現代企業行政管理新體系的有效構建

姬效超

（商丘職業技術學院，河南 商丘 476000）

0 引言

近年來，我國對外開放的腳步逐漸加快，企業規模不斷擴大，企業數量快速增長，并且越來越多的外企進入中國市場，促使市場競爭愈發激烈。改革開放以來，我國社會經濟取得極大的發展，人民的生活水平得到極大的提高，企業的發展模式得到極大的更新。我國企業在學習外國生產技術的同時，也在不斷借鑒國外的管理經驗。隨著我國企業立足國內走向全球，面對不同文化、不同政策、不同市場的差異，必須建立符合自身發展需求的管理體系，以管理促發展，以管理促升級。在企業管理中，企業行政管理工作是要點，行政管理工作發揮紐帶作用。由于社會環境發生了較快變化，所以企業行政管理需要適應這種變化，使企業行政管理體系能夠適應企業的發展需求。

1 新時代下企業行政管理現狀

1.1 管理理念普遍落后

我國企業數量雖多，但企業的規模普遍較小，大型國有企業的數量較少，因此容納就業的主要是中小型民營企業。大企業發展空間大、規模體量大，因此其管理模式較為穩定，往往采取的是黨建思維融合國外的先進管理模式，形成一整套成熟的管理方案。中小型民營企業市場競爭壓力大、發展空間小、規模體量小，這類企業往往存在管理理念落后的問題，通常會選擇壓縮人力成本的方式降低企業的成本，以此增加企業的經濟利益。這種方式下，企業往往不具備長遠發展的基礎，人員更新較快、福利制度不完善、工作強度較大，而人員的頻繁流動又影響企業的穩定發展。中小型民營企業管理理念的落后主要體現在兩個方面，首先是不重視行政管理體系，這類企業的行政管理體系存在兩種現象，一種現象是所有的組織結構均圍繞行政管理體系，另一種現象是所有的組織結構均脫離行政管理體系，完全忽視了行政管理體系的紐帶作用；其次是不重視人員工作的積極性的激發，在人才管理方面只強調人員技能的發揮，沒有充分調動人員的積極性和主觀能動性，造成企業發展受限問題。

1.2 管理思維落后

通常，管理理念與管理思維是密切相關的，管理理念落后，管理思維也很難與時代發展相適應。中小企業管理理念、管理思維落后具體體現在3個方面：一是將企業行政管理等同于企業管理，這種思維方式下，企業的行政管理能力得不到有效提升，同時企業管理的能力也難以提升。事實上，企業行政管理是企業管理的一部分，企業行政管理作為企業管理的基礎，起到基礎性作用，如果將企業行政管理等同于企業管理，就會出現企業管理水平落后的問題。二是將企業行政管理等同于行政管理，很多企業管理人員簡單地將企業行政管理理解為行政管理，這種管理思維是十分普遍的，尤其是一些家族式的民營企業中，企業的實際負責人實施的便是行政管理，以政府管理模式為參考，融合家族管理模式，開展企業行政管理。這種模式下，企業的各項制度、所有的決策均取決于企業的實際負責人，企業實際負責人獲取的信息便是企業發展的信息資源，企業實際負責人做的決策便是企業實際發展的方向，基于這種管理思維，企業往往不具備科學決策的能力，這類企業的可持續發展能力幾乎是不存在的[1]。三是將企業行政管理等同于會議管理，一些企業的規模不大，但是各類會議卻很多，這種現象的產生與企業行政管理的思維有著很大關系，當企業負責人把企業行政管理與會議管理掛鉤后，企業行政管理的主要形式便是會議管理，通過頻繁的會議來實現對企業日常經營活動的管理，這種方式具有一定的效率，但很多情況下，頻繁的會議反而影響了企業正常的經營活動，對企業發展產生了消極的影響。

1.3 企業管理手段落后

企業管理手段是體現企業管理水平的關鍵內容，管理手段在一定程度上反映了企業的管理理念和管理思維。當前，企業管理手段落后體現在3個方面：一是管理手段的直接性問題。企業規模越大，企業的結構越復雜，管理手段也同樣復雜；反之，企業的規模越小，企業的結構越簡單，管理手段相對較為單一，管理手段必須根據企業的規模進行構建，才能實現對企業的有效管理。如果管理手段過于直接，忽略了企業的規模，則容易造成管理上的混亂，例如100人以上的企業開展管理時，企業的實際負責人要通過組織結構關系實現戰略的遞延，而100人以下的企業進行管理時，企業的實際負責人則可以通過直接管理的方式實現戰略的推進。當100人以上的企業實行直接管理時，很容易打亂組織結構權責關系，使組織關系結構難以運作，造成企業管理上的混亂，企業行政管理手段同樣如此。二是管理手段的主次性問題。企業行政管理中，有主次結構的劃分，管理人員要分得清哪些是主要結構，哪些是次要結構，避免出現過于關注次要結構而忽視主要結構的問題，很多企業負責人在日常行政管理中，會過于關注衛生管理的問題，這使得行政管理工作普遍偏重衛生管理[2]。事實上，企業行政管理中，預算管理作為衡量企業行政管理效率的關鍵指標，只有抓好預算管理，才能抓住管理的核心，將行政管理的內容聯系起來，如果過于強調次要結構方面的管理，主次結構關系就會產生混亂，進而影響整個管理結構的穩定性。三是企業行政管理的形式化問題。企業行政管理并非是虛無的、空洞的，很多企業負責人認為，企業的重要任務是生產，主要目標是利潤，主要管理是財務，將行政管理設定為一種簡單的組織形式，這種情況下很容易產生形式化問題。形式化問題一旦產生，企業的管理結構會被打亂，缺乏紐帶關系，造成企業各部門各自為政，企業的管理效率將大幅下降，最終影響企業的生產水平和利益水平。

2 現代企業行政管理問題的解決措施

2.1 優化管理理念，明確工作職責

構建先進的組織體系，重點在于明確工作職責。在企業管理體系中，有不同的管理崗位和工作分工，只有明確崗位職責和分工細則，才能有效提升企業的行政管理效率。明確工作職責，要做到每個崗位有職責，每個職責有明細，要從公司運作的角度，正確梳理崗位職責，前期要明確崗位與職責之間的關聯，不能盲目增加某個崗位的職責，也不能無故減少某個崗位的職責。崗位職責的內容要與人員的福利待遇掛鉤，高薪崗位的崗位職責要多于低薪崗位，重要性也要大于低薪崗位，合理的崗位職責是體現企業管理水平的重要形式，因此明確崗位職責時，要經過細致的研究并形成有效文件，并且文件一旦下發，如果有更改，則需要企業行政委員會進行商討決定。

2.2 強化管理思維，確定協調機制

在日常的行政管理中，企業的各個職能部門會產生較多的糾紛，因此制定協調機制十分必要。協調機制是發揮行政管理作用的關鍵。制定協調機制時，要充分認識到協調機制在行政管理中的價值，為協調機制的確認、下發和實施打下良好的基礎[3]。協調機制的重點在協調部門的權限，通常來說，協調部門主要是行政委員會的負責人，在企業中需要協調的內容多樣，行政委員會的負責人很難全部協調，因此需要在職能部門增加協調職責。職能部門的實際負責人要做好自己部門的協調工作，而部門與部門之間產生的糾紛，則需要行政委員會的負責人進行協調。這種協調機制可以有效提升協調工作的實際效果。

2.3 優化管理手段，做好人員培訓

每個企業都有獨特的品牌文化、組織結構和企業戰略。市場經濟下，企業人員的流動性較大，當新的人員加入企業后，要做好人員的培訓，人員的培訓直接關系到人員融入企業的時間和質量，也關系到新進人員參與工作的積極性，因此做好人員培訓是十分重要的[4]。人員的培訓離不開良好的培訓機制，培訓機制在企業行政管理中屬于獨立的機制，很多企業將培訓工作交給人力資源部組織，沒有設置相應的培訓崗位，這使得企業的培訓工作長期處于落后狀態。提升企業的人員培訓質量，必然要配備相應的培訓資源，其中培訓負責人、培訓計劃、培訓環境必不可少。企業要招聘本行業有豐富經驗的培訓負責人，由培訓負責人完全負責培訓工作，保證人員培訓工作的效果。

3 現代企業行政管理新體系的有效構建路徑

3.1 加快預算編制體系的建設

行政費用管理是行政管理的核心內容，行政費用管理質量直接體現了行政管理的能力，做好行政費用管理的第一步便是預算編制。在預算編制階段，要加強預算內容的梳理，建立完整的模板，供預算編制使用，預算編制工作要做好兩個要點的控制。首先是預算內容的控制，預算內容都基于超預算情況進行設定，這使得預算編制脫離了預算控制的目標，預算內容過多或過少的情況十分普遍，預算內容過多增加了預算執行的難度，預算內容過少又會影響企業的正常運作。合理的預算編制要有合理的預算內容，預算內容則要根據企業實際運營、戰略發展、過往經驗進行修正，既要滿足企業實際運營的需求，也要適應企業的戰略發展需求[5]。其次是預算編制金額的控制，預算的金額過大或者過小的問題在企業行政費用管理中十分常見，預算金額的失衡與缺乏市場調研有著直接的關系。要做好預算金額的控制，必須展開市場調研，對市場價格進行摸底，結合線下和線上的價格資源進行計算，了解價格的變化趨勢和政策因素，確定合理的價格區間。同時，要加強預算金額的審核，行政費用的預算金額要經過行政委員會負責人的審核。

3.2 加強費用支出的監管

完成行政費用預算后編制后，企業要將費用預算進行公示。在企業經營活動中，行政費用的支出要嚴格按照預算編制執行，在不超過預算的情況下，做好費用支出的控制。預算執行要使用專業的信息化系統，在采購行政所需的物品時，信息化系統會自動將預算金額與實際采購金額進行對比，如果超出預算金額，采購的物品將不被通過，應用信息化系統進行預算執行，能夠有效提升預算執行的效率，省去了大量的人力成本。在預算執行階段，要結合績效指標系統進行預算的控制，為各部門制定行政費用績效指標，超出行政費用預算，所在部門的負責人要彌補超出部分，而低于行政費用預算，差額部分可以以獎金的形式發給所在部門費用平衡的情況下，所在部門負責人要按照一定比例將績效獎金納入次年的預算總額。有效的預算執行模式可以起到提升企業員工工作積極性的作用。

3.3 提高費用分析的效率

費用分析工作是企業行政管理工作的重要內容，企業在進行戰略決策的過程中，費用分析發揮了重要的作用。費用分析階段，要按照每月、每季度、每半年、每年的時間段做好費用分析計劃，每個周期的費用分析都要突出3個要點：一是費用的支出情況，費用支出的情況要反饋在費用分析會上，供行政委員會參考；二是費用支出的控制情況，費用支出的控制情況是費用分析的核心內容，反映的是企業財務管理狀況，在費用分析會上，財務人員最終表達的實際內容便是費用的控制情況；三是費用的執行計劃，費用的執行計劃是未來一段周期內相關部門的采購計劃。

4 結束語

企業行政管理是企業長遠發展的基礎和前提。企業管理存在問題，企業的發展就會產生很大的問題，這是市場經濟的主要規律。企業管理具有復雜性、系統性和動態性，企業管理機制的建設是長久的、持續的、變化的。提升企業管理水平，要立足于市場環境，加快更新腳步，調整管理思維，不斷適應企業的發展需求，這是企業管理的基本方向，也是企業行政管理新體系建設的基本思路。