財經類高校實驗室項目建設管理信息化探討

陳東麗，夏惟怡

(1.廣西財經學院 實驗教學中心項目部，廣西 南寧 530022；2.廣西財經學院防城港學院，廣西 防城港 538000)

一、前言

實驗室作為高校培養學生實操技能與綜合素質的重要平臺，是衡量高校辦學質量、科研水平的重要指標之一。2018年教育部頒布的《關于加快建設高水平本科教育全面提高人才培養能力的意見》明確提出打造適應學生自主學習、自主管理、自主服務需求的智慧課堂、智慧實驗室、智慧校園。同時還大力推動互聯網、大數據、人工智能、虛擬現實等現代技術在教學和管理中的應用。國內各大高校積極響應號召，對過去設備老舊、功能單一的實驗室進行更新換代。

近年來，財經類高校積極探索將基礎實驗室、專業特色實驗室與智慧實驗室相互融合建設，希望達到一室多用的目的，以節約建設成本和場地。財經類高校由于其專業的特殊性和對學科教學的需求與綜合性大學有所不同，主要側重于財經知識、行為習慣、財務技能、創新創造能力的培養，因此對實驗室的建設要求與綜合性大學相異，其實驗室主要分為普通實驗室和專業特色實驗室兩類。普通實驗室主要針對財經專業的通識型課程，例如計算機基礎、辦公自動化等，這類課程所用的實驗設備以電腦、交換機、網絡鋪設為主，學生的實驗主要是通過電腦和軟件。專業特色實驗室則注重將教室環境與真實市場環境接軌，盡力營造一個高仿真的財經環境，設備以高性能電腦為主，配以不同的虛擬仿真教學軟件、實訓平臺、沙盤，全方位打造高品質財經專業實驗課程。國家目前提倡的共享智慧實驗室則強調對實驗室內部資源實現智能化管理以及對實驗課程資源的開放共享。

盡管財經類高校的實驗室建設主要設備采購以電腦、軟件、實訓平臺、模擬沙盤等為主，沒有復雜危險的器械，但是單憑過去建設普通實驗室的經驗和落后的人工監管手段，已經無法滿足當前國家對實驗室智慧化、虛擬仿真化、大數據化、信息化的要求。因此要建設智慧型、高水平、高層次的實驗教學平臺，首先要加強實驗室項目建設的信息化，努力提高實驗室項目建設精細化管理水平，著力解決實驗室項目建設中存在的無標準化、無規范化、無透明化、無集約化、無信息化、無智能化等問題，不斷探索以科學的項目管理理論為指導、實驗室項目建設信息化管理為抓手，推動實驗教學改革不斷深化，促進現代信息技術與實驗、實訓、教育教學的深度融合，為建設高等教育強國、加快實現教育現代化提供有力支撐。

二、實驗室項目建設管理現狀與存在問題

(一)實驗室項目建設管理現狀

根據調查，目前國內各財經高校在實驗室的管理模式主要分為集中、分散、集中分散并存等三種類型管理模式。

集中型管理模式。高校設立實驗室管理中心，負責統一籌劃全校的實驗室建設，二級學院需要建設專業實驗室時必須向實驗室管理中心提交申請。實驗室管理中心收集各二級學院的建設需求后，結合高校資源，對建設需求進行合并與調整，與全校的統籌建設規劃相沖突的將被駁回。這種直線化管理是進行項目建設信息化管理最容易推行的一種方式，自上而下統一管理有利于全校資源的統籌協調，最大限度地節約校內教室、設備、人力、資金等資源。

分散型管理模式。由高校內各二級學院自行建設和管理自己學院的實驗室，有利于各學院根據專業課程打造符合其需求的內部環境，采購相應的設備及軟件。但從高校管理的角度上來說，這種管理模式會造成重復建設和資源的浪費。因此，這種各自為政的多頭建設方式對項目的信息化推進會造成一定的影響，同時也沒有牽頭部門對全校的項目建設信息化管理去進行統一規劃、監督與檢查。

集中分散并存型管理模式。在高校內部設立學校實驗室管理中心，主要負責普通專業實驗室統籌建設和管理，各二級學院專業實驗室由其自行建設，這種管理模式既可以在一定程度上統籌規劃全校的實驗室資源，又給各二級學院自主建設的權利。這種矩陣式管理，對于項目建設信息化推廣先從學校層面開始，再推廣到二級學院，逐步提高全校實驗室項目建設的信息化水平和能力。

(二)實驗室項目建設缺乏信息化所帶來的問題

1.項目整體規劃上，極易造成項目的重復建設。目前，財經類高校實驗室建設項目尚未采用信息化管理手段，主要采用傳統的紙質和ExceL文檔進行管理。由管理部門向各二級學院進行征集，各二級學院通過紙質和電子郵件的方式向管理部門申報建設需求，或者二級學院自行審核申報建設。在審核建設需求時，由于缺乏信息化管理系統，往往通過相關負責人的記憶或查詢匯總的紙質和ExceL文檔來確認是否存在重復建設的情況，人工篩選出哪些項目是需要建設的。這樣難免會因負責人人為失誤或崗位變動而造成遺漏，這種方式既無智能可言，亦不能對整個學校乃至二級學院實驗室進行整體規劃，很難達到整體效果。

2.在項目的執行上，易造成過程數據丟失，難以形成規范化管理。實驗室項目建設沒有智能化的管理系統，無法實時對項目執行過程數據進行記錄、分類、匯總、整理、存檔、分析。從前期項目征集、評審、招標，到中期項目執行過程以及后期驗收全靠項目負責人手工記錄后用Word、ExceL等文檔工具匯總留檔，存在環節多、耗時長、易丟失、難保存等問題，難形成項目建設的規范化和流程化管理。

3.在項目的管控上，不利于同時對多個項目完成進度和風險因素進行防控。一是無法對項目進行精細化管理。實驗室建設項目執行的過程由項目負責人使用Word、ExceL等文檔工具進行記錄，每周定期召開部門例會集中匯報建設進度和存在問題。若管理人員想了解項目的執行進度，只能向項目負責人詢問，而無法直接查詢項目進程，不利于對項目執行過程的精細化管理。二是無法實時掌握多個項目建設進度。當出現多個建設項目時，同樣只能利用Word、ExceL等文檔工具記錄每個項目當前的進度，無法對每個項目的執行進展進行對比分析，難以從整體上把握多個實驗室建設項目進程。對進度落后項目的影響環節依靠項目負責人口頭總結，無法智能化地利用數據分析得出，這樣的方式既不能準確預估項目完成時間，又容易出現拖延工期或成本增加等情況，極大地影響年度預算執行率，也對實驗教學產生影響。三是無法實時監控項目中存在的風險因素。每個實驗室建設項目內容不同，采購的設備也各異，如專業型實驗室、智慧型實驗室的設備種類多且技術含量較高。如果建設內容涵蓋對實驗室內部的裝修，還需要對裝修材料和工藝進行管控。因此，若實驗室建設項目種類多樣，建設內容復雜，采購大量設備，在建設的過程中將出現多個不同的風控點，例如電線、網線的鋪設，防水、防漏電裝置的安裝，眾多設備的調試、接入全校網絡，極端天氣和節假日等。沒有信息化的管理手段，項目負責人容易出現疏忽，管理人員也無法實時監控風控因素。

4.在項目的評估上，無法準確地對項目執行進行績效評價。實驗室建設項目各階段信息均由項目負責人手工記錄，用Word、ExceL等文檔工具匯總留檔，學校財務部門難以對項目執行過程和結果與制定的績效目標進行直觀對比，需由各項目負責人填寫績效評估表，提交財務部門后，方可進行績效評價。作為項目管理部門同樣需要對項目的執行情況進行績效評價，了解項目的建設質量，總結存在問題，整理出新的風控因素，在后期出現同類項目的時候，可以提前避開，提高實驗室建設質量和效率。

5.在項目合作方管理上，不利于等級制管理供應商。在實驗室項目建設過程中，通過政府集中采購、詢價采購、競爭性談判和單一來源采購等方式選擇供應商，最常見的是政府集中采購。因此，項目在建設時會遇到各類供應商，其技術和服務水平良莠不齊，建設的進度和質量也不盡相同。對供應商的項目建設情況均通過日常的手工記錄，采用Word、ExceL等文檔工具匯總，不利于多維度考核供應商的整體技術、服務水平和誠信記錄，不能對供應商等級化管理。

三、實驗室項目建設管理信息化實施方案

財經類高校實驗室項目建設是一項綜合性工程，涉及多種設備、家具、裝修、網絡等建設任務，因此我們應盡可能將項目管理中科學的方法運用到項目建設的各個階段，不斷地在實際建設工作中總結、歸納經驗，將實驗室建設作為一個項目去管理，并充分利用智能化、信息化的手段，實現項目的精細化管理和高效完成績效目標。

在實驗室項目建設信息化系統中，融入項目管理中的里程碑事件和反饋控制環方法，使管理人員和項目負責人可以對項目建設過程中成本、進度以及過程進行嚴格控制，并為實現項目的目標提供保障。

依據項目的生命周期，繪制項目執行全過程，挖掘出影響項目建設進程的要素，并將這些影響要素貫穿到項目建設信息化路徑及信息化系統中，實現對項目執行過程的全方位把控。

項目建設的信息化路徑以資源引入、過程處理和成果輸出三個階段來打造，信息系統框架則依照項目具體的執行過程劃分項目啟動、執行與變更、完結三大塊功能區，涵蓋項目建設全過程，嵌入項目建設的影響要素控制點，實現精確化、細致化、網格化管理。

(一)充分利用項目管理中的里程碑事件與反饋控制環

里程碑事件：通過建立項目開展過程的里程碑節點，檢驗項目各個節點的完成情況，從而控制項目工作的進展和保證實現總目標。

基礎反饋控制環：針對一個正在執行的項目，我們應該知道實際操作與計劃的差異在哪里，一旦差異產生就應該調查原因，及時提出解決方案。

將里程碑事件加入基礎反饋控制環中(如圖1)，有利于管理者和項目負責人周期性、針對性、高效率地發現項目是否如期進行，及時解決項目中存在的問題，修正偏差，達到控制項目圓滿完成的目標。

圖1 基礎反饋控制環

(二)掌握實驗室項目建設管理信息化流程及要素

實驗室項目建設管理是財經類高校中一個特殊的項目類型。依據項目生命周期的管理過程和實施步驟，挖掘出項目建設的12個影響要素(如圖2)，始終貫穿在項目的整個生命周期里，影響整個項目的建設過程和效益。任何人對于項目的期望都是在越短的時間內，花越少的錢做越多的事情，還不影響質量和產出，為此，項目負責人需要平衡各個要素之間的關系。

做好項目成本和預算測算，采購供應商在項目范圍內，按工作內容切分項目配備人力，收集和保存項目過程文檔，提前防控風險因素，做好變更操作，與項目中的厲害關系人做好溝通，確保項目進度和質量能夠按目標完成。

圖2 實驗室項目管理信息化流程及要素

(三)構建實驗室項目建設管理信息化的有效路徑

在掌握了實驗室項目建設管理信息化流程及要素后，分資源引入、過程處理、成果輸出三個階段來構建實驗室建設項目管理信息化建設有效路徑(如圖3)。

在資源引入期，進行可行性分析，并規劃總體系

圖3 實驗室建設項目管理信息化建設路徑

統框架，依據實際情況撰寫系統開發需求。進入過程處理環節后，系統地規劃各部分功能和流程走向，依據信息采集維度收集學校實驗室數據，利用一個開源的把業務邏輯之外的其他代碼模塊都封裝提供好、可以更專注于獨特業務邏輯代碼的工具框架(ABP)，快速搭建系統。成果形成后推廣使用并注意收集項目負責人及二級學院、財務等相關部門的反饋意見，不斷改進和完善。

項目建設管理信息化將實現對學校有限資源進行整合、組織、計劃、人員調配和控制，確保項目質量并在規定期限內實現優質績效目標。

(四)實驗室項目建設管理信息化系統框架

實驗室建設項目離不開與厲害關系人的溝通協調，包括校內二級學院、采購、審計、財務、實驗室管理、校外專家、供應商等，如果溝通不暢，就會影響到整個項目執行的進程。因此，在進行系統框架設計之前，需要充分了解當前實驗室項目建設的主要流程及涉及部門、工作環節以及各部門的責任和分工(如圖4)。

圖4 年度實驗室項目建設主流程圖

(五)實驗室建設項目管理信息化系統功能設計

實驗室建設項目管理系統，以項目管理中的WBS、項目過程管理、里程碑法、關鍵路徑等方法為指導，將系統分為數據庫層、基礎功能層和主要業務功能三個層級(如圖5)。

圖5 實驗室建設項目管理系統功能框架

底層數據庫做好基礎數據采集工作，可以智能化形成各類報表，為實驗室管理部門管理者對全校實驗室整體統籌規劃提供數據參考，為項目執行的總體把握提供報表依據。基礎功能則支撐系統業務功能的流程和運行。主要業務功能以項目啟動、項目執行與變更、項目完結三個主要過程進行劃分，涵蓋了實驗室項目生命周期的全過程及12個影響要素，可以全面、智能、直觀地對項目整個過程進行記錄，信息化的手段保證項目如期完成，大大提高項目負責人的項目執行效率和質量，節約項目成本。

四、實驗室項目管理信息化成效分析

項目管理科學方法的應用能夠實現對實驗室項目建設管理全過程的嚴格把控與合理監督，并通過信息化手段，促使管理產生一定的有效性和合理性。

(一)建設豐富的實驗室項目儲備庫

財經類高校實驗室建設項目通常需要結合學校發展定位、各學科發展和人才培養需求制定建設規劃，合理布局，優化資源配置，有目的、有側重、分輕重進行規劃建設。借助信息化管理手段，可以向各二級學院收集未來三年建設項目，并邀請校內外專家對項目的可行性、先進性和可延續性進行充分論證和評審，結合各高校已有實驗室情況和未來發展規劃，以優化實驗室結構、提升實驗教學基礎條件和為學科專業服務能力、開放資源共享為原則，根據輕重緩急等級制納入項目儲備庫，提高實驗室項目整體申報方案的質量和效率。

(二)形成實驗室項目建設標準化模板

財經類高校建設實驗室的主要種類為普通實驗室和專業特色實驗室兩大類，專業特色實驗室又分為財政類、會計類、公共關系類、管理科學類等，只要充分利用信息化手段，規范建設流程，針對不同類型的建設項目建立標準化模板，當出現新的建設需求時，可以在標準化建設模板基礎上增加與修改，快速復制，即可降低項目方案制作難度與成本，提高效率，全面協調高校各類資源。

(三)實現實驗室項目建設過程智能化監控

基于系統數據庫收集項目開展數據，定期智能匹配里程碑事件節點，如未能按期抵達節點則直接提醒項目負責人。項目負責人可立即查找延誤原因，找到對策，趕工或是調整其他環節工期來追上下一個里程碑節點。部門領導也可以實時監控單個或多個項目建設進度，及時介入超時環節，多舉措確保整個項目按期、按質完成，應付、耗時、費力、倉促、失誤、偏差現象將不復存在。

(四)搭建實驗室項目建設驗收資料數據庫

借助信息化手段，對已經完成的實驗室建設項目，依據合同參數收集證明材料進行存檔，特別是項目變更、裝修工程的水電圖紙、工程量清單、隱蔽工程的施工視頻、設備軟件的使用說明和操作手冊等材料的歸集，既有助于專家快速驗收，同時也有利于對項目執行效果做出客觀公正的評估，還可以為未來建設提供素材和成功案例資料。

(五)建立項目績效自評價體系

實驗室項目建設管理系統建設了7個數據庫，收集項目啟動、執行和變更，一直到項目完結整個過程的數據，用于對實驗室建設質量進行績效評價。針對項目計劃的執行情況、建設進度、技術的先進性、資金使用情況、驗收結果、未來可持續性以及投入使用后產生的各種經濟效益、社會效益、教學效益等多個維度，自動形成考評數據，客觀、直接、可靠地評價項目的建設優劣。這些數據可以為管理者和項目負責人提供各類精準的數據報表與時效性報告，深度挖掘數據價值，為實驗室項目建設信息化模式提供了真實的參考決策依據。

(六)智能化總結項目執行關鍵風險因素

利用信息化手段發現項目執行過程中耗時最長，或是影響整個項目建設進度的環節，找出存在問題，形成項目執行關鍵風險因素，針對性地提出解決方案。在未來的項目執行過程中，自動提示該環節需要注意的風險因素，如節假日、梅雨季節對項目執行帶來的影響，項目負責人需提前調整項目時間，做好防范，確保項目按時、按質完成。

五、結語

財經類高校實驗室項目建設管理信息化是順應國家創新驅動戰略方針下高等教育策略應變需要，是信息技術與專業學科教育質量的深度融合，是促進教育信息化發展與提高專業學科教學質量相結合的有效途徑。通過不斷加強高水平、智能化實驗室的建設，圍繞學校培養創新人才必須滿足實踐教學的客觀需求，充分利用信息化手段，持續探索實驗室項目建設管理信息化的道路。