醫院檔案管理人員角色“多元化”探究

陳泊羽

（紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫院，云南 蒙自 661199）

0 引言

信息化、網絡化迅猛發展的今天，醫院檔案管理人員應緊跟時代步伐，打破傳統的角色定位，拓展檔案工作領域，建立符合時代發展的“多元化”角色認知，開創醫院檔案管理工作新模式、新局面，使之更好地為醫院可持續發展提供優質服務。

1 檔案資源管理人員

檔案資源不是沉睡于密集柜里的“黃金睡美人”，檔案管理人員也不是負責收集、整理和借閱的“文件保管員”。紅河州第一人民醫院借三級甲等醫院復審之機，根據《云南省三級醫院評審標準實施細則（2020年試行版）》要求，對照評審標準查缺補漏，補充完善醫院各類檔案材料，同時通過以下3個方面激活醫院檔案資源，讓檔案保管者轉變為檔案資源管理人員，賦予檔案管理工作新活力:一是激活“生命”。激活檔案資源重啟，不僅僅是建立新的檔案管理工作思維模式，更重要的是要從激活檔案管理人員角色認知“生命”，讓新的檔案管理思想注入檔案管理人員頭腦里，更新觀念，轉變職能，讓新的認知角色思維飛起來，變一站式服務方式為互動翻轉服務模式，最大限度地去挖掘檔案管理人員的潛力與自發力，變被動工作為主動工作。在三級甲等醫院復審啟動時，醫院檔案管理中心，結合創建條款所涉及醫療、教學、科研、人力資源管理等方面檔案資源，安排檔案管理人員借助到醫院各科室指導檔案材料整理過程中，對所收集檔案資源進行“走訪”，不僅要求檔案管理人員主動去全面深入了解，熟悉各科室評審檔案形成來龍去脈，對檔案資源有動態掌握，而且還提升檔案管理人員工作的積極性、主動性。二是拓展角色。醫院檔案資源真實記錄醫院發展歷程，作為檔案管理人員需要靈活運用檔案資源，解決好檔案資源由“分散式”管理向“集中式”管理轉移，由單一管理人員角色拓展為協調者、信息者、監督者等現代化檔案管理的復合型人才。三是注入“活力”。在全院開展“人人都是檔案管理員”主題活動，人人參與，相互學習，共同提高，在一定程度上拓展全院人員對檔案業務知識的認知，推動檔案管理人員綜合素質提升，同時也讓檔案資源形成“互聯互通、互惠互用”的互聯網體系，確保檔案資源齊全完整一致性，充分調動全院人員公眾參與度、發揮檔案管理人員在檔案管理資源中的積極作用，推動醫院檔案事業發展，整合醫院檔案資源。

2 檔案資源生產者

新時代檔案資源生產不僅包括檔案的收集、整理、保管等環節，還應緊跟醫院發展需要，時代發展步伐，不斷挖掘出檔案資源的多樣性、多元性。2020年6月我院開始組建云南省滇南中心醫院(紅河州第一人民醫院)院志編纂委員會及院志編纂辦公室，開始編纂《云南省滇南中心醫院（紅河州第一人民醫院）志》（續志，2006年至2020年），醫院檔案管理中心人員加入編纂工作中，發揮專業技術與技能，借助此項編纂工作做好檔案資源開發者、生產者，充分利用各部門、各科室上報材料，確保資料原始完整性與再創新，發揮出檔案資源生產者角色。具體做法：一是引入數字化技術。在收集整理檔案的時候，紅河州第一人民醫院提出“兩個數字化”同步實施方法，首先是檔案數字化保管、檔案數字化修復，把計算機技術、OCR技術、數字攝影技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、數據庫技術等技術運用到檔案工作中，對檔案資源進行收集與修復，保持檔案的原貌和內容的完整，不損壞檔案的任何有價值的歷史痕跡，最大限度地延長檔案的壽命。使之與時代接軌，轉化為數字化檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。二是眾手澆開資源花。與前志明顯不同的是，本志是紅河州第一人民醫院及原紅河州第四人民醫院兩個醫院歷史合二而一的合編續志，是本著對歷史真實記載的根本原則而記錄編修的。因此在編撰挖掘資源時厘清發展脈絡、記錄發展進程、追索發展詳歷顯得尤為重要，為確保史料資料的完整性、準確性，全院各職能科室、部門，各臨床、醫技科室主要負責人全體總動員，充分體現和完美詮釋了“眾手成書”的涵義，為編纂人員編撰作書提供了大量翔實而豐富的史料、資料。歷經一年多的，完成編纂14篇66 章151節，共計76萬5千余字，涵蓋醫院黨建、文化建設，脫貧攻堅成效、各學科發展建設，醫院硬件設施設備建設、醫院榮譽榜等歷史，全面完整記載醫院15年間巨大變遷的歷史，記載醫院順應改革發展的形勢需要而發生的滄桑巨變。

3 檔案知識培訓者

隨著紅河州第一人民醫院醫療質量和醫療技術不斷發展，醫院規模不斷擴大，檔案管理工作量隨之加大。立足醫院發展實際，制定《檔案業務知識培訓方案》與《檔案管理人員考核辦法》，按照培訓方案有計劃、有目標、有重點、有措施開展年度培訓工作，還將培訓次數、課件、課時量完成情況，納入對檔案管理人員年度考核，鼓勵管理人員更新培訓觀念，轉變傳統培訓套路，大膽嘗試各種模式開展醫院檔案培訓，通過專題講座、現場業務培訓、檔案業務知識微課堂、醫院檔案視頻號、檔案直播課等多種培訓模式，爭當“能干、能寫、能講”的“三能”檔案管理者、培訓者，激發潛能、超越自我，有效提高工作效率，提升自身業務素質，擴大醫院檔案培訓工作輻射面，高效處理好檔案培訓工作中存在的專職人員少，兼職人員多，培訓時間緊、業務涉及面廣等棘手問題與困難，推動醫院檔案培訓工作可持續發展。

4 檔案信息傳播者

檔案是歷史見證，展室是歷史的呈現。通過展室讓檔案資源“活”起來，將醫院黨建、文化建設，脫貧攻堅成效、各學科發展建設，醫院硬件設施設備建設、醫院榮譽榜等發展的痕跡和軌跡展現出來，宣傳醫院文化、搭建對外交流平臺。緊貼時代脈搏，深挖檔案管理人員的潛能，讓每一位檔案管理人員成為新時代的“斜桿青年”，走出檔案室，走進展室，有力借用檔案管理人員對醫院檔案資源的深度了解，通過展室這個“大舞臺”展示出來，先后對檔案人員開展普通話培訓、禮儀培訓禮節、講解方法與技巧培訓，不斷提高自身綜合素質和業務能力，以爭做知識型、專家型“資深講解員”為目標，為醫院公務講解工作增加絢麗的色彩，讓沉睡的檔案與醫院發展相結合，讓單一檔案工作與公務講解合一，推動醫院文化對外的宣傳力度，擴大檔案業務利用廣度，發揮以點帶面的輻射性，使醫院檔案工作得以多層次、多角度的檢索，進入了“你中有我，我中有你”的檔案工作新局面。

5 檔案利用服務者

有效開發醫院檔案，合理利用檔案資源，讓檔案保管者變為檔案資源管理人員是醫院綜合管理的重要組成部分，也是檔案管理工作關鍵任務。為醫院發展提供主動的、全方位的齊全檔案資源，讓醫院領導充分利用相關檔案資料抓住機會做出決策。一是檔案管理人員要做好檔案材料的收集、整理立卷，歸檔、上架進柜等基礎工作。二是加強對檔案材料的加工處理分類分析工作，把檔案材料的潛在價值，進行系統分析與和測算，定性分析與定量分析結合起來，形成豐富的檔案信息，重新輸入決策環節，促進領導決策科學化，提高決策的可行性，發揮其檔案的獨特作用。三是根據領導需求，提供定制化服務。通過多渠道、多形式，突出檔案內容與利用需要，可用復印件、縮微件、統計圖等形式提供使用，以檔案匯編提供使用,以專題研究成果提供利用等。準確為領導決策服務，提高檔案信息利用的正確性和準確性，準確及時地滿足其需要，主動、周到地為領導決策服務。

總之，隨著信息化與網絡化快速普及與發展，對檔案人員的綜合素質也提出了更高、更新要求。如何提高檔案人員的整體素質是一項長期的探究性工作，需要我們在實踐中不斷創新。建立一支高素質檔案隊伍，賦予檔案管理人員角色的“多元化”，不斷探索創新，完善管理，不斷地提高檔案業務水平和服務質量，使檔案工作融入大局、服務大局，為醫院可持續發展提供更好的服務，發揮應有價值。