醫院疫情防控檔案管理體系建設初探

束余聲 顧浩峰 徐捷 鄭亞萍 孫玲 王前

摘 要：文章以蘇北人民醫院為例，從醫院疫情防控檔案管理體系架構及其特點與價值、醫院新冠肺炎疫情防控檔案管理體系實踐探索兩方面展開，提出了構建貫穿疫情前中后期疫情防控檔案管理體系的路徑，從而推動疫情防控檔案全程化管理、醫院疫情防控決策參考、患者救治、院感防控以及后疫情時代的檔案利用與科學研究。

關鍵詞：新冠肺炎；疫情防控；檔案管理；醫院檔案

疫情防控檔案是國家機構、社會組織和個人在疫情防控活動中直接形成的具有查考利用價值的文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。有效管理疫情防控檔案，能夠在前期輔助領導和有關部門進行防控決策，在中期調整疫情防控業務、協助完善疫情應對機制，在后期存留客觀的社會記憶、提升公眾的衛生安全意識。[1]2021年，面對突如其來的揚州新冠肺炎疫情，蘇北人民醫院綜合檔案室在總結2020年疫情防控檔案管理經驗的基礎上，對2021年如何開展檔案管理、有效助推疫情防控工作進行了思考與探索，并嘗試構建了疫情防控檔案管理體系，從而實現了疫情防控檔案科學管理。

一、 醫院疫情防控檔案管理體系概述醫院檔案工作人員科學構建檔案管理體系，高效開展檔案收集、整理、鑒定、保管、開發和利用等，可以為應對新冠肺炎疫情等突發公共衛生事件提供更及時、全面、優質、高效的服務，充分發揮檔案作用和價值。為積極配合新冠疫情防控工作，充分發揮檔案管理綜合效能，蘇北人民醫院綜合檔案室初步構建了醫院疫情防控檔案管理體系（見圖1）。醫院疫情防控檔案管理體系劃分為六大塊，分“三步走”。首先創新疫情防控檔案管理理念，圍繞新理念組建權責分明的疫情防控檔案管理團隊、建立健全疫情防控檔案管理制度，并對疫情防控檔案歸檔范圍進行科學劃定，作為提供前提保障的“第一步”；其次多角度收集疫情防控特色檔案，探求疫情防控檔案全程管理與開發利用的重點和方式，作為筑牢管理體系基石的“第二步”；最后建設疫情防控檔案信息平臺，并在檔案管理實踐中進一步修正完善，作為質量提升的“第三步”。該體系層層遞進，能夠有效實現疫情防控檔案全程管理，使疫情檔案管理工作更加務實、高效，且為未來醫院應對各類突發公共衛生事件提供檔案管理路徑。

二、 醫院疫情防控檔案管理體系實踐探索

1. 創新疫情防控檔案管理理念蘇北人民醫院在應對2020年新冠肺炎疫情時，綜合檔案室開展了一系列檔案收集和利用工作，發揮了檔案在疫情防控中的重要作用。但同時發現，新冠肺炎疫情防控檔案包含不同時間、多個主體所產生的各種材料，具有分散性、多樣性，收集難度較大。[2]與各部門協同工作時，往往材料收集周期較長，難以及時組織整理并提供利用。在2021年揚州疫情暴發初期，綜合檔案室工作人員作為疫情防控領導小組成員，提出“提高認識、超前介入、全程收集、主動服務”16字工作理念，并付諸檔案管理全程。

首先是“提高認識”。為提高全院檔案工作人員對疫情防控檔案的處置能力，縮短檔案從組織整理到提供利用的周期，綜合檔案室組織人員學習習近平總書記關于檔案工作一系列重要指示批示精神、《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》《蘇北人民醫院重大活動和重要事件檔案管理辦法》等，提高檔案工作人員對疫情防控檔案工作重要性的認識。其次是“超前介入”。在疫情發生后，綜合檔案室第一時間發布疫情檔案管理規范、標準和實施步驟等工作要求，及時收集各類材料，避免重要檔案流失。再次是“全程收集”。疫情防控檔案收集由原來的事后收集改為全程開展，從疫情發展前中后期到單獨病歷診治前中后期所形成的檔案，都及時收集和整理，確保完整齊全。最后是“主動服務”。利用信息化手段，及時、準確梳理有價值的檔案信息提供給醫院有關部門，為快速應對新冠肺炎疫情提供科學決策依據和有用資訊，充分發揮檔案工作資政參考的作用。

2. 組建疫情防控檔案管理團隊

蘇北人民醫院在啟動揚州新冠肺炎疫情應急處置機制后，基于前期疫情防控檔案管理經驗，成立了權責劃分更細致、更具實踐操作性的疫情防控檔案工作小組（見圖2）。該工作小組由“一把手”院長分管，院辦公室主任具體指導工作，綜合檔案室主任全面負責疫情防控檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等，小組成員包括綜合檔案室專職檔案員和各科室兼職檔案員，形成了疫情防控檔案工作管理網絡。工作組成員經常通過線下協調、線上交流（微信群、電子郵箱、電話等）的方式，及時交流檔案工作經驗，互相學習，提出改進工作的措施建議，確保全面做好疫情期間檔案管理。

3. 制定實施疫情防控檔案制度

2020年蘇北人民醫院綜合檔案室根據《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》制定并出臺了《蘇北人民醫院重大活動和重要事件檔案管理辦法》，該辦法明確了各部門分工和職責，為做好2021年揚州疫情防控檔案工作提供了制度保障。2021年揚州新冠肺炎疫情發生后，綜合檔案室工作人員根據2020年2月揚州市檔案局、檔案館下發的《關于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》相關要求，在總結以往材料收集歸檔工作的基礎上，進一步完善了《蘇北人民醫院新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔內容及分類參考表》，將防疫檔案具體分為綜合類、醫學防疫技術類、物資保障類、交流類、科學研究類以及其他六大類[3]，同時明確了檔案收集工作方案和人員分工，及時做好本部門形成的疫情防控檔案收集、整理和妥善保管工作，保證了檔案資料的完整性。

4. 多角度收集疫情防控特色檔案

（1）專題檔案

蘇北人民醫院抗擊2020年新冠肺炎疫情工作中，各科室按照《蘇北人民醫院新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔內容及分類參考表》，在規定時間內對本科室形成的資料整理后統一移交綜合檔案室。檔案工作人員按照國家有關規定標準和文件歸檔整理規則，對收集到的相關文件材料進行系統整理，做到組件合理、分類準確、排列有序、編號規范，最終形成疫情防控專題檔案庫，保管期限統一為永久。醫院檔案室工作人員在全面收集2020年疫情防控檔案的基礎上，重點對疫情期間大事記、重要會議紀要、赴武漢醫療隊簡報以及抗疫發文材料等檔案進行了全面梳理，整理并編寫了《2020蘇北人民醫院抗擊新冠肺炎疫情材料匯編》，文稿達10萬多字。面對疫情，檔案工作人員在2020年建立的疫情防控專題檔案庫基礎上，加大各類檔案收集力度，為日后開展疫情防控專題編研工作奠定了扎實基礎。

（2）口述檔案

2020年7月，蘇北人民醫院綜合檔案室與揚州大學社會發展學院合作開展抗疫醫務人員口述史訪談和錄制工作，項目組完成了63名抗疫醫務人員口述史采集，音視頻錄制時長達1230分鐘，整理口述訪談文字15萬多字。綜合檔案室采集到的抗疫醫務人員口述檔案資料包括關于救治新冠肺炎患者的成功經驗，比如揚州市支援武漢重癥醫療隊發揮“一人一方、一方多變”的中醫個體化診療特色方案、使用“托珠單抗”藥物治療經驗、中醫護理人員將中醫護理融入常規護理工作做法以及實行“一對一”專人心理干預情況等。綜合檔案室下一步將繼續開展2021年度抗擊新冠肺炎疫情醫務人員口述史訪談和采集工作，及時收集一線醫務工作者的應急診療方案，并對救治全過程信息進行系統整理，形成數字化檔案信息資源庫，為醫院未來應對類似突發公共衛生事件提供有益借鑒。

（3）病歷檔案

防疫病歷檔案是疫情防控檔案中重要的部分，為了確保防疫病歷檔案質量，從疫情初期，蘇北人民醫院檔案工作人員就以高度負責的態度和嚴謹的工作作風加強防疫病案管理。醫院綜合檔案室與新區分院建立起檔案管理聯動機制，實現檔案同質化管理，及時提醒隔離病房做好新冠肺炎病歷檔案及時歸檔和消毒處理。除注重收集文字、照片等資料外，新區分院檔案工作人員尤其注重收集能反映患者病情發展情況的聲像檔案，比如輕癥患者隔離治療視頻以及重癥患者搶救視頻等。

（4）實物檔案

實物檔案是將具備檔案屬性的實物收集整理轉化而成的檔案，能夠對記憶的全貌進行補充。2020年蘇北人民醫院綜合檔案室加大了對抗疫實物檔案的征集力度，收到了一大批珍貴的抗疫實物，包括重癥領域的“重癥八仙”簽字的防護服，援鄂醫療隊隊員簽字的隊旗，患者手寫的感謝信，醫務人員的飛機票、工作證、紀念證書，醫療隊隊服、日記等。2020年5月12日，醫院成功舉辦了蘇北人民醫院抗疫實物展，受到廣大職工和社會各界的歡迎。在這些珍貴的展品中，“重癥八仙”簽字的防護服引起業界關注。2021年4月江蘇省檔案館與江蘇省廣播電視總臺來院為這件珍貴的防護服專門拍攝了《紅色珍檔》專題視頻。在2021年新冠肺炎疫情中，綜合檔案室繼續面向抗擊新冠疫情一線的醫務工作者廣泛收集實物檔案，目前收到抗疫書畫作品、感謝信、請戰書、入黨申請書、工作筆記、抗疫日記等，充分反映了醫務人員在疫情防控中做出的巨大努力。疫情結束后，綜合檔案室持續充實抗疫實物展品，發揮實物檔案生動的宣傳教育作用，使抗疫正能量得到傳遞與傳承。

5. 深度挖掘利用疫情防控檔案

（1）疫情初期輔助領導防控決策

2021年疫情發生初期，新區分院作為揚州新冠肺炎定點收治醫院，承擔了新冠肺炎確診病例特別是重癥、危重癥病例醫療救治等任務。定點收治醫院的應急救治工作時間緊、任務重、工作壓力大，如何科學高效地救治患者成為關鍵。醫院綜合檔案室工作人員在第一時間將最新疫情防控政策，2020年醫院援鄂醫療隊工作總結、工作簡報以及醫務人員口述檔案等信息呈報給有關領導，為定點醫院前期部署和患者救治提供了有用的檔案資料，為揚州新冠患者救治工作有序、安全開展提供了強有力的決策參考。

（2）疫情中期協助推進疫情防控

面對2021年突如其來的疫情，如何在第一時間快速、高效地為有需求的部門和人員提供有價值的檔案信息成為檔案工作者的首要任務。2021年8月3日，蘇北人民醫院全面接管新區分院后，醫院迅速啟動了6號病房樓改造工程，檔案工作人員迅速提供了6號樓相關基建檔案，全程協助開展改造工作，在兩天內新區分院順利完成改造且通過國家、省、市相關部門的規范化驗收。疫情期間院感防控是不可突破的底線和紅線，為配合做好院感防控工作，檔案工作人員將2020年院感防控培訓資料篩選、提煉并匯編成《2021院感防控培訓手冊》，提供給醫院相關業務管理部門參考。

（3）疫情后期助力醫院長遠發展

蘇北人民醫院綜合檔案室做好疫情防控專題檔案建檔，深度挖掘口述檔案、病歷檔案與實物檔案的內涵與價值，成為檔案工作的亮點與重點。全方位收集、整理、保管疫情防控檔案資料，實現充分開發與有效利用。綜合檔案室將在原有疫情防控檔案編研材料的基礎上，繼續編寫《2021蘇北人民醫院抗擊新冠肺炎疫情大事記》《2021抗擊新冠肺炎疫情防控材料匯編》《抗疫醫務人員口述檔案匯編》。與此同時，醫院積極推進疫情防控檔案信息平臺建設，構建疫情防控檔案專題數據庫，加快數字化加工，實現全文檢索，為醫院今后應對類似突發公共衛生事件提供完整、系統、準確的檔案信息支撐。

6. 構建疫情防控檔案信息平臺

（1）疫情防控檔案信息平臺初步實踐

隨著檔案信息化管理水平不斷升級，加快疫情防控檔案信息化建設成為當務之急。在2021年揚州疫情期間，為了及時掌握全院人力資源情況，加強人員閉環管理，蘇北人民醫院綜合檔案室配合院人力資源部、信息中心，在人力資源綜合檔案系統中開發了全院工作人員在崗情況和行動軌跡查詢等功能，通過信息化手段將各類人員信息匯集于人力資源綜合檔案平臺，高效、準確地實現了人員網格化管理，醫院管理者能實時掌握全院職工在崗情況，并能在緊急狀態下動態調配人力資源。人力資源綜合檔案系統的構建與完善為疫情防控檔案信息平臺建設打下基礎。

（2） 疫情防控檔案信息平臺內容設計

疫情檔案信息化平臺建設可以使檔案管理工作內涵更為豐富，有效提升醫院檔案管理質量，拓展檔案信息內容。蘇北人民醫院已將疫情防控檔案信息平臺建設作為醫院未來檔案信息化建設的重要組成部分，該平臺主要從檔案數據收集與選擇、數據分析與組織、數據開放服務利用三方面考慮。[4]在檔案數據收集與選擇方面，注重數據收集廣度，對醫院各部門抗疫工作中形成的檔案進行精細審核與篩選，完整反映抗疫全貌；在檔案數據分析與組織方面，利用大數據分析軟件從不同角度挖掘檔案增值信息，例如對人員科學調配、門急診預檢分診管理、院感防控培訓等各類檔案進行歸納，并通過分類檢索、關鍵詞檢索、專題檢索等方式進行信息組織，實現檔案信息的二次開發；在檔案數據開放服務利用方面，遵循相關開放標準，及時、全面開放，有利于各業務部門開展防疫，協助各領域專家研究突發公共衛生事件處置機制，輔助醫院疫情防控決策機構制定相關工作政策和措施。

（3）疫情防控檔案信息平臺建設思考與建議

醫院疫情防控檔案信息平臺建設刻不容緩，應積極納入醫院信息管理頂層設計與戰略規劃。未來醫院檔案工作者應在以下幾方面進一步實踐與探索。其一，疫情防控工作需要各機構和部門協同合作，檔案信息跨主體、跨終端傳播成為核心問題，傳播的速度和廣度對疫情防控效果產生關鍵影響，因此實現檔案信息多終端動態同步成為檔案信息化平臺建設的前提，也必將是未來醫院信息管理工作的重中之重。其二，在醫院疫情防控檔案體系建設的基礎上，如何構建檔案大數據庫、優化檢索工具和檢索方法、強化信息開發利用等都有待進一步研究與探索。應在現有案卷目錄的基礎上開發疫情防控專題檔案目錄、口述檔案目錄、實物檔案目錄等。檔案信息開發和利用應從對檔案信息的初步開發轉向深度開發，從現有平臺推進到線上線下同步開發。檔案開放領域應由蘇北人民醫院拓展到其他兄弟醫院，從而更大程度、更廣范圍地發揮疫情防控檔案的作用與價值。

*本文系江蘇省醫院協會醫院管理創新研究課題“數字時代醫院口述檔案信息資源建設研究”（項目編號：JSYGY-3-2021-622）、揚州市軟科學課題“新冠肺炎疫情背景下醫院口述檔案信息資源建設研究”（項目編號：YZ2021213）、蘇北人民醫院院級課題“醫院口述檔案信息資源體系建設研究”（項目編號：YYGL202006）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]韓雙.抗擊新冠肺炎疫情下疫情防控檔案的收集與利用[J].檔案管理，2020（02）：56-58.

[2]于蓓.淺談新冠肺炎疫情防控檔案的收集與管理[J].山東檔案，2020（04）：57-58.

[3]王前，林晨晨，孫玲，鄭亞萍.抗擊疫情，醫院檔案部門應彰顯作為[J].檔案與建設，2020（02）：54-56.

[4]郝偉.關于抗擊新冠肺炎疫情專題檔案整理的思考[J].蘭臺內外，2020（21）：35-36.

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