高校檔案館“遠程預約查檔”服務存在的問題及對策
——以曲阜師范大學檔案館為例

李文珠

(曲阜師范大學 檔案館，山東 曲阜 273165)

新冠肺炎疫情因傳播速度快、控制難度大而成為世界突發公共衛生事件。我國的疫情防控措施得當、效果顯著，已經進入后疫情時代。后疫情時代“并不意味著疫情的消失，而是指疫情進入一個常態期、持久期、反復期”[1]。為了迎接疫情給檔案工作帶來的挑戰，許多高校檔案館積極利用“互聯網+”的模式，有效實現疫情防控“不出門”，同時檔案服務“云見面”。筆者將就后疫情時代高校檔案館普遍采用的“遠程預約查檔”服務進行一番探討。

1 高校檔案館“遠程預約查檔”服務的現狀分析

高校檔案館除了收集整理和保管學校應存檔的有價值的檔案資料之外，另外一個非常重要的中心工作就是為校內外的校友們提供檔案查詢與利用服務。從檔案類型上來講，教學檔案是利用頻率最高的檔案；從檔案查詢需求來講，畢業生是查檔業務量需求量最大的群體。在新冠肺炎疫情之下，檔案館和高校一起進行了封閉式管理，這對于已經畢業的廣大校友來說對于檔案館庫存檔案的查詢和利用非常不便。已畢業校友在工作入職、職務調整或晉升、出國深造、讀研讀博、退休等方面幾乎都需要用到館藏的學籍信息檔案，如入學材料、在校成績單、畢業證書與學位授予等等檔案。根據國家的防疫要求，必須改變疫情之前面對面的檔案查詢方式。如筆者所在的曲阜師范大學檔案館專門研發了遠程預約查檔系統，在疫情特殊時期采取“零接觸”式業務受理方式。通過檔案館官網上面的“遠程預約查檔”系統，需要查檔的各位校友可以登錄曲阜師范大學“遠程預約查檔”系統填寫相關信息問卷、上傳有效證件及手續。

具體說來，首先由檔案查詢者在系統里填寫查檔問卷，內容包括具體學制、入學年份、報考考生源地、報考類別、錄取及畢業專業等相關個人信息，一并提交單位介紹信和身份證等個人信息之后，在系統后臺自動生成檔案查詢訂單。由于問卷內容設計比較合理，信息填寫相對容易，大大方便了校友檔案的利用，同時也從多角度印證了查檔人的身份。檔案館工作人員會依次審核訂單并做出相應的溝通和處理，按照“依序處理、及時辦理、急事急辦、特事特辦”的原則，將查檔人員所需要的檔案按照國家規定的方式郵寄到其本人手中。這樣通過網絡辦理一般業務性查檔如學籍檔案信息的預約、公共服務信息的提供能夠有效地避免人員的聚集、減少不必要的人員接觸，對于疫情的防控是非常有益的。曲阜師范大學檔案館采取的這些措施使得該館在疫情期間既滿足疫情防控要求，又滿足了查檔者對館藏檔案的查詢與有效利用。

為配合遠程查檔系統的使用，提高服務的效率，曲阜師范大學檔案館還專門開通了智能語音電話服務，將廣大檔案查詢者咨詢量大、關注度高、最關心的、迫切需要解決的信息納入語音系統，形成邏輯清晰、語言簡單、指向明確的解答內容，制定個性化服務內容；推動信息化建設再上新臺階的同時提高了檔案的利用效率，促進了檔案服務的人性化和多元化。

2 高校檔案館“遠程預約查檔”服務中存在的問題

現階段新冠肺炎疫情的防控重要性不言而喻，縱觀全國仍存在局部地區聚集性的傳染病例，高校防疫工作依然面臨巨大的挑戰。高校檔案館遠程預約查檔系統的開發與利用可以說是應運而生，也是未來的發展趨勢。未來高校檔案的利用必將以信息化為依托，以網絡化為支撐。遠程查檔系統的應用與高校檔案館的發展有內在一致性。在過去的一年里，筆者發現以網絡為依托的高校檔案館遠程檔案查詢服務也存在一些需要改進的問題。

2.1 遠程預約查檔服務的網址鏈接設置方面應注重實用性和便捷性

筆者在實際工作中經常接到咨詢如何找到遠程查檔服務的網址鏈接的問題。筆者曾登錄提供遠程預約查檔服務的國內其他高校的網站，發現不少高校的網站確實很難找到遠程預約查檔系統的鏈接，大部分高校的主頁網站上面都沒有檔案館的主頁鏈接，只有進入教輔機構或者附屬機構等二級頁面才可以找得到查詢鏈接，對于高校機構設置并不熟悉的遠程查檔者而言是比較耗費時間和精力的。如果能夠在學校主頁上或者校友經常登錄訪問的網頁上如校友網上能夠附加醒目鏈接，方便查檔者填寫檔案調查問卷，將會大大提高遠程查檔系統的利用效率。

2.2 遠程預約查檔應該注意核查預約人身份，最大化降低檔案信息外泄的風險

高校檔案館提供遠程預約服務方便性與快捷性是有目共睹的，但是也帶來了許多挑戰，其中最重要的是如何防范檔案信息的外泄。相對于疫情之前的到館查詢檔案的現場辦理方式而言，遠程預約查檔系統的使用過程中，檔案工作人員更要重視對查檔者身份的核驗。比如，在實際工作中，曲阜師范大學檔案館檔案工作人員需要根據查檔者預約時留下的單位介紹信、身份證、聯系電話等有效信息及時與查檔者進行電話溝通和審核，通過問詢與學習經歷相關的若干問題判斷是否是本人預約，爭取最大化的降低檔案信息外泄的風險。由于高校的檔案館預約系統并不可能具備如鐵路、醫院、銀行等部門可以與公安部戶籍系統相連接的身份一致性核驗，查檔者的身份核驗必須由檔案工作人員親自完成驗證，這一程序間接增加了工作量，在檔案工作人員人手不足的情況下倍感壓力。我們也可以借鑒其他高校檔案館的實踐經驗，根據中國計量大學檔案館的楊晶晶介紹，“中國計量大學檔案館通過微信嵌入小程序進行人臉識別核實身份”，“學校檔案館應用生物特征識別技術，在完善檔案安全防護措施的同時，為異地校友提供學籍檔案遠程查檔服務”[2]。通過人臉識別技術為身份驗證提供了技術支持，同時也保證了身份驗證的便捷性和有效性。

2.3 遠程預約查檔系統應注意防范黑客攻擊，防止信息泄露風險

檔案館遠程預約查檔系統的使用以網絡為依托，使用便捷的同時也面臨著網絡中來自黑客等不法分子的威脅，可能會導致個人信息的泄露。在遠程預約過程中需要填寫一些重要的與個人身份信息相關的如身份證正反面信息、畢業證信息、家庭住址、手機號碼等，這些重要信息都有可能被黑客利用技術手段攔截、竊取，并作為攻擊學校服務器的工具。在現階段網絡詐騙頻發、個人信息竊取泛濫的大環境背景下，作為高校檔案館只能是盡量降低風險，而無法完全保證百分之百信息的安全。網絡科技是一把雙刃劍，這也是當今網絡信息化數字時代面臨的風險和挑戰。為防止出現信息泄露的風險，應增強風險意識，加大資金投入，引進防火墻等安全設備，尤其需要注意防范遠程系統被黑客攻擊；重視安全人員配置工作，及時定期對遠程查檔系統進行安全維護，及時發現和升級系統漏洞。

3 高校檔案館“遠程預約查檔”服務的優化策略

在后疫情時代，為配合遠程預約查檔系統的使用，高校檔案館還需要進一步加強和持續推進高校檔案館的信息數字化進程。不僅要將檔案館館藏檔案存量部分進行數字化轉換，更要重視將紙質疫情檔案及時轉化為電子化檔案，實現數據庫“存量數字化；增量電子化”，早日實現備份的同時還需要不斷維護數據庫的穩定性與完整性。在這種情況下，加快檔案信息化建設對提高檔案信息的利用有重要的價值和意義。可以說疫情的到來客觀上加速了已經在路上的高校檔案館的互聯網化和數字化，也大大提升了檔案館遠程服務的能力與水平[3]。

檔案信息化的同時不僅提高遠程預約查檔的便利性，提高了工作效率、減輕了檔案工作人員的工作壓力，還能提升檔案查詢的可靠性和安全性。高校檔案館應當重視檔案信息化建設、加大資金投入、訂立信息化目標。在后疫情時代，重視疫情檔案的收集和入庫，同時加強檔案人才的培訓和指導。重視檔案信息安全性，按照修訂后的《中華人民共和國檔案法》建立規范化、標準化的檔案信息利用制度。在大力推進教育信息化、教育資源數字化的大背景下，檔案信息化的建設也是在摸索中前進，需要高校檔案從業者不斷實踐、探索。以安全標準技術化為依托，牢固樹立檔案數字化安全意識，由此推動高校檔案信息化建設的不斷前進，切實為廣大師生校友提供能用好用的數字化檔案資源，從而實現檔案事業的蓬勃發展，更好地發揮檔案的存憑留史、資政育人功能，更好的服務社會發展和民生經濟。