高職院校教學秘書職業化建設研究

[ 作者簡介 ]

馮曉娟，女，河南登封人，嵩山少林武術職業學院，講師，碩士，研究方向：職業教育、教學管理。

[ 基金項目 ]

本文系河南省民辦教育協會課題，民辦高校教學秘書職業化研究（編號：HNMXL20210013）的階段性研究成果。

[ 摘要 ]

教學秘書是高校教學管理中最基層的管理者與執行者，而教學管理是高校教育教學工作的核心內容。隨著高職院校工作重心的轉移，高職院校教學秘書的職業化建設已成為穩定教學管理隊伍、維持教育教學秩序、保持基本教學運行、處理日常教學管理事務、實現人才培養目標的根本保證。

[ 關鍵詞 ]

高職院校;教學秘書;職業化建設

十八大以來，隨著我國高等職業教育事業的蓬勃發展，在習近平新時代中國特色社會主義思想的指導下，高職院校的工作重心開始從擴大招收學生數量向提高人才培養質量方面轉變。而提高人才培養質量的關鍵在于提高教學質量，教學秘書是專門從事教育教學管理工作的人員，教學秘書的工作貫穿于教學管理全過程，是保障教學工作正常運行的基礎。高職院校對于教學秘書的要求也在不斷提高，教學秘書的職業化建設不僅關系到教學秘書個人能力的提高，也關系著教學管理隊伍的持續化發展，關系著教學管理隊伍的穩定，關系著日常教學管理事務的正常運行。

1 高職院校教學秘書的工作職責

依據《教育大辭典》所述，教學秘書是指在高校二級學院設立的協助院系領導進行一線教學管理工作的人員，通常還兼任院系辦公室主任職務（類似于行政秘書）。主要職責包括：組織擬定和修訂各專業教學計劃、教學大綱，日常的教學管理工作和行政事務處理等;一般由具備一定教學經驗的青年教師擔任。行政上由所在院系領導，并接受教務處的業務領導，服務于師生。

在教務處和院系領導的帶領和指導下，落實教學計劃中所規定的各項教學任務，配合人才培養方案的制定與修訂，落實好專業課和公共課的開課計劃與教學任務，進行教師教學工作量的統計、核算。

在教務處和院系領導的領導下，開展教學評估，督促檢查本院系各門課程各個教學環節實施情況，開展好期中教學檢查工作;協助院系領導擬訂本院系的教學工作規劃、教學改革規劃和課程建設規劃。

協助院系領導做好日常的教學管理工作，處理日常調課事宜，參與考務及成績管理的工作，做好教學材料的歸類入檔工作和教材的選用與征訂工作，組織教師開展教學研究和業務能力培訓工作，做好畢業生畢業資格審查工作和本院系教師日常科研工作的統計整理、匯編申報工作，做好院系領導交辦的公務接待，差旅報銷等行政事務。

做好學院各種教學管理文件、通知等的接收、送閱、承辦、歸檔、統計、上報等工作。

在黨辦和院系黨總支的領帶下，在本院系開展黨史學習教育等主題活動，并做好新聞稿件的撰寫和推送工作。

在人事處和院系領導的領帶下，根據教師流動情況做好教師引進計劃及教師的日常考勤、請銷假管理。

在后勤處和院系領導的領帶下，做好本院系所有資產的申請、領取、發放、登記和管理等工作。

在學院疫情防控辦公室和院系領導的領帶下，做好常態化疫情防控工作，完成教師隊伍的日常健康管理、病因追蹤和康復后返崗管理。

2 高職院校教學秘書所面臨的職業化建設問題

教學秘書是二級學院里專門從事教育教學管理工作的人員，雖然人數較少，但卻是一個特殊而重要的群體;身在教學管理工作一線，面臨的卻是學校教務等業務主管部門、院系領導、教師、學生四個方面的交叉環境。一名職業化程度高的教學秘書可以使所在院系的教學工作開展得極為順暢，各項教學工作任務完成得相當順利。所以高職院校教學秘書的職業化程度，將直接影響院系教學管理工作的績效。可在現實中，高職院校教學秘書的職業化建設依然存在諸多問題。

2.1 在職業環境方面

高職院校教學秘書多以女性為主，且趨向年輕化，主要來自應屆畢業生和引進人才家屬;部分學校認為教學秘書崗位專業性不強，可隨時轉崗，對教學秘書不夠重視，導致教學秘書崗位價值認可度不高;教學秘書工作量大，內容繁重而瑣碎;教學秘書的工作沒有明確、規范的制度，且沒有形成系統的流程，多憑經驗;整體來看，高職院校教學秘書在崗位招聘、崗位級別、深造學習、薪資待遇等方面都與專任教師存在較大差距，且工作時間長、業務范圍廣、勞動強度高、工作壓力大、工資收入低、晉升機會小。

2.2 在職業功能方面

高職院校為了節約經費支出，在人員設置上不夠合理，教學秘書存在身兼多職的情況，工作職責不明，角色上存在沖突，不僅要從事教學秘書的日常工作，同時還要做行政秘書、辦公室主任等工作，甚至還有兼職代課;且要處理與學校領導、同事、學生及相關單位工作人員之間的關系，導致教學秘書的職場人際關系較為復雜。教學秘書的工作性質屬于輔助性、從屬性、服務性，其工作的社會效益多具有隱蔽性，工作成果模糊，付出較大的努力而收效甚微，工作價值也不能得到直接體現，工作效能感較低。

2.3 在職業素養方面

高職院校教學秘書的職業環境不佳和職業功能的多樣性，致使其學習能力和主動學習意識不強。教學秘書的工作千頭萬緒，如果不具備較強的自我管理、自我約束能力和較強的事業心、責任感，沒有很強的服務意識，一旦因為工作中的摩擦或受情緒影響，很難做到以大局為重，更難做到愛崗、敬業、忠誠、奉獻。高職院校招聘的教書秘書在學歷層次上雖為碩士及以上學歷，但對專業要求不夠，只有少部分學校要求教學秘書所學專業與任職院系專業相匹配，或者要求是管理學、計算機專業，導致教學秘書缺乏管理學專業知識，計算機水平較低，很不利于日常工作的高效有序開展。

2.4 在職業規劃方面

高職院校教學秘書在做職業規劃時，沒有對自己的興趣、愛好、能力、特長、經歷及不足等各方面進行綜合分析與權衡，不能正確理解教學秘書的工作，夸大了自己的主觀因素，制定了過高的目標，甚至有些教學秘書在職業規劃中表現出迷惘和不知所措。高職院校教學秘書崗位沒有明確的職業發展階梯，鼓勵教學秘書進行繼續學習和培訓的機會也不多，教學秘書在長期從事教務工作，服務各級領導、專任教師和學生的過程中，不僅會感到身心俱疲，專業知識也荒廢嚴重，更沒有時間和精力從事課題研究，導致教學秘書重管理，輕學術，自身缺乏科研成果，容易錯失職級評定、提拔晉升等機會。

3 高職院校教學秘書的職業化要求

教學秘書在教學管理系統和行政事務處理過程中起著上傳下達、下情上報的重要作用，是院系領導的參謀和助手，是協調部門關系的橋梁，也是聯系院系領導和師生的紐帶，是高校教學管理工作中的重要管理者、參與者、傳達者、匯總者、服務者和反饋者，是教學管理隊伍中的重要組成部分，是高校教學管理環節中不可缺少的重要角色。必須從個人和學校兩個層面共同滿足高職院校教學秘書的職業化要求。

3.1 在個人層面（自我認識、理論水平、業務能力、管理技巧、工作態度）

隨著高校教學管理日趨科學化、規范化和系統化，教學秘書自身的素質也需要不斷提升。

一名高職院校的教學秘書，在自我認識方面：要結合自己興趣愛好及特長，適當降低對自身的期望;要科學合理地進行職業規劃，不能僅僅把職業當做一種謀生手段;要穩定好自己的情緒，保持身心健康，積極樂觀向上。

在理論水平方面：高職院校教學秘書不僅要掌握所在院系所設學科的專業知識，還要掌握系統的教育學、心理學、管理學等相關教育管理的理論，并掌握教育管理的一般規律，從而能更好地適應教務管理的特殊性和復雜性。

在業務能力方面：高職院校教學秘書要熟知教學管理的各個環節，掌握教務管理平臺的操作，合理安排課程及考務工作;還要熟練使用現代化辦公設備，掌握辦公軟件和數據處理軟件，應用計算輔助管理，提高工作的效率和質量，來滿足現代化和信息化的管理需要。并能對周期性事務能有預見性，能有效及時地處理突發性教學事件。如果具備較強的主動學習意識、信息處理能力、公文寫作水平，教學秘書工作做起來將得心應手。

在管理技巧方面：高職院校教學秘書不僅應具備較強的綜合管理能力、溝通協調技巧，也要學會站在院系的全局角度來思考和處理問題，擺正自己的位置和立場，熟悉學校相關的教學管理和規定，嚴格按章辦事。雖為管理人員，但要保持一種謙虛的狀態，不斷提高自己的服務意識和能力，把人際關系處理好，實施科學化管理，將有助于院系各項管理工作的順利開展。

在工作態度方面：高職院校教學秘書要樹立正確的職業觀，把職業當作事業來追求，培養自己強烈的事業心和高度的責任感;并具備細心、耐心、和善的心態，以飽滿的工作熱情、旺盛的精力、樂觀的工作態度，認真對待教學秘書的各項工作。并不斷加強學習、自我提高，增強組織紀律，提升保密意識，尊敬和欣賞每一位老師和學生。

3.2 在學校層面（崗位設置、職責劃分、配套制度、福利待遇）

教學秘書是高職院校提升教學管理水平的重要組成部分，高職院校應重視教學秘書的工作，尊重教學秘書群體。如何促進教學秘書職業化的提升已成為高職院校教學管理工作的重要任務。

高職院校在崗位設置方面：普遍存在用人機制過分精簡的現象，教學秘書還兼行政秘書或辦公室主任的工作，其所面臨的是“管理者”與“被管理者” “監督者”與“被監督者”“協調者”和“失調者”的角色沖突，嚴重影響院系的教學管理工作。即使不按照教學秘書與學生不高于1∶200的比例進行配備，也應該避免一人多崗;如果條件允許，可以在專業數量、教師隊伍、學生人數多的院系多配備一名教學秘書，或設置單獨的行政秘書崗位。

在職責劃分方面：高職院校教學秘書的工作已呈現多樣化狀態，就像院系里面的勤雜工。應完善院系內正副主任、辦公室主任、教學秘書、教研室主任、專業學術帶頭人等管理人員的職責分工，細化崗位職責內容，這樣不僅有助于大家各司其職，各負其責，提高工作效率;還可以把教學秘書從繁雜的行政事務中解放出來，以便其全身心地投入教學事務的工作中，從而提高教學秘書的工作效率。

在配套制度方面：高職院校應對教學秘書職業制定出合理的晉升制度，健全職業培養體系，避免教學秘書邊工作、邊摸索、邊學習的現象，從政策上對教學秘書的職業發展給出明確的指引;通過組織培訓班、研討會、交流會、參觀學習等形式完善培訓制度，加強崗前培訓，開展日常培訓，拓展專題職業培訓，使教學秘書學習新的理念、新的思維，開闊視野，從而提高業務水平;健全考核激勵機制，應把日常考核和年度考核有機結合，制定獎罰分明的激勵機制，建立有效的競爭平臺，務必打破“干多干少一個樣兒，干好干壞一個樣兒”的局面;實施教務管理崗位輪換制，通過統籌考量，尊重本人意愿，進行崗位輪換，在教務系統內進行輪崗鍛煉，對優秀的教學秘書進行重點培養，優先提拔，使教務管理崗位更有活力，從而提升整體工作水平。

在福利待遇方面：高職院校可以根據各自的實際情況，從物質、經濟、職稱評審等方面給予教學秘書實惠。為教學秘書提供優質的辦公硬件條件，如配置較好的電腦、先進的打印復印機、內外線電話等，在教學秘書工作繁忙時，幫助其提高工作效率;也可設立“教學秘書崗位津貼”，不在于錢的多少，這是對教學秘書崗位的認可，更是體現高校對于基層教學管理的尊重和重視;在職稱評審方面單列計劃或放寬條件，鼓勵教學秘書通過職稱晉級提高收入，從而促進其創新能力的發展，激發其工作熱情。

4 結語

隨著我國高等職業教育事業的快速發展，高職院校對教學秘書的要求愈來愈高，教學秘書的工作任重而道遠。高職院校教學秘書的職業化建設程度，直接影響著二級學院各項工作和學校教務工作的整體效率。在高職院校，要想成為一名合格、優秀的教學秘書，不僅個人要從自我認識、理論水平、業務能力、管理技巧、工作態度等方面來提高自己的職業化程度，學校也要從崗位設置、職責劃分、配套制度、福利待遇等方面來促進教學秘書的職業化建設。

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