企業(yè)合同管理與法律風險防控措施研究

白惠文

（澳門科技大學(xué)商學(xué)院，澳門 999078）

引 言

隨著經(jīng)濟全球化趨勢的發(fā)展和深化，國內(nèi)各個領(lǐng)域的相關(guān)企業(yè)也在市場經(jīng)濟的發(fā)展和沖擊下面臨著更大的競爭壓力，在這樣的時代發(fā)展背景影響下，國家對企業(yè)的合同管理和法律風險防控工作的開展再一次提出了新的要求。企業(yè)管理人員應(yīng)當深度挖掘合同管理中的風險問題，并且從依法治企的管理角度優(yōu)化自身的管理目標和管理途徑，避免企業(yè)在相關(guān)的訴訟中處于不利的法律地位，同時也能夠有效控制企業(yè)的經(jīng)濟成本損失。保證企業(yè)的長期發(fā)展穩(wěn)定性，對促進我國的經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展起到推動作用。

一、企業(yè)合同管理的措施研究

（一）合同管理工作的相關(guān)內(nèi)容

企業(yè)的合同管理工作作為企業(yè)運營的重要核心內(nèi)容，主要呈現(xiàn)在以下幾個方面。第一，作為合同管理工作的主要落實對象，合同管理崗位人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平直接影響著管理工作開展的實際效果。因此，日常的合同管理工作必須包含對崗位人員的培訓(xùn)和教育工作，其中不僅包括崗位人員合同法律意識的培養(yǎng)和引導(dǎo)，結(jié)合理論知識拓展實踐能力的培養(yǎng)，崗位人員工作素養(yǎng)的培養(yǎng)，還需要針對崗位人員的合同現(xiàn)場簽約技巧進行全方位的培訓(xùn)，防止在簽約現(xiàn)場因復(fù)雜環(huán)境因素和突發(fā)性事件而影響合同的管理質(zhì)量，并且在后續(xù)的合同落實和執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題。第二，合同在簽約完成之后，合同管理崗位人員需要及時針對合同當中已經(jīng)達成約定的相關(guān)條款進行有效跟進，這樣做不僅能夠有效監(jiān)督履行情況，還能夠防止違規(guī)行為的發(fā)生。在進行合同管理工作開展這一環(huán)節(jié)時，崗位人員需要與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營部門及財務(wù)部門進行溝通和交流，結(jié)合合同簽署的業(yè)務(wù)和資金要求進行有效結(jié)算。第三，合同管理工作離不開相關(guān)規(guī)章制度的建立和不斷完善，因此需要崗位人員能夠針對自身的工作情況進行有效的管理與問題梳理，通過問題的解決和優(yōu)化來提升制度的層次性和程序的規(guī)范性，同時也能夠有效明確這些崗位的相關(guān)職責。第四，合同管理崗位人員應(yīng)當對合同的談判和簽約工作進行有效落實，這不僅需要在談判簽約之前對對方的信譽資質(zhì)及談判的主要條款進行更加深入的了解和調(diào)查，還需要對合同中涉及的價款、支付方式及違約條款等信息進行評估，從而更好地減少合同當中的簽約漏洞。第五，合同管理崗位人員也時常會面臨合同違約的相關(guān)糾紛問題，因此他們不但需要對合同簽署的違約金和賠償損失條例進行有效溝通，而且也需要及時應(yīng)用法律武器并結(jié)合仲裁或訴訟方式為企業(yè)爭取合理的合法權(quán)益。

（二）合同管理工作的開展現(xiàn)狀

由于我國企業(yè)往往將更多的側(cè)重點集中在生產(chǎn)業(yè)務(wù)的拓展上，對合同管理工作的相關(guān)問題會產(chǎn)生一定程度的忽略，因此在實際的工作開展過程中仍然存在著以下幾個方面的問題。第一，由于我國一些企業(yè)在前期的發(fā)展和運營過程中與其他企業(yè)建立了良好的合作關(guān)系，因此往往通過對方的電話或發(fā)貨清單就直接進行了大筆金額的交易內(nèi)容。這樣沒有簽署正式合同的方式不僅給合同管理工作的開展帶來了較大的問題和難度，還使企業(yè)喪失了在未來進行法律訴訟時的重要憑據(jù)，最終可能給企業(yè)帶來較大的資金損失。第二，一些企業(yè)合同管理崗位人員的整體工作水平仍然存在著較大的提升空間，雖然他們在進行業(yè)務(wù)發(fā)展的過程中能夠與其他企業(yè)簽署相應(yīng)的合同，但是由于在日常工作中對合同的內(nèi)容和形式并沒有引起充分的重視，因此對外的合同文本并沒有形成固定統(tǒng)一的文本格式。這樣的實際情況很容易造成企業(yè)在進行合同簽署的過程中使用其他企業(yè)提供的合同文本格式，在關(guān)鍵的條款上可能陷入較為復(fù)雜的合同糾紛問題，不但容易使合同管理的后期工作陷入被動，而且也無法有效保障合同落實的相關(guān)監(jiān)督職責。第三，一些企業(yè)內(nèi)部的合同管理制度仍然存在著較大的完善空間，合同管理崗位人員在進行合同簽署之前并沒有結(jié)合標準化的流程對對方進行背景資料調(diào)查，因此也造成了自身在合同內(nèi)容的可行性分析方面存在著較大誤區(qū)。這樣的情況不但容易造成合同簽署之后出現(xiàn)相應(yīng)的合同條款不能實現(xiàn)的問題，而且在遇到合同糾紛問題之后也不能夠及時針對自身的合法權(quán)益進行有效維護。

（三）合同管理工作開展的優(yōu)化措施探究

為了能夠更好地提高企業(yè)合同管理工作的開展質(zhì)量，相關(guān)管理人員應(yīng)當從以下幾個方面入手，有效完善自身的工作落實效果。第一，全面完善企業(yè)內(nèi)部的合同管理機制，從而更好地結(jié)合明確的制度內(nèi)容對各個部門的相關(guān)職責范疇和監(jiān)督管理目標進行有效監(jiān)管。這樣不僅能夠大大提升合同管理崗位人員工作開展的針對性和實際質(zhì)量，還能夠有效提升與其他崗位人員的協(xié)作效率。此外，企業(yè)管理人員還應(yīng)當優(yōu)化合同管理部門的內(nèi)部組織架構(gòu)，引進專業(yè)的法律人才對合同管理的相關(guān)任務(wù)進行有效的技術(shù)指導(dǎo)，并且多元化的合同管理團隊也有助于管理人員能夠在需要的時候?qū)ζ髽I(yè)的各個業(yè)務(wù)部門進行人員分散，對合同簽署的相關(guān)條例進行有效的監(jiān)督。第二，合同管理崗位人員應(yīng)當針對企業(yè)內(nèi)部的合同格式和簽署內(nèi)容進行全面的優(yōu)化和統(tǒng)一，這樣不僅能夠在后續(xù)的合同簽署工作過程中節(jié)省大量的時間，還能夠掌握合同談判和簽約過程中的文本選擇主動權(quán)，從而降低未來發(fā)生合同糾紛的可能性。除此之外，使用企業(yè)內(nèi)部固定的合同文本格式，也有助于合同管理崗位人員對企業(yè)的合法權(quán)益進行有效申訴，并且在未來的糾紛過程中保護企業(yè)的合法利益。第三，不斷更新和優(yōu)化合同管理制度中法律條文的相關(guān)內(nèi)容，這體現(xiàn)在合同管理崗位人員應(yīng)當定期對《中華人民共和國合同法》和相關(guān)合同管理制度進行深度的挖掘和學(xué)習(xí)，從而更好地對法律條文的修改和發(fā)展趨勢進行深度把握。這樣有助于進一步完善企業(yè)的合同管理制度和擴大合同管理制度的覆蓋范圍，對后續(xù)的相關(guān)工作起到重要的法律指導(dǎo)作用。另外，企業(yè)管理人員也應(yīng)當全面加強對合同用章的嚴格化管理，不僅能夠落實專人保管的監(jiān)督制度，還能夠結(jié)合專章專用的相關(guān)制度內(nèi)容減少合同用章的濫用問題。第四，合同管理制度也應(yīng)當針對合同簽署的授權(quán)、審批流程進行全面優(yōu)化，把它加入企業(yè)各個部門的討論和審批流程，從而降低合同簽署的相關(guān)風險。

二、企業(yè)法律風險防控的措施探究

（一）企業(yè)法律風險防控的必要性分析

企業(yè)發(fā)展運營過程中的法律風險不但直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展速度，而且也會給企業(yè)的管理工作帶來負面影響。因此，企業(yè)需要構(gòu)建較為全面的法律風險防控措施并在以下幾個方面呈現(xiàn)出核心的必要性。第一，合同作為企業(yè)與外部市場環(huán)境的重要溝通橋梁，同樣也是企業(yè)進行合作交流的關(guān)鍵渠道，它不僅能夠給企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益和業(yè)務(wù)拓展，同時也蘊含著巨大的資金損失風險。因此，為了防止企業(yè)自身利益受到嚴重損失，就需要對法律風險的相關(guān)防控措施進行有效落實，這樣不僅能夠在合同簽署之前進行風險的規(guī)避，還能夠在合同簽署之后解決可能存在的風險因素和經(jīng)濟糾紛問題。第二，企業(yè)法律風險防控工作開展的必要性也體現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的運營和管理水平上，只有不斷提高企業(yè)自身的風險防控質(zhì)量，才能夠更好地推動企業(yè)實現(xiàn)長期穩(wěn)定的健康發(fā)展，并且在行業(yè)領(lǐng)域中形成更加穩(wěn)定的核心競爭力。除此之外，法律風險防控工作的全面落實也有助于提高企業(yè)內(nèi)部員工的法律意識，不僅能夠規(guī)范企業(yè)員工的工作風氣，還能夠提升企業(yè)的外部形象，對獲得更加廣泛的市場認可起到深遠的促進作用。第三，法律風險防控工作的有效開展也是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度轉(zhuǎn)變的必然趨勢，不僅能夠更好地響應(yīng)國家提出的依法治國政策號召，還能夠為企業(yè)的發(fā)展提供穩(wěn)定的外部環(huán)境，提高企業(yè)的市場競爭能力，讓其適應(yīng)市場的經(jīng)濟變化趨勢，迎接未來市場的復(fù)雜變化。

（二）企業(yè)法律風險的分類

企業(yè)在進行合同簽署的過程中常常存在著以下幾個方面的法律風險。首先，在合同簽訂的初始環(huán)節(jié)，合同簽訂對象的不同直接影響著合同主體需要承擔不同的法律風險，并且會對后續(xù)的合同監(jiān)督和落實造成重要影響。另外，合同簽署過程中也常常存在著相關(guān)的法律風險，其中不僅包括與法人簽署過程中的主體資格問題，還包括與自然人簽署時相應(yīng)的精神狀態(tài)和年齡問題，這些都會影響合同的落實效力。其次，法律合同內(nèi)容中也涉及多種法律風險，其中合同主要條款的法律風險不僅會影響企業(yè)的相關(guān)權(quán)利和業(yè)務(wù)履行，還會對履行的條款期限產(chǎn)生影響。最后，合同內(nèi)容中還涉及專有名詞的定義及通知送達等條款的把控不嚴風險，這些都會在未來產(chǎn)生大量的合同糾紛。

（三）企業(yè)法律風險防控措施的有效探究

為了加強法律風險防控措施的落實效果，合同管理崗位人員應(yīng)當從以下幾個方面入手，對相應(yīng)的法律風險問題進行有效防范。

第一，針對合同簽訂的相關(guān)階段，合同管理崗位人員應(yīng)當嚴格控制合同的相關(guān)簽約流程和條例內(nèi)容，這不僅需要他們能夠針對資深企業(yè)的相關(guān)特點和法律法規(guī)內(nèi)容進行深度的學(xué)習(xí)和掌握，同時還需要提前進行針對性的案例和理論教學(xué)培訓(xùn)，加強在簽約過程中對法律條文內(nèi)容的嚴格把控。除此之外，合同管理崗位人員也應(yīng)當對合同簽署的授權(quán)管理流程進行全面優(yōu)化，防止出現(xiàn)被授權(quán)人超越授權(quán)人進行合同簽署和操作的風險問題，并且在合同簽署之前與對方代表進行更加深入的溝通交流。

第二，合同管理崗位人員應(yīng)當全面完善企業(yè)內(nèi)部對合同的審核流程，降低履行條款內(nèi)容中可能存在的法律風險。在面對合同條款中嚴重損害企業(yè)權(quán)利及承擔過重違約責任的相關(guān)條款時，應(yīng)當與簽約對方進行合理合法的談判，并且通過提出自身的企業(yè)訴求來進行風險的有效把控。其次，合同管理崗位人員應(yīng)當增加合同風險防控的全面性，盡可能組織內(nèi)部財務(wù)人員和風控人員與外部律師團隊進行深入的合作，針對風險防控提出最優(yōu)的解決辦法。此外，針對合同條款中具有爭議性的一般條款內(nèi)容，合同管理崗位人員應(yīng)當在溝通無果的前提下，按照企業(yè)所在地的相關(guān)法院規(guī)定進行流程合法的有效訴訟。值得注意的是，對于一些需要提高法律風險防控效率的問題，合同管理崗位人員也可以通過仲裁的方式進行妥善處理。

第三，合同管理崗位人員應(yīng)當加強合同管理制度構(gòu)建中風險防控內(nèi)容的拓展和延伸，在事前、事中和事后不同角度針對可能存在法律風險的合同管理問題進行有效監(jiān)督和管理。為了提高自身風險防控工作開展的效率，合同管理崗位人員也可以通過信息化技術(shù)和軟件系統(tǒng)的相關(guān)功能來提高法律風險的防控質(zhì)量，與財務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)拓展系統(tǒng)實現(xiàn)廣泛的配合，最終有效提升內(nèi)部運營發(fā)展的信息化建設(shè)和風險控制。另外，針對已經(jīng)履行完成的合同內(nèi)容，合同管理崗位人員也應(yīng)當定期進行復(fù)盤和檢查，避免出現(xiàn)隱藏的法律風險問題，并且在必要的時候與合同承辦人員進行及時的溝通和交流，從而避免因為信息孤島現(xiàn)象而產(chǎn)生合同之間的連帶糾紛問題，保障企業(yè)的合法權(quán)益。

結(jié) 語

綜上所述，相關(guān)企業(yè)管理人員應(yīng)當有效轉(zhuǎn)變自身的工作開展思路，不僅需要全面提高合同管理過程中風險控制的專業(yè)性和擴大合同覆蓋范圍，降低風險隱患的隱藏可能性，還需要全面優(yōu)化和提升合同管理工作開展的體系構(gòu)建，通過增加內(nèi)部管理制度的架構(gòu)復(fù)雜性，有效解決合同簽署過程中的監(jiān)督管理及人才隊伍建設(shè)等問題。除此之外，企業(yè)管理人員也應(yīng)當廣泛結(jié)合多元化的基礎(chǔ)應(yīng)用功能來拓展合同管理體系的網(wǎng)格化結(jié)構(gòu)，這樣不但能夠有效促進企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展和規(guī)模擴張，而且對積極響應(yīng)國家提出的法治社會建設(shè)目標也起到重要的貢獻作用。