疾控中心設備檔案管理的重要性初探

蘇居明 周偉 徐東

（山東省濰坊市疾病預防控制中心，山東 濰坊 261061）

當前隨著科技的不斷發展，疾控中心的設備也在不斷地更新和換代，這些設備作為疾控工作的重要基礎，直接影響到整個疾控中心的運行。在疾控中心設備管理中，設備檔案管理是非常重要的一項內容，必須要予以重視，通過闡述疾控中心設備檔案管理的重要性，并分析疾控中心設備檔案管理現狀，以及在實際的設備檔案管理中需要采取的必要的技術，運用合理的手段，來提高設備檔案管理的水平和效率。本文以此為出發點，著重在此基礎上提出對應的解決措施，以期能夠為疾控中心檔案管理工作提供一定的幫助作用。

設備檔案管理一直以來就是一項非常重要的工作，特別是對疾控中心而言，其設備檔案管理直接關系到疾控中心的高效、有序運行，重要性不容忽視。同時設備檔案管理工作又具備較強的專業性和政策性，隨著疾控中心設備數量的增多，設備檔案管理難度也有所增加，如何規范、有效對設備進行建檔管理，已經成為疾控中心所迫切需要解決的一個重要問題。

當前疾控中心檔案管理工作存在著管理方式和手段落后的情況，具體表現為信息化程度較低，依舊沿用以往人工記錄、整理、歸檔的管理方式，這不僅使得檔案管理工作繁瑣性無法降低，同時也使得檔案管理效率比較低下，無法快速完成對檔案的歸檔、查找等基本工作。盡管這些年來我國針對疾控中心加大了資金的支持力度，也協助建設了相應的信息化管理平臺，但是由于設備檔案管理工作的不受重視，使得設備檔案信息化管理在配置上遲遲不到位，檔案的信息化管理效率也長期得不到提升[1]。

一、疾控中心設備檔案管理概述及其重要性

所謂設備檔案指的是在設備全壽命周期內所產生的一系列圖紙材料、文字說明以及相關記錄文件，包括設備的安裝、設備維護、設備維修等多方面的內容，加以收集和整理就形成了設備檔案。對疾控中心而言，其設備檔案管理工作是整個設備管理工作中的一項核心內容，與疾控中心正常業務的展開有著非常密切的聯系，只有切實做好設備檔案的管理工作，才能使得疾控中心的檔案管理水平得到有效的提升，進而保證相關設備的正常運轉，為疾控中心相關業務的展開提供有力的支持作用。但同時疾控中心的設備又表現出高級、精密的特點，其檔案管理工作有別于其他一般機構設備檔案管理，難度也比較大，因此針對疾控中心設備檔案管理，必須要認識到這一工作的重要性，在具體的管理方式上進行優化，以確保管理水平和管理效果的提升[2]，進而推動疾控中心相關工作的順利展開。

二、疾控中心設備檔案管理現狀分析

1.設備檔案管理重視程度不足

盡管疾控中心設備檔案管理是一項核心的管理內容，但由于其工作的性質，決定了其所受到的重視程度不足。對高層管理者而言，設備檔案管理本質上是管理檔案，對個人能力要求不高，因此不甚重視，使得設備檔案管理工作在整個管理體系中，處于一個非常邊緣化的地位。對基層管理者而言，枯燥繁瑣是設備檔案管理工作的明顯特征，管理人員長期在這樣的氛圍下開展管理工作，很難取得出色的成績，也不容易被人重視，長此以往管理人員就沒了工作的積極性，設備檔案管理工作的實效性也就無法保證[3]。

2.設備檔案管理人員綜合素養偏低

疾控中心設備檔案管理作為一項核心工作，理應配備對應的管理人員科學地開展管理活動。但就目前疾控中心設備檔案管理現狀來看，設備檔案管理人員多由其他部門人員兼任，往往不具備檔案管理相關知識，缺乏專業性，綜合素養較低，加上在檔案管理經驗方面的不足，很難滿足設備檔案的整理、歸檔、利用等一系列工作的要求。不僅如此，還有一部分人員雖然專職于檔案管理，但是卻缺乏相應的計算機操作能力，無法滿足當前信息化檔案管理工作的需要，進而導致管理工作的效率以及質量難以滿足工作要求，究其根本原因在于相關檔案管理人員的整體素質不能夠滿足管理工作的實際要求，要提升管理人員整體的職業素養以及計算機應用能力，才能夠科學、高效地開展好檔案管理工作。

3.設備檔案管理方式和手段相對落后

新冠肺炎防控以來，各級黨委和政府不斷加大投入，購買了大量的儀器設備，尤其是增加了核酸檢測的儀器，如無菌操作臺等等，儀器設備管理任務日益加重。但是，市疾控中心設備檔案仍然沿用庫存說明書，檔案櫥存放的傳統方式，并且還是以紙質版案卷存放為主，電子化、信息化管理程度不高，致使查閱不方便，跟蹤管理不便，嚴重時會直接影響到疾病救助工作的順利開展，造成嚴重的經濟以及生命損失。有的疾控中心存在檔案室年久失修、通風不良現象，有的檔案柜、檔案櫥缺損。再就是，現在微機更新換代較快，管理軟件也日益更新，但有的疾控中心儀器檔案管理邊緣化，微機老化，在管理上跟不上時代發展。還存在設備維修、維護登記不全現象，甚至已經過了報廢時限也沒有登記。信息的網絡化，信息共享理念還沒有建立起來，直接導致設備檔案管理方式遲遲不能夠滿足工作要求。

三、疾控中心設備檔案管理優化策略

1.強化對設備檔案管理的認識

當前疾控中心對設備檔案管理工作存在重視程度不足的問題，這是一個重要的意識問題，對此應當強化對設備檔案管理工作的認識。疾控中心領導層應當清楚了解到設備檔案管理工作的重要性，并給予設備檔案管理工作以一定的支持，加大對設備檔案管理的資金投入，挑選合適的人員，組建專門管理團隊，形成一個從上而下的系統性設備檔案管理體系，通過系統內的聯動與協作，確保設備檔案管理工作的有效展開。此外，還要加強檔案管理知識的宣傳與學習，提高設備檔案管理人員對檔案的了解程度，增強設備檔案資產保護意識，防止出現因檔案管理人員水平低下而導致的設備檔案資料流失的現象發生[4]，以確保具備價值的設備檔案都能夠按照程序保存下來[5]，這樣才能夠保障檔案管理工作能夠滿足實際工作需求。

2.運用信息化技術進行檔案管理

計算機信息技術在檔案管理方面有著無與倫比的優勢，在多個行業檔案管理中都有所應用，并且取得了不錯的成就，就疾控中心檔案管理工作而言，利用信息技術來提升管理水平和效率是非常可行并且有必要的。設備檔案信息化管理通過硬盤、云盤等信息技術手段，能夠實現無紙化檔案管理，節省紙質檔案的存儲空間，同時也能通過防火墻的搭建，來保證設備檔案的安全性。不僅如此，信息化管理手段極大地優化了設備檔案管理流程，刪減了許多不必要的環節，使得檔案管理效率得到全面的提升。此外，整個信息化檔案流程都是基于電子化操作，即便是在后期查找過程中，也可借助計算機的檢索功能，實現對所需要信息的快速查找。信息化管理手段還加強了疾控中心的信息共享能力，通過內部網絡便可以隨時隨地對信息進行查閱，而不再需要走繁瑣的查閱流程，極大地滿足了疾控中心工作對設備檔案的需求[6]。疾控設備檔案管理應在現有的檔案管理系統上建立一個數據可兼容程度高的檔案管理系統，以實現數據、信息的高效利用、共享。

3.明確設備檔案管理模式，優化管理組織架構

疾控中心設備檔案管理具備一定的復雜性，對此要針對設備管理工作成立專門領導小組，并將設備檔案管理的責任落實到對應的人員身上，以確保設備檔案管理工作的切實有效展開。在管理模式上，要嚴格遵循集中管理、統一領導、分級負責的原則，構建起“中心-科室-操作人員”的三級管理網絡，形成“一個部門主管，其他部門配合”的管理機制，按照誰主管誰負責的原則[7]，為疾控中心檔案管理工作的展開提供切實可行的管理模式。設備檔案管理工作要與年度考核機制相互掛鉤，以起到一定的督促和調動作用，保證設備檔案管理相關措施的落實到位。

4.增強多部門聯動

設備檔案管理水平的提升離不開同采購、基建等部門的聯動。在設備的采購、安裝過程中要增強設備采購、安裝等過程的監督監控，以保證采購及工程合同、工程圖紙、驗收報告等專項材料的齊全，為大型儀器、設備的安全運行提供保證[8]，所以說在進行檔案管理工作時，不能僅僅依賴于單一部門，而是應該強化對于各個部門以及管理環節的監督與管理，確保在進行檔案管理工作時人員、設備均能夠穩定工作，避免由于某一環節出現問題而影響到整體檔案管理工作的順利開展。通過鼓勵多部門的聯動，還能夠保障檔案信息的全面性以及科學性，各個部門相互監督又互相補充，使得整個檔案管理工作建設更加完善、合理。

5.對標質量認證，規范設備檔案管理內容

5.1 明確立檔內容

疾控中心設備檔案是各種儀器設備正常使用以及維護等工作展開的重要材料，對于設備檔案歸檔范疇，疾控中心要出臺設備檔案管理辦法并明確歸檔范圍。疾控中心設備檔案應當包括設備儀器的采購、驗收、維護、修繕等各個環節中所形成的各種文件材料，能夠對儀器設備進行全壽命周期的狀態信息反饋。具體內容有：設備及軟件名稱；設備生產商名稱、設備型號或者其他標識；設備正常、規范的檢查記錄；設備所處位置；設備使用說明書、檢定報告或者證書；設備維護與保養記錄；設備故障、損壞、改造、維修記錄；設備報廢檔案；通過以上信息的立檔，促使疾控中心設備檔案管理工作能夠貫穿設備的全壽命周期。

5.2 規范編制模式

疾控中心設備檔案的組卷方法和原則要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GBT11822-2008）來施行。檔案案卷內部文件的順序要按照設備立項、審批、驗收、調試、運行、維護、報廢等工作程序或者階段進行排列，只有規范編制模式，才能夠對檔案信息進行統一管理，保障檔案信息管理工作更加規范、合理。

5.3 嚴格歸檔時限

疾控中心設備檔案管理貫穿設備全壽命周期，也因此使得檔案收集時間跨度較長，涉及到的人員及科室也比較多，為避免檔案歸檔超限，要對設備檔案的歸檔時限進行明確。各科室人員要根據設備文件資料的產生時間進行實時的收集與整理，并與次年三月份進行向檔案室進行統一的移交，以確保設備檔案及時歸檔，同時也能適當提高檔案管理工作的規范性，確保整個檔案管理環節更加規范、合理。

6.加強檔案管理隊伍建設，提升業務素養

設備檔案管理隊伍的綜合水平，直接決定了檔案管理的效率和質量，針對當前管理人員綜合素養偏低的現狀，應當重視工作人員業務素養的提升，疾控中心應當著手建設一支具備較高素養的檔案管理隊伍。一方面疾控中心要加強對檔案管理人員的培訓，強化其理論知識的學習，傳授其檔案管理的基本知識和工作技術要點，促使設備檔案管理人員的管理能力得到改善，能夠充分應對疾控中心檔案管理工作的需求，切實提高設備檔案管理的水平和效率。另一方面，疾控中心要積極引進具備豐富檔案管理經驗和先進管理理念的人才，對檔案管理隊伍進行充實，以拉高管理隊伍的整體素養，使得設備檔案管理隊伍的綜合能力得到提升。此外，還要重視管理人員計算機操作能力的培訓和學習，以應對未來信息化檔案管理工作的需求，推動疾控中心設備檔案管理工作的有效展開。疾控中心要建立工作人員職責及檔案管理制度，每年定期對工作人員開展培訓和繼續教育活動，并通過考核的方式對培訓效果進行驗收，同時將這些內容納入工作人員的個人檔案中，作為其后期任職、上崗的依據，以確保工作人員業務素養能滿足設備檔案管理工作的需求。

結語

綜上所述，設備檔案管理作為疾控中心管理工作中的一項重要內容，關系疾控中心的正常運轉，其重要性非同一般。在實際的疾控中心工作中，應當切實做好設備檔案管理工作，針對設備檔案管理中所存在的問題和不足之處，采取措施加以改進，以使得疾控中心設備檔案管理工作的水平和效率得到提升，促使疾控中心應有的作用得以更好發揮。