網絡時代如何完善事業單位檔案管理工作

祝英姿

摘 要：隨著科學技術的飛速發展和網絡技術的不斷進步，各種高端技術走入了人們生活和工作的各個角落，同時也為事業單位建設發展帶來新的機遇和挑戰。在事業單位管理工作中，檔案管理工作至關重要，關系到事業單位的建設發展速度和品質。本文按照事業單位實際發展情況進行研究活動，分析其內部檔案管理工作的詳細內容，研究數字化檔案管理方案的獨特優勢，深入研究在網絡時代不斷完善檔案管理工作的策略，希望能給相關工作者提供一些啟迪和幫助。

關鍵詞：網絡時代;事業單位;檔案管理;發展策略;具體方案

在網絡技術飛速發展和社會信息化趨勢逐漸加強的新時期，事業單位的相關工作人員必須積極研究新時期的發展要求，充分發揮網絡技術的獨特優勢，不斷改革整體的管理形式，調整檔案管理系統，進而有效提升檔案管理工作的效率和品質，為事業單位其他工作的順利開展提供資料支撐。

一、簡述檔案管理工作的具體內容

檔案管理工作，顧名思義是指整理檔案資料、管理檔案室（檔案館）以及進行相關的檔案收集、管理和應用等工作。事業單位必須應用科學合理的方式完成檔案管理任務，在進行檔案管理工作時，工作人員需要接受所有的資料信息，完成整理收集工作，保管重要的信息資料，完成編目檢索工作和一系列服務工作。事業單位進行檔案管理的基本模式為統一領導和分級管理相融合，這種模式能在一定程度上保障留存資料的精準性，避免重要信息被丟失或竊取，保證檔案室的信息資料為事業單位建設工作提供實際幫助。

二、事業單位進行檔案管理工作時出現的漏洞

1.工作人員沒有從根本上重視檔案管理工作

事業單位的工作任務很多，包含的內容豐富，相關負責人非常重視事業單位的日常管理工作，將工作重心轉移到了財務監管工作當中，完全忽視檔案管理對事業單位建設的直接影響。工作人員也未從根本上重視檔案管理工作，導致各部門之間并未通力合作，沒有積極配合檔案室的相關管理要求，協調性較差，最終導致檔案保存、監管和使用工作出現諸多漏洞。

2.整體的資料管理系統不完善

根據目前的發展情況來看，絕大多數事業單位都缺少完整的檔案管理工作體制。有些事業單位甚至沒有建立檔案資料室，也未分配專業的檔案管理人員。負責檔案收集、管理和保存的工作者同時也負責其他工作，導致檔案管理人員沒有充分的精力完成相應的工作，經常會出現人為失誤，不僅加劇檔案資料保存和管理的工作難度，還影響檔案監管工作的速度和品質，無法充分發揮重要信息資料的作用。因此，事業單位的相關工作者一定要重視檔案信息資料的整理和保存工作，利用新時代網絡發展的便利條件，不斷調整資料室的管理系統，聘用更專業的工作人員進行相關的管理工作，提升檔案管理工作的自動化水平，不斷提高檔案資料管理的效率和品質。

3.信息化程度偏低

雖然現在互聯網技術發展得越來越快，高新技術被應用到日常生活和工作當中，但是一些單位并沒有摒棄傳統的工作方法，仍然選擇使用紙質檔案，每天收集、整理、保存大量的紙質資料，不但會消耗大量的人力和時間，而且還會花費很多不必要的資金。隨著事業單位工作年限的增加，紙質檔案資料越來越多，管理員的工作量越來越大，工作時間長且效率低。信息化時代，數字化檔案管理模式已脫穎而出，事業單位必須要轉變發展觀念，積極應用數字化管理模式，摒棄傳統的紙質檔案管理法，建設更符合時代發展要求的工作模式。

4.檔案資料查詢效率偏低

隨著科學技術的飛速發展和網絡技術的不斷提高，人民生活水平逐漸提升，大家對生活品質的要求也越來越高。事業單位也緊隨時代發展步伐，積極應用高新網絡技術。事業單位在進行檔案管理工作時，利用高新設備和網絡技術完成檔案管理中的各個環節，不斷完善檔案編目、管理和審核工作，但并未改變檔案查詢工作形式。某些事業單位工作人員整理重要的信息資料時，并未更換檢索和查詢技術，導致檔案資料查詢效率偏低。為提升查詢和檢索速度，工作人員需要不斷完善編目工作，提升編目水平，一旦編目技術和查詢技術不相符，將無法充分發揮編目技術的價值和作用，影響實際的查詢效果，甚至有可能阻礙正常工作的順利完成。

三、利用網絡時代的便利條件完成事業單位檔案管理工作的實際意義

1.提高檔案工作管理的實際效率和品質

在互聯網技術飛速發展的網絡新時代，使用網絡技術收集、整理、分析研究和保存單位內部的重要信息資料，能大幅度增強檔案工作管理水平，增強管理的強度和效果，確保各部門間能夠協調發展，有利于事業單位工作的順利進行。新時期，各大高新技術層出不窮，推動了各行各業的發展和進步，事業單位積極應用數字化檔案管理監管方案，可以真正解決資料丟失、損壞等問題。積極應用高新技術，事業單位在進行檔案管理工作時應用數字化的軟件或系統，不但能大幅度提高檔案整理速度，提高歸檔和查詢效率，還能有效節省檔案的儲存空間，打造檔案信息化管理模式，利用網絡技術打造在線傳輸系統，完成事業單位重要信息資料的共享要求，提升檔案管理的效率和品質。

2.優化檔案管理工作體制

在網絡技術飛速發展的新時期，事業單位利用網絡技術和信息化網絡平臺，不斷完善檔案室內部的信息資料，了解工作人員的實際工作情況和最終的工作成果，對工作人員進行正確評價，不斷調整人員分配，優化檔案資源管理工作，加強各部門之間的聯系，在大家的共同努力下，不斷提升檔案管理水平。

3.完善事業單位辦公模式

生活在信息化時代，想要趕上時代發展潮流，提高工作效率和水平，就必須要積極應用現代化信息技術。事業單位在進行檔案管理工作時應用高新技術，使用新型的高端工作設施，打造新穎的資料管理形式，增加檔案管理室的實際作用，能在一定程度上推動事業單位建設的飛速發展。

四、網絡時代增強事業單位檔案監管工作成效的策略

新穎的數字化檔案監管形式脫穎而出，在事業單位檔案管理工作中應用該管理模式能大幅度提升其自動化辦公水平，提高工作效率。事業單位管理重要信息資料時利用互聯網技術不斷優化整合相關的信息資料，應用數字化管理模式能不斷優化單位內部的人員分配效果，提升單位軟件設施和硬件設備的更換速度，將紙質檔案轉化成數字化檔案，將重要的信息資料以數字化形式保存到計算機中。工作人員可以突破時間和空間限制，隨時隨地調取工作所需要的信息資料，節省時間，減少檔案調取的工作成本，提高實際工作的速度和品質。事業單位可以利用數字化檔案處理技術，打造信息資料的共享平臺，將所有重要資料保存起來，減少因保存不當造成的資料丟失問題，為事業單位的后續工作提供充足且完備的信息資料。總而言之，網絡時代提升事業單位檔案管理工作效率的策略非常多，必須更新檔案管理模式，打造信息化平臺，才能不斷提升事業單位的檔案管理工作水平。

1.高度重視檔案管理工作，重視細節性問題

事業單位工作人員一定要積極轉變工作態度和思想觀念，高度重視單位的檔案管理工作，深入了解新型檔案管理形式的優勢，積極參加單位組織的各種專業性培訓，學習和了解更多先進的知識和高新技術，掌握更多專業的技術手段，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，組建一個具有高素質、高能力的管理團隊。同時，事業單位要調整數字化檔案管理的相關制度規范，根據單位建設的實際情況和檔案管理工作現狀，應用科學合理的管理形式，用高端的信息管理技術和軟硬件設備，在保證事業單位正常生產工作的基礎上，增強實際工作效果。除此之外，應用自動化管理模式的過程當中，檔案管理者一定要重視細節問題，嚴格把控每個檔案管理環節，重視檔案資料的整理、收集、錄入、歸檔、編目、檢索等各個環節。檔案管理人員必須要根據標準要求進行操作，防止出現檔案丟失、信息資料泄露等嚴重問題。以醫療器械檢驗所為例，醫療器械所一定要高度重視相關資料的驗收和保管工作，保存所有機械設施的相關證件和復印件，保證大型醫療器械資料數據的完整性，提升器械所檔案管理工作的規范性。需要特別注意的是，一定要維護網絡系統安全性，防止犯罪分子偷盜、移除或更改重要的信息資料，保證單位工作的順利進行。

2.提高檔案的信息化管理效果，提高資料庫的安全性

隨著科學技術的飛速發展，有的人將網絡區域當成了法外之地，在網絡世界中進行各種違法行為。因此，事業單位一定要提高自動檔案管理工作的安全性，積極應用區塊鏈的去中心化技術，加大對檔案信息資料的保護力度。相關工作人員可以設置專屬的登錄賬號和特別的登錄密碼，完善每一位工作人員的具體信息，及時驗證登錄者的身份，監督檔案資料查詢者的實際操作情況。而且，檔案工作者在整理重要的信息數據時，必須明確檔案管理工作要求和檔案使用的具體限制標準，保障相關信息資料的安全，提高事業單位檔案管理效果。同時，檔案工作人員可以在檔案管理系統中安裝防火墻技術，利用加密手段保護重要信息資料，防止檔案系統遭遇黑客或病毒攻擊。工作人員必須保存好檔案備份，提高重要檔案資料的使用效率，盡可能減少數據資料遺失的概率，加強對檔案信息數據的保護力度，有效提升事業單位檔案管理效果。

3.應用數字化檔案管理模式，減輕管理難度

事業單位檔案管理工作內容非常多，工作難度大。工作人員在數字化檔案中查詢所需信息時，一旦操作不當就有可能銷毀或者更改原有的資料信息。因此，相關工作人員一定要認真完成工作任務，在紙質資料轉化成電子資料的過程中，必須提前歸納總結原始的信息資料，將各種不同的信息資料分門別類，做好檔案編碼工作，為資料轉化工作奠定良好基礎，保證負責錄入的工作人員能夠將所有資料對號入座，提升資料的精準性和完整性。以醫療器械所的工作為例，醫療器械所在進行數字化檔案管理時，為了減輕管理工作難度，一定要完成建檔說明工作，指派專業人員保管檔案說明書，不斷更新說明書上的說明資料。一旦出現管理人員的變動問題，相關負責人一定要重視交接工作，認真監督資料管理人員，確保其完成所有的交接手續，防止出現檔案室資料的遺失或損毀問題。在建設檔案管理工作體系時，應用自動化檔案管理方法提升工作人員對檔案資料管理工作的重視程度，提高工作人員的管理能力，能夠在一定程度上減輕后續的檔案管理難度，提高實際的檔案管理水平。

此外，事業單位一定要根據本行業的發展特征和時代發展要求，打造完備的自動化檔案管理模式，不斷完善檔案資料的監管方案，確保自動化檔案管理模式充分發揮其價值和作用，提升檔案管理工作的實際速度和效果。同時，一定要在數字化檔案管理體制中建立數據庫搜索引擎，保證檔案管理中的每一個環節都能順利完成，加強各環節之間的聯系，提升每一個工作環節的速度和品質，進而大幅度提升整體工作效率，推動事業單位工作的開展和進步。

4.提升自動化檔案建設速度，打造高水平的工作團隊

在創新檔案管理形式過程當中，一定要積極應用自動化檔案管理模式，重視紙質檔案轉化成電子版檔案的過程。相關工作人員在進行檔案轉化過程中，一定要根據紙質版檔案的記錄規則完成相應的記錄工作，防止出現重要信息遺漏問題。事業單位想要提升發展速度和工作效率，就必須要緊跟新時期的發展步伐，充分利用互聯網技術和網絡信息平臺，整合重要的信息資料，落實信息化和數字化檔案管理體制。在進行檔案管理工作時，一定要明確每一位工作人員的具體職責，分配好每一位工作人員的任務。同時，事業單位在選擇檔案管理工作者時，一定要遵守考核制度，保證上崗人員的綜合素質符合檔案管理要求，打造一支符合檔案管理標準的高素質工作團隊，不斷提高事業單位檔案管理的自動化水平，加強檔案管理的秩序要求，減少不必要的管理環節，不斷提升網絡時代事業單位管理工作的實際效果。

此外，一定要大力進行改革活動，應用新穎的檔案管理方案，積極應用大數據技術，不斷提高對檔案信息資料的分析、研究和數據處理能力。具體來講，可以利用大數據技術進行檔案影像管理工作，增加檔案資料的備份，提升檔案資料的精確性和安全性。工作人員在整理資料的過程當中，可以利用網絡技術高效完成分類工作，打造具有綜合性質的檔案信息資料庫。工作人員一定要加大對網絡信息服務體系的研究和研發力度，大幅度提高對影像資料、圖像資料的管理能力，及時更新和完善各種新產品的數據信息，妥善保管工作所需要的各種證明類文件，為事業單位工作的正常運行提供保障。

5.高度重視檔案編目工作，提升檔案檢索速度和品質

在事業單位檔案管理工作當中，檔案編目工作至關重要，完善的搜索機制能夠有效提高檔案檢索工作的效果。因此，工作人員一定要充分應用先進的網絡技術更新編目檢索機制，調整事業單位內部的搜索方法，保證工作人員能夠隨時隨地進行檢索工作。與此同時，一定要增強檔案管理各部門之間的聯系，確保所有工作都能夠順利進行，提高檔案管理的實際效率。

五、結束語

總而言之，在網絡時代應用數字化檔案管理模式代替紙質檔案管理模式，能夠加快事業單位檔案管理工作的更新速度，引進更多先進技術和高端設備，提高實際工作效率。目前，有些事業單位在整理和保存重要信息資料時，仍然存在很多問題，工作人員并未高度重視檔案管理工作，未能充分發揮新型管理方案的優勢。因此，相關工作人員一定要積極探索有效的管理策略，充分利用高新技術和網絡平臺，完善檔案資料管理系統，確保核心檔案資料信息不被丟失或竊取，提高工作人員檔案資料管理能力，推動事業單位工作的開展和進步。

參考文獻：

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[2]張琬悅.網絡時代事業單位檔案管理的完善分析[J].科技風，2018

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（作者單位：曹縣醫養結合服務中心）