芻議“智慧財務”管理模式下高校財務服務模式轉變

張靖淋

云南師范大學 云南 昆明

一、引言

當前的經濟環境已經發生了重大的變化，由農業經濟到工業經濟再到數字經濟，在數字經濟時代，數據和智慧資本才是重中之重。目前的會計仍然把重中之重放在有形資產和財務資本，而對數字資源和智慧資本卻視而不見，這是會計界面臨的一大問題和挑戰。經濟環境已經發生變化的大背景下，同時新技術的不斷更新，推動了會計界的變革，為了讓財務工作更加簡潔高效，“智慧財務”也孕育而生。傳統的高校財務管理方式已不能適應新時代的變化，“智慧財務”建設被大多數高校所重視。2018年6月，國家市場監督管理總局國家標準委發布了《智慧校園總體架構》，對智慧校園的建設有了新的規范。近年來，我國人工智能、互聯網+、大數據、云計算、移動互聯、物聯網、區塊鏈等信息技術在各領域深度融合，為高?！皞鹘y財務”向“智慧財務”的全面轉型奠定了堅實的技術基礎。如何在大數據背景下，構建財務、教學、科研及管理相通的平臺，促進信息化建設，提高辦學、教學水平，為師生提供更便捷服務，做好“智慧財務”建設很關鍵。

“智慧財務”是在傳統財務數字化的基礎上發展起來，應用新技術為企業賦能，以改善會計信息質量、提高會計工作效率、降低會計工作成本、提升會計合規能力和價值創造能力，促進企業財務在管理控制和決策支持方面發揮作用為目標的新型財務管理體系。高校智慧財務服務模式顛覆了傳統業務和財務流程，借助學生財務助理及財務自助設備，進行物流化、自助式流程管理，業務經辦人員在辦理網上智能報賬業務后，可隨時通過投放的自助設備進行投單，利用移動終端查詢業務的接單、分配、制單、復核、付款等實時物流情況。這樣節省了業務人員去財務大廳跑腿的時間，真正做到了“信息多跑路、師生少跑腿”。利用互聯網技術實現各種業務的重組分類并嵌入到財務系統中，形成便捷的操作界面，同時實現網上預約、票據識別驗證、審核簽字等一系列的流程在線上一條線完成。

高校傳統財務服務模式中，財務部門承擔了學校唯一的財務管理職能。同時，新形勢下高校辦學、科研經費劇增，會計人員流失嚴重，財務部門超負荷運轉，老師報銷排隊時間長，信息不對稱，往返跑財務，報銷效率低，不能專注于教學科研。引入“智慧財務”能有效解決這些問題。

二、高校財務服務模式現狀

1.高校財務信息化建設及報銷服務進展歷程

高校財務信息化建設到目前為止經歷了電算化、局域網和互聯網三個階段，由最開始的單機版的電算化會計核算階段，替代了傳統的手工記賬的核算方式，提高了會計核算的效率及正確性，但是沒有實現局部領域的數據共享，會計核算業務板塊之間信息不共享?；趩螜C版的會計電算化的財務報銷服務模式，老師需要到財務部門排隊當場報銷，等待時間久，會計報銷效率低，導致老師手上積攢很多未報銷的票據，會計人員核算大部分需要手動核算，大大增加了工作量，工作效率低下。

隨著信息技術的發展，校園網的發展成熟，各個會計核算業務板塊通過信息網絡實現局域網內數據共享，實現了預算、報銷、出納、工資薪酬、結算、報表等信息共享。基于局域網數據共享的財務報銷服務模式，由排隊投遞報銷過渡到了取號投遞。取號投遞只解決了排隊問題，依然沒有解決老師手上積攢的未報銷的票據，同時老師對自己的項目經費使用情況只能到財務部門查詢，每筆業務報銷進度也無法及時知曉。

隨即引入了網上預約報銷，將財務數據信息采集延伸到業務環節，串戶率、差錯率大大減少，審核效率、財務業務一體化水平得到提升。老師手上也基本沒有積壓的單子，可以隨時查詢自己的項目經費使用情況及每筆業務報銷進度，但依然未解決會計人員和報銷老師之間信息不對稱的問題，導致老師還是要往返跑財務部門。同時，對于報銷的老師來說，隔行如隔山，報銷手續煩瑣，他們要在網上進行預約申報。網上預約涉及的業務類型、票據品種繁多，有增值稅普票、專票、通用機打發票、定額發票、飛機票行程單、火車票、汽車票、租車票等，內容多情況復雜，必須系統了解才不會出錯。網上預約后要依據規定逐級審批，線下一個一個找領導簽字，耗費大量的時間精力。同時，線下審批需要會計人員人為判斷簽字流程，不可避免會出現疏漏，內控薄弱。新形勢下，辦學、科研經費越來越多，會計人員的核算業務量劇增，工作壓力大，業務處理流程煩瑣，服務效率低。

2.高?！爸腔圬攧铡卑l展現狀

在互聯網大數據背景下對目前遇到的問題及難題，高校財務服務方式轉變勢在必行。

目前高校“智慧財務”建設尚處于萌芽階段，還沒有在全會計流程上的應用案例，只是依托現有的數字化平臺及人工智能技術，開發具體的應用模塊，基本上能夠落地操作，替代了部分會計人員的機械性工作，維持基本業務運轉，有了初步的發展。但是，現階段財務信息化建設仍處于簡單的自動化辦公階段，高?！爸腔圬攧铡钡陌l展還存在著以下問題：一是在頂層設計方面，總體規劃不足，在人工智能等信息技術的新時代背景下,財務管理體系與學校整體發展戰略不匹配，影響到學校事業的整體發展；二是在財務管理方面，存在著各應用模塊間的貫通性較差、人工處理占比大、采集重復、信息孤島、人才短板、安全隱患、智能化運用薄弱等方面的問題；三是在資金投入方面，該項投資需要大量的資金，而高校作為培育人才的事業單位是不以營利為目的的，資金來源需要財政撥款，往往資金會受到限制，阻礙高?！爸腔圬攧铡钡陌l展。高?！爸腔圬攧铡苯ㄔO需要一點一滴地進化，它是一個逐步探索、逐步推進的過程，最終實現業財融合、各個部門之間的數據共享，突破“數據孤島”，利用人工智能等現代信息技術優化財務管理。

三、高?！爸腔圬攧铡狈掌脚_構建

1.總體框架

高校“智慧財務”服務平臺涵蓋了智能網上預約、票據自動識別及認證報銷管理、線上審批網簽、自助投遞及第三方服務平臺建設等多項內容。建設主要目的以大互聯網背景下，跨領域、系統的數據共享，打破信息孤島，實現學校財務與科研、人事、教務等部門互聯互通。提高財務工作效率，建立共享數據信息庫，財務系統與其他系統實現一體化、智能化。同時，整合梳理業務流程，設置對應參數，建立智能財務服務系統，為師生提供一站式智能財務平臺。針對財務業務，打通第三方服務平臺，實現業財融合，形成“智慧財務”服務一體化建設平臺，為高校師生提供智能化的便捷服務。如圖1所示。

圖1 “智慧財務”服務平臺

2.建立“智慧財務”數據融合共享系統

在互聯網這個大數據背景下，以資金流管理為主線，融合各項業務及財務數據，連接學校各部門，如科研系統、教務系統、資產系統及人事系統。打破信息孤島，搭建起一個可共享、可管理數據聯動的一站式財務數據共享平臺，為學校、師生提供一站式智能財務管理平臺。

3.構建財務一體化服務平臺

財務一體化服務平臺主要包括網上智能報銷、網上審批、網上查詢（收入、繳費、項目使用情況、報銷進度）及自動投遞四個部分。

網上智能報銷，通過PC端/手機端登錄，利用成熟的OCR 技術，報銷老師只需將票據及附件上傳，系統將自動識別并分別歸類到日常報銷、差旅費、酬金及暫付款四大類中，并自動填報。同時，通過與電子票據的認證接口對接，自動驗證發票真偽并具有記憶功能，僅報銷一次。老的網上預約系統，需要報銷老師自己進國稅網站進行發票驗真。由于網絡及網站更新等各方面的原因，票據驗真費時費力，智能報銷省去了老師很多時間及精力。

網上審批是嵌入智能報銷部分的，老師只需將票據“拍一拍”，系統自動判斷報銷類型，自動填報，提交后根據學校財務審批規章制度，自動流轉審批。借助人工智能技術將學校的審批制度嵌入智能報銷系統中，實現線上審批，加強了內控，形成便捷友好的操作界面。報銷老師登錄智能報銷，通過“拍一拍”，系統自動完成智能識別、驗真、智能填報、線上審批，以及電子檔案歸檔等一系列流程，實現了管理流程清晰、操作程序易學易懂。

網上查詢，指搭建智慧財務系統，老師可以查詢自己的工資、項目經費使用情況、報銷審批及支付進度、暫借款等相關業務進程。

自動投遞，由于有些報銷業務的特殊性及復雜性，系統并不能智能審核原始憑證，高校要建立財務助理制度，培養合格的財務助理，下放到教師、科研人員辦公地點。同時，在其辦公地點放置自助投遞機，財務助理將已經審核好的原始憑證，投放到自助投單設備中，實現物流化、自助化流程管理，利用移動終端查詢業務的接單、分配、制單、復核、付款等實時物流情況。這樣節省了業務人員去財務大廳跑腿的時間，真正做到“信息多跑路、師生少跑腿”。

四、高?！爸腔圬攧铡狈掌脚_的實施及建議

1.財務部門做好前期設置建設準備工作

實施“智慧財務”服務平臺，前期的建設工作非常關鍵，財務部門要重新梳理業務流程，依據文件梳理審批流程，設置參數，將業務流程規則及簽字審批流程嵌入智能報銷系統中。同時，依據發票上商品和服務稅收分類編碼，對應匹配經濟科目，設置參數，嵌入智能報銷系統，實現業務人員“拍一拍”，即可自動完成智能識別、分類、驗真、智能填報、線上審批等一系列報銷流程。這個過程是比較煩瑣的，因為一個商品和服務稅收分類編碼依據報銷內容可能會對接幾個經濟科目，發票上的商品和服務稅收分類編碼是非常多的，想要一次性完整對接是不可能的，必須后期不斷添加及完善。

2.做好宣傳及試點工作

實施“智慧財務”服務平臺是一個循序漸進的工作，做好設置準備工作后，要加大宣傳力度，讓老師們都了解它的便捷性，才能得以推廣。財務部門可以先選若干試點學院，到試點學院進行多次宣講，同時為試點學院老師開通登錄平臺，建立試點學院微信交流群，實時在線解答試點學院老師在試用過程中遇到的問題，為師生提供財務交流和互助的平臺。通過試點學院老師的不斷反饋，及時填補系統在試用過程中的漏洞。等試點學院試用2 個月后，可再增選若干試點學院，這樣依次開展，循序漸進，才能不斷發現問題，解決問題，為后續大規模開展使用奠定堅實的基礎。

3.做好財務助理的業務培訓及協調工作

（1）制定并積極落實財務助理制度。由財務部門牽頭，制定財務助理管理辦法，同時廣泛宣傳調研，爭取各部門（學院）的積極配合。各部門（學院）配合學校做好財務助理推薦、選拔工作，同時要給財務助理提供固定的辦公場所、電腦、打印機及其他必備的辦公用品，負責財務助理的考勤記錄。財務部門要完善考勤及考核獎勵機制，更好地調動財務助理的積極性，以保證財務助理這一模式的順利推廣。

（2）做好人員培訓，拓寬服務方式。隔行如隔山，為了讓財務助理更好地服務科研教學人員，財務部門要優化拓寬服務方式，梳理各業務流程及規范，如：差旅費（科研）、差旅費（非科研）、出國、公務接待、會議、培訓、采購等業務規范，各業務報銷要件、要點以及疑點、難點解答等，并制作成手冊分發到各財務助理手上，制作成展板放置到各部門（學院）的顯眼位置。同時，應經常組織培訓，系統講解報銷知識，讓財務助理更好地融入崗位，為科研教學人員提供更優質的服務。