公安檔案管理數字化建設探析

摘??要：公安機關的檔案信息資源，對公安機關偵查破案、促進社會經濟發展和服務民生發揮著越來越重要作用。利用最先進的數字信息技術對公安檔案信息資源進行科學的管理，最大限度提高公安檔案資源的利用率，是新時期改革和推進公安檔案工作的一個重點課題。因此，必須順應時代發展潮流，深入開展公安檔案數字化建設，使公安檔案資源更好地服務領導決策、服務偵查破案、服務群眾所需。

關鍵詞：公安??檔案管理??數字化建設??探析

中圖分類號：TD327.3???文獻標識碼：A???文章編號：1672-3791（2022）01（a）-0000-00

On?the?Digital??Management?of?Public?Security?Archives

Abstract：?The?archives?management?of?public?security?organs，?as?an?important?information?resource，?plays?a?more?and?more?important?role?in?combating?various?illegal?and?criminal?activities，?maintaining?social?stability?and?serving?the?people's?livelihood.?How?to?use?advanced?digital?science?and?technology?to?effectively?manage?archives?resources?and?improve?the?utilization?rate?of?archives?resources?has?become?a?major?issue?in?the?development?of?public?security?archives?work?in?the?new?era.?Therefore，?we?must?comply?with?the?development?trend?of?the?times?and?promote?the?digital?construction?of?public?security?archives，?so?as?to?promote?the?development?of?public?security?archives，?so?that?public?security?archives?resources?can?better?serve?the?needs?of?leaders'?decision-making，?investigation?and?case?solving，?and?the?masses.

Key?Words：?Public?security;?Archives?management;?Digital?construction;?Probe?into

大數據時代背景下，互聯網技術正日益改變著人們的生產生活方式，也改變著公安機關履職服務的方法。對于公安檔案管理工作，既是挑戰，要面對新科技且海量的歸檔內容;又是機遇，要求我們牢牢把握“數據權”，更好地推進公安檔案管理工作走向智能化、數據化。如何利用最先進的數字信息技術對公安檔案信息資源進行科學的管理，最大限度提高公安檔案資源的利用率，已成為新時期改革和推進公安檔案管理工作的一個重點課題。

1?公安檔案數字化建設的必要性

1.1公安檔案數字化建設是順應信息科學技術發展的必然要求

信息科學技術的飛速發展給傳統的公安檔案管理工作帶來了挑戰，也帶來了新的機遇。公安檔案數字化建設就是在這樣的挑戰和機遇中應運而生。逐步建立起以數字檔案資源為主導的檔案管理體系，利用技術手段搭建檔案管理應用平臺，構建智能化、數字化要件，實現對檔案信息資源智能推送和深度開發利用目的。因此，公安檔案管理必須由傳統的實體檔案管理模式逐步向數字化檔案管理模式轉變，才能更好地服務公安工作、滿足社會管理和服務群眾需求。

1.2公安檔案數字化建設是服務社會經濟發展和服務民生的實際需要

公安檔案作為第一手采集的憑證，包含了大量的原始數據，具有巨大的社會經濟價值。公安機關作為公民基本信息的核心歸集部門，處于自然人信息的邏輯起點，具有天然的基礎數據優勢;同時，也記錄自然人的社會活動軌跡，具有突出的數據活性優勢，是真實可靠、具有說服力、具有參考價值的第一手資料。因此，必須順應大數據時代的發展潮流，利用“智慧公安”?“智慧警務”建設的有利契機，加速推進公安檔案數字化建設，使公安檔案信息資源更有效地服務社會經濟發展和民生所需。

1.3公安檔案數字化建設相比傳統紙質檔案具有無可比擬的優勢

公安檔案數字化信息載體儲存與傳統的紙質檔案相比，數字檔案具有的許多先進性更適應新時期檔案管理的發展需要。一是數字檔案的載體容量大，成本低;二是數字檔案容易備份，可以確保在使用過程中造成損壞后能夠快速及時地恢復;三是數字檔案在查找時檢索非常方便，利用檔案管理應用平臺，在幾分鐘內就可以檢索到所需要內容;四是數字檔案可以利用音頻、視頻等先進的手段達到多維的記錄要求。

1.4公安檔案數字化建設可以最大限度開發和利用檔案信息資源的價值

隨著社會經濟的發展，人們的信息需求量越來越大，對提供的信息質量要求也越來越高，這就對公安檔案管理工作提出了更高的要求。通過對公安檔案管理機制進行優化，可以實現檔案信息資源從收集到歸檔的流程化管理，打造數字化的檔案管理模式[1]。從而可以最大限度地充分利用檔案信息資源，對推進“互聯網+政務服務”，助力“放管服”深化改革，加強社會管理，提高政府決策水平具有十分重要的意義，也可以更好地滿足民警和群眾日益增長的對檔案信息資源的需要。

2公安檔案數字化建設存在的困難

2.1系統規劃存在技術瓶頸

設計出一款滿足當下和未來檔案資源儲存需要的系統軟件，是大數據背景下檔案管理首先要解決的問題。數據檔案處理的復雜程度遠遠超過了傳統檔案數據的處理要求，需要借助超常規的技術和工具才能完成[2]。如果盲目追求現代化，過分夸大信息化，而沒有結合基層公安機關檔案管理真實狀況，無法保障各項業務軟件系統的有效整合銜接，則很難實現對檔案匯集的全程化監管，無法真正發揮大數據系統的有效作用，這在一定程度上會影響甚至降低檔案工作的質量和效率。

2.2數據共享水平低于預期

檔案數字化建立了目錄和全文數據庫，使檔案內容與紙質載體分離開來，再加上網絡技術的應用，創造了檔案信息資源整合共享的良好條件[3]。但目前公安機關檔案管理數字化建設依然處于初步發展階段，特別是在基層公安機關還存在著諸多亟待解決的問題。比如，檔案資源共享水平遠遠不夠，使得檔案數字化體系很難充分發揮作用，制約了檔案數字化建設推進步伐。

2.3檔案管理力量較為薄弱

在大數據時代，檔案種類越來越多、分工越來越細、管理難度也越來越大，因此檔案管理工作人員要不斷提高自己的職業道德和業務水平，加強檔案科學化規范化管理。目前，基層公安機關檔案管理人員專業素養整體不高，很多部門是民警兼職或由輔警具體從事檔案工作，已經不能適應全新的檔案管理模式。

2.4安全保密意識比較淡薄

隨著信息化手段的不斷豐富，檔案信息更趨透明化，但由于公安工作的特殊性，檔案信息通常囊括了海量的涉密信息，一旦工作疏忽發生泄密事件，有可能對社會穩定帶來不可預估的負面影響，檔案的安全管理顯得更為迫切。事實上，不少基層所隊民警普遍缺乏信息風險意識，對科學應用檔案信息缺乏足夠的了解，客觀上給檔案信息安全保密工作帶來一定的困難。為此，各單位檔案管理人員要進一步?提升保密意識、安全意識，做好事前防控以及事后應急工作[4]。

3推進公安檔案數字化建設的建議

3.1樹立正確的公安檔案數字化理念

公安檔案數字化是新時代人工智能、大數據網絡等現代技術，催生公安檔案管理的一次技術革新，這次技術變革將給傳統的公安檔案管理在思想觀念、管理制度和人員素質等方面帶來全新的變化。首先要我們要轉變思想觀念，充分認識檔案管理數字化是新時代信息技術革命的必然結果，是檔案管理發展不可逆轉的歷史趨，任何人都不可能阻擋。其次，要加強對檔案數字化建設的宣傳教育，對檔案管理人員及時開展培訓工作，讓他們認識到，大數據、智能化時代的來臨必然要求公安檔案管理也要跟上時代的步伐，充分發揮和有效利用檔案的價值，為公安機關偵查破案和服務民生提供便利。

3.2做好公安紙質檔案向數字化轉化的有序銜接

隨著公安檔案信息化、數字化的建設，原來的實體檔案管理制度已經越來越不適應當前形勢發展的需要了，這就需要樹立整體思維，統籌謀劃電子公文檔案數字化儲存管理制度。檔案的形成有一個過程，先有公文和卷宗等紙質材料的產生，才能形成檔案。因此，我們必須將公文、卷宗和檔案數字化作為一個整體進行統籌謀劃，才能有序實現實紙質檔案的數字化管理。同時實行雙軌制，堅持對紙質文件進行掃描處理，與公文系統生成的電子文檔一并歸檔，互為印證，進一步保證電子文件的真實、完整、可靠和可用。

3.3做好公安庫藏檔案的篩選工作

必須做好現有公安檔案資源的整理篩選工作。早期積累的公安檔案資源紛亂復雜，全部進行數字化處理難度較大，經濟條件也不允許。因此，對現有庫藏實體檔案進行整理篩選，通過對現有公安檔案的深度挖掘、整合和研判分析，將庫藏檔案中比較珍貴的、開發利用價值更高的、具有長期和永久保存價值的實體檔案首先進行數字化處理。其他檔案資源則可以根據實際情況，循序漸進地推進。

3.4加強公安檔案數據庫和網絡平臺建設

從省市以上公安機關層面，統一采購、安裝檔案管理系統軟件，制定統一的數據管理標準，改進數據采集方式手段，提高檔案員的工作質效，從而提升檔案數據的有效性，完善公安檔案數據庫建設，為檔案管理的信息化、數字化夯實基礎。數字（電子）檔案在接收、歸檔后還會進入到備份、鑒定、服務、利用等階段，對其進行統計分析能有效了解每個部分的工作狀態，以便在日后的檔案管理工作中加以調整和改善[5]。同時，依托現有的公安內網平臺，建設檔案管理網站，及時將不涉密的檔案信息上傳網站，實現原文、圖像網上瀏覽和下載，為實戰單位打擊處理違法犯罪活動和服務人民提供有效支撐。

3.5規劃實行公安信息化分級建設

公安檔案數字化建設是一項系統工程，不可一蹴而就。一是要完善公安數字檔案信息采集途徑，對庫藏的檔案數字化加工，對現有應用系統中數字檔案信息進行整理歸檔。二是要建立統一規范的公安檔案數據標準，規范檔案信息數據庫結構、要求和格式，保證數字檔案的生成環境和生成質量。三是要簡化檢索、方便利用。根據公安工作特點，建立適應公安檔案管理工作體系的全文檢索系統。

3.6優化檔案管理人員的配備

要選配專業的公安檔案管理工作人員，不斷提升公安檔案人員的綜合素質。數字警務追求的是數據流、業務流和管理流的高度融合，通過程序的環環相扣，固化工作規范，達到“流程化運作、過程性控制、節點式制約”的管理模式轉型，實現數字檔案運用最大化[6]。同時，公安檔案數字化建設，又不能放松對檔案實體的收集、整理和保管。實體檔案無論是現在還是將來都因穩定性、歷史性、佐證性具有電子信息檔案無法替代的功用。因此，要求公安檔案管理工作者不僅要業務經驗豐富、有扎實的檔案專業知識，還要掌握現代信息科學技術，具有較強的計算機應用能力強。

4結語

綜上所述，檔案管理作為社會管理的一部分，不可避免地被拖入信息化建設軌道，新時代公安檔案管理工作，不可規避歷史前進的步伐。在數字信息化時代的到來，需要現代化的管理方法和管理手段對公安檔案進行數字化管理，公安機關對于檔案數字化建設工作一定要重視起來，摸索和借鑒先進的管理經驗，借助現代化的信息技術，引進一批專業的檔案管理人才，促使公安機關檔案管理數字化現代化的有效實現。

參考文獻

[1]?王清云.事業單位檔案管理數字化建設的前期準備與實踐策略分析[J].蘭臺內外，2019（18）：23-24.

[2]?康蠡，金慧.檔案大數據定義與內涵解析[J].檔案管理，2017（1）：24-26.

[3]?馬雪雯.我國紙質檔案數字化工作研究[D].南京：南京大學，2020.

[4]?甄美英.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].現化經濟信息，2019?（21）：63.

[5]?鄧舒音.黑龍江省縣級機關數字檔案管理現狀調研[D].哈爾濱：黑龍江大學，2020.

[6]?戚思宇.數據警務：未來警務發展的新模式[EB/OL].（?2017-08-12）?[2017-09-13]?.http：//gabyjs.ga/yjsdydzqk.

作者簡介：袁建華（1977—），男，本科，職稱檔案館員，研究方向為檔案管理。

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