檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用研究

山東省德州市環境衛生服務中心 徐澤

在現代社會，信息技術的飛速發展使各個行業都逐步進入信息化階段，隨著信息技術的廣泛應用，數字化檔案出現并不斷發展。由于信息數字化日益普及，利用各種先進的技術將檔案內容信息化并且進行儲存和傳輸，對提升檔案管理工作效率有很大幫助。數字化檔案將數字化技術與檔案相結合，是從傳統檔案管理到現代化檔案管理的轉變，雖然近年來數字化檔案發展有了長足的進步，但仍有許多問題亟待解決。

一、檔案數字化建設的內容

（一）數字化建設要注重系統的總體水平提升

構建完整的數字檔案體系是檔案數字化建設的核心工作，系統的縱向和橫向環節都要達到一定的橫縱深層次融合，并在區域網絡中進行關聯互通，發揮整體優勢，增強系統的整體性、綜合性及完整運算力，實現檔案資源數字化并共享。系統某一節點乃至某個重要的節點出現故障阻礙，都可能會對系統產生梗阻。當然，需要各個結點的橫縱向使用能力并行不悖是不符合實際的，“并行不悖”也是從檔案數字化系統建設理想建設中設想的。為了獲得值得借鑒的數字化經驗，鼓勵和支持先進單位優化數字化水平，并在某些單位進行更高水平的試點實驗，這對于整個檔案數字化系統建設是具有參考價值和推廣價值的，但要形成先進的、完整的系統，單純依靠少數先進節點無法形成，其建設是基于整個系統節點互幫互助、相互融合的。

（二）推進檔案數字化，就必須提高檔案標準化、規范化水平

檔案數字化建設水平標準化、規范化程度滯后，應用軟件繁多，雜亂無章，將嚴重阻礙整個數字化體系的總體發展。很久以前，這個問題取得了一定的共識，使得我們的檔案管理格局從電腦系統擴展到了整個檔案信息化的集中管理，是新時期檔案數字化總體思路質的飛躍。檔案自動化涵蓋了檔案工作的各個方面和各個環節，將其建立完善可以真正實施檔案標準，使檔案的相關業務規范化、標準化。檔案標準規范本身也是系統工程，把握兩者相輔相成、相互促進的辯證關系，是推進檔案數字化建設的必勝法寶。

（三）有重點地抓好數據庫建設

國家檔案信息化工程建設的核心和基礎——檔案數據庫系統的開發建設，是新時期檔案數字化工程的骨干力量。數據庫服務器的含義是依托于先進的數字化系統對檔案進行科學的分類管理和利用。數據庫服務器系統的建立是一個循序漸進的過程，由低到高、由單一到團體是一項長期的工作。經過實踐摸索，我們認為在數據庫服務器建設的經驗中最關鍵的是：領導重視，思想統一，堅持檔案數字化技術人員與檔案業務人員協同作戰，加強合作可以提高工作效率；面向應用，建立“活庫”，對數據庫服務器的“活性”進行利用頻率和使用效率的考核；突出重點，從單一的資料庫發展到系統資料庫等等。當前，如果我們能夠系統地完善綜合數據庫建設，完善各單位檔案目標庫建立聯系組網，形成通過區域網絡連接的開放式、階梯式的數據庫服務器群，將進一步提高檔案自動化系統在新時期的運行效率。

二、檔案數字化建設與數字化檔案信息利用現狀

（一）思想觀念滯后

通過分析數字化檔案建設實踐以及相關信息利用現狀，可以發現很多事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，部分單位對檔案工作缺乏正確認識，認為檔案管理只是數據與信息的存儲，對實際工作作用不大，覺得沒有必要建立系統化、規范化、專業化的檔案管理體系。還有部分單位認為利用紙質檔案已基本可滿足實際工作需求，沒有必要推進數字化建設，也不愿意花費較多經費實現檔案數字化建設及維護。上述表現可以發現很多事業單位在檔案數字化建設推進過程中存在著觀念滯后、重視度不足等問題。在此背景下，使得事業單位檔案工作人員對自身工作也缺乏足夠重視和正確認識，在檔案數字化建設工作開展中缺乏動力，數字化檔案信息利用也缺乏創新，只安于現狀，習慣于傳統的檔案管理模式，不夠關注結合時代發展創新檔案數字化建設路徑，也不積極研究檔案資源的信息化利用，阻礙檔案數字化建設工作順利推進，難以充分發揮數字化檔案信息利用價值。

（二）相關機制不完善

在大數據時代背景下，雖然很多事業單位越來越重視檔案數字化建設，并不斷創新數字化檔案資源的利用方式，不過，在相關工作開展中面臨嚴峻的機制欠缺問題。事業單位在推進檔案數字化建設，積極利用數字化檔案資源過程中，若沒有相關機制的支撐和監管，將難以保證數字化檔案建立的標準化以及數字化檔案信息利用的規范化。另外，在缺乏成熟、完善的檔案監管以及執行機制情況下，容易引發一系列問題，如檔案資料收集不完整、存檔不及時、資料整理混亂、數字化檔案信息被篡改、被刪除或者存儲數字化檔案資源的介質被損壞等，相關問題將直接阻礙紙質檔案數字轉化工作，使所建立的數字化檔案資源缺乏原始性、真實性，還直接影響后續信息的數字化利用體驗，降低檔案數字化建設品質，不利于相關工作的有序開展。

（三）工作人員綜合素質有待提升

在信息時代背景下，無論哪個行業都對人才提出越來越高的要求，同樣，事業單位在推進檔案數字化建設以及數字化檔案信息利用過程中，對相關人員也提出更高要求。但就目前情況來看，很多事業單位嚴重缺乏專業的檔案數字化建設人才，很多檔案工作者只是利用商業化軟件開展一些基本、淺層的檔案轉化工作，對檔案數字化建設相關工作模式以及技術應用缺乏創新探索，這種流于表面的檔案建設工作因缺乏思索和探究，使得相關工作難以深入要害，不能緊抓關鍵面。同時，在利用數字化檔案信息過程中，很多人員因所掌握的信息化技術不足，會在資源利用工作開展中感覺非常吃力，難以高效利用數字化檔案信息，甚至可能在數字化資源利用中因為缺乏專業知識或者思想認識不到位導致數字化檔案被病毒侵染，引發信息丟失、被篡改或者被盜取等風險。

三、檔案數字化建設策略

（一）建立開放共享的發展理念

在數字化時代背景下，事業單位在推進檔案數字化建設期間要建立并滲透開放共享發展理念，且要重點體現以下三大特征：一是零距離。事業單位在推進檔案數字化建設期間，檔案管理部門要注意和檔案信息利用方加強遠程交流和溝通，為檔案利用者制定個性化的檔案信息，為后續高效利用數字化檔案資源奠定基礎；二是去中心化。事業單位在推進檔案數字化建設期間，要積極通過互聯網強化分布式管理，使檔案信息利用者能夠在第三方平臺中高效獲取數字化檔案信息，促進檔案管理質量不斷優化；三是開放化。在檔案數字化建設以及共享數字化檔案資源期間，要勇于打破傳統封閉式檔案管理模式，促進檔案數據共享效率提升。總體來說，事業單位在檔案管理過程中為有效提升數字化檔案建設水平及質量，必須及時轉變思想觀念，高度關注檔案信息的共享建設，借助數字化技術優勢保證檔案信息收集更加完整、真實、全面，為打造數字化檔案管理體系奠定堅實基礎，并推進信息化檔案管理水平提升。

（二）增加軟硬件設備設施投入

事業單位在推進檔案數字化建設過程中，完備配置軟硬件設備設施是重要基礎和前提，需要單位加強統籌規劃，根據數字化檔案建立及管理基本要求，合理選擇設備設施類型，科學確定設備設施數量，通過增加設備設施投入，為檔案數字化建設奠定堅實基礎，提供良好條件。事業單位要關注針對檔案數字化建設增加相關設備設施購置投入力度，及時更換老舊設備設施，做好系統更新工作，使軟硬件設備設施不斷提升綜合性能，促進數字化建設成效不斷提升。與此同時，事業單位要針對檔案數字化建設相關設備設施投入合理編制預算，綜合對比與分析設備設施價格及性能，優選性價比更高的軟硬件設備設施，合理控制信息化建設成本。除此以外，要針對檔案數字化建設相關設備設施制定完善的維護及保養制度，包括打印機、存儲器、錄音機、掃描儀等，促使工作人員嚴格按照相關規范維護數字化檔案建設相關設備設施，充分發揮設備設施性能優勢，促進檔案資源的數字化轉換。

（三）明確數字化檔案建設標準

事業單位在推進檔案數字化建設過程中體現出專業性特征，所以，還要針對相關建設工作制定標準化體系，保證數字化檔案建立中技術應用以及管理方式等均符合實際工作需求。事業單位檔案管理部門要全面細化數字化檔案建設標準和檔案資源管理標準，面向不同行業與領域做出相應的標準化規范，同步結合實際情況進行標準優化，確保各類標準具有更高可行性，以免影響數字化建設成效。與此同時，單位相關管理部門還要全方位監管及評估檔案標準化建設進程，明確數字化建設面臨的沖突及矛盾，結合相關問題及時調整與優化實施細則，使所建標準具有更強適用性。

（四）加強安全防護

事業單位的很多檔案都體現出保密性特征，檔案管理過程中要高度關注安全性，防止檔案信息被竊取或者泄露，以免給公眾及社會帶來嚴重損失。因此，事業單位在推進數字化檔案建設期間還要加強安全防護，完善構建信息防護機制，最大程度規避網絡風險。數字化檔案建設中，要注意所用計算機必須安裝殺毒軟件，以抵御黑客攻擊，避免受到網絡病毒侵襲。同時，還要聯合運用加密技術、身份認證識別技術、防火墻技術等加大系統防護力度，特別是對于重要的檔案資源，要專門設置安全軟件，使檔案系統安全等級進一步提升。與此同時，要在檔案數字化建設過程中全方位監管網絡狀況，及時了解網絡中存在的各種安全隱患與問題，采取有效的預防措施，針對性編制應急處理預案，確保一旦發生緊急情況可以及時響應，避免造成嚴重損失。事業單位在推進數字化檔案建設過程中，還要對檔案原件采取有效的保護措施，并對數字化檔案信息做好備份，如果相關檔案信息丟失，能夠及時彌補。

（五）完善管理機制

事業單位在推進檔案數字化建設過程中，還要完善建立檔案工作機制，為建設工作以及后續信息利用提供指導和保障，促使相關工作能夠有序推進。事業單位要結合行業標準及實際情況完善建立檔案數字化建設相關規范以及管理機制，同時要針對數字化檔案建立信息保存機制以及利用機制等，使各項檔案工作更加規范，促進檔案建設質量提升。通過完善的建立檔案數字化建設機制，可為相關工作人員提供正確指導，使其更有序、科學地進行資料收集、整理及分類，并在相關標準和制度指導下使所建立數字化檔案排列有序，建設成果達標。單位還要針對數字化檔案信息的利用以及查閱制定相關工作機制，促進檔案利用率提升，強化檔案數字化建設成效。

四、數字化檔案信息利用策略

（一）增強服務意識

為高效利用數字化檔案信息，事業單位檔案部門還要不斷增強服務水平，明確服務目標與方向，促進服務質量及效率提升，充分發揮數字化檔案信息利用價值。服務過程中，要始終堅持以用戶為中心原則，及時更新服務意識，樹立先進的服務理念，促進數字化檔案信息的全方位利用。事業單位還要結合社會公眾對檔案資源提出的需求，及時公開部分數字化檔案信息，為社會及國家發展奠定良好的信息基礎。事業單位檔案管理部門還要由之前被動式的服務理念發展為主動式的服務理念，通過為用戶主動推送各類數字化檔案信息，提升檔案資源利用率。目前，人們對數字化檔案資源提出越來越高的需求量，要求事業單位完善構建檔案服務體系，以滿足用戶個性化、多元化需求，加強與用戶溝通交流，促進檔案服務改革，檔案管理水平提升。

（二）創新多元化的服務方式

事業單位要進一步提升數字化檔案信息利用效率，還要積極利用信息技術搭建網絡信息交互平臺，使檔案部門通過線上平臺和用戶加強溝通，在此基礎上創新服務方式，拓寬服務渠道。檔案部門要創新在線查詢功能以及在線調用檔案資源等功能，幫助工作人員緩解勞動負擔，并簡化數字化檔案信息的利用流程，切實滿足用戶實際需求。檔案管理部門還要積極建設信息數據庫，結合各部門職能特征合理拓展服務功能，實現數字化檔案信息采集、整理、匯總、調用等工作的一體化銜接，借助信息化系統及時更新檔案信息，保證檔案資源具有較高時效性。檔案部門還要通過網絡平臺和公眾增進交流，及時了解用戶在數字化資源利用中遇到的問題以及所提出的建議，不斷改進并創新檔案服務方式。事業單位內部可專門建立電子文件閱覽室，并優化基礎設施環境，使各部門密切配合，高效、實時共享數字化檔案資源，突破傳統服務模式下的信息壁壘。

（三）加強人員培訓

為高效利用數字化檔案信息，事業單位還要關注對數字化檔案建設相關工作人員加強培訓管理，使其不斷增強服務意識和專業能力。通過對檔案管理者加強專業化培訓，可使相關工作人員立足整體層面評估數字化檔案內容、類型以及形式等，落實分類分級管理方式，促進數字化資源的高效利用，并有效提高檔案服務質量。在人員培訓過程中，要使其深入學習現代化信息技術，熟練掌握相關設備設施的應用方法，在實際工作中積極借助先進手段創新服務方式，為用戶提供高質量、個性化服務。同時，人才培養過程中還要強化職業道德教育，使檔案管理者不斷增強職業素養，自覺肩負崗位職責，并對數字化檔案建設及相關資源利用有更深刻的認識。除此以外，事業單位還要積極引進現代化、優秀的數字化檔案建設及管理人才，增強隊伍活力，激發員工創造力，打造數字化、信息化工作環境，促進檔案信息的高效利用。

五、結束語

總之，在新時期下，檔案數字化建設是歷史發展的必經之路。但是，當前的檔案管理工作中，檔案館的檔案信息資源開發是重中之重，要與時俱進，根據自己的實際情況，運用現代化的科技手段提高檔案信息的使用效率。這樣公眾才能享受更為方便、快捷的服務。要提高檔案工作的效率，可以依靠數字化技術，建立健全數字化檔案，明確工作導向、加強協作、提高員工的整體素質、提高檔案數字化工作質量、不斷拓寬檔案使用渠道等，這些都是提高檔案使用效率的重要手段。