探討數(shù)字檔案建設(shè)面臨的困境及對策

趙軼賓

（內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010017）

引言

數(shù)字檔案館就是各級各類的檔案館為了在日益增長的信息社會中有效生存，滿足檔案信息資源管理和運(yùn)用的需求，以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，收集、加工、保存和管理數(shù)字檔案信息，通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享，滿足信息社會對檔案信息管理和利用日益增長的需求[1]。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，將繼續(xù)發(fā)展數(shù)字檔案，到2020年，地市級以上國家綜合檔案館將全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案館。各級檔案館也應(yīng)將此視為一個良好的機(jī)會，積極改進(jìn)規(guī)劃和利用，整合和建設(shè)與檔案館藏兼容的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)和應(yīng)用安全可控的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館藏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。促進(jìn)建設(shè)，支持檔案安全系統(tǒng)[2]。目前，數(shù)字檔案館正在開發(fā)中，這將改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，開辟新的檔案管理模式。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的意義

1.保障信息安全

數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展可以促進(jìn)文件和各類信息的安全和保存。這不僅對文化有影響，而且對當(dāng)代社會的發(fā)展也有較大的影響。首先，檔案的數(shù)字化可以給社會帶來一股現(xiàn)代化的浪潮，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)資料的數(shù)字化，讓人們快速獲取不同的信息來源，從而促進(jìn)社會走向現(xiàn)代化發(fā)展的道路。另外，它還使檔案記錄的初始管理向更快、更方便的方向發(fā)展，使檔案資源得到更有效的組織和管理。從紙質(zhì)存儲到使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的需要，使信息可以更持久的存儲，并大大提高了使用的安全性。數(shù)字化檔案的建立不僅方便了信息獲取，還可以利用大數(shù)據(jù)搜索各類內(nèi)容，從而快速提高管理的質(zhì)量和效率[3]。

2.適應(yīng)時代需要

數(shù)字檔案館的初步建設(shè)符合時代發(fā)展的需要，已經(jīng)開始從以前的保存形式向現(xiàn)代化和自身的效率發(fā)展，提高自身的效率。可以說現(xiàn)代社會是一個信息社會，擁有更多信息的人有更大的發(fā)展優(yōu)勢。建筑檔案的數(shù)字化有望不斷提高中國的信息化發(fā)展水平，增強(qiáng)綜合國力。

二、數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1.具有一定的開放共享性

目前，數(shù)字檔案館主要以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，一旦建成，這些信息的保存不僅可以在網(wǎng)絡(luò)中完成傳輸和交換，還可以有效整合不同的資源。此外，通過在大數(shù)據(jù)時代基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)對用戶進(jìn)行分析，將有可能更準(zhǔn)確的定位他們想要的資源。

2.技術(shù)的多樣化和持續(xù)創(chuàng)新

目前，數(shù)字檔案的建設(shè)和運(yùn)行主要依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，由于目前互聯(lián)網(wǎng)上的信息發(fā)展和變化很快，數(shù)字檔案建設(shè)技術(shù)也需要不斷更新。如果不這樣做，就不可能跟上當(dāng)前的社會發(fā)展。

3.信息資源復(fù)雜多樣

數(shù)字檔案館具有多功能性的優(yōu)勢，可以整合當(dāng)前的信息、數(shù)字發(fā)展中的職業(yè)、當(dāng)前和傳統(tǒng)檔案館的信息發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)。信息數(shù)據(jù)的有效整合形成了一個非常復(fù)雜的信息系統(tǒng)，并允許人們獲取廣泛的信息。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容與現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館的建設(shè)由許多要素組成，是一個收集、處理、保存、管理和使用檔案信息的綜合管理系統(tǒng)和平臺。建立數(shù)字檔案的前提是，在清楚了解其基本含義的基礎(chǔ)上，有計劃、有步驟地進(jìn)行檔案建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)正在發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的，而數(shù)字檔案可以在數(shù)字或電子媒體上復(fù)制。傳統(tǒng)的檔案館需要大量的空間來儲存檔案材料，而數(shù)字檔案館不僅節(jié)省空間，而且在一定程度上也節(jié)省了人力，因為它主要是儲存數(shù)據(jù)，可以靈活的獲取檔案材料，因此效率更高。數(shù)字檔案室的建設(shè)通常涉及標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)、基本設(shè)計、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案材料的數(shù)字化和歸檔服務(wù)。由于這是一個復(fù)雜的系統(tǒng)項目，它需要相關(guān)部門之間的密切合作和分工協(xié)作[4-5]。

1.建設(shè)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

所謂基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，是指滿足建設(shè)和管理數(shù)字檔案的要求，確保歸檔信息的安全，為建設(shè)數(shù)字檔案提供技術(shù)支持的硬件和軟件設(shè)施。

2.開發(fā)數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)必須易于使用和安全，是一個多功能的應(yīng)用程序，并能夠證明它與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)有什么不同，例如，使檔案事務(wù)自動化。

3.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和方法實現(xiàn)檔案的電子化管理

一方面，它是將原始檔案材料數(shù)字化，為數(shù)字管理奠定基礎(chǔ)；其次，它必須形成一個完整的、可用的和安全的數(shù)字檔案資源系統(tǒng)，嚴(yán)格按照檔案標(biāo)準(zhǔn)實施，為后續(xù)的數(shù)字保存、管理和使用檔案提供一個良好的基礎(chǔ)。

4.持續(xù)改進(jìn)并完善數(shù)字檔案室工作流程、管理制度、人員建設(shè)

為了數(shù)字檔案信息的安全平穩(wěn)運(yùn)行，需要明確數(shù)字檔案服務(wù)的基本內(nèi)容和服務(wù)流程，對檔案類型進(jìn)行分類管理，加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)和更新，有效確保數(shù)字檔案信息順利與安全運(yùn)行。數(shù)字檔案室建設(shè)極大提高了人才與技術(shù)的要求，使傳統(tǒng)檔案室人才隊伍的結(jié)構(gòu)必須重組和優(yōu)化，特別是，數(shù)字檔案的建設(shè)和后續(xù)管理需要發(fā)展智力保證，包括加強(qiáng)對檔案員的培訓(xùn)，引進(jìn)不同角色和職責(zé)的工作人員，加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的知識管理，以應(yīng)對新技術(shù)和新方法。數(shù)字檔案室建設(shè)必須嚴(yán)格注意以下幾點(diǎn)：一是推動傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化發(fā)展，豐富數(shù)字檔案館的檔案信息資源；二是形成規(guī)范化、高功能的體制結(jié)構(gòu)，優(yōu)化工作流程，有效利用檔案信息資源，為相關(guān)領(lǐng)域提供可靠的決策依據(jù)，并向公眾提供社會和個性化的檔案管理服務(wù)[6]。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)中面臨的困境

1.檔案信息安全性難點(diǎn)依然存在

在建立數(shù)字檔案館時，信息安全始終是一個重要的問題，雖然現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)量的增加，但信息存儲技術(shù)還存在一定的不足，其中怎樣有效延長數(shù)字信息的使用時間是信息存儲需要關(guān)注的一個重要方面，如果數(shù)字信息檔案儲存的條件發(fā)生了變化，那么會影響數(shù)字信息的可靠性、兼容性與原始性，進(jìn)而影響數(shù)字檔案信息儲存的安全性。另一方面，網(wǎng)絡(luò)病毒帶來的技術(shù)困難尚未被克服，仍然是當(dāng)前對數(shù)字檔案安全的主要威脅因素[7]。

2.缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

技術(shù)人才直接影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)與運(yùn)行，針對數(shù)字檔案館，識別、檔案檢索、電子簽名、信息加密和信息共享是數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行中的一核心技術(shù)問題。如果軟件公司因合同原因發(fā)生變化或公司員工調(diào)動，數(shù)字檔案館的運(yùn)行和維護(hù)就會受到影響，這在一定程度上限制了數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。

3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范亟須完善

為推動全國數(shù)字檔案館的全面發(fā)展，國家檔案局近日發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試方法》[8]。這些準(zhǔn)則更加詳細(xì)和具體，包括檔案服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子文件的接受和管理、紙質(zhì)文件的微細(xì)化和數(shù)字化、數(shù)字資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息安全等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，然而，目前還沒有適合當(dāng)?shù)厍闆r的具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程，而且目前的情況還不足以為數(shù)字檔案館的所有功能建立一個標(biāo)準(zhǔn)體系，包括多媒體檔案管理技術(shù)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和檔案評估系統(tǒng)。

4.缺少深入實踐研究

首先，數(shù)字檔案建設(shè)缺乏理論基礎(chǔ)。目前，中國的數(shù)字檔案建設(shè)研究仍處于理論分析和實踐探索階段，嚴(yán)重缺乏對數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與模式化的深入探討，在系統(tǒng)測試后沒有進(jìn)一步指導(dǎo)研究后續(xù)數(shù)字檔案館的工作；其次，對新的檔案類型、新的檔案模式和具有悠久歷史的檔案收藏缺乏詳細(xì)的研究。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案的管理方法、管理特點(diǎn)和儲存條件，需要進(jìn)一步研究如何納入和利用有價值的檔案，包括過大和過小的格式、不規(guī)則的布局、特殊材料、手寫文本和小語種文本[9]。

五、數(shù)字檔案室建設(shè)的創(chuàng)新對策

1.提升數(shù)字檔案應(yīng)用的整體效應(yīng)

數(shù)字化檔案建設(shè)必須積極應(yīng)對新時代，改變原來'信息孤島'式的檔案材料建設(shè)，實現(xiàn)檔案建設(shè)的一體化發(fā)展和材料利用的綜合效應(yīng)。首先是根據(jù)當(dāng)時的環(huán)境，與時俱進(jìn)地加快數(shù)字檔案的更新，特別是通過硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新，確保數(shù)字檔案始終處于當(dāng)時環(huán)境的最前沿。現(xiàn)在，數(shù)字檔案館利用信息網(wǎng)絡(luò)的各種資源，建立獨(dú)特的地方檔案空間，具有明顯的優(yōu)勢，首先提高自己的知名度和吸引力，為自己的檔案創(chuàng)造品牌。其次，還要注意進(jìn)行集成化工作[10]。綜合管理意味著充分利用檔案館的各種信息資源和業(yè)務(wù)。在全國普遍開展專項檔案建設(shè)的基礎(chǔ)上，要充分發(fā)揮資源共享的有益補(bǔ)充作用，通過構(gòu)建更加開放的檔案管理體系，使國家數(shù)字檔案館對檔案資料的信息掌握得更加全面。它還可以改善檔案館內(nèi)部的溝通和協(xié)作，從而帶動數(shù)字檔案館的整體發(fā)展，提高其整體效率。

2.保障數(shù)字檔案平臺的高效運(yùn)行

數(shù)字檔案室的很多服務(wù)都是借助網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)的，從而保證數(shù)字檔案平臺的正常有效、安全運(yùn)轉(zhuǎn)尤為重要。首先，政府應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對數(shù)字檔案平臺的數(shù)據(jù)處理能力。一般來說，檔案有更多的社會使用價值，如檢索、證明、決策、分析、宣傳教育等的使用，有很高的社會使用價值。但是海量的數(shù)據(jù)資料放在人們眼前，如果缺乏適當(dāng)?shù)钠脚_就很難實現(xiàn)其價值。提升數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理性能就是要轉(zhuǎn)變信息的存放形態(tài)，進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化處理，使相關(guān)參與者可以運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)信息，增強(qiáng)數(shù)據(jù)歸檔的可靠性[11]。其次，將各種形式的數(shù)據(jù)歸檔整合在網(wǎng)絡(luò)平臺上。數(shù)字檔案服務(wù)也包括了文字、影像、圖表、影像等的各種形式，要把各種數(shù)據(jù)資料信息加以有機(jī)集成，這樣才能增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的有效性，包括為客戶決策過程提供最有價值的數(shù)據(jù)信息，從而充分地發(fā)揮了數(shù)字檔案室的優(yōu)勢作用。再次，加強(qiáng)與數(shù)字檔案室等網(wǎng)絡(luò)平臺的交互性。為了建立新時代的數(shù)字檔案館，必須了解市場的需求并收集用戶的反饋。它應(yīng)被用作與觀眾溝通的渠道，并作為不斷改進(jìn)檔案館服務(wù)的參考。用戶的反饋也被儲存為數(shù)據(jù)，可以通過收集、整理和分類來考慮更有針對性的專題檔案服務(wù)，加速檔案的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。

3.有機(jī)整合數(shù)字檔案資源

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理者的積極參與和學(xué)術(shù)指導(dǎo)，以彌補(bǔ)現(xiàn)階段理論研究和實踐創(chuàng)新的不足。首先，檔案主管部門應(yīng)承擔(dān)好數(shù)字檔案室建設(shè)的指導(dǎo)、監(jiān)測、審核、教育、考核的功能，使自身成為數(shù)字檔案室建立和后續(xù)工作的平臺。數(shù)字檔案室管理者要積極掌握先進(jìn)信息技術(shù)、增強(qiáng)數(shù)字檔案創(chuàng)建和管理工作意識，參與領(lǐng)域內(nèi)先進(jìn)的學(xué)術(shù)交流項目或?qū)嵉卦L問參觀，總結(jié)各地和相關(guān)機(jī)構(gòu)的成功經(jīng)驗與方法。在實踐的過程中應(yīng)發(fā)揮積極性，勇于突破與革新并能不斷作出反映，出現(xiàn)問題進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)一步引導(dǎo)歸檔工作者提升檔案服務(wù)意識與水平[12]。其次，加強(qiáng)對歸檔數(shù)據(jù)來源的挖掘能力。改變傳統(tǒng)檔案管理方式，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)文檔的智能化搜索，從大量的信息來源中進(jìn)行快速、準(zhǔn)確搜索，進(jìn)行智能化的數(shù)據(jù)挖掘和處理同樣，需要建立一個數(shù)字檔案空間系統(tǒng)。開放性是數(shù)字檔案的一個重要特征，但作為一個虛擬概念，提高檔案的開放性應(yīng)從以下幾個方面著手：其中之一是將檔案數(shù)據(jù)的出版和資源共享納入國家數(shù)字檔案館發(fā)展的長期規(guī)劃，在發(fā)展數(shù)字平臺的同時加強(qiáng)相關(guān)功能。其次，需要充分考慮不同檔案材料之間的相互關(guān)系，以避免數(shù)字材料轉(zhuǎn)換中的重復(fù)和浪費(fèi)，提高數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換的效率。數(shù)字檔案館的建設(shè)首先要搞好資源建設(shè)，按照現(xiàn)代環(huán)境的要求充實檔案和數(shù)字資料，同時要注意提高質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，使數(shù)字檔案館向高質(zhì)量發(fā)展[13]。

結(jié)語

總之，數(shù)字檔案館的建設(shè)是時代的產(chǎn)物，也是時代的要求。雖然我國采取了相關(guān)政策在全國范圍內(nèi)推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，并取得了一定的成效，但在建設(shè)過程中仍存在一些困難，阻礙了數(shù)字檔案館的作用。因此，應(yīng)重點(diǎn)核查數(shù)字檔案系統(tǒng)的各項指標(biāo)，構(gòu)建數(shù)字檔案保障體系，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，搭建信息服務(wù)平臺，加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)，在大數(shù)據(jù)和知識經(jīng)濟(jì)時代的競爭中展現(xiàn)檔案的價值，確保數(shù)字檔案的 建設(shè)應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化和國際化的大趨勢為指導(dǎo)。