談新時代高校檔案管理工作中的“穩、準、狠”

尚守攀

（廣西教育學院 廣西·南寧 530023）

高校檔案記錄著學校的發展歷程，是高校開展各項活動的原始記錄。進入新時代，高校檔案管理應以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，認真貫徹落實黨和國家關于檔案工作的一系列決策部署，以決勝全面建成小康社會為主基調，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”，在管理檔案資源和服務工作大局方面不斷創新，從“穩、準、狠”角度努力提升檔案服務水平，促進檔案管理的科學化、信息化，使檔案服務師生、服務學校發展、服務社會民生，助力實現第一個百年奮斗目標和推進檔案事業高質量發展。

1 新時代高校檔案管理“穩、準、狠”基本概述

1.1 新時代高校檔案管理“穩、準、狠”的含義

高校檔案管理中的“穩”就是指在高校檔案管理全過程中采取必要的措施保障檔案完整和檔案部門運營正常、規范；“準”就是指在高校檔案管理過程中要做到精準無誤，并且從檔案收集至檔案利用各環節操作過程要做到可追溯；“狠”主要指在檔案管理新技術上不斷探索，在檔案文化研究上不斷下功夫，把“死”檔案變成“活”檔案，從而服務高校師生，服務高校發展，服務社會民生。

1.2 新時代從“穩、準、狠”三維度加強高校檔案管理的意義

高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理以及其它各項活動直接形成的對學校的社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。因此，從“穩、準、狠”三維度加強高校檔案管理工作非常必要，而且具有現實意義。首先，高校檔案管理包括檔案收集、移交、接收、整理、歸檔、銷毀、利用和庫房等硬件設備設施建設等環節。每個環節從“穩、準、狠”三維度加強管理，可有效提升高校的檔案管理業務水平。其次，高校檔案是高校管理結果的記錄憑證，但并不能忽略檔案對管理水平的促進作用。高校可以從檔案歸檔范圍的標準化、規范化角度入口，從而推進高校各項管理活動的標準化、規范化。

2 新時代從“穩、準、狠”三維度提升高校檔案管理水平的策略

2.1 新時代高校檔案管理中的“穩”

2.1.1 確保檔案安全是高校檔案管理“穩”的基本要求

檔案安全是所有檔案工作的生命線和底線。高校檔案部門應以習近平新時代中國特色社會主義思想作為指導，樹立總體國家安全觀，把檔案安全擺在檔案工作的首要位置，既要保障實體檔案安全，又要保障數字化檔案安全，牢牢守住檔案安全底線，維護檔案安全不動搖，堅持“安全第一，預防為主”的工作方針，強化檔案安全工作的領導與責任，開展檔案安全風險防控和治理，從而保障檔案安全[2]。

在硬件設備設施上，高校檔案庫房應配備火災自動報警設備，潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火消防設備，配備滿足工作需要的空調機、去濕機及溫濕度監測調控系統，安裝甲級防火門，安裝漏水報警設備、全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施和視頻監控、門禁識別、紅外報警等安全防范系統。

2.1.2 健全各項制度是確保高校檔案管理“穩”的保障措施

高校應依據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定》《歸檔文件整理規則》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《高等學校檔案管理辦法》，健全本單位檔案工作制度，如收發文登記制度、檔案保管制度、保密制度、鑒定制度、復制制度、借閱管理制度、統計制度、移交制度、銷毀制度等。

2.1.3 依法治檔，推動高校檔案事業可持續發展

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的檔案法，國家主席習近平簽署第47號主席令予以公布，將于2021年1月1日起正式施行。這是我國檔案法治建設進程中一個新的里程碑，是檔案工作適應國家治理體系和治理能力現代化要求，走向依法治理、走向開放、走向現代化的重要標志，必將對新時代中國特色社會主義檔案事業高質量發展產生重大而深遠的影響。高校應堅持依法治檔，轉變工作作風，使檔案管理更加有序化；完善各項規章制度，促進檔案管理監督指導；定期舉辦法制培訓，增強檔案管理人員的法律意識，從而推動高校檔案事業可持續發展[3]。

2.2 新時代高校檔案管理中的“準”

2.2.1 高校檔案管理首先應在檔案收集上做到“準”確無誤

高校檔案收集是高校檔案管理工作的源頭。當前高校檔案收集中主要存在資料歸納意識不強，收集種類不全面，檔案文件收集范圍不清，資料信息文件收集不規范，零散文件收集脫節等現象。高校檔案收集做到精準，可以從增強檔案管理工作人員服務意識，提高對檔案收集工作重要性的認識，培訓高校分支部門兼職檔案員檔案意識，劃清歸檔范圍，借助電子設備等現代化技術手段進行檔案收集等方面入手，解決檔案收集不精準問題[4]。

2.2.2 高校檔案管理應在檔案資料歸檔范圍上保持精準

高校檔案部門收集檔案后應嚴格依據《高等學校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部27號令)把各門類載體文件材料科學分類、準確劃分保管期限、合理排列、正確編號、裝訂整齊，規范填寫檔號章、檔案盒、備考表。文件歸檔應符合《歸檔文件整理規則》（DA／T22—2015）要求，基建檔案整理應符合《建設項目檔案管理規范》（DA／T28-2018）要求，科研檔案整理應符合《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA／T2—1992）要求，會計檔案整理應符合《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）和《會計檔案案卷格式》（DA／T39—2008）要求，照片檔案整理應符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821）和《數碼照片歸檔與整理規范》（DA／T50—2014）要求，錄音、錄像檔案整理應符合《錄音錄像檔案管理規范》（DA／T78—2019）要求，電子檔案整理應符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號）要求等。

2.3 新時代高校檔案管理中的“狠”

2.3.1 利用新技術提升檔案部門服務水平

現階段，各類支持檔案管理的新技術、新設備層出不窮，特別是電子化、信息化技術使檔案管理變得高效、便捷，提高了檔案利用率，提升了檔案部門的綜合服務水平。高校檔案部門可采取與信息技術中心相互合作的方式，共同開發創建適合本單位的檔案信息管理系統，簡化檔案管理的工作流程，促進檔案的自動化管理，從而提升檔案服務水平。在實現中要對目前掌握的檔案資源信息進行歸類梳理，搭建服務于用戶的信息資源數據庫，并設計客戶端界面，以及實現查詢、檢索、評分、價值挖掘等功能，并對檢索出的結果按照價值高低、資源分類、專業分類等進行排列，從而為用戶提供快捷的檔案資料查詢服務[5]。

2.3.2 深入挖掘檔案價值，加強檔案研究和檔案文化建設

新時代，黨對文化建設高度重視，黨的十九屆五中全會針對文化建設從戰略和全局上做了規劃和設計，其中最重要的就是明確提出到2035年建成文化強國，這是黨中央首次明確了建成文化強國的具體時間表。檔案是歷史記憶的重要載體，檔案文化是國家和民族文明傳承的源泉。高校應深入挖掘檔案價值，加強檔案研究和檔案文化建設，讓師生牢固樹立文化自信，為實現中華民族偉大復興的中國夢發揮作用。

3 結語

在高等學校運營管理中，檔案起著非常重要的作用，它承載著學校的發展歷程，記錄著高校的歷史變遷、學生的成長經歷和教學科研的發展，是高校開展各項活動的原始記錄。新時代高校應從“穩、準、狠”三維度，確保檔案安全，健全各項檔案管理制度，依法治檔，推動高校檔案事業可持續發展；準確收集檔案、準確歸檔；利用新技術推動檔案的數字化，深入挖掘檔案價值，加強檔案研究和檔案文化建設，方可有效提升檔案服務水平，推進檔案事業科學、有序、健康、持續發展，從而使檔案服務師生、服務學校發展、服務社會民生。