大數據背景下基層事業單位檔案管理工作研究

孫雅媛

（遼寧省朝陽縣凌河保護區管理局，遼寧 朝陽 122629）

大數據技術的全面應用促使水利單位檔案管理迎來轉型、創新發展契機，為保證檔案管理開展符合水利單位相關業務開展需求，需在積極轉變管理觀念的前提下，深入分析當前水利工程檔案管理存在問題，在此基礎上借助科學技術與有效措施來創新管理模式，結合對檔案管理隊伍的高素質建設，為水利工程檔案管理的高水平開展提供支撐。因此，探討如何借助有效對策來促進水利單位檔案管理轉型，對助力水利工程檔案管理作用與價值的最大化體現有著重要影響。

一、水利工程檔案管理概述

1.檔案管理內涵

水利工程檔案管理是指對水利單位工程項目建設與使用全過程進行檔案管理的覆蓋，具體環節涉及工程規劃、設計、施工、運行、維護等，利用科學技術手段對工程建設、運維階段形成的圖表、數據、文字等數據信息進行整合與管存[1]。通過對水利工程檔案管理的高水平開展，可為日后水利項目的建設、檢測、維護、管理、改建等作業環節提供科學支撐，并為水利單位的長久穩定發展打下良好基礎。

2.檔案管理特點

經濟發展背景下，我國水利工程建設規模與數量逐年增大，促使其檔案管理的作用與價值逐漸體現。縱觀當前水利工程檔案管理開展，其主要特點表現為：

2.1 檔案數據廣泛性

通常情況下，水利工程能否順利施工建設受到各單位協同配合的直接影響。而因水利項目建設期間涉及建設、施工、設計、監理等諸多單位主體的參與，使得檔案管理開展呈現出數據廣泛性的特點。同時，水利工程按性質特點可劃分為土建、基礎、機電等分項工程，在實際建設過程中不同單位、工程可形成海量數據信息，使得檔案管理難度增大[2]。

2.2 檔案數據復雜性

在水利工程規劃、建設、運維等建設會產生海量不同類型的數據信息，使得檔案管理呈現出復雜性、煩瑣性等特點。如在水利工程規劃與建設階段，產生的各類批復、報告等文件，以及設計、施工圖紙等資料信息。而在水利工程運維階段，則會隨著運行時間的延長生成大量數據文檔[3]。另外，水利工程資源數據的形成會以不同種類形式體現，具體包括CAD圖紙、紙質文檔、運行數據、配置數據等。因海量信息資源以不同形式存在于不同系統和空間中，使得檔案管理愈發復雜。

2.3 檔案數據動態性

水利工程檔案管理期間所有數據資源并非固定不變，隨著設計、施工變更的出現，意味著檔案管理需依據變更內容進行相關數據資源的更換與變更。同時，水利工程運維階段設備檢修、更換，以及相關設備參數調整，均涉及對相關檔案資源的持續調整與更新[4]。正因此，水利工程檔案管理的強化開展，對促進水利工程項目的高水平建設以及穩定運行維護有著重要影響。

二、水利工程檔案管理現狀分析

1.檔案基礎設施不完善

盡管現階段檔案管理工作的優勢與作用得到充分體現，但仍有個別水利單位未正確認知水利工程檔案高效管理的必要性，再加上資金條件匱乏，使得檔案管理存在信息化建設不到位的問題，因基礎管理設施、設備的缺失導致水利工程檔案管理水平始終停滯不前，無法為水利單位相關業務項目開展提供科學參考與支撐[5]。

2.檔案管理人員素質缺位

水利工程檔案管理能否高水平開展受到管理隊伍配置的直接影響，而縱觀當前水利單位檔案管理，個別單位尚未做到對檔案管理隊伍的高素質建設，未以相關管理規定為參照進行高素質人才的選拔，因部分人員為臨時抽調，使得檔案管理開展頻繁出現人為失誤，再加上抽調人員缺乏對檔案管理專業知識、技能的掌握，導致水利工程檔案管理無法發揮出應有的作用與價值，在實際管理期間只能做到對相關資料檔案的被動接收與整合，極易因檔案資料不齊全等問題出現影響到檔案管理質量[6]。

三、大數據背景下水利單位檔案管理工作創新策略

1.構建檔案管理信息管理系統

隨著大數據技術在水利工程建設領域中的有效應用，海量化增長的數據資源對水利工程檔案管理工作提出更高要求。傳統管理模式的應用無法滿足水利單位發展需求，所以需積極借助先進技術來促進水利工程檔案管理創新，依托于信息管理系統的構建來提升檔案管理水平，為水利單位相關項目業務提供更為優質的服務[7]。鑒于此，水利單位可結合檔案管理要求的分析，依據自身能力與條件構建基于PDM的檔案管理系統，并通過對水利工程全生命周期的覆蓋來提升檔案管理水平。

基于PDM的水利工程檔案管理系統，具體框架構成如圖1所示，可依托于PDM軟件將檔案管理貫穿于水利工程規劃、設計、建設等過程中。結合水利工程項目特點的分析，可將水利工程檔案管理系統功能劃分為以下幾點：（1）水利工程檔案管理。可借助該模塊對水利工程全壽命周期數據資源的整合，檔案類型包括圖像文檔、CAD圖紙、圖形文檔、普通文檔、RF文檔、掃描文檔等。基于對相關資料信息的全面整合，相關人員可依據自身需求進行檔案資料的上傳、下載、查詢以及瀏覽。（2）設備檔案管理。通常情況下，水利工程建設期間涉及諸多機械設備的應用，如平倉機、反鏟、震動夯、皮帶機、推土機等。同時，水利工程運行階段涉及對視頻監控、傳感器等設備的配置。可利用該模塊進行設備維修信息、運行參數、狀態數據的采集與整合，以此為相關人員進行設備維護、更換提供參考。（3）評審管理。在現階段水利工程建設中，需依托于校、審、批流程對項目設計進行把控與完成。借助檔案管理系統，可實現以電子化數據來取代傳統紙質化技術數據，相關人員可借助評審管理功能對設計文檔進行在線審核、校對以及批注，在保證審批工作效率得以顯著提升的同時，降低出現人為失誤問題的概率。（4）水利工程日志管理。以往水利單位對于圖檔資料會指派專人進行管理，具體工作職責包括對檔案資料的分發、歸還、借閱管理等，但在多方面因素的影響下，使得檔案管理開展不可避免地出現人為失誤。而借助管理系統應用，可實現對水利工程日志管理的電子化轉變，不僅有效規避人為失誤出現，亦可提升日志管理的便捷性，并做到對日志操作記錄的動態化監控，避免出現保密性技術資料泄露、丟失等情況。通過對檔案管理信息系統的合理構建，可為水利單位的檔案管理高效化開展提供支撐。

2.重視檔案管理人才素質培養

大數據時代背景下，水利工程檔案管理的轉型與創新對管理隊伍的建設提出更高要求。為保障管理人員的配備符合水利工程檔案數字化、信息化管理要求，水利單位需以管理人員素質培養為切入點，重視對檔案管理隊伍的高素質、高水平建設。鑒于此，在實際檔案管理過程中，水利單位需構建完善人才培養機制，并將信息技術、大數據技術等內容納入人才培訓體系中，以幫助管理人員掌握大數據技術、信息技術的應用能力，實現管理隊伍的高素質建設。同時，在嚴格把控人才選拔與招聘的前提下，水利單位可定期開展講座、學術交流會等活動，并結合考核工作開展來提升人員培訓的規范性，充分端正管理人員對參與檔案管理的態度。此外，水利單位可組織優秀員工開展進修學習活動，以幫助管理人員及時掌握檔案管理領域的前沿知識與最新技術，并依托于學術交流、探討實踐等活動開展來幫助管理人員進行新知識、新技能的內化，以此為水利單位檔案管理的高水平開展人提供人才支撐。

3.積極引入云存儲與云服務技術

水利單位檔案管理要想順應大數據時代發展需求，需以云服務、云存儲技術的積極引進與應用為重要基礎。隨著大數據技術在水利工程領域中的有效應用，項目建設、運維階段形成海量數據信息。為保證水利工程檔案管理契合數據海量化增長的發展態勢，水利單位一方面需借助云存儲技術來優化檔案管理，結合對檔案管理實際需求的分析，以云存儲服務器為載體進行海量化數據信息的存儲利用。另一方面，則可借助云服務技術來促進水利工程檔案管理的有效交互。從某種角度而言，云服務技術的合理應用可進一步提升檔案管理服務質量。在實際水利工程檔案管理期間，可基于網絡授權規則對不同部門、崗位人員賦予不同權限，并以權限劃分為參照選擇相應的檔案管理服務，在促進檔案管理優化開展的同時，為水利工程檔案資源價值的最大化體現提供技術支撐。

4.借助大數據技術優化檔案管理

海量化增長的數據信息使得水利工程檔案管理面臨更為艱巨的挑戰，為保證檔案管理能夠為水利單位可持續發展貢獻助力，需重視檔案管理與大數據處理技術的有機結合，依托于先進技術來優化水利工程檔案的整合、處理以及利用。鑒于此，水利單位可結合檔案管理實際需求的分析，結合以下技術來創新檔案管理開展：

4.1 HDFS文件管理系統應用

隨著大數據時代的到來，以Hadoop為核心的HDFS文件管存系統技術在當前檔案管理領域中的應用取得一定成效，其主要特點包括：（1）可以低廉硬件為載體進行系統部署，所以應用成本相對較低，并且系統具備擴容特性。（2）能夠為應用程序高并發、高吞吐量訪問提供支撐，避免并發量過大且數據集過大對檔案管理系統穩定運行產生影響。（3）在運行效率、可靠性等方面存在顯著優勢，對于相關文檔資源可借助Hadoop實現分布存儲。（4）在系統拓展方面存在顯著優勢，可有效解決以往檔案管理中資料信息無法大量集中存儲的問題。（5）該技術應用可為音像類、文檔類、圖片類等常規格式數據資料的存儲與利用提供技術支撐。同時，基于對Impala、HIVE等技術應用，能夠為HDFS數據庫系統提供查詢、更新等功能。所以在水利工程檔案管理中融合應用HDFS數據庫，可實現對多結構、海量化數據信息的有效、安全存儲，為水利單位相關項目業務的有效開展提供優質服務。

4.2 ES檢索

目前ES檢索在檔案資料檢索管理中的應用較為常見，該技術以Java為基礎進行開發與升級，結合對Web接口的有效應用，可為檔案管理系統賦予分布式多用戶檢索功能。縱觀當前水利工程檔案管理開展，其中文檔檢索功能的實現直接影響到檔案資料價值的體現，并與檔案管理服務質量的提升之間存在密切關聯。鑒于此，可基于對ES檢索技術的融合應用進行水利工程檔案管理創新。相較于常規檢索技術應用，ES檢索技術在檢索效率、配置成本等方面存在顯著優勢，且適用于Java與HDFS系統中。同時，該檢索技術通過對庖丁解牛、Lucene等工具的集成，可保證其檔案資料的檢索符合精準性與效率性要求。

4.3 知識圖譜技術

知識圖譜從本質角度而言屬于語義網絡，作為基于圖的數據結構，主要構成涉及邊與節點。通過將知識圖譜技術應用于檔案管理中，可將現實“實體”與圖譜可節點進行對應，而節點之間關系則以每條邊來體現。所以，在水利工程檔案管理中，可借助知識圖譜技術來體現不同數據資源之間存在關聯。簡而言之，知識圖譜技術的集成，可在數據信息管理中以關系網絡為載體進行不同種類數據資源的連接、關聯。所以，在檔案管理中融合應用知識圖譜技術，可幫助管理人員進行不同數據資源關聯關系的確定，為相關數據資源價值的挖掘提供支撐。

通過對上述大數據技術的集成應用，可在促進水利工程檔案管理模式創新的同時，進一步助力水利單位檔案管理工作的數字化、信息化建設，為檔案管理效能、價值的體現提供保障。

結語

綜上所述，檔案管理水平與水利單位相關業務項目能否高質、高效開展之間存在密切關聯。隨著大數據時代的到來，水利工程檔案管理要想實現創新與變革，需做到對當前檔案管理存在問題的深度剖析，在此基礎上強化管理隊伍的建設與培養，構建契合水利單位發展需求的檔案管理信息化系統，重視對云存儲、云服務以及大數據技術的合理引進與應用，通過管理模式創新來促進水利工程檔案資源價值體現，并為水利工程檔案管理的數字化、信息化發展創設理想環境。