物業服務企業全面預算管理的困境及對策研究

吳月俄

一、物業服務企業全面預算管理背景

每一個企業要想在社會上長期生存發展下去，都離不開對成本的把控，物業服務企業更是不例外。物業服務公司由于不需要投入大量的資產，而且只需依靠簡單重復的服務就可以獲得社會的認可進入到該行業，由于進入壁壘很低，很多人都紛紛進入到這個行業來，服務水平的同質化，造成了該行業競爭壓力激烈。要想在這個行業中成長壯大，物業服務企業就必須依賴自己的內部管理制度，建立完善的預算管理機構來做好全面預算的管理，開支節流，把控成本，用低成本高質量的服務水平去取勝，以提高企業自身的品牌名氣，才能在當今社會上立于不敗之地。

因此做好物業服務企業全面預算管理的研究，利用好全面預算管理工具，才能保證企業在激烈的競爭環境中獲得收益，實現自身的戰略目標。

二、物業服務企業加強全面預算管理的重要性

（一）有利于優化物業服務企業的內部流程結構

物業服務企業服務的同質化決定了企業要想在該行業中獲得競爭優勢，最關鍵的一點就是要做好成本的管理，而做好成本的把控首先就要從企業的內部流程出發。了解企業的內部流程，制定科學合理的內部流程結構，從上到下層層分解，大至最高領導層，小至下層員工，合理布局相關的人員組織架構，制定一系列適合本企業的業務流程走向。公司上上下下的一切將嚴格按照優化后的內部流程結構去執行。物業服務公司應當設置相關的部門，綜合部：負責人力資源、行政、后勤管理；財務部：會計核算、成本管理、財務預算、物資盤點、資金監控管理；運營客服部：檔案的建立和保管、協助有關部門的提高服務質量和工作效率、接受處理業主（租戶）的投訴和服務、保持與業主（租戶）的聯系；工程部：設備維護維修保養；保安部：保安消防人員崗前崗后的培訓、組織消防演練、日常安保消防維護；采購部：物資采購。實行逐級負責制、逐級監督制，員工向主管負責、主管向經理負責、經理向公司負責的制度，獎懲相結合，獎勤罰懶，提高員工的責任心和執行能力，提高公司整體的服務質量水平。

（二）有利于健全物業服務企業的全程監控和管理

物業服務企業有了優化的內部流程結構后，附之而來的就是具體流程的操作執行以及相關的事前、事中、事后監督，每一項業務的執行，如果只想著靠員工的積極性去操作執行是行不通的，公司還需要具備一定的監控和管理能力，管理人員要做到對公司的每一細小環節都掌握在自己的手上，做到心中有數，這樣自己管理自己才不會慌亂，在進行現場監督時可以敏銳地洞察到服務中出現的問題和安全隱患，明確自身在監督管理中存在的問題和有待改進的地方，及時地采取有效措施進行糾正，必要時要及時向最高層領導反饋問題。樹立預防為主的理念，物業服務企業一切要以預防為主，防患于未然，應根據自己的實際情況制定相關的實施對策、管理方法、全程監控等防護措施，同時要使相關的防護措施得以落實和執行。

（三）有利于提升物業服務企業的核心競爭能力

一個優秀的企業首先體現在組織、指揮、決策、管理等方面競爭優勢的組合，形成了企業的核心競爭能力。而物業服務企業的核心競爭能力就是做好全面預算管理，制定科學合理的成本方案，做好成本的核算工作。物業服務企業不同于有形產品銷售行業，收入一般相當穩定，只有靠降低實實在在的成本才能增加企業的毛利。在降低成本的同時，企業也要注重自己的品牌提升，品牌形象的建立不是意味著去做廣告宣傳，而是首先進行品牌定位，把自己的核心產品做強做大，其次再進行塑造品牌文化，品牌文化是企業對客戶、對員工、對社會的職責和使命，確定企業長遠發展的目標和共同價值觀，才能贏得客戶、員工、社會的認可，提高客戶的忠誠度，推動企業向前發展。只有提供個性化的增值服務、熱情的服務態度來面對客戶及潛在客戶，才能贏得客戶的青睞，提高企業的知名度。人才是創新發展的第一資源能力，留住優秀的員工，提高員工的榮譽感和歸屬感。對外樹立良好的社會形象，積極參加社會和政府舉辦的公益活動，帶動社區文化建設，為業主及使用人營造一個和諧的生活環境。

三、目前物業服務企業全面預算管理面臨的困境

（一）物業管理公司各服務部門成本費用劃分不開

例如，大潤物業服務企業的管理最先是從2017年9月起一期100多間商業商鋪的陸續入駐，業務部門及工作都較單一。到了2019年初一期成千戶住宅小區業主的收樓入住以及二期上百間商鋪商家的進駐，甚至到了2020年省實學校的招生工作開始及后期二期、三期回遷房、相關商鋪的陸續發展起來，物業服務公司整體管理開始繁忙活躍起來。但是財務與行政部門的編制人員卻沒有相對應的增加，采購的初始工作沒有細分，導致商業商鋪、住宅小區、學校這三個服務部門的成本費用嚴重劃分不開，成本費用混淆在了一起。業務的繁雜本身已經讓精疲力盡的財務人員分不開身來，但還要面對著對相應部門收入成本費用的細分，上級領導不斷地要求按服務部門收入成本進行細分，以讀取相關部門的利潤率。整個商鋪、住宅、學校的個數加起來差不多有三千多戶，而財務人員包括領導從最一開始到現在都只有5人，單是每個月的收費單都可以讓財務部堆積如山，上級還要求把賬做細做精，各種各樣的報表數據層出不窮，真的是讓財務人員感覺到有心沒力。物業服務公司最大的成本支出就是勞動力，為了協調做好各服務部門的相關工作，內部服務部門之間的人員也在不斷地調動著，這個也是導致成本難以區分的最大一部分；公司采購員剛開始時不清楚采購成本要按部門劃分，而前期的采購多數都是與資產資源配置的大投入，也就導致了前期的服務部門成本費用難以區分；有時購買的物品屬于公用的，這部分費用分攤不準確也是導致成本費用難以區分的一方面。

（二）全面預算管理與現實脫節

物業服務企業各部門每月都會按規定的時間提交預算表至財務部進行匯總預算管理，然后由財務部預算小組統一把本月的總體預算上報集團。由于物業服務企業各項經營業務都比較穩定，因此各部門一般都是按照增量預算法來編制預算數據。增量預算法雖然減輕了編制預算人員的工作量，但是卻不能夠調動各部門降低成本費用的積極性，甚至有個別部門在時間不充足不允許的情況下直接照搬上個月實際發生的成本費用數據上交。物業服務企業在外人看來是業務相對是穩定的，但是事實上物業服務企業服務業務眾多，公區的養護維修管理，包括房屋總體結構、樓梯間、走廊通道；公區設施設備的運行保養維修管理，包括公用照明、消防設備設施、道路、化糞池、停車場等；公共區域內環境衛生的管理，樓道、走廊、門廳的清潔衛生除塵、垃圾的收集及清運工作；公共區域的綠化養護管理，包括花草樹木、擺設樣品的滅鼠、灑藥管理工作；管理好區域內的交通、車輛停放秩序、消防安全，確保業主及使用人的人身與財產安全工作。如此繁雜細小，成本預算管理要做到精細化就需要深入服務其中進行全面分解，不然就會導致全面預算管理與現實相脫節。

（三）全面預算管理思想有待提高

物業服務企業的發展時間較短，成立至今還不到4年，一切都在萌芽摸索發展中。物業服務企業現階段常常有些沒有經過事先的預算管理就實際發生的采購支出，事后相關人員就憑相關的單據來進行報銷，但此已成為了事實，財務部再對相關的單據進行審核意義何在，合理性何在，最終只有妥協按實際發生的成本費用進行銷賬，財務部在此所執行的都是事后的監督，全面預算管理意義何在呢？而物業服務公司卻誤認為做好預算的管理工作是財務部的責任，因此把全面預算管理的工作重任寄托在財務部的身上，殊不知事實卻恰恰相反。全面預算就是一個總體預算，從企業的運營、投資、人力資源薪酬、資金收入支出預算組成了一個全面的預算整體，做好全面預算的管理要從企業的各部門配合計劃開始做起，一切從企業的實際出發，結合歷史和未來的目標出發，往科學的發展方向出發，不要讓預算成為某個人或者某個部門的任務。做好預算，從基層開始，以財務部門為牽頭帶動作用，在預算收支的基礎上上下延伸，各部門積極配合定期匯總執行預算的結果，從而形成一套完整的全面預算體系以實現企業的合面發展目標。

四、針對上述困境的對策措施

（一）對服務部門費用的精細化劃分

關于物業服務企業面臨的費用難以劃分的情況下，當下最重要的是要從源頭抓起，從細節做起，物業服務企業應該按組織架構及時補充財務相關人員。財務人員把前期劃分不清服務部門的成本費用按責任歸屬重新進行合理分攤，對所發生的成本費用從根源開始追索，落實到相關部門，發現問題及時糾正整改。建立嚴謹的內部業務采購操作流程和制度，各月各部門根據自己的物資需求計劃進行申購，編制采購申購單，由相關部門責任人審核后送交財務部審核，待董事長審批后安排相關采購人員集中統一進行采購。辦公用品統一由行政部門進行采購計劃申請，審核后按相關流程進行采購。行政部門做好各部門領用辦公用品的登記工作，倉庫負責各部門物資的驗收入庫及出庫的登記工作，財務月末根據相關出入庫單據等原始數據進行成本費用的歸集，從而保證成本信息的真實、完整性。財務成本核算人員按照規定設置成本核算項目，做到結構合理、項目齊全，收集、整理成本核算原始數據，按規定的方法、程序和時間的要求準確計算、分配和控制成本費用，從而做到細化物業服務部門的費用。

（二）全面預算管理的精確化

鑒于當前的物業服務企業全面預算管理都是按增量預算法進行，各部門還沒有意識到全面預算的重要性，部門負責人對自己的預算管理不重視，造成預算管理工作的泛泛而談，造成預算與現實相脫節。預算制度是企業成功的關鍵，科學合理的預算制度有助于企業戰略目標的順利實現?，F實工作中預算的方法多種多樣，只有找到適合自己的方法才是正確，才能實現預算的目的。增量預算法雖然簡單易于操作，但是不能很好的控制一些不必要發生的費用，而不必要的費用勢必會增大企業的成本支出，從而降低企業在當前社會環境中的競爭優勢，影響企業的長遠發展。因此，物業服務企業可以嘗試采用零基預算法，各部門在編制預算時，所有的預算支出以零為基礎，不用考慮以往情況如何發生，一切從實際和需要出發，分析各項預算費用開支是否必要合理，在降低成本費用的同時，服務水平也需要保持不變甚至爭取更高的服務質量水平，從而確定預算費用。零基預算法能使企業快速地適應環境的變化，特別是面對當前劇烈的經濟環境競爭之下，企業能對環境作出迅速反應，才能使企業取得競爭優勢，實現企業目標的長遠發展。零基法的編制耗時耗力巨大，需要全員參與，物業服務企業事先要做好參與預算管理工作人員的培訓工作，使全面預算管理工作得到全員重視，勵行節約，做到全面預算管理員精確化，物業服務質量水平精益求精，更上一層樓，推動物業服務企業走向行業的前列。

（三）全員參與全面預算管理，全面科學信息化管理

大數據科學信息化時代的到來，推動著社會各行各業的迅速發展。物業服務企業如果可以運用各種先進的信息化大數據進行科學預算管理，將會使企業在當今的社會上獲得關鍵的競爭優勢。利用好信息化時代數據管理可以為企業提供更科學、準確化的全面預算體制，對于節約成本、提高效率都能起到事半功倍的效力，由于物業服務企業管理工作涉及面廣、日常管理工作量較大，因此通過采用網絡化的信息傳輸機制來進行成本控制、內部溝通及管理，對于物業服務企業來說意義更是重大。物業服務人員可以從傳統的預算管理方式中解脫出來，繁雜的數據采用信息化處理，從而節約人工成本、提高管理效率。物業服務全面科學信息化可實現對房源及商鋪的管理，通過配置樓層平面圖顯示各房間和商鋪的單元基本信息，達到滿足物業服務管理的日常需要；完善收費管理系統，確保物業服務費、代收代付水電費、代收租金等相關費用賬單的自動生成；建立客戶服務統一管理體系，結合客戶新增、變更、續簽、退租、有償服務、設備維修、服務回訪等全面服務程序，并可自定義客戶的專性服務功能，從而提高對客戶的服務質量水平；建立車位的管理功能系統，統一管理車庫、車位、車輛和停車費的電子化收費，全面全程監控車位的運行；全面加強科學智能化的預警報警機制，對異常的客戶信息進行預報，對消防設備的異常能及時進行報警，并自動生成應急系統方案，規避風險的發生頻率。通過引入科學的信息化技術，提高全員參與全面預算管理的熱情，將會帶來物業服務企業管理效率的提升，做好全面預算管理，降低企業的成本費用，決定在企業在市場的格局，也是物業服務企業在優勝劣汰的市場生存規律中得到勝利的關鍵點。

五、結語

總言而之，物業服務企業要想在當前的現代化社會中持續發展下去，就必須要有自己的優勢，物競擇天，適者生存。鑒于大潤物業服務公司還處于發展的初級階段，全面預算管理還處于摸索探討之中，未來的路還很長遠，當下最重要的是從公司的實際出發，借助科學的信息化技術進行全面預算管理，促使物業服務公司能夠迅速適應當前環境的變化，在眾多競爭者中脫穎而出，從而實現自己的長遠戰略目標。