新《會計檔案管理辦法》背景下會計檔案電子化管理研究

摘 要：本文以新《會計檔案管理辦法》頒布實施為研究背景，詳細分析了會計檔案電子化管理出現的新變化、其管理意義，以及管理內容和實現方式，并從四個方面提出了做好新《會計檔案管理辦法》實施背景下會計檔案電子化管理具體改進措施，具有積極的現實指導價值。

關鍵詞：會計檔案;電子化;檔案管理

概述

近年來，隨著信息技術日新月異和經濟社會的發展進步，傳統手工操作的會計工作已被會計電算化所取代。會計電算化顯著減輕了會計人員的工作強度，提高了會計工作質量和效率，也促進了會計工作職能的轉變。由此所產生的以會計憑證、賬本和報表為內容的會計檔案呈現出幾何級數量大幅增長。1998年，國家檔案局和財政部聯合發布《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）。為加強會計檔案管理，尤其是會計檔案電子化管理，2015年12月對該《辦法》進行了修訂，并于2016年1月1日起正式施行。新《辦法》中關于電子會計檔案作出了較大幅度修改，該《辦法》實施以來，為會計檔案電子化管理提供了根本制度保障和遵循。

1 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理新變化

2016年1月1日實施的新修訂的《辦法》提出了電子會計檔案概念、電子會計檔案管理要求，以及單軌制電子會計檔案管理，明確不再單一強調必須建立紙質檔案，允許在一定條件下可通過信息系統，實現電子會計檔案保存[1 ]。

1.1 提出電子會計檔案概念

新《辦法》第三條明確提出了電子會計檔案概念：“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。電子會計檔案概念的提出，充分參照了《電子檔案管理基本術語》中關于電子檔案的概念內容，概念的確定也進一步明確了電子會計檔案的范圍，突出強調了電子會計檔案的原生性，即電子會計檔案是通過計算機等設備產生，這就明顯區別于掃描紙質會計檔案形成的數字化副本。

1.2 電子會計檔案管理要求

新修訂的《辦法》明確提出電子會計檔案概念，與之對應的，也提出了電子會計檔案管理方面的新要求：1）電子會計檔案產生無需報備。原《會計檔案管理辦法》明確要求“具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報國家檔案局、財政部備案”，新修訂的《辦法》則提出“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”。對比這二者前后的變化，單位利用計算機、網絡通信技術所產生的電子會計檔案管理無需報備。2）對電子會計檔案移交、接收提出新要求。從新修訂的《辦法》規定和要求來看，電子會計檔案的移交和接收需要一并移交電子檔案以及電子檔案的元數據，而且元數據及電子會計檔案格式需要滿足檔案管理規定，且特殊格式電子會計應當與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案的移交規定更細化：單位內部會計部門向檔案部門移交時，檔案部門需對電子會計檔案準確性、完整性、可用性、安全性檢測，滿足“四性”標準和要求的才可接收。單位與單位之間的會計檔案接收，則提出要求電子會計檔案接收部門應負責檢驗電子會計檔案載體及其技術環境，保證“四性”要求。3）電子會計檔案銷毀需要派員監督。根據新《辦法》的具體規定，在銷毀電子會計檔案時，需要檔案管理部門、會計部門和信息管理部門共同派員，負責電子會計檔案銷毀工作。

1.3 單軌制電子式管理要求

新《辦法》第八條提出了同時滿足六種條件情形的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存。即電子會計檔案通過計算機、信息網絡等形成、傳輸，來源應真實有效;使用會計核算系統，并使得電子會計資料準確完整，輸出的電子會計檔案符合歸檔標準，且履行相應的審簽程序;電子會計檔案能夠在具體的電子管理系統中實現有效、長期管理，并建立與其相關聯的其他紙質會計檔案檢索關系;選用相應科學技術，防止電子會計檔案被篡改;建立相應的電子會計檔案備份制度;形成的電子會計檔案非永久保存或其他重要價值。此外，單位從外部接收的電子會計檔案還應附有符合《電子簽名法》所規定和要求的電子簽名。如不能同時符合上述六項條件要求的，需要建立相應的紙質會計檔案管理。

2 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理意義

隨著，會計檔案電子化管理適應信息技術發展的現實需要，在降低管理成本、提高管理質量、發揮檔案資源價值等方面都有著顯著優勢和重要現實意義。

2.1 提高檔案檢索效率

新《辦法》賦予了會計檔案電子化管理的可行性和效力上的認可性。通過會計憑證、會計賬本和會計報表等會計檔案電子化管理，能夠顯著提升財務分析的效率，協助單位做好相關財務審計。會計檔案電子化后，能夠借助計算機技術、信息網絡技術實現會計檔案信息隨時查詢，突破了傳統會計檔案管理模式下的查詢時空界限。

2.2 增強檔案自身安全

傳統模式下，紙質會計檔案管理面臨著水、火、蟲蛀等因素威脅。而隨著電子簽名、電子密鑰、區塊鏈、備份等信息技術的應用，電子會計檔案突破了傳統非安全因素的威脅，進一步降低了電子會計檔案被篡改、偽造、變造、損壞的風險。

2.3 降低檔案管理成本

傳統的紙質會計檔案管理需要占用檔案室較大管理空間，需要紙張、恒溫機、空調等設備。實行會計檔案電子化管理，極大地壓縮了檔案室空間占用，也無需紙張、打印機，以及其他相應的硬件設備等。可見，會計檔案電子化管理節省了存儲空間，縮短管理時間成本，且無需打印、裝訂、組卷、裝盒、上架等，節省相關耗材。

2.4 提高檔案服務品質

傳統模式下紙質會計檔案管理提供的查詢、檢索或其他憑證服務，服務的內容和方式較為單一。會計檔案電子化管理，其服務品質將得到顯著提升。如，可基于財務報表、會計賬本中記載的財務信息，基于生產、管理、投資等不同維度的財經信息分析預測的精準度。以電子化合同為例，可基于合同信息生成、記錄、執行、回顧，構建基于財務分析資金使用效率數據分析，控制預算和成本，使財務決策更加高效、精準[2-6 ]。

2.5 拓寬檔案管理內涵

傳統會計檔案管理的范圍主要為會計憑證、會計賬簿和財務報告等，而忽視了對與會計關聯度較大的合同協議、重大財務決策判斷，以及內控資料等資料的收集。而會計檔案電子化管理，使會計檔案傳輸、讀取、輸出及格式都發生了巨大變化，拓寬了傳統會計檔案管理范圍，為單位財務決策提供更為豐富、全面的會計檔案信息，利用信息網絡技術，實現電子會計檔案信息互聯互通共享。

3 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理內容及實現方式

根據新《辦法》第六條規定，電子會計憑證、賬簿、財務會計報告，以及銀行對賬單、納稅申報表等其他電子會計資料均屬于歸檔范疇。

3.1 主要內容

以常見的幾類會計檔案電子化管理為例，其主要管理內容包括：1）電子會計憑證。電子會計憑證是指以電子化形式保存的會計憑證。利用財務保障系統發起并入賬的外部原始憑證與財務報賬單一致后，除了保存紙質會計憑證外，外部原始單據應掃描保存電子檔案，并通過條形碼技術，在原始憑證與記賬憑證之間建立關聯性，借助信息網絡技術實現會計憑證電子化管理。由單位自身在財務管理系統中產生的出入庫單、簽收單等電子憑證，可直接以電子化方式存檔，并利用條形碼或記賬憑證編號建立憑證之間的關聯性，再依托信息化手段實現檢索。2）電子會計賬簿。電子會計賬簿包括電子總賬、電子日記賬、電子固定資產卡片，這些電子會計賬簿可直接以電子化方式存檔。3）電子會計報表。電子會計報表是以電子化方式保存的各類會計報表。對單位內部會計報表可由相關部門或科室直接在系統中查詢和下載;對來自單位外部的電子會計報表應有電子簽名等，確保電子會計報表的真實、準確。4）電子銀行回單。電子化存儲的銀行回單，是直接以電子介質形式保存資金平臺支付的電子回單，存檔時應建立電子銀行回單與電子記賬憑證之間的關聯關系，再借助信息技術實現實時檢索調閱。

3.2 會計檔案電子化實現方式

會計檔案電子化管理的最大難點或需要突破的便是要建立各種關聯性，確保電子會計檔案具有與紙質檔案同等效力。1）內、外部原始憑證與記賬憑證關聯。首先是內部原始憑證與記賬憑證的關聯，單位依托信息化管理平臺，對單位原始財務數據的信息采集、信息交換和信息共享。財務人員將會議記錄、合同單、采購單等錄入報賬管理平臺，實現內部原始憑證與電子記賬憑證關聯。外部原始憑證則通過貼條形碼、會計影像系統、會計稽核系統等，分別建立外部原始憑證紙質版、外部原始憑證電子版和銀行回單與電子記賬憑證關聯。2）會計賬簿、報告等電子化保管。在單位會計核算系統及報賬平臺系統中都留存有相應的電子會計信息數據，可根據財務管理需要將這些信息數據進行組配，從而形成電子記賬憑證、電子總賬、電子明細賬和電子日記賬，等等，將這些電子化會計資料進行真實性、有效性和一致性鑒定審核，形成電子化管理。

4 新《辦法》背景下會計檔案電子化管理策略

4.1 做好“四性”標準檢測

新《辦法》第十二條第三款提出，“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。”即需要對入庫的會計檔案電子化在交接時連同電子會計檔案與元數據一并移交，并對電子會計檔案載體及其技術環境檢驗，從真實、完整、可用和安全性四個方面按照“四性”標準檢測，使其達到“四性”的標準和要求。實踐中通常從移交檢測和日常檢測兩個方面進行：前者，需要將歸當文件MD5與重新獲取文件MD5信息對比，檢測其真實性;從元數據數量、文件存儲大小、電子文件數量與接收登記表數量一致性等，檢測其完整性;從附件原文能否瀏覽檢測其可用性;利用殺病毒軟件等檢測安全性等。后者，需要從電子會計檔案的收集、整理、利用三個環節做好日常檢測[7-9 ]。

4.2 嚴格“四化”環節保障

“四化”即規范標準化、來源多樣化、管理流程化和保障制度化。首先是規范應標準化。即電子會計文件傳輸規范、電子會計文件準入標準、電子會計檔案著錄規則，以及電子會計檔案編碼規范等都應建立科學的標準規范體系，確保電子會計文件從收集到歸檔每一步都有據可依。其次是來源應多樣化。即單位電子會計檔案應與信息化技術及平臺應用結合起來，將財會管理軟件與云檔案系統實現在線對接，信息化盲點紙質會計檔案掃描、拍照等，確保電子會計檔案全面、完整。再次是管理流程化。即根據會計檔案電子化管理特點和實際，應從電子會計文件歸檔、電子會計檔案著錄、電子會計檔案借閱、電子會計檔案年檢及銷毀等方面重新梳理、規劃流程，提高管理質量和效率。最后是保障制度化。即通過管理制度來明確電子會計檔案歸什么、怎么歸、何時歸、誰來歸、怎樣管和如何用等一系列操作性問題，建立全生命周期制度化，推動電子會計檔案全面規范管理[10 ]。

4.3 構建“三項”安全體系

會計檔案電子化管理與傳統會計檔案管理所面臨的安全形勢和問題存在較大差異，也給會計檔案安全管理帶來新的巨大挑戰，需要從使用、系統及信息三個方面構建完善的會計檔案安全體系。一是使用安全。應根據會計檔案電子化使用實際特點及需要，建立相應的安全權限控制機制，保持電子會計檔案原件與在線瀏覽查閱相獨立，確保使用安全。二是系統安全。會計檔案電子化離不開信息系統載體和渠道，要確保系統運行穩定和安全，可采用雙機熱備、負載均衡、冗余存儲、數據備份、安全控制列表等措施，確保會計檔案電子化管理的系統安全。三是信息安全。主要是單位內部會計檔案電子化內網信息安全，從信息安全管理和技術應用兩個方面，保障其信息安全。

4.4 實現“三大”目標效益

新《辦法》實施賦予了會計檔案電子化管理的制度依據，需要從經濟、管理和社會三個方面明確會計檔案電子化管理實現效益，為統一思想、凝聚共識提供支撐。一是經濟效益。會計檔案電子化單軌制管理的實現，大量紙質會計檔案直接實現了電子化存儲，單位采購合同等不同業務信息可直接接入檔案信息系統，存儲于光盤或磁盤即可，極大地節約了紙張以及對空間的占用。二是管理效益。會計檔案電子化管理極大地簡化了業務流程，提升會計檔案管理效率，增加了財會信息透明度，增強會計信息收集準確率，等等。三是社會效益。會計檔案電子化管理不僅有利于單位自身檔案工作、財會工作質量水平的提升，也為當事人提供良好用戶體驗，釋放更多科技紅利。

參考文獻：

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作者簡介：翟雅芝（1983— ），大學學歷，南莊鎮人民政府下屬單位館員，主要研究方向：檔案管理。

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