新政府會計制度下優化高校預付及其他應收款管理研究

孟維冉

中國科學院大學 北京

一、緒論

政府會計制度是指財政部為滿足部門預算管理的需要，通過記錄與整理政府財政收支的數量、性質、用處等，客觀反映預算執行情況的一種制度。我國自新中國成立以來至2013年，政府會計制度采用的都是收付實現制，但在政治體制改革的不斷推進下，政府職能發生改變，政府會計制度也開始面臨新的要求。

2013年11月15日，黨的十八屆三中全會關于“改進預算管理制度。建立跨年度預算平衡機制，建立權責發生制的政府綜合財務報告制度”這一決定明確了政府會計制度改革的方向。

2014年12月12日，《權責發生制政府綜合財務報告制度改革方案》為政府會計制度改革提供了具體的實施內容。

2015年10月23日，《政府會計準則——基本準則》（以下簡稱《準則》）誕生。《準則》規定：“政府會計由預算會計和財務會計構成。預算會計實行收付實現制，國務院另有規定的，依照其規定。財務會計實行權責發生制。”

2016年7月—2017年7月，在《準則》的基礎上，財政部又先后制定了6 項政府會計具體準則和1 項準則應用指南，分別是存貨、投資、固定資產及固定資產應用指南、無形資產、公共基礎設施和政府儲備物資，新政府會計準則體系建設取得了新的進展。

2017—2018年，財政部發布政府會計制度及其有關銜接問題處理規定，而后為確保高等學校有效貫徹新制度，又發布了關于高等學校執行該制度的補充規定和銜接規定。

在上述文件的要求和部署下，2019年1月1日，各行政事業單位開始按照新政府會計準則實施，我國新政府會計制度體系從此建立，而高校則成為這一體系中重要的組成部分之一。

近幾年，隨著高校建設規模的不斷擴大，招生規模迅速增長，教師申請的課題項目逐漸增多，高校的資金體量也大幅度增長，使得高校會計備受社會各方的廣泛關注。新政府會計制度的實施，較高校之前一直遵循的會計制度比，有很大的改變。新政府會計制度實施前，高校實行的是收付實現制的《高等學校會計制度》，在2014年開始實行以收付實現制為主、部分權責發生制的《高等學校會計制度》。新政府會計制度實施后，高校財務的記賬方式便改為平行記賬，即實行權責發生制的財務會計核算和收付實現制的預算會計核算，兩項核算適度分離。除記賬方式發生變化外，根據財政部在高校執行相關銜接工作的規定，一些科目的記賬規則也有所改變，其中就包括預付及其他應收款。

本文在新政府會計制度背景下，以高校財務中預付及其他應收款的核算作為研究對象，以G大學為例，具體分析在高校中預付及其他應收款管理中存在的問題，提出相應的建議與解決方案，從而進一步優化高校中預付及其他應收款的管理工作，提高高校的財務工作水平。

二、高校預付及其他應收款的含義

1.預付賬款的含義

在企業會計中，預付賬款是指“企業按照購貨合同的規定，預先以貨幣資金或貨幣等價物支付供應單位的款項。預付賬款一般包括預付的貨款、預付的購貨定金。”在高校財務中，預付賬款指學校按照購貨、服務合同預付給供應單位的款項。

在實際核算中，高校的預付賬款通常產生于設備/材料采購、實驗用品加工測試、儀器維修、房屋改造、后勤交付水電暖、車隊支出、購買版面費、課題外轉等業務。

2.其他應收款的含義

其他應收款是指“企業除應收票據、應收賬款、預付賬款、應收股利和應收利息以外的其他各種應收及暫付款項。主要包括應收的各種賠款、罰款；應向職工收取的各種墊付款項，比如為職工墊付的水電費、醫藥費，存出保證金和其他各種應收、暫付款項等”。

在《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》中，將其他應收款定義為：“除財政應返還額度、應收票據、應收賬款、預付賬款、應收股利以外的其他各項應收及暫付款項，比如職工出差預借的差旅費備用金、應向職工收取的各種墊付款項、提前支付未來可收回的保證金或押金、應收的上級補助和附屬單位上繳款項等。”

其他應收款在高校的實際核算中，主要用于確認、記錄、計量教職工個人因公借款業務，如國際差旅費、國內差旅費、會議費、醫療款、基建工程、備用金等業務。

三、高校預付及其他應收款管理的現狀及存在的問題——以G 大學為例

1.現狀

高校的預付及其他應收款多產生于行政、教學、科研、基建、后勤服務等業務活動中，這些業務的債務人有的為部門，比如行政部門、后勤部門等為維持學校正常運轉所產生的借款；有的為個人，比如教師在教學科研活動中產生的所必需的差旅、科研設備采購、論文發表等相關借款。在過去很長一段時間內，G 高校受管理意識、水平及條件等因素限制，存在著大量沒有及時沖銷的預付及其他應收款，給國有資產流失帶來風險。

例如，2020年，應上級單位要求，G 高校開展往來款清理工作，在全處同事的努力和全校老師的配合下，共清理2018年及以前年度預付及其他應收款247 筆，其中清理2018年借款169 筆，2017年借款50 筆，2016年借款18 筆，2015年借款5 筆，2014年借款2 筆，2012年借款2 筆，2005年借款1 筆。剩余82 筆未清理，清理率達75%，金額約為7259 萬元。

2.問題

在清理工作中，G高校發現，導致以前年度預付及其他應收款長期未清理的主要原因有以下幾點。

（1）粗放式的財務管理模式，致使會計水平不足，歷史遺留問題多。

G 高校財務在結束手工記賬模式后，開始實行會計電算化，財務管理模式由粗放轉為精細。在實行會計電算化的過程中，G 高校分別進行了兩次大型財務系統切換。在財務系統初始化時，未對當時的預付及其他應收款做清理工作，且由于切換時摘要描述不清，導致遺留的債權存在成因復雜、關系不明晰、陳年舊賬追收有難度，常年積壓，無法清理。比如借款人突發疾病去世，遺留下的暫付款沒人負責；借款人退休或出國多年，無法與其取得聯系，導致借款無法沖銷等。

（2）對預付及其他應收款管理重視程度不足，財務人員未進行定期清理，行政及科研人員未進行及時報銷。

由于過去社會經濟水平相對落后，財務人員風險意識不強，管理水平有限，G 高校沒有設置專人對預付及其他應收款進行定期清理。從20世紀90年代發展至今，G 高校無論人員還是機構都發生很大變化，人員的流動造成工作交接不清，使得新進的財務人員不了解預付及其他應收款的形成原因，新進的部門員工不清楚借款事項，且借款也沒有及時移交到新進員工名下，由此導致大量欠款積壓，無法順利開展催報工作。

多數教學科研人員還款意識薄弱，核銷借款滯后。為滿足科研任務需要，教師會經常產生差旅、購買設備等業務。由于出差周期長，差旅費票據繁雜，發票丟失的情況時有發生，加上報銷人員并未在出差歸來及時報銷差旅費，隨著時間的拖延，難以取得當時出差所產生的發票記賬聯復印件。在缺少原始票據的情況下，出差人又不愿以退現金的形式沖銷借款，導致差旅費借款長期掛賬，無法核銷。而在購買設備業務中，尤其是進口設備，到貨及驗收時間很長，經常導致借款業務跨幾個年度還未核銷。

（3）內部控制不完善。

目前，G 高校在預付賬款及其他應收款的管理上還有待完善。主要體現在：

第一，尚未制定往來款項的相關管理辦法，對預付及其他應收款的管理不夠規范。很多催報工作只是通過電話、郵件等方式口頭類催促，并未設定相應的懲罰措施，也沒有形成具有實操性的監控機制，造成無故欠款、無意識還款，資金管控存在漏洞。

第二，在新會計制度出臺前，《高等學校會計制度》中沒有制定針對其他應收款及壞賬準備的細則。

第三，對教學科研等業務的合同管理力度有限。目前，G 高校的合同管理工作主要通過合同管理系統完成，但只是針對在購買雙方沒有合同樣本的情況下，通過校合同管理系統擬定合同樣本，經法務部門審核后，加蓋雙方公章形成正式合同，教學科研人員在拿到合同后便可到財務部門進行預付款的處理。可見，G 高校在合同管理上，僅僅是由法務部門單方面進行合同的合法合規性審核及檔案保管，并沒有和財務部門聯合，導致財務人員對合同執行及付款進度不能及時掌握，不利于預付及其他應收款的回收。

第四，沒有將預付及其他應收款等財務收入質量指標納入對科研人員的考核評價指標中，導致科研人員不夠重視預付及其他應收款的核銷。

四、加強高校預付及其他應收款管理的對策

1．重視預付及其他應收款管理，建立合理的資金內控機制

首先，制定符合學校實際情況的《G大學暫付款管理辦法》。在管理辦法中應明確借款范圍、還款時間、相關責任人責任及懲罰措施等。

其次，建立預付及其他應收款清理機制。財務部門應設立專人定期對預付及其他應收款進行催報清理。每個季度末，借款催報專員向全校各部門及課題負責人下發催款通知書，限定還款時間，提醒老師及時核銷借款，對掛賬時間較長且短時間內不能核銷的借款，要求老師出具情況說明和延期還款申請表。此處可借鑒劉文婷的設想，將暫付款催繳分為首次催繳和二次催繳兩個階段。具體流程如圖1 和圖2所示。

圖1 N 大學暫付款催繳流程

圖2 N 大學二次催繳暫付款流程

最后，將借款核銷引入科研人員的考核評價指標中，樹立還款意識，調動借款相關人的還款積極性，合理使用高校資金。

2．積極推進歷史借款清理工作，確定高校計提壞賬準備的范圍和方法

根據新政府會計制度準則，“對于高校收回后無需向財政上繳的應收賬款和其他應收款應計提壞賬準備”。高校應根據自身業務特點，建立壞賬準備計提制度，確定適當的壞賬計提比例。由于有些歷史借款時間很長，成因復雜，難以追蹤，無法核銷，財務部門應將這些借款計提壞賬準備并匯總上報至學校。認定屬實無法核銷的，在得到批準后確認壞賬損失，進而解決暫付款項大量占用資金、引發資產虛高的問題，也能更真實地反映高校的財務狀況。

3.大力推行公務卡的使用，減少不必要的借款

在高校中推行公務卡制度，可從源頭上減少不必要的借款。教職工在遇到提前付款的情況時，可先自行使用公務卡墊付，在取得發票后，再到財務部門報銷，由財務部門進行公務卡還款業務。這種做法既達到了現金管理制度的要求，又可以有效防范財務風險。

4.通過信息化技術手段，完善雙系統，實現信息共享

首先，借助互聯網技術，通過完善合同管理系統和財務信息化系統，將兩個系統實行聯動，實現財務部門與業務部門的信息實時共享。根據高校執行新政府會計制度的補充規定，“高校中采用應收款方式確認的事業收入應根據合同完成進度計算本期應收款項”。為保證合同信息的完整性，合同系統中不僅要顯示自擬合同，還應錄入外部供應商提供的合同信息，才能使財務系統和合同系統有效對接，更方便財務人員在進行催報工作時快速查找到合同中關于預付及應收賬款的具體信息，比如合同年限、支付次數及每筆支付金額等，起到良好的合同執行全流程監控作用。

其次，在財務微信公眾號上關聯財務系統的部分模塊功能，可以使經辦人和課題負責人在微信中及時收到關于報銷各個環節的流程信息，如提交、簽批、審核、付款、退單等，同時也可以通過公眾號快捷地查詢自己的借款信息，提高借款人員的報銷意識及重視程度。在財務系統數據的精準保證和微信平臺快捷查詢與通知操作的支持下，財務部門便可高效地完成定期借款催報工作。

最后，在財務信息化系統中，可添加“暫時黑名單”功能和“控制借款筆數”功能。“暫時黑名單”功能主要針對的是在預付及其他應收款催報臺賬中，有長期借款未還且經催報后仍不積極報銷的重點人員，嚴格實行“前款不清，后款不借”的原則，禁止其產生新的報銷及借款業務。“控制借款筆數”功能是指財務部門對借款業務進行分類，根據每類業務的特點和借款人的信譽，合理設置借款筆數。當借款筆數即將到達高限時，系統將會出現紅字提醒，督促老師及時核銷借款；當借款筆數超過限制筆數，系統將自動限制其填寫借款單。此功能可有效幫助借款人養成“隨借隨報”的好習慣。

5.強化信用風險防范意識

在全校范圍內，以宣講或公告的方式，定期開展有關信用風險及其相關案例的宣傳教育，提高教師們對信用風險的重視程度并培養防范意識。