時提供全面準確的調研材料，作為參謀助手的作用十分有限。

3.工作責任大、影響面廣。高校院系辦公室工作性質和地位特殊，工作頭緒繁多、任務重，即使是小事處理不當、把握不好也會變成大事，甚至會影響到機關其他各部門的正常運轉，有損領導的威信和單位的形象[3]。

綜合上述因素來看，辦公室管理科學化、規范化和精細化是高校院系辦公室長久深入發展的必由之路。可以節約行政成本支出，提高高校整體的工作效率和管理水平。

二、高校院系辦公室行政精細化管理的方法

1.明確崗位職責

由于辦公室工作性質和地位的特殊性，其辦公室管理工作應當最具備時效性和針對性[4]。但是長期以來辦公室隨機的工作崗位設置導致其職責設置出現重疊或空缺的現象，通俗來講，一方面一些辦公室事務可能會出現兩個以上的工作崗位同時處理同一件事情，造成人力成本支出不必要的浪費。另一方面，一職多崗的情況下，還會出現一些辦公室事務銜接上的縫隙，一旦事務出現差錯或失誤造成負面影響，難以追究到具體某個人的責任，在一定程度上會影響辦公室人員工作的積極性，使之缺乏主動性，大大降低了辦公室管理工作的效率，拖慢了原本可以順利完成的工作進度。除了日常事務的意外重疊或空缺外，辦公室管理崗位的職能分工不清也會帶來不良影響[5]。綜合上述多方面因素，高校院系辦公室在設置崗位職責時，應當結合橫向和縱向上的需求，充分考慮到其他多方面因素的影響，根據不同工作崗位上的工作性質和需要，明確制定詳細的崗位職責，同時指定辦公室專人負責為領導提供工作服務。通過明確詳細的崗位職責的設置，提高辦公室工作的時效性和針對性，提高辦公室管理水平和處理工作事務的效率，使辦公室工作實現由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復雜到簡單清晰的轉變。

2.人員各盡其職

若要使高校院系辦公室工作人員各盡其職，首先應該提高他們的自身素質，不斷強化每位工作人員的精細化 意識[6]。

實現高校院系辦公室工作人員辦公室管理精細化的前提是每個工作人員都具備良好的心態、認真的工作態度、足夠的知識儲備以及專業的辦公室技能。從根本上講，辦公室管理工作的精細化就是把辦公室每個工作人員的職業素養和專業技能充分實踐到日常工作中。因此，實現高校院系辦公室管理工作的精細化，首先應不斷提高在職工作人員的職業素養和專業技能，同時在此基礎上引進一批具備高職業素養和高專業技能的專業化人才。同時還要注重內部細節的管理，可以對每個月的工作任務進行量化，將工作任務精細化分解，使辦公室管理工作中的每個環節和步驟都與相應負責的工作人員一一對應。通過這種專業化人才的培養、引進和內部細節的管理實現真正意義上的辦公室管理工作的科學化、標準化和精細化。

3.為學校的中心工作提供優質服務

培養人才是高等學校的中心工作。高校院系辦公室人員應該成為學校工作的熱心人，學校中心要學會培養優秀人才，只有這樣，學校才能真正的發展成為人才學校。高校院系辦公室人員在教學、科研、學生工作、后勤服務等這些看似簡單的工作中，實現了為學校中心工作服務的指導思想。要經常走到教師、學生、后勤工人中，傾聽他們的心聲，去了解他們的困難，幫助他們解決難題，將廣大師生和工人們的心聲整理反饋給相關領導，再由學校進行處理解決。辦公室人員在為師生、員工服務的同時，也在他們和校領導之間起到了橋梁紐帶作用，為他們提高了很大的方便，為學校中心工作起到了保駕護航的作用。辦公室人員應在原有的工作上進行創新，要精心設計和組織體現高校院系特色、喜聞樂見的活動載體，吸引更多的員工參與，在參與過程中去學習更多的、新穎的知識，更多的去感染、教育，去調動職工們的積極性，挖掘他們創新的潛能，不斷豐富思想政治工作的內涵。

4.完善高校的規章制度

正所謂“無規矩不成方圓”，在實現高校院系辦公室管理精細化的過程中必須要制定和完善高校的規章制度。一個高校的規章制度不僅體現著該公司的經營準則還體現著其內部的管理制度建設，因此，健全和完善高校的規章制度勢在必行。高校院系應當在做到辦公室管理精細化之前，對管理制度和標準進行細化精準的處理，改變之前辦公室管理模糊和雷同化的局面，制定出具體流程和環節的管理制度，并明確出每一個具體的流程和環節的責任，責任到人，最終形成一套完善、科學合理的內部規章制度，并以其為辦公室管理工作中的重要依據。

每一位工作人員都能在日常的工作中時刻遵循規章制度，依照單位的具體目標和計劃進行統一規范的行動和工作。在高校形成內部統一規范的管理制度，能夠使辦公室管理對各個管理要點全面覆蓋，一改前期模糊的管理現象，形成權責明確的辦公室管理新局面。便于高校管理者分析辦公室管理中出現的問題，并在短時間內找到問題的源頭，提高辦公室管理的時效性，有利于高校更好地實現自身的戰略目標。

三、結語

近年來，隨著高校改革實施的深化，辦公室在高校管理運營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負的協調各部門工作以及管理組織職能在高校發展的新時期起著重要的樞紐作用。基于辦公室的獨特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細化這一概念，使辦公室管理精細化在各個高校院系得到廣泛的普及和推廣。隨著社會經濟的快速發展，高校院系遇到了前所未有的機遇和挑戰，在此背景下，高校若要搶占先機，必須最大限度發揮自己的優勢，首先應該從辦公室管理上做出革新，辦公室在高校院系辦公室管理中的職能和地位至關重要，辦公室管理精細化是高校院系管理發展的必然趨勢，只有實現辦公室管理的精細化，才有可能從根本上提高辦公室管理效率，降低辦公室管理成本支出，達到更好的辦公室管理成效。

但目前高校院系辦公室管理中存在辦公室管理人員思想觀念落后、人員職業素養和專業技能不高，導致辦公室管理效率得不到有效提高等問題。辦公室管理工作人員及行政組管理織道德失范，行政觀念落后，辦公室管理職能配置不科學，辦公室管理人員競爭和激勵機制發生扭曲，辦公室管理運行機制不暢。而出現這些問題的根本原因是辦公室管理相關的規章制度不完善。

要做到高校院系辦公室管理精細化應該制定科學合理的辦公室管理崗位設置，明確細化崗位辦公室管理人員的職責和權力，通過明確詳細的崗位職責的設置，提高辦公室工作的時效性和針對性，提高高校院系辦公室管理水平和處理工作事務的效率，使辦公室工作實現由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復雜到簡單清晰的轉變。從培養和引進兩方面提高辦公室管理工作人員的職業素養和專業技能，提高高校院系辦公室管理人員整體素質，增強每一位辦公室工作人員的精細化意識，通過增強每位辦公室工作人員的精細化意識，可以更好地創新和發展辦公室管理工作，實現辦公室管理工作的精細化、規范化、科學化和創新性。使每一個高校院系辦公室管理人員都能各盡其職，完善高校院系辦公室管理相關的規章制度，健全監督機制，有效地提高高校院系辦公室管理效率，使高校院系辦公室管理做到科學化、標準化和精細化。