檔案電子化的風險防控

劉霞

（重慶市長壽區衛生健康委員會干部人事檔案中心，重慶 401220）

一、緒論

干部人事檔案管理是人力資源開發的重要基礎。近年來，很多單位重視人事檔案管理工作，加大了人事檔案電子化建設力度，進一步拓展人事檔案管理思路，提升人事檔案管理效率，實現人事檔案信息更大范圍、更廣領域的共享和利用，提升了人事檔案信息的價值和作用。但同時我們看到，干部人事檔案電子化建設還存在著一些亟待解決的問題，這些問題不僅影響人事檔案管理本身，也對人力資源開發乃至單位發展產生了不利影響。新形勢下，我們必須正確判斷人事檔案電子化建設的利弊，轉變傳統的人事檔案管理思路，引進現代信息技術，推動人事檔案管理工作高質量發展[1]。

二、干部人事檔案電子化建設的必要性

檔案電子化建設的重要意義檔案信息包含了歷史發展中的各類信息，可為現實工作提供依據。面向海量的檔案信息，在現代信息技術普遍應用的前提下，應用電子化檔案管理系統是未來檔案管理的主要方向，基于此背景，檔案電子化建設具有重要意義。

1.檔案電子化建設對檔案管理工作的提質增效具有重要意義

檔案管理工作量大、專業性強、使用頻率高，傳統的檔案管理工作程序復雜且煩瑣，且易產生錯漏，需要耗費大量的人力物力進行查找與利用。檔案電子化建設有效緩解了上述問題，利用計算機和網絡，能夠實現快速全面檢索，提高檔案查詢、管理的效率和質量。

2.檔案電子化建設對黨和國家的事業發展具有重要意義

檔案形成于人們的社會活動，具有客觀性、真實性、可靠性等特征，可作為歷史依據，為黨和國家決策、構建和諧社會提供重要參考。在實際工作中，無論是政府機構還是普通民眾，對檔案信息的需求量越來越大，檔案利用頻次逐年增加，利用領域不斷擴大，檔案電子化建設可適應多樣化需求，充分發揮檔案信息的服務性作用[2]。

3.檔案電子化建設對檔案事業的轉型再發展具有重大意義

目前，我國電子化進程加快，檔案事業呈現迅猛發展的勢頭，各地檔案部門的管理理念也從單一保存式向檔案的開發與利用等多元化方向轉變，檔案的電子化建設能夠在檔案的信息挖掘、歸納整理方面，豐富檔案管理內涵，提升檔案服務質量，在社會發展的過程中充分發揮檔案的重要作用，促進檔案事業的轉型發展。

4.檔案電子化建設已成為必然趨勢

檔案電子化是檔案工作新技術發展的必然結果。當前社會正處于云計算、大數據、物聯網、人工智能普遍使用的時代，這類新技術在檔案管理中的功能日益凸顯，在面對急速增長的信息量、信息處理和信息傳播需求時，傳統的檔案管理模式明顯落伍，檔案電子化管理以高速、高效、高量的優勢應運而生。如今，檔案電子化管理已經成為全社會的一種普遍需求與行為。電子化普遍融入檔案管理及檔案服務的全過程。新修訂的《檔案法》增加的電子化建設章節，正是這種普遍融入的結果，檔案電子化已經成為檔案工作中一個必然且需要常態化管理的環節。檔案電子化是檔案管理發展的一個階段性歷程。隨著與檔案管理有關的科技成果不斷推陳出新，檔案事業也歷經了一系列發展過程，檔案電子化是檔案自產生至今發展過程中諸多技術變遷的一種，現階段檔案電子化建設的目標，即是檔案信息的數字化，檔案信息的管理標準化以及檔案信息的網絡化[3]。

三、干部人事檔案電子化建設的主要內容

當前，干部人事檔案電子化建設主要包含紙質檔案數字化轉型、電子文件檔案的數據化、人事檔案數據庫建設以及檔案信息資源的開發利用等內容。

1.紙質干部人事檔案的數字化轉型

很長一段時間，我國在干部人事檔案管理方面以紙質檔案為主，紙質干部人事檔案成為承載干部人事檔案信息的主體。隨著網絡信息技術的發展，在人事檔案電子化建設過程中有必要將紙質檔案轉化成為數字檔案，進而存儲到信息存儲介質或系統中，實現干部人事檔案信息的有效保存和合理利用。在變種轉型過程中，需要檔案管理人員結合紙質檔案的具體特點選擇合適的數字化轉型路徑，對于近期形成的紙質人事檔案信息可以直接用掃描和復印的方式對其進行數字化處理；對年代久遠、無法進行復制和掃描的檔案，可以通過拍照的形式將其存儲到數據庫中。通過紙質干部人事檔案數字化轉型，能夠為后續干部人事檔案信息資源的管理和開發提供更扎實的數據信息[4]。

2.建立干部人事檔案數據庫

無論是紙質人事檔案數字化轉型所形成的大量人事檔案數據資源，還是新收集上來的干部人事檔案信息資源，都應該統一存儲到人事檔案數據庫中，結合不同檔案類型對其進行合理劃分，確保不同類型的干部人事檔案都能夠得到有效的管理，形成干部人事檔案數據目錄，方便后續檢索和查詢。通過干部人事檔案數據庫建設，能夠使原有的紙質檔案和數字化檔案得到妥善的保管，形成完整的人事檔案信息數據庫，無論是在人力資源開發方面還是在干部選拔任用方面，都可以通過數據庫數據進行分析判斷，提高選人用人的科學性和準確性。

3.開發利用和共享干部人事檔案信息資源

干部人事檔案信息只有得到充分利用，才能體現其價值和作用。因此，應將檔案信息資源的開發利用和共享作為工作的重要方面，既應圍繞單位中心工作充分利用干部人事檔案數據庫優勢，借助大數據、云計算、人工智能等技術，對干部人事檔案信息資源進行系統開發和利用，更好地服務于干部人事及中心工作。同時也要加強干部人事檔案信息資源與政府相關部門以及其他社會組織的共享共用，為政府人力資源調整和社會組織人才引進提供更為全面的人事檔案信息支持，實現人事檔案信息系統與政府相關部門業務系統和社會組織人事管理系統的有效對接，方便人事檔案信息的互聯互通[5]。

四、檔案電子化的風險

1.對檔案電子化建設的認識不夠全面

首先，檔案電子化是指將社會、文化、經濟、等信息整合，然后通過現代信息技術促進檔案資源的共享和利用。具體來講，就是將傳統紙質檔案轉化為數字形式，結合電子化平臺等手段，實現檔案信息的共享，提升檔案管理工作的效率及科學性。檔案管理傳統觀念就是對檔案進行整理和保存，如今信息資源的重要性越來越凸顯，檔案電子化管理的核心就是資源的“共享”和“利用”，而不僅僅局限于把檔案保存好，方便查閱，部分檔案工作者傳統守舊，對于檔案電子化缺乏全面認知，一定程度上影響了檔案電子化的進程。

2.檔案電子化建設的資源分配不均

檔案電子化最基礎的工作就是將紙質、音頻和視頻等資料轉化為電子化存儲，掃描及記錄的精度決定了電子化的質量，這些都少不了設施及設備的支撐。從目前檔案電子化進程不難看出，基層檔案部門在這一方面較為薄弱。檔案電子化建設資金不足，導致基層檔案部門軟硬件基礎設施購置不完善，缺乏專業的信息處理系統、掃描儀器、聲像檔案采集系統、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機等軟硬件。另一方面，一些檔案部門雖然配備了一定儀器設施，但是由于思想重視程度不夠或技術受限，沒有真正發揮這些儀器的最大效用，造成一定程度上的資源浪費。對于檔案陳列室、數字化用房等專門用于檔案電子化的場所，在基層單位，尤其是高校和企業也很少見，對檔案電子化造成了一定阻礙。

3.檔案電子化建設專門人才稀缺

檔案管理工作有一定的復雜性，特別是檔案電子化過程中需要大量檔案管理、信息技術類專業人才。但目前大學檔案專業屬于冷門，檔案相關部門工作強度大、難顯成績，薪資待遇一般，難以吸引優秀人才投入檔案電子化事業中。現有的大多數人員工作結構固化，學習意識不強，難以適應飛速發展的現代信息技術，盡管通過一定的培訓能夠提高業務水平，但與專業人員相比，能力明顯不足，在檔案電子化大趨勢下，顯得較為被動。此外，檔案人才隊伍一般為勞務派遣或事業編制人員，一些能力突出的工作者通過遴選或考公務員等方式離開檔案管理隊伍，因此，電子化建設人才不斷流失。從總體情況來看，專業人才缺乏是制約檔案電子化建設的一個重要因素[6]。

4.相關管理制度存在缺陷

各項工作的順利開展脫離不了科學規范的執行標準和制度。目前，隨著檔案電子化發展進入深水區，現行的檔案管理制度難以適應新的管理需求，新的運行制度調整不及時，檔案管理制度的制定不夠及時、規范，缺乏一定的時效性和統一性。監督機制也有待完善，對于檔案電子化管理過程中產生的新漏洞及新問題，不能及時發現和解決。此外，安全制度也是不可忽視的一部分，檔案電子化涉及計算機、網絡等技術，均具有一定的安全隱患，存在機密檔案泄露和丟失等風險，科學完善的檔案數據安全管理制度也亟待構建。

五、檔案電子化的風險防控措施

1.建立完善干部人事檔案大數據管理體系

各單位應將干部人事檔案電子化建設與有效利用放在重要位置，推進干部人事檔案信息的有效整合，不斷提升干部人事檔案電子化管理質量。在具體實施過程中應建立和完善干部人事檔案數據管理體系。一是要建立數據管理平臺。通過數據管理平臺實現對不同類型的干部人事檔案信息的全面收集，建立更契合單位發展實際需要的干部人事檔案信息管理體系，進一步增強干部人事檔案信息管理的科學性、有效性和系統性，通過對干部人事檔案信息的合理分類，更好地為單位中心工作和發展提供干部人事檔案信息支持。二是注重數據管理系統的安全性。干部人事檔案信息只有完整、安全、有效，才能夠被開發利用。如果干部人事檔案信息失真或泄漏，勢必會影響單位發展和干部人事檔案信息所涉及個人的合法權益。因此，在干部人事檔案信息管理過程中應引入更為先進的信息技術，提升干部人事檔案管理系統的安全性。應通過身份識別和綁定密碼形式對登錄用戶進行認證，防止非法惡意登錄。同時采用加載數字水印和數字版權保護技術，防止干部人事檔案信息被惡意篡改，切實保障干部人事檔案信息安全。干部人事檔案信息只有得到有效開發利用，才能夠體現出價值。因此，應將干部人事檔案數據信息開發工作放在干部人事檔案信息化建設的突出位置。

2.構建檔案電子化建設資源及信息服務系統

檔案管理水平的提升對推動黨和國家事業發展具有重要作用。要切實增強檔案電子化建設的有效性，提高檔案電子化的效率和質量，有關部門需加大財政投入，購置建設所需的高質量掃描儀、計算機、電子化管理系統等基礎軟硬件，為檔案電子化建設奠定基本的物質基礎。在此基礎上，按重要等級對檔案進行分類管理，利用專業信息設備及系統，可實現對檔案資源的采集、整理、存儲、利用等，從而建立集成平臺，即檔案信息資源庫，真正達到高效管理、共享和應用的要求。同時，可對管理流程進行科學優化，提升管理效率。

3.提高檔案管理人員的專業素養

人才是檔案電子化建設的關鍵，因此，必須注重檔案電子化專門人才的培養。一方面，要注重高層次檔案電子化專門人才的引進，加大人才引進力度；另一方面，要轉變現有檔案工作人員的工作理念，檔案管理人員要對檔案電子化建設建立全面的認知，才能投入電子化建設中。相關部門可以通過組織學習、培訓、專家講座等方式，為檔案管理人員普及知識，使檔案管理人員理解電子化建設的重要性及實際效用，樹立先進的檔案管理觀念。加強網絡技術、計算機技術、大數據分析等知識的學習，提升檔案電子化人才培養的針對性，打造一支專業電子化檔案管理人才隊伍，使檔案電子化更好地為黨和人民服務。

4.完善檔案數據科學管理制度

一是完善監督管理制度。完善的監督管理機制是檔案電子化高效發展的前提，因此，在電子化過程中，針對新問題、新漏洞，需要及時調整完善管理流程，確保檔案管理過程中的科學規范。此外，需利用信息技術手段對檔案管理的全過程進行監督，及時應對，并形成長效管理和監督機制。二是完善安全保密制度。檔案的安全性是檔案管理的重要環節，要確保檔案的安全性，首先要完善檔案數據安全管理制度，制定檔案數據安全工作規范，細化責任范圍。在檔案電子化建設中，要改善網絡環境，加強網絡安全防護體系建設，使用先進技術，抵御黑客等入侵，從而保障檔案信息在傳輸及共享過程的安全。運行維護人員應定期實施運維，提升電子檔案的管理效率和安全性。

結語

隨著電子化技術在社會生活及各領域中的推廣，檔案電子化已成為必然趨勢。檔案電子化能夠提升檔案管理效率，提高服務水平，賦予檔案資源更多的價值。檔案相關部門應當認識到檔案電子化的重要性以及管理服務工作中的不足之處，針對這些不足，早日制定改善的方案，推動檔案事業不斷發展。