知識管理在圖書檔案管理中的功能及應用措施研究

董冰

（內蒙古自治區綜合疾病預防控制中心，內蒙古 呼和浩特 010010）

在20世紀末，以信息經濟和知識結構為基礎的知識經濟席卷全球，凸顯了從以商品生產為中心的社會向以知識和信息生產為中心的網絡化和知識化社會的范式轉變。在這個“信息爆炸”和“知識因素”的社會中，其主要任務是保護“人類文化遺產”的圖書館和檔案管理部門，在知識管理時代對信息服務提出了新的宗旨、現代的目標、任務和方法。

一、知識管理在圖書檔案管理中的功能

1.內涵

隨著我國知識經濟不斷地發展，知識已經成為現代社會的一種寶貴資源和管理形式。在知識社會的發展中，知識本身就具有價值，能夠對疾控中心的發展起著重要作用，目前，大量的知識都直接決定了疾控中心的生存與發展。隨著社會的競爭也越來越嚴峻，疾控中心要想在市場上占據一席之地，就必須要擁有更多的知識資源并及時更新，提高自身競爭力。在這方面，疾控中心需要做好知識管理，構建以知識為核心的完善的知識競爭體系，通過對知識資源的整合和利用獲得更大的競爭優勢，促進疾控中心的可持續發展。換句話說，知識管理符合社會的發展趨勢，在新時期，疾控中心必須有效利用知識管理來提高自身的競爭價值[1]。

2.特征

知識的特點為流動性和可共享性，這兩個特點也尤為重要，集體知識的使用和創新、變革的能力，使組織在激烈的市場競爭下能站穩腳跟，促進組織員工的自我意識和積極性，關注組織和員工，創造內部學習良好的環境是非常重要的。

3.核心

知識管理的重點是通過收集、分析和分享信息和知識來提高組織的能力，利用它來創新和增加知識的價值。知識管理的核心是創建一個能夠利用和創造知識的組織。知識作為一種重要的組織資源可以提高組織的競爭力。通過確保知識資源的管理和知識的共享，組織可以充分實現知識的價值，豐富組織的知識資源，創造新的知識共享機制。組織通過知識管理創新治理，提高管理的效率和質量[2]。

二、知識管理的功能

目前，我國圖書館和檔案部門正通過將知識管理方法引入檔案工作，有效實現了創新管理理念，為我國圖書館和檔案事業的發展做出了貢獻。知識管理的功能主要體現在兩個方面。

1.有利于顯現個人知識

由于圖書館受到了極大的市場競爭影響，所以缺乏固定性，檔案員的高流動性嚴重阻礙了組織的平衡發展，因此需要關注圖書館檔案管理的基本要素：資源的保存和組織內部的信息交流。知識管理的一個典型特征就是展示知識的能力，這需要管理人員之間的緊密合作和協作，以建立一個科學和標準化的知識體系，這意味著一個有利于知識豐富和學習的環境。圖書館和檔案館管理人員需要關注組織發展，編輯和整合經驗，與其他管理人員積極溝通，及時解決問題，建立一個統一的檔案組織，加強自身競爭力[3]。

2.有利于挖掘潛在資源

在管理檔案期間，知識管理的主要管理對象不是知識本身，而是在知識管理框架內建立的管理系統，實踐的最終目標是能夠利用知識，提高知識的使用率。換句話說，在知識管理的框架內，管理者必須加強對知識的利用。這需要探索檔案中的潛在資源，擴大知識面，實現創新應用，探索管理實踐中的新知識。

三、檔案管理現狀分析

在信息時代，檔案管理已經被電子化管理，原來的紙質檔案被改造成信息庫，不僅可以共享官方文件信息，還可以確保信息的真實性，方便瀏覽和搜索。公文的電子化管理可以為公眾提供更便捷的服務，引入信息化的檔案管理體系建設，提高行政效率，實現科學管理，使公眾實現社會服務。然而，在檔案管理方面也存在一些困難，如缺乏高素質的管理人員本身，對電子信息技術認識不足，檔案管理人員的年齡較大，缺乏專業培訓和專業知識，對電子系統相對不了解。另一方面，實際的檔案基礎設施不足或設備落后，導致管理效率和質量低下[4]。

四、知識管理應用在圖書檔案管理的好處

1.可以對更加深入的知識資源進行發現與挖掘

知識管理的主要目標是管理和開放發展過程中積累的文化。這一管理過程的重點是開發更深層次的知識資源，并利用它們來發展更豐富、更包容的競爭。它是應用于圖書館檔案管理的管理，不僅建立了學術和豐富的資源，而且加強了員工與員工之間的溝通，創造了一個良好的知識和學習環境。與傳統的管理模式相比，知識管理的優勢在于更加全面和科學[5]。

2.推進了個人知識的突出

保存和共享組織內的資源是圖書館和檔案管理最重要的基礎，因為圖書館和檔案管理工作不斷受到市場競爭和缺乏規律性的影響，這導致圖書館和檔案管理人員的高流失率，使組織無法平衡發展。知識管理的特點是，除其他外，促進最先進的知識。沒有所有人員的共同努力，就不可能建立一個更加科學和標準化的知識體系。管理過程需要把不同的管理人員和工作經驗聚集在一起，分享和討論解決分歧的辦法，最終建立一個統一的管理結構[6]。

五、知識管理在圖書館管理中的應用

實際的知識管理概念主要是利用科學技術來改善知識管理，利用知識和提高個人能力，最終導致個人知識的充分體現。這一分析表明，知識管理模式的應用始終推動著傳統管理模式的發展。在下文中，將對知識管理概念在圖書館檔案管理中的應用進行分析和描述。

1.建立健全知識管理制度

另外，知識管理理念在圖書館檔案管理過程中的作用在于，相關管理人員可以以知識管理為核心，以知識管理為基礎提高相關管理業務的效率，有效促進疾控中心核心競爭力的提升，促進圖書館檔案管理業務的高效發展。在此基礎上，借助知識管理理念和相關工作方法，在實際的圖書館檔案管理過程中，一方面，相關管理人員必須運用知識管理的相關模式和方法對圖書館檔案進行管理，在此過程中，需要全面掌握檔案利用者的動態與相關的知識，另一方面，也需要在建設大型信息資源的過程中，不斷對知識管理系統進行改進和完善。經過相關的管理實踐表明，管理部門只有在實際管理和操作過程中促進知識管理體系的完善，才能對管理者的知識管理行為進行嚴格的條件約束，最終有效提高知識管理服務質量。另外，在建立知識管理系統的過程中，相關的技術管理人員必須促進對相關檔案知識的選擇和對相關用戶的管理。只有當管理者確保兩者在知識管理過程中發揮同等重要的作用時，才能最大限度地提升管理的效率[7-8]。

2.構建知識社區和學習型組織，促進隱性知識的交流與交融

知識社區不僅可以被理解為一個人力資源庫，而且可以被理解為一個可以隨時補充的流動人才庫。來自不同組織和行業的專家可以被組織成網絡社區，以展示、學習和討論關于系統的顯性和隱性知識。例如，IT精英可以參與建設數字檔案館的討論，并為改善數字檔案館的功能和使用提供專業知識，而建筑專業人士可以為建設圖書館和檔案館設施提供寶貴意見；如，作為知識產權管理系統中的圖書文檔管理者，在接觸和分析系統數據之后能夠為其業務體系的健全發展與更新提供建議等[9-10]。總之，它不但能夠在組織機構內通過所實現的知識傳承與創新，從而建立一個良性的知識傳播氛圍，也同時還能夠和組織以外的同類知識社群形成有機聯系，從而建立一種更大范圍的知識社群，也能夠突破組織的管理范圍，從而打破傳統行業的約束與局限，從而建立一個文化交融式的知識氛圍。這個知識社區也可以作為一個虛擬的學習組織，快速傳遞理論知識和實踐熱點，引導新的業務交流和討論，引導理論的發展和直接實踐，帶來各種影響和效益。在這個知識社區里，人們不會隱藏自己的知識，它成為一個終身學習系統，人們在其中生活和學習，百花齊放。在這種情況下，機構和個人博客的出現，提供了一種自由，更有組織的參與形式，有目的的交流和互動[11-12]。

3.構建智力庫和知識庫

由于市場環境的不斷變化以及時代的更新發展，要求我國的圖書館檔案保管的工作人員在實踐的作業管理活動中，必須持續地開展有關管理知識的教學工作，并以此為前提促進自身對有關管理知識概念和技巧的吸收與掌握，從而最終達到其管理自我的水平的提高，繼而以此實現圖書館檔案保管工作的目標。事實上，實踐中的明確管理知識可以用來促進圖書館檔案的發展，這種明確的知識包括管理理論和實踐。通過這種方式，管理人員可以將圖書館的普遍情況作為管理過程中學習和提高技能的基礎[13-14]。此外，管理人員可以利用圖書館最先進的技術平臺，利用高科技資源來促進知識的傳播和共享，最終提高自己和他人的知識水平。所以說，圖書館管理人員借助科學技術手段實現對知識的掌握、獲取也是知識的應用領域，其利益相關的管理人員在實現信息獲取的過程中，需要有效利用圖書館內大量的文字資料和書籍資料。所以，這種模式的實施必然是利大于弊的，而在實踐的推進過程中也必然可以達到對檔案資料的有效利用，從而促進管理者和工作人員的學習能力的提升。因此，現代圖書館需要在實施信息管理模式的過程中逐步建立更大的知識庫，并在知識管理模式的基礎上推進圖書館館藏的智能化管理[15-16]。

4.關注底層知識，挖掘動態和方向，創新管理方式

利用計算機網絡和軟件技術建立的業務處理系統和信息傳播與交流平臺，可以獲得知識提供者和消費者的需求和供給的基本信息，以及圖書和檔案目錄的點擊頻率、用戶的操作習慣、花費的時間、注意力等。通過對基礎業務數據的計算機分析，可以自動分析和預測人類和機器對檔案、圖書搜索和借閱信息以及研究方向的反應，以指導業務操作[17]。例如，檔案、圖書搜索和流通信息以及研究方向可以自動分析和預測，以指導操作。因此，大型門戶網站使用更復雜的互動技術，提取和利用緩存信息，識別訪問者的熱點和感興趣的領域，并推薦相關的信息、書籍、檔案資料和產品，這種情況并不罕見。這是改進的重要一步，由于圖書館檔案館長期以來的被動服務模式，不了解讀者和用戶，也很少參與了解他們的研究偏好和興趣，因此往往未能實現。當然，如果知識結構底部的數據信息不被丟棄或忽視，這種獨特的人機互動就很容易實現，而正是這些信息能夠賦予組織獨特的、動態的競爭和創新能力，這將使圖書館和檔案部門能夠提供更多的增值服務，改善其教學和研究功能。

結語

隨著知識時代的到來，圖書館管理中的知識管理逐漸發展起來，并越來越多地被作為促進行政效率的基礎。本文重點討論了知識管理對中國圖書館文獻存儲的重要影響，并介紹了知識管理系統在中國圖書館文獻存儲中的應用。筆者相信，隨著相關理念的貫徹和執行，以及相關管理部門的重視，我國圖書館的文獻存儲工作一定會得到極大的改善和發展。