信息化時代基層檔案管理質量的提升及發展研究

康平 孫欣

（1.遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣自然資源事務服務中心，遼寧 鞍山 114300；2.遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣阜昌街道辦事處，遼寧 鞍山 114300）

引言

就通常情況而言，基層單位的檔案管理工作的內涵非常豐富，這既是由其所面對的工作對象——即以群眾為代表的基層社會群體的巨大數量所決定的，也離不開其工作模塊的多元化和動態化特性的因素影響。在過去的基層檔案管理當中，大量的收集、整理、鑒定、保管、統計等環節都要消耗大量的人力和時間成本，且在文件的保管安全、查找利用的便捷性和準確性上都無法提供可靠的保證，這就難免會給檔案的利用和其他各項工作的高效開展帶來嚴重的阻礙。隨著信息化和數據化技術的發展與日臻成熟，基層檔案管理工作者看到了一條新的工作優化之路，也對這一條道路的行進方法形成了一系列的研究和實踐成果，成為促進各項基層事業長足進步的強勁驅動力。

一、利用信息化和數據化技術優化工作人員檔案建設管理

基層單位的工作人員是開展社會服務活動、維持單位基本運轉、落實二次活動管理的核心力量，也是決定一所基層單位整體工作效力和社會口碑的核心所在，而這些功能的發揮無一不需要以完備、準確、具體的人員檔案作為綜合保障，因此可以說針對工作人員檔案建設管理的水平直接決定著基層檔案管理工作總體質量的高低優劣?；谶@一認知，基層檔案管理工作者要將工作人員檔案建設管理作為信息化和數據化技術在基層檔案管理中應用的首要環節[1]。在執行這一項工作時，基層檔案管理工作者可充分利用工作人員個人的入職檔案和人社信息資料，將這些內容導入到工作人員數據庫中（如有必要，也可建立綜合性的數據庫集），而后以工作人員的畢業院校、專業、工作年限、既往工作經驗等信息項作為一類條目，以此為參考優化對工作人員的配工方向和崗位職責分配，從而在最大程度上做到對工作人員的“人盡其才”，并使有關檔案建設管理成果具備更高的單位工作調整參考價值。

需要強調的是，基層檔案管理工作者在開展這一項工作時應當適當體現出檔案信息構建的雙元交互性，即根據具體情況和實際工作需要向工作對象開放一定的檔案信息錄入、補充權限，讓后者得以通過更為主動的方式來豐富個人的電子檔案內容，進而在減輕管理者工作負擔的同時也可以進一步提高檔案信息的準確度。

例如在對街道辦事處的工作人員進行社區服務任務分配時，基層檔案管理工作者可以將缺口崗位作為目標詞目，通過對工作人員信息數據庫的動態篩錄來完成第一次匹配，即篩選出具有對應工作服務經驗和專業資質的工作人員；而后再根據信息降序排列將符合條件工作人員的工作年限或專業等級展示出來，便可結合缺口額度來確定最為合適的崗位任職人選。在完成這一工作后，基層檔案管理工作者便可將安排的結果同步錄入到對應人員的數據宏中，使其可以在經過AI程序的計算后自動融入該人員的初始檔案模塊中，使后續的有關調整同樣可以從中獲取必要的資訊參考。

二、利用信息化和數據化技術優化工作項目檔案建設管理

工作項目是引導工作人員實現職能履行和綜合素養提高的主要平臺，也是基層檔案管理工作鏈條中的關鍵一環。基層檔案管理工作者在開展工作項目檔案建設管理時應充分發揮出信息化和數據化技術在信息整合、數據排列和智能數據分析方面的效率優勢，將工作項目設立的基本宏以信息基模的形式導入到數據庫二次程序當中，再利用本季度、年度或工作階段、方案階段各類項目的執行標準和工作目標制作數據期望條目，最后利用數據庫中的整合鍵完成兩項數據內容的快速匹配，進而完成項目檔案的部門化、模塊化分建等工作項目檔案建設管理任務。在這里需要格外強調的是，基層檔案管理工作者在利用信息化和數據化技術完成這一任務后，還要以人工的方式進行后續校對，以避免可能出現的數據沖突等問題，同時還應當在條件允許的情況下進行檔案管理工作成果的二次數據傳錄[2]。

此外，對于工作項目檔案的建設管理通常需要涉及與其他單位之間的信息溝通和工作協調。因此，基層檔案管理工作者還應當預留出足夠的信息端口和數據存儲空間來為后續的補充檔案建立做準備，同時還應當在需要的情況下利用“數據鎖”等技術對端口、存儲空間做區域劃分，以便更好地體現檔案管理工作的條理性。

比如在每一年的工作周期剛剛開始時，基層檔案管理工作者可以將所設常規工作項目的名稱和服務時數要求作為基本宏錄入到數據庫中，而后根據工作項目的負責人員、參與人員等信息鏈設立基本沖突項目，避免一名工作人員同時負責、參與多個工作項目的問題出現；在匹配完成后，基層檔案管理工作者還可通過復檢功能對項目分配表、人員任職表或項目進度考核表等做基模校對，檢查有無項目環節分布過于集中的現象；最后則可將管理數據成果作為固定內容保存到數據庫中，以滿足后續可能出現的項目、人事調整或項目環節刪減等方面的工作需要。

三、利用信息化和數據化技術優化物資物品檔案建設管理

任何一項工作的開展都離不開必要的物質條件，因此涉及物資物品的檔案建設管理必然是基層檔案管理工作中具象化特征最為明顯的一個環節，故而也會在工作過程中以實地方式作為常規手段來開展；然而這并不意味著信息化和數據化技術就在這一領域就失去了自己的“用武之地”，恰恰相反，信息化和數據化技術對于物資物品檔案建設管理的過耗降低等目標的實現還有著不可替代的作用。具體而言，基層檔案管理工作者可以在物資物品采買或入庫時便根據由廠家或基層單位采買部門提供的電子清單直接將物資物品的名稱、類別、數量、價格、用途、使用須知等信息錄入到數據庫中，而后通過實地調查的方式補入各類物資物品的實際質量狀況和其他諸如具體規格、材質等方面的細節信息。在完成這些工作后，基層檔案管理工作者便可根據對應工作項目的服務時數和對應工作項目的開展進度、物資物品的臨時取用情況來調整物資物品的庫存數量和類型比例，從而提高這一項工作的效率。應當格外注意的是，為確保這一項工作的執行質量，基層檔案管理工作人員同樣要將電子檔案建立和人工檔案復核相結合，并在一定程度上提高針對電子檔案的復檢頻率[3]。

此外，對于以提供倉儲服務為主要業務內容的基層單位，檔案管理工作者應當在數據庫的構建資源上進一步提高物資物品檔案建設管理工作的占比，并可在一定程度上將這一方面的工作和工作項目檔案建設管理相合并，還可在情況允許或需要的情況下實行“倉機對接”型的專檔管理措施；而對于以提供非實體服務為主要業務內容的基層單位，這一方面的工作則可完全轉入到線上空間進行，但要同時做好對數據檔案的多元備份和轉錄工作，以提高檔案管理工作的安全系數。

例如對于一些基層化學研究或化驗服務提供單位的化學試劑、藥品的檔案建設管理，基層檔案管理工作者可以根據試劑、藥品的名稱、外觀狀態、化學性質、采買價格、單位成本、用途和使用須知來設計一套復合型的信息條目，并將這些條目以宏的形式錄入到電子檔案庫中。在后續檔案建設和管理環節中，基層檔案管理工作者可建立這一電子檔案庫的副本并將之納入工作項目檔案管理數據庫中，或者在兩個數據庫間建立信息聯動程序，這樣就可以讓試劑、藥品數據庫中的信息隨著單位工作項目的開展進度而自動變化。

四、利用信息化和數據化技術優化工作對象檔案建設管理

很多基層單位都是以為社會提供基本服務為主要職能的，因此對工作對象的有效檔案建設管理在基層檔案管理工作中便始終處于一個比較特殊的位置——它的執行效果在很大程度上是受工作對象個體或群體的主觀因素影響的，但卻又可以通過各項客觀數據的整合而形成準確、豐富的工作參考?；谶@一基本認識，基層檔案管理工作者在進行工作對象檔案建設管理時，首先要借助由前段服務單位（或工作對象本人、親屬、工作單位）提供的工作對象個人檔案形成起始數據宏，而后以此為基礎建立起反映包括工作對象性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌、工作單位（包括以往工作單位）和教育經歷等重要信息的數據庫。在完成這一環節的工作后，基層檔案管理工作者要將數據庫和各有關服務部門管理者、工作人員的電子檔案以實時端口的方式連接起來，自動對后者的內容（包括更新內容）做數據備份和轉植，從而對每個工作對象的個體情況、家庭情況、社會關系、經濟條件和社會服務需求等信息形成更加完整的掌握[4]。

需要格外提到的一點是，基層檔案管理工作人員在開展這一方面工作時，應當確保信息調查范圍和本單位的服務范圍、職權范圍相一致，避免對工作對象的非必要信息做調查，以免造成不必要的矛盾糾紛；此外，對于工作對象的檔案隱私保護工作也要體現出足夠的力度，并在檔案的備份方面采取相對保守的工作策略，在最大程度上體現出工作者的謹慎性和人文關懷性。

比如對于基層辦事處而言，面對剛剛遷入本轄區的外來務工人員或者因婚姻關系而遷入的居民，基層檔案管理工作者可以在既有數據庫中創設一個臨時宏，通過對工作對象檔案的掃描和約談后的人工錄入等方法在宏中存儲工作對象的社會經歷信息和經濟收入、文化程度量化資料，并利用“大數據”的信息篩選、匹配功能為其尋找在各個方面均與之具有較高適配度的基層服務項目，以此來作為給這名工作對象推薦社會服務項目乃至對應工作人員的可靠參考。

五、利用信息化和數據化技術優化基層單位間交流檔案建設管理

對于絕大多數基層單位來說，單位和單位之間的業務交流不僅是擴大單位社會影響、優化單位公共形象的重要渠道，也是提高單位總體職能履行水準、爭取各方態度或資源支持的一項關鍵工作，因此與之有關的檔案建設自然也就成為基層檔案管理的必要項目。對于這一方面的工作，基層檔案管理工作者可以將本單位目前的資源缺口和缺額、社會服務范圍、業務內容和方向、工作人員隊伍建設方向等信息內容錄入到數據庫中，而后利用周邊同類型、同等級基層單位的官網信息或民政、工商、醫療、環保、公安等部門的公開信息直接建立交流目標的數據庫，最后將二者的數據內容按照建立補差或量換宏的方法做快速匹配，從而確定后續基層單位之間交流的重點對象和主要方向。當然，這一項工作應當更多地體現出信息化和數據化技術的整合優勢，而不是根據整合結果進行過多的數據共享活動，否則反而會給單位和單位之間的交流工作帶來諸多不便。

對于提供社區醫療保障服務的衛生服務站，基層檔案管理工作者可根據服務站所在社區內老人數量較多的狀況或者根據當前的高發病癥，選擇社區范圍內或者鄰近社區的醫院、私立衛生保健服務單位作為合作對象，將服務站當前的薄弱服務項目和社區老人普遍的身體情況錄入到數據庫中，通過與合作對象數據庫信息的量換宏轉化來形成比較清晰的醫療服務優化目標或具體方案，從而在一定程度上為服務站醫療保障工作質量的提升提供更為有力的保障。

除了以上幾方面主要策略之外，基層檔案管理工作者還應當注重從檔案資料的建設源頭環節就開始體現出信息化和數據化技術的應用優勢，在本單位條件和主要業務、服務工作性質允許的情況下，積極構建單位的線上服務端口，讓更多的工作對象通過線上途徑獲取相應的服務，從而讓業務、服務信息直接以數據的形式自動導入到網站或應用軟件后臺當中，進而大大縮短電子檔案庫的構建路徑，實現有關工作質量、效率和精度的三維提升。

結語

基層單位是直接面向社會大眾的第一線社會單元，其所承擔的往往是最為人民所關心也最能影響人民生活質量的工作，對于這些單位的檔案建設和管理工作必須得到更高層級的重視和優化研究。基層檔案管理工作者要充分重視起信息化和數據化技術在本單位各方面檔案建設管理工作中的巨大價值和遠大發展空間，通過在工作人員檔案管理、工作項目檔案管理、物資物品檔案管理、工作對象檔案管理和單位與單位之間交流檔案管理等方面的深度踐行，將信息化和數據化技術的價值和能量開發到最大、發揮到最大，令基層檔案管理工作實現質量和效率的雙重提升，從而為社會各行各業建設事業的推進作出自己應有的貢獻。