醫院檔案信息數據庫建設研究

黃巖

（三明市第一醫院，福建 三明 365000）

隨著大數據、信息技術的不斷優化進步，強化檔案數據資料的信息化建設成為醫院等企事業單位管理工作重點的重要內容。檔案信息數據庫的建設可以為醫院等單位整體發展、規劃提供可靠的辦事依據和憑證[1]。檔案信息數據庫的建設工作具有綜合性、多樣性、技巧性，而建立完整、健全、準確、真實的檔案信息數據庫既可以充分挖掘出檔案信息資料的價值，還能對醫院等單位的日常管理運營工作開展發揮承上啟下的重要作用，很大程度上幫助醫院提升管理能力，提高管理效率，確保各項工作有條不紊、高效有序進行[2]。

一、加強檔案信息數據庫建設的意義

優化和完善醫院檔案信息數據庫建設和管理，有利于降低醫院檔案信息管理的風險，提高醫院檔案信息的利用效率，在一定程度上有利于提高醫院信息服務的質效[3]。相對而言，僅僅依靠改善外部科學技術進步帶動醫療行業檔案信息數據庫建設的發展是遠遠不夠的，還需要醫院自身從內部重視檔案信息數據庫的規劃、建設和管理，在醫院日常檔案信息管理過程中重視信息數據庫的管理質效提升，規避檔案信息數據庫建設過程中的各種影響因素，提高醫院檔案信息數據的利用效率[4-5]。當前，在實踐過程中對于醫院檔案信息數據庫建設還存在一些問題，比如缺乏必要的數據使用功能等?；诖?，本文結合相關檔案信息數據庫建設的基礎知識，嘗試較為系統全面的分析醫院檔案信息數據庫建設的相關問題，找出醫院檔案信息數據庫建設存在的問題，并提出優化醫院檔案信息數據庫建設的對策建議[6-7]。相關研究不僅可以豐富檔案信息數據庫建設的相關研究內容，而且有助于醫院提高其檔案信息數據庫建設的質效，在一定程度上為我國醫院檔案信息數據庫的建設提供有益指導[8]。

二、加強檔案信息數據庫建設的必要性

1.檔案信息數據庫更具便捷性

相比于傳統檔案信息管理，建設檔案信息數據庫存在諸多優勢，比如在檔案信息數據庫中可以實現快速查閱檔案資料，實現檔案資料的多重備份避免檔案資料的丟失或者損毀。同時，相比于傳統的檔案信息數據庫需要在紙質文件中查閱的繁瑣，檔案信息數據庫的建設可以為讀者提供電子檢索、查閱等功能，在極大提高查找、利用效率的同時，還可以避免對一些珍貴檔案原件的反復查閱造成的磨損[9]。

此外，通過規范化的檔案信息數據庫的流程建設，可以確保在有效降低檔案信息數據管理人員工作量的基礎上，提升檔案數據資料管理的質量。而科學規范、管理有效地檔案信息數據庫可以給檔案利用工作注入新的生機和活力。因此在信息技術不斷發展的背景下，檔案信息數據庫的建設相對更具有便捷性[10-11]。

2.檔案信息數據庫更具安全性

傳統紙質檔案信息資料在傳輸、處理的過程中，一旦出現錯誤，往往存在難以及時發現錯誤，且糾錯過程相對麻煩，尤其對于一些有著較高機密的數據信息資料，如果出現錯誤或者被惡意篡改可能產生嚴重后果[12]?；诋斍半娮有畔⒓夹g的不斷發展，建設以電子文件為主要載體的檔案信息資料數據庫，通過一定的信息加密、身份認證等技術，可以有效提高檔案信息資料管理人員責任心、職責感，進而使得相關檔案信息數據資料的錄入和管理更嚴謹、準確，也在一定程度上有效提高檔案信息數據資料的安全性、原始性[13]。

3.檔案信息數據庫更符合時代發展趨勢

當前，以大數據、物聯網為基礎的信息技術不斷深入發展，這為檔案數據資料的現代化建設和發展奠定了技術基礎。在信息技術驅動發展的新形勢下，醫院檔案信息數據庫建設遵循現代數據庫建設管理原則制定適用于醫院的檔案信息數據庫類型和管理流程，不僅可以實現隨時隨地根據需求調整和完善醫院檔案信息數據庫，還可以對檔案信息數據管理過程中存在的風險和不足進行優化，避免各種風險因素對檔案信息數據的影響[14]。

三、檔案信息數據庫建設存在的主要問題

1.檔案信息數據庫建設人才不足

在醫院檔案信息數據庫建設實施過程中，多數醫院存在的主要問題是缺乏專業的檔案信息數據庫建設人才，這種缺乏主要表現在人力資源、人才激勵等投入不足方面[15]。眾所周知，必要的薪酬待遇激勵、晉升通道是有效吸引醫院檔案信息數據庫管理人才的條件，但從當前我國醫院檔案信息數據庫建設的現狀來看，多數醫院尚未有充分吸引檔案信息數據庫建設人才的薪酬待遇和晉升途徑。醫院要想實現檔案信息數據庫的現代化建設需要，在激烈的市場競爭中占據優勢，就需要擁有充足的專業檔案數據人才資源[16]。目前，很多醫院沒有具有吸引力的薪酬待遇和晉升機遇導致很多檔案信息數據庫建設人才不愿意進入醫院行業，因而很大程度上影響了醫院的檔案信息數據庫建設。

2.檔案信息數據庫建設存在認識誤區

從我國醫院檔案信息數據庫管理實踐現狀來看，很多醫院的檔案信息數據庫管理工作存在明顯的認識誤區，基層檔案管理人員面對所在醫院相對有限的檔案、服務對象，往往認為現有管理模式“熟門熟路”的固有思維，對于現代化檔案信息數據庫的建設不熱心也不主動[17]。并且，考慮到多數醫院是為人民服務的事業單位，其檔案管理的人員相比于開放市場的私營醫院和外資醫院缺乏足夠競爭力和現代意識，在接觸當前電子檔案信息數據管理方法和管理設備存在相對不熟悉的情況，習慣上也有抵觸現代化電子檔案信息數據庫建設的相關工作環境和內容的情緒，這種認識上的誤區也在一定程度上影響檔案信息數據庫的建設。

3.檔案信息數據庫建設存在功能欠缺

由于當前醫院檔案信息數據庫在建設的過程中主要考慮維護醫院治病救人的主業、服務醫院正常運營為主要目標，在考慮檔案信息數據庫的社會化、功能化建設方面存在不足，并沒有過多的考慮檔案信息資料的使用效率和互聯互通等內容。因而很多醫院在建設檔案信息數據庫時，往往是盲目的購買通用的檔案管理軟件，或者請“懂編程”的技術人員開發檔案管理數據庫系統。這種缺乏針對性的檔案信息數據庫建設往往導致本醫院檔案信息數據庫建設存在明顯的功能缺失，這主要表現在數據庫往往查詢速度慢、索引文件容易遭到破壞，沒有數據導入導出功能。甚至有一些醫院的檔案信息數據庫在需要升級的過程中出現原有數據無法使用的嚴重問題。這些問題的存在很大程度上都是因為功能缺失造成的[18]。

4.檔案信息數據庫建設缺乏相應的制度規范

當前的醫院檔案信息數據庫建設在適應新時代新形勢下的變革還存在缺乏制度規范的問題，比如很多檔案信息數據庫的建設沒有相應的項目規范，數據類型之間無法實現互聯互通，不同醫院之間也無法做到相互銜接和互通。這很大程度上是因為缺乏相關的制度規范，一方面，從政府角度來看，社會管理者缺少規范的制度引導，醫院沒有相關檔案信息數據庫建設的框架指引，醫院在檔案信息數據庫建設的過程中各自為營，也導致醫院檔案信息數據庫建設存在亂象。另一方面，從醫院自身來看，在不同部門和科室之間的檔案信息數據管理和利用沒有形成有效地協同配合，對檔案信息資料的管理和實際需求無法充分匹配[19]。

四、優化檔案信息數據庫建設的對策建議

1.加強檔案信息數據庫建設人才培養

醫院檔案信息數據庫建設人才不足問題的出現很大程度上說明醫院在開展檔案信息數據庫建設的過程中存在重視不足的情況。醫院缺乏相應的檔案信息數據庫建設專業技能人才導致醫院檔案信息數據庫建設和發展水平不高，進而拉低了檔案信息數據庫建設的質效。一個醫院的檔案信息數據庫人才儲備決定了自身檔案管理水平和管理能力，很大程度上也影響著醫院高效經營方式的變革和現代化改革的進程，因此，應當鼓勵醫院加大對檔案信息數據庫建設專業技能人才的培養，通過內部培養和外部引才的方式組建專業的檔案信息數據庫建設運營和管理團隊，內部培養需要醫院制定合理的檔案信息數據庫建設人才培訓方案，培養檔案信息數據專業人才的管理能力和水平，在新形勢下以現代科學管理理念驅動醫院檔案信息數據庫建設水平的提升[20]。

2.轉變檔案信息數據建設觀念

通過對醫院檔案管理相關管理者和工作人員的專業培訓，轉變其固有思維，培養重視大數據時代下利用電子檔案信息數據庫價值的觀念，不斷擺脫習慣思維和慣性思維，通過廣泛的宣傳和培訓，使得醫院所有員工都能意識到電子化、智能化檔案信息數據庫建設的重要性和價值，從而在內部觀念上營造建設檔案信息數據庫的氛圍。另外，通過外部專業機構的調研和分析，形成本醫院檔案信息數據庫建設優劣勢情況的分析，對當前醫院建設檔案信息數據庫存在的問題、建設的必要性等內容進行分析，從而為決策提供依據和信息。

3.豐富檔案信息數據庫功能

在加強人才培養，轉變觀念的基礎上，還要不斷從技術、功能等方面強化檔案信息數據庫的建設。一方面，檔案信息數據庫的建設管理方，要充分考慮檔案信息數據庫建設的實際需求，并結合經濟社會發展、醫院戰略規劃等內容，不斷豐富檔案信息數據庫的功能項目。不僅滿足醫院當前的實際需求，還能為未來功能的增加預留空間。另一方面，還要注重對檔案信息數據庫開發專業技術人才的利用，使得相關建設、開發人員不僅能充分運用自身計算機、數據庫建設的知識和經驗，還能熟悉醫院檔案管理的各個環節，從而豐富醫院數據庫的內容，建設完成功能完備、運行高效的檔案信息數據庫系統。

4.完善檔案信息數據庫制度規范

在上述檔案信息數據庫建設的對策建議基礎上，醫院還應當通過完善檔案信息數據庫制度體系進行進一步保障。

對于醫院的檔案信息數據庫制度機制體制的完善，需要根據醫院的實際情況展開，因而難以形成具體可參考的制度，但在建立的過程中需要遵循一些科學性原則，具體包括如下方面：（1）全面性原則。在對醫院檔案信息數據庫制度規范機制的制定中，需要全面綜合的考慮各個方面，在進行分析研究的過程中，需要充分學習其他行業檔案信息數據庫制度的優點，并結合具體醫院的檔案信息數據庫建設實際，多個角度全方位地對檔案信息數據庫制度進行設計，盡量做到全面完備，只有這樣才能使得檔案信息數據庫制度規范機制具有充分的保障作用。（2）客觀性原則。在醫院檔案信息數據庫制度規范機制的設計過程中涉及多個方面，多種因素，因此在進行設計的過程中，要秉持公平、公正、客觀的原則，圍繞醫院戰略發展的目標，避免過分注重對單一部門或者具體項目的考慮。并且檔案信息數據庫制度規范機制的制定需要充分借鑒專業技術人才的評估和意見才能保持客觀性。（3）科學性原則。醫院檔案信息數據庫制度規范機制的制定應當堅持科學性原則，就是說相關制度的建立應當是在遵循科學研究規律和充分考慮醫院當前實際的基礎上進行的，這也是避免因片面考慮導致影響醫院持續健康發展的重要原則。