關于房地產開發企業合同管理的探究
——以XC公司為例

溫朗迪

合同管理，是指企業制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理、檔案管理等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動，是系統的動態管理過程，其具有管理時間長、管理內容龐雜、管理涉及人員眾多等特點。所以，合同管理水平的提升，無疑可以保障房地產開發企業各項工作能夠按照計劃進行，最大程度上避免經濟糾紛問題的出現，促進企業自身的經營管理水平得到提高，推動企業健康持續的高質量發展。

一、房地產開發企業合同管理的重要性

（一）有利于規范企業內部管理

房地產開發企業承擔著施工進度、質量安全、成本效益、資金回流等各方面的壓力，因為一旦某一環節出現問題，就很可能影響整個項目開發的效益和效果，使企業的內部管理出現問題，所以企業合同履行的好壞就顯得尤為關鍵。如果房地產開發企業能夠根據自身的實際業務及行業特點，建立一套涵蓋意向協商、談判起草、合同簽訂、合同履行、監督評價等全過程合同管理的運行機制，無疑可以促使合同的順利履行，通過對合同進行規范化、制度化、科學化的管理，提升企業內部管理水平。

（二）有利于控制企業運營風險

房地產作為資本密集型行業，其運行風險明顯高于其他行業，從前期的項目立項階段到中期的項目施工階段再到后期的運營維護階段，無不需要合同對其風險進行規避與控制。一方面通過明確合同標的、合同主體的權利與義務、合同金額及支付方式、違約責任，爭議解決方式及保密條款等，規避合同雙方潛在的法律糾紛，促使雙方依據合同條款履行權利及義務；另一方面通過加強引導，轉變固有工作思路，從上至下加強企業風險防范的敏感意識，無疑可以最大程度的控制企業的運營風險。

（三）有利于實現企業經營發展目標

近些年，隨著我國市場經濟體制的不斷完善，我國房地產開發企業之間的競爭也愈發激烈。然而“打鐵還需自身硬”，只有不斷的提高自身的運營能力，才能在激烈競爭的環境中立于不敗之地。加強合同管理是提高房地產開發企業核心競爭力的重要手段，通過全面掌握合同簽訂的背景及合同內容，對合同履行過程應注意的問題進行提示，最大限度地維護企業的合法權益，規范企業經營管理活動，可以促進企業實現經營發展目標。

二、目前房地產開發企業合同管理中面臨的問題

（一）合同管理的重視程度不高

房地產行業的迅猛發展得益于我國社會實體經濟的快速發展與進步，同時也給大部分房地產開發企業帶來了千載難逢的發展機遇，但是過快的發展腳步也帶來了不得不面對的挑戰與威脅，合同管理就是其中的一個方面。目前來看，大部分房地產開發企業更注重于企業的開發效率與盈利能力，而對于企業最為基礎的合同管理常常被忽視，合同管理的重要性沒有得到充分的認識，有的企業甚至沒有設立健全的合同管理機制，企業領導不重視合同管理人員專業知識的培訓，又對合同管理沒有給予足夠的支持，從而導致企業的合同管理工作存在較大的漏洞，阻礙了房地產開發企業的穩定發展。

（二）合同管理的制度建設不完善

制度體系的建設，可以使企業的日常經營管理變的更加規范化、科學化。然而，目前依然有很多房地產開發企業沒有建立完善的管理制度來有效指導企業的合同管理工作，導致在實際工作中，因為缺乏明確的行為規范與操作指引，使該項工作無章可循。尤其在小型房地產開發企業中，對于合同的管理較為粗放，即使建立了合同管理制度，由于過于形式化，無法指導具體工作的開展，大多數情況還是要依靠個人的工作經驗開展合同管理工作，使得該項工作主觀隨意性較大，權責邊界變的混淆不清，缺乏科學性、系統性的組織管理，為企業的合同管理帶來十分不利的影響。

（三）合同管理的信息化水平不高

房地產開發企業合同種類繁雜，根據合同標的物可大致分為前期咨詢合同、勘察設計合同、施工監理合同、物資采購合同、廣告宣傳合同、銷售租賃合同及審計委托合同等。小型房地產開發企業的合同在各個部門、各個經辦人員的手中零散保管，缺乏信息化、系統化的科學管理，這就無疑加大了企業合同管理的負擔，甚至導致合同缺失、履行無據可依的情況出現。

（四）合同管理的監督評價力度不夠

房地產開發企業具有項目開發周期長、參與主體眾多、業務鏈條復雜等特點，一份合同從前期簽訂到履行完畢往往需要幾個月甚至幾年的時間，所以合同執行情況的優劣程度直接關系到企業的管理水平。而合同的順利執行，離不開必要的監管制度，合同執行完畢的評價制度又是提高合同管理水平必不可少的重要手段，但是在實際執行過程中，很多企業疏于對現有合同執行情況的監督與評價，對合同簽訂工作的重視程度遠遠高于合同的后期履行，導致未按照約定時間支付工程款項，隨意修改原合同條款等情況時有發生，所以加大合同管理的監督評價力度勢在必行。

（五）合同管理的風險防控機制不健全

房地產開發企業在合同簽訂前的磋商環節，相關主體的資質和履約能力等直接影響到企業的正常運行，如果疏于對合作方的資質審核，很容易埋下合同隱患，導致合同管理失效。又如合同訂立后，沒有對履約的條件、時間、違約條款等關鍵要素進行及時持續的跟蹤與監控，也會帶來未按合同履約或者違約等現象，嚴重影響企業的正常經營。

三、以XC公司為例，提出加強企業合同管理的途徑

XC公司于2000年8月正式組建，是區域內從事固定資產投資開發和經營活動的國有法人獨資公司，注冊資本8.46億元。公司擁有4家全資子公司，9家參股公司。初步構建了以一級開發、城市開發、資產管理、產業運營為核心業務的戰略業務組合，公司業務規模不斷發展壯大。在合同管理上，公司單獨設置合同歸口管理部門，監督指導自合同簽訂前的意向協商直至合同履行完畢的全過程的工作，公司各部門和子公司各自加強對各類合同的管理，實行部門經理負責制，建立并完善合同管理制度和合同臺賬。

（一）強化企業合同管理意識

為了切實提高企業的合同管理水平與質量，XC公司從以下四個方面強化合同管理意識。首先，自上而下的加強公司員工尤其是公司領導人員的重視程度，提高全員合同管理意識，充分調動員工的工作積極性，增強責任感；第二，合同管理與法制教育相結合，在公司范圍內定期組織《民法典》專題講座，尤其是合同管理方面的宣傳培訓，全面提升法律素養，養成自覺守法的意識，形成遇事找法的習慣。著力提高運用法治思維和法治方式推進工作的本領；第三，按各部門及子公司設置專職的合同管理人員進行合同管理工作，建立微信群，便于溝通，并實行崗位責任制，以促進后期的合同管理體系建設；最后，XC結合具體情況，聘請常年法律顧問，協助公司草擬、修改、審查合同和有關法律事務文書，借助外部力量共同參與合同的審定，為公司高質量發展保駕護航，全面提升依法治企水平。

（二）建立健全企業合同管理的制度體系

1.設立健全的組織機構。XC公司明確專職部門負責公司合同審核工作，參與合同會審、合同談判，研究制定、監督執行并完善公司合同管理相關制度，對公司各部門和子公司合同管理工作進行監督指導。同時公司各部門和子公司設置合同管理員，歸口管理本部門或本公司合同。合同管理員應具備良好的職業道德，熟悉掌握相關法律法規、公司經營業務、經營管理流程等情況。通過明確合同提起部門、履行部門及相關合同會審部門的職責權限，使合同的全過程管理得到有效控制，為公司領導的科學決策提供依據。

2.制定完善的管理制度和工作流程。合同管理制度和流程的建立與完善不僅可以提高合同管理工作的科學性與規范性，還可以從實處控制合同管理帶來的風險，讓合同管理工作有章可循、有據可依。以XC公司為例：第一，實行公司統一領導、分級負責、歸口管理的合同管理機制。公司各部門和子公司合同管理由公司總經理統一領導、主管領導主管、業務經辦部門負責、相關業務部門參與會審、管理部門全面審核和監督、各級領導在授權范圍內審批；其二，制定涵蓋合同簽訂前的意向協商直至合同履行完畢的全過程的管理制度，具體包括合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理、檔案管理等活動。其三，按照授權審批權限不同制定相關配套管理工作流程。

3.建立配套合同范本。XC公司對各業務類型進行全面摸查、整合，推行合同模板庫，在公司范圍內共享，并定期予以調整。主要涵蓋前期咨詢類、勘察設計類、施工監理類、材料采購類及物業服務類等合同，并且在合同中加入保密條款、不可抗力條款和通知送達等補充條款，并把廉政告知書作為合同必要附件，在兼顧可操作性的基礎上對合同雙方的權利、義務和責任作出全面細化的規定，具有較強的實踐意義。合同模板庫的建立不僅有利于堵塞合同經辦人工作上的漏洞，也能有效地避免合同糾紛的產生，促進合同的順利執行。

（三）財務信息化手段應用于企業合同管理

XC公司采用用友U8財務系統，同時自建了“黑木崖”系統作為用友總賬和合同輔助系統，能實現合同的綜合管理以及與用友系統數據的同步查詢功能，財務人員能夠實時了解合同的付款情況，有效提高了財務工作效率。同時，XC公司對財務憑證附件進行了信息化管理，對所有涉及項目付款的附件憑證資料，掃描為PDF格式進行留存，為員工請休假期間的遠程辦公提供了極大便利。具體可分為：

1.合同簽訂階段：XC公司各業務部門合同管理人員在“黑木崖”系統中登記合同基礎信息，同時填寫合同編號，并將掃描為PDF格式的合同文本上傳。

2.合同付款階段：各業務部門指派專人（合同管理人員）負責，在OA辦公系統中提起合同付款審批流程，并關聯此前的合同審批流程，同時報送財務部進行付款。

3.財務記賬階段：財務部根據公司每月的付款計劃及合同條款按規定付款，并在“黑木崖”系統中的合同管理模塊，填寫該合同編號，即可關聯出該合同項下的所有信息，包括簽訂時間、合作方名稱、付款信息，實時了解合同的付款情況，實現業財融合及合同的動態管理。

（四）完善企業合同管理的監督評價體系

制度與流程的建立讓合同管理工作有章可循，有據可依，但是合同管理工作切實有效的開展，同時還需要完善合同管理的監督評價體系。除在企業內部單獨設立合同管理部門外，需進一步強化財務部門、審計部門、成本管理部門的監督職能，統籌合同、分類管理，細化合同管理流程，切實保證合同履行到位，維護企業利益。

1.事前控制（合同簽訂環節）：合同提起部門在合同擬訂前應對合同相對方的主體資格、資質資信情況及合同內容進行審查和確認，并保存有關資料。成本管理部負責從成本控制方面對合同訂立、履行、變更、解除全過程的成本控制進行審核。審計部負責對合同訂立程序進行審計、監督。

2.事中監督（合同履行環節）：一是關注業務流：按照公司不同項目，分別建立相應的付款審批流程，并由各公司財務負責人審核把關；二是關注資金流：每月底按部門上報下月資金使用計劃，在合同執行過程中控制資金的支付，保證各項付款有跡可查；三是關注發票流：監督業務部門是否對合作方所開具的增值稅專用發票進行真偽驗證，規避稅務風險，同時對我方開具的增值稅專用發票提前介入審核，關注稅目、稅率的準確性，嚴控企業財務風險。

3.事后考核（合同執行完畢）：從定性與定量兩個角度對合同執行情況的效率與效果進行評價，加大對流動資金的管理力度，及時監管價格波動趨勢，及時關注尾款結算、保證金收回等情況，實現合同全生命周期的閉環管理。

（五）健全企業合同管理的風險防控體系

XC公司建立供應商管理辦法，全過程、分階段的對合同簽訂前擬定供應商的資質審核、履約過程中的履約評價等方面對供應商信用等級進行分析考核，通過對各個供應商的前期考察、過程分析、事后評價，形成公司供應商名錄，具體分為優秀、合格、備選和不合格供應商，并根據評審結果定期進行更新。加快項目選定供應商的速度，降低供應商信用和履約風險，確保合同的順利履行。同時建立合同定期自我檢查和統計制度，實時監控合同的履行情況。各部門、子公司合同管理員向各自主管領導及時報送合同履行情況月報，包括合同履行進度、履行過程中發生的問題及采取的措施、合同變更和洽商情況、收付款情況。除此之外，合同管理部門應建立風險導向機制，將共性問題舉一反三，有效提升風險防控水平，防范化解重大風險。

四、結束語

2021年是“十四五”規劃的開局之年，我國房地產行業不僅面臨著眾多發展機遇，同時也面臨著市場轉型、國家政策調控、金融政策收緊等諸多挑戰。隨著內外部環境的深刻變化，需要企業進一步提高對合同管理的重視程度，建立健全合同管理制度體系，注重信息化手段的應用，以及采取有效的監督管控措施，增強企業合同管理的風險分析、預測與應對，通過提高合同管理的整體水平與質量，提升企業自身的綜合能力，從而真正實現房地產開發企業的高質量發展。