文書檔案管理現狀與管理創新路徑分析

田麗萍

摘 要：文書檔案對于單位日常運營與管理工作具有不可忽視的作用，隨著時代發展與市場變化，相關管理工作也開始面臨全新轉變。為盡可能提高管理質量，需要從創新角度出發，探索應當采取的管理方案，確保文書檔案能夠得到科學管理。通過分析文書檔案管理本身所具有的相關內容與特征，可以明確當前管理過程中存在的主要問題，為創新管理方案提供重要參考，具有關鍵研究價值。本文主要針對文書檔案管理現狀與創新方式進行深入研究，以供參考。

關鍵詞：文書檔案;管理分析;創新策略

文書檔案管理能夠直接反映單位實際運行狀態，同時也可以為后續追溯提供重要參考，具有重要應用價值。在管理工作中，由于環境條件的變化與單位運營狀態的轉變，執行流程經常會出現一些問題，不利于單位展開文書檔案的管理與應用工作。通過對當前文書檔案管理現狀進行分析，能夠明確存在的問題與其根源因素，可以為后續管理創新工作提供重要參考。因此，需要重視相關內容的探究，并從多個角度入手，落實管理創新方案，確保文書檔案管理能夠達到理想效果。

一、文書檔案管理簡析

文書檔案屬于管理工作的重要組成部分，針對相關內容或文件進行管理，能夠直接決定其應用價值，同時也可以為單位展開運營、改革等其他活動，提供重要參考依據。與其他管理活動相對比，文書檔案管理具有多種顯著特征。例如，其需要針對原始資料內容進行科學整理與存儲，這些信息共同構成了文書檔案框架，屬于保障檔案完整性的重要環節之一。同時，文書檔案還需要展開大規模文案處理工作，包括對信息進行綜合收集、登記相關重要內容、完成文件轉運處理等。可以認為，文書檔案管理屬于原始信息被整理為文件的實際流程，因此文書檔案管理工作對于人員與文案操作要求較為嚴格。除此之外，文書檔案管理還具有多元化、形式化特征，其需要覆蓋單位運營的所有流程，同時載體也存在多種基礎類型，包括紙質文件、電子文檔、光碟等。這些特征使文書檔案管理難度大幅提升，同時也需要解決當前管理活動中存在的問題，以確保其能夠得到科學管理，降低出現不良情況的概率，為單位后續應用夯實基礎條件。

二、文書檔案管理現狀探究

1.工作基礎條件不完善

目前，在大部分單位開展文書檔案管理工作的過程中，普遍由于基礎條件或體系較差，導致執行效果不理想或管控出現錯漏等問題產生。在社會環境與單位運營需求影響下，文書檔案管理經常采用封閉式方案進行處理，將避免丟失內容作為核心原則。雖然此類原則可以有效降低文書檔案損毀概率，但其沒有注重整理需求，同時也忽視了價值挖掘任務，導致實際管理效果不符合單位運營標準，最終影響文書檔案的應用質量。同時，管理團隊人員對于相關工作的重視程度較低，沒有從資金與人力投入兩個方面進行綜合考慮，導致實際管理階段經常會出現負面問題，不利于管控質量提升。因此，需要明確工作基礎條件較差對于文書檔案管理工作的影響，同時也應當采取有效措施進行處理，確保單位能夠正常開展管理工作。

2.文書與檔案管控脫節

在實際管理工作中，文書與檔案管理活動存在脫節也屬于較為凸顯的問題之一。當前大部分單位所采用的管理方式普遍為分塊處理類型，即文書與檔案需要由不同團隊或人員負責。在這種情況下，工作銜接可能會受到團隊或人員之間的交流影響，產生處理脫節問題，進而在后續管控流程中產生漏洞，不利于文書檔案的實際應用。同時，一部分團隊對于管理工作的認識不足，導致文書與檔案處理綜合性較差，存在大量不規范操作，包括規格不符、裝訂不到位、數字化管理混亂、編號隨意設置等。這些問題都會對后續銜接處理造成不可忽視的負面影響，因此會導致整體管控質量大幅下降。為盡可能提高文書檔案管理效果，需要重視工作銜接處理，并采取對應措施，使管理活動能夠在良好的溝通條件下進行，為后續單位展開文書檔案應用工作提供重要支持。

3.管理人員重視程度不足

在文書檔案管理工作展開階段，單位管理層態度與執行策略會對管控效果產生直接影響。一部分領導人員認為文書檔案應用價值較低，分配人手或資源會導致單位效益受到負面影響，因此對相關活動采取輕視態度。在這種因素影響下，文書檔案管理工作資金投入不斷降低，同時人員招聘標準也隨之下降，繼而對管理活動質量造成了不可磨滅的影響。此外，一部分文書檔案管理活動需要建立在完善的設備條件基礎上。在管理人員不重視的情況下，相關應用設備無法得到完整配備，導致實際工作無從展開，進而影響了文書檔案的管控效果。

4.工作團隊專業素養不佳且存在借調現象

文書檔案管理工作需要依靠人員開展，在這一過程中，時代更替帶來的信息化革新趨勢與應用技術轉變對人員素質提出了嚴峻挑戰。由于環境限制或單位運營活動影響，大部分工作人員沒有接受過專業的技術培訓，導致文書檔案管控始終依靠過往經驗開展，無法針對變化進行靈活調整。同時，一部分單位由于人手不足，選擇借調方式補充文書檔案管理崗位。這些借調人員沒有經過專業培訓，同時對于管理工作的了解程度較少，屬于無證上崗。在這種情況下，相關管理工作可能會出現頻繁出錯等問題，最終對文書檔案應用價值造成潛在損害。因此，單位需要明確文書檔案管理工作對人員的需求，并從相關角度入手，確保人員問題能夠得到有效解決，為后續展開管理流程提供理想條件。

5.應用技術較為落后

在文書檔案管理工作中，應用技術對于實際活動的重要性不言而喻。由于大部分單位對于文書檔案解決方案的重視程度處于相對不足狀態，因此應用技術革新速度較慢，無法滿足新時代工作需求。信息化技術能夠有效解決文書檔案管理流程內存在的主要問題，同時也能夠節約人力資源投入，使信息應用價值得到充分發揮。但是，單位對于這些優勢的認識尚不到位，導致技術更替活動無法正常展開，對文書檔案管理質量造成了一定程度的負面影響，有待采取措施進行解決。

6.協調與溝通不到位

在文書檔案管理工作開展階段，人員溝通具有較為關鍵的影響作用。相關團隊需要通過溝通等方式，對信息進行全面收集與整理，并確保其真實性符合后續應用需求。然而，當前大部分管理人員忽視了溝通活動的重要性，同時也沒有展開合理協調工作，導致文書檔案的真實性受到不良影響。同時，溝通不到位還有可能導致信息錄入失敗或出錯，進而削弱文書檔案應用價值，不利于進一步展開管理流程。因此，需要重視管控活動的協調與溝通措施，并注重采用對應方案進行處理，確保文書檔案能夠得到科學管理，降低出現不良問題的可能性。

三、文書檔案管理創新路徑研究

1.注重管理活動基礎條件建設

為實現文書檔案管理創新目標，單位應當從基礎條件入手，采取科學、有效的應用措施，使管理工作能夠在完善環境下展開，降低不良問題出現的可能性，為后續管理提供重要支持。管理團隊應當嚴格遵循相關規定，結合單位實際運營方向與內部狀態，對文書檔案信息進行綜合管控，保障其真實性符合應用需求。同時，還應當重視管理體系建設，從根源層面出發，探索實際工作中可能遇到的漏洞問題，并將解決方案整合于規范內容中。通過此類方式，使文書檔案的管控效果能夠達到理想標準，為單位進一步展開相關工作夯實基礎條件。

2.協調文書與檔案管理活動

在實際管理工作中，文書與檔案管控屬于相互關聯的活動類型。傳統分割處理方式容易導致兩者脫節問題出現，不利于提高管理質量，同時也容易導致人手分散，引發不良現象。因此，單位在開展文書檔案管理工作時，應當將兩者視為整體，保證相關活動能夠共同進行。通過此類方式，使脫節問題能夠從根源層面得到控制，避免出現嚴重的差異現象。在實踐工作中，相關團隊需要強化信息收集與整理意識，建立文書檔案一致化認知體系，并從專業知識學習方面入手，確保管理效果能夠顯著提升。同時，文書與檔案的管理制度條例也應當進行適當融合，并保留關鍵差異點，防止趨同化策略出現錯漏問題。在管理階段，工作團隊需要嚴格執行核對與歸檔措施，確保文書檔案能夠得到科學整理，防止丟失情況出現。在完善兩者合并管理體系后，決策層還需要結合單位實際運營狀態，對文書與檔案的應用方向進行規劃，使兩者價值能夠得到充分挖掘，實現理想處理目標。通過采取這些措施，能夠最大限度降低管理脫節問題出現可能性，同時也可以強化文書與檔案的管理效果，對于單位運營而言具有重要執行價值。

3.加強管理層對文書檔案工作的重視

管理層需要從文書檔案管控角度出發，分析相關活動需要準備的基礎條件。通過提升投入與管理力度等措施，能夠使文書檔案相關工作在理想環境下開展，有效避免由于重視程度不足導致的負面問題。在這一過程中，單位領導人員需要重視文書檔案管理隊伍的建設工作，加強人員篩選科學性，使活動團隊能夠具備基礎素養，盡可能避免出現借調問題。此外，為盡可能強化文書檔案管理質量，還需要提高基礎投入，使相關工作能夠在資金充足的情況下開展，有效解決成本引發的負面問題，為后續展開管理活動提供重要支持。

4.合理開展數字化建設與革新活動

數字化屬于文書檔案管理工作的重要發展方向之一，通過落實相關改革理念，可以使管理工作所需資源得到有效縮減，同時也能夠節約人力投入，使工作團隊可以將更多精力集中在其他活動方面。數字化建設也可以有效規避人為錯誤問題，對于保障文書檔案安全性具有不可忽視的作用。因此，單位應當重點關注數字化建設需求，并采取多種有效措施，使相關流程能夠與數字化理念相整合，實現理想創新目標。例如，可以建設數字化文書檔案管控平臺，通過強化其開放性特征，能夠使文書檔案的價值得到充分應用，同時也可以有效縮減人員處理成本，提高工作效率。在建設階段，需要保證數字化理念能夠集中在單位基層，重視一線人員的需求。若平臺數字化僅為管理層提供服務，則其基礎優勢便會受到嚴重限制，不利于單位文書檔案管理質量提升，同時也容易引發各式各樣的負面問題。因此，在數字化建設階段，相關團隊需要充分考慮單位內部情況，并結合未來管控需求，貫徹落實相關理念標準，使整體建設效果能夠達到最佳級別。

5.明確溝通協調意義

溝通與協調活動對于文書檔案管理工作具有重要影響，若忽視相關需求，便容易導致實際工作效果出現問題，同時也容易導致文書檔案應用價值受損。因此，在實踐改革活動中，需要從溝通協作角度出發，分析當前管理體系存在的障礙問題。通過采取針對性方案，使溝通協作障礙得到有效清除，能夠為后續管理活動提供重要支持，有利于強化共享特質，使文書檔案得到充分應用。除此之外，相關團隊還需要成立全新溝通機制或體系，使文書檔案管理能夠在實時條件下進行協調，有效解決傳統體系內存在的負面問題，實現理想管控目標。

6.科學利用新技術改革存儲環節

文書檔案存儲在傳統體系下屬于費時費力的工作類型之一，紙質載體或光盤載體應用較為困難，且容易出現污損問題，不利于長久保存或及時應用。在信息化時代，軟件與硬件都產生了較為顯著的變革。過往應用難度較高、成本較大的硬盤或可移動磁盤已經得到了充分改善，能夠適應當前單位文書檔案管控需求。

因此，未來應當貫徹落實創新存儲措施，應用可移動磁盤或硬盤存儲相關文件，使文書檔案應用難度得到顯著縮減，并提高其存儲安全性。在這一過程中，需要注意對病毒或木馬的防范，避免在復制文書檔案數據時出現問題，導致不必要的損失。通過貫徹落實存儲創新策略，可以使單位進一步提高文書檔案管理質量，有利于相關工作展開。

7.綜合搜索引擎與數據庫技術

在文書檔案展開信息整理與分類工作時，傳統方式可能會消耗大量人力、物力，同時也有可能引發出錯問題。為解決相關缺陷，應當充分利用創新措施，包括搜索引擎、數據庫等，使資料處理流程能夠得到簡化，從根源為后續進一步應用創造條件。在這一過程中，搜索引擎與數據庫的結合屬于創新發展趨勢之一。通過采用此類綜合方案，管理人員僅需輸入相關關鍵字，即可瞬間獲得文書檔案內容。同時，還可以借由拓展搜索方式，獲得關鍵資料信息的其他內容，能夠有效挖掘文書檔案應用價值，有利于相關工作展開。因此，需要重視綜合技術創新的應用趨勢，確保其能夠在單位文書檔案改革工作中得到重視，實現理想改革效果。

8.加強人才儲備建設

在文書檔案改革工作展開階段，為實現創新處理目標，應當重視人才隊伍建設工作。文書檔案管理需要依靠人員執行，即使技術得到充分革新，其實際操作仍然需要通過人工操作。因此，人員素養與專業技能掌握程度會對文書檔案管理產生不可忽視的影響。為創新相關管理工作，單位需要對招聘環節進行改進與調整，注重信息化人才特征價值，同時從社會層面廣納檔案管理人才，建立良好的隊伍儲備。通過此類方式，使文書檔案改革工作能夠順利展開，為進一步應對時代發展夯實基礎條件。

四、結論

綜上所述，在文書檔案管理工作中，單位需要重視當前存在的主要問題，并采取對應改善措施，使存在的負面因素得到有效排除，進一步提高管理質量與效率，為應對未來挑戰提供理想條件。

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（作者單位：吉林省白城市洮北區市容環境管理服務中心）