基于信息化的辦公效率提升策略研究

焦姣

摘要：隨著計算機技術應用水平的提高、應用范圍的擴大，各領域的辦公管理工作也逐漸受到影響，尤其在進入信息化時代后，大數據技術的產生與應用，為提升辦公效率提供了更強的技術支撐，有助于降低辦公管理成本。本研究結合信息化背景對辦公效率產生的影響力，研究辦公數據采集技術、辦公數據存儲技術、辦公數據安全技術的應用特點，指出為了能夠在信息化背景下提升辦公處理效率，需要應用遠程辦公技術、優化辦公管理流程、應用新型辦公工具。

關鍵詞：信息化 辦公效率 辦公處理技術

在信息化的發展背景下，越來越多的領域受到先進計算機的影響，且在信息化辦公技術的支撐下，各行業也面臨著快速發展的機遇，在此背景下，為了能夠發揮出先進計算機技術、信息化數據處理技術的應用優勢，則需要迎合信息化時代的發展需求與特點，有效利用大數據技術[ 1 ]。將大數據技術應用于辦公管理流程時，不僅面臨著提升辦公效率的機遇，也面臨著一定程度的風險，這就需要在信息化時代下，不斷完善辦公效率提升策略，強調在創新辦公處理環節的過程中應用的信息處理技術，積極應用遠程辦公技術，由此才能真正提升辦公效率，增強信息化技術應用效果。

一、信息化背景的影響力

在這種大形勢下，信息化辦公軟件的應用，極大地改變了人們的辦公方式，提高了辦公水平與辦公效率[ 2 ]。在信息化技術的影響下，辦公體系得到了改善，并在一定程度上提升了辦公效率，信息化背景對辦公效率提升的影響主要體現在：提高信息流通效率，通過應用信息化技術，能夠在線完成辦公公文流轉，減少公文流轉時間；促使辦公流程更加清晰，在應用先進的計算機技術后，可根據各職能部門工作流程完善辦公體系，提高辦公流程的清晰度[ 3 ]；提高辦公審批流程的公開度，辦公部門可以以業務流程節點為依據設置審批權限、辦理人員，細化具體工作，也能夠優化調整審批流程，形成更加完善的辦公格局，在共享信息的同時提高辦公審批流程公開度；提高辦公方式的靈活性，受信息化技術的影響，可促使辦公業務向移動端轉移，即辦公人員可利用智能手機、平板電腦等實現異地辦公與移動辦公，也可以遠程調取辦公信息文件，提高辦公事務的處理與審批效率。

二、基于信息化的辦公處理技術

1.辦公數據采集技術

辦公處理的重要內容即為辦公信息的處理，將大數據技術應用于辦公管理流程時，首要環節即為對辦公數據進行全面采集，在進入信息化時代后，大數據技術的應用范圍越來越廣，而因為并非所有數據均符合辦公管理要求，這就需要利用數據采集技術收集、篩選符合需求的信息。通過應用辦公數據采集技術，實現辦公數據的離線處理與在線處理，在對辦公數據進行分析與對比之后，發揮辦公數據在線處理技術，諸如STORM、SPARK等技術的作用，有效采集辦公數據[ 4 ]。同時，利用離線處理技術將辦公數據采集到HDFS中，并利用HIVE技術對辦公數據采集結果進行分析。在辦公數據采集技術的支撐下，能夠為辦公單位制定決策提供依據。

2.辦公數據存儲技術

在進入大數據時代后，網絡數據的增長方式更具爆炸性特點，因此，傳統的辦公數據存儲方法已經無法滿足新時代的要求，不僅會浪費數據資源，還會降低辦公效率[ 5 ]。與之相比，在應用先進的辦公數據存儲技術后，能夠有效地處理PB級以上的計算量，用不同的方式存儲數據，且數據存儲結構還具有多樣性，為提升辦公效率提供更強的技術支撐。對于大數據時代下的辦公數據，先進的存儲技術具有連貫性強、及時性強、存儲量大的優勢。因此，應用符合信息化發展趨勢的辦公數據存儲技術，能夠在辦公中更好利用數據，降低辦公數據管理難度。

3.辦公數據安全技術

在開展辦公管理工作的過程中，不僅要提升辦公效率，也需要解決信息安全問題產生的困擾。在信息化背景下，辦公數據并非處于獨立存在狀態，在獲取辦公數據的同時，如果出現異常傳輸的情況，也將會造成辦公數據不安全的隱患[ 6 ]。另外，木馬、網絡病毒、黑客技術的威脅會產生嚴重后果，因此，也應將辦公數據安全技術應用于辦公管理流程中，以此為支撐保證辦公數據的安全性。對此，可針對辦公工作設立信息安全管理體系，對辦公人員進行定期的安全技術培訓、計算機技術培訓等，為有效開展辦公管理工作提供保證。

三、辦公處理效率的提升策略

1.應用遠程辦公技術

隨著云技術、大數據技術的出現與應用，在提升辦公效率的過程中也應充分認識到應用先進的遠程辦公技術的現實作用[ 7 ]。遠程辦公為一項以先進信息技術為支撐的新辦公策略，具體是指辦公人員在任何地方，都能夠通過調制解調器、電腦等與單位保持聯系的工作方法，具有自由化、時空化、數字化的特點。在信息化的發展背景下，不斷完善遠程辦公操作流程，利用云技術將辦公管理內容遷移至云端，降低對傳統辦公硬件系統的依賴。辦公管理人員利用辦公數據處理技術收集、統計完成辦公任務所需的數據，并將數據存儲至共享數據庫中，并定期對數據庫中的辦公數據進行更新，便于遠程辦公人員能夠隨時隨地完成辦公任務，由此明顯提升辦公效率。在Windows環境下使用遠程辦公技術，符合網絡技術發展方向與特點，為了保證遠程辦公技術的應用安全性，選擇以B/S結構為基礎的遠程辦公系統。另外，為了實現遠程辦公，還應構建可靠的遠程辦公管理平臺，實現辦公管理的超時空管理。通過使用遠程訪問技術或是Wan加速技術，在集中地點保護與維護辦公數據，增強對遠程辦公數據的監控力度，采取加密管理措施，提高遠程辦公效率，并在此基礎上提升整體辦公效率。

2.優化辦公管理流程

在優化辦公管理流程的過程中加強信息化技術應用力度，明確辦公管理需求，為順利開展信息化辦公管理工作提供支撐。對此，應利用信息化技術建立清晰明了、簡約的辦公管理流程，此是推進辦公精細化、科學化管理的重要前提，同時，根據辦公管理職能，完善信息調研體系，依據辦公管理流程開展各項工作。推進辦公管理工作的科學化、信息化，要以信息化技術應用理念為指導，在辦公管理流程中凸顯信息化辦公的重要性，強調在創新辦公處理環節的過程中應用的信息處理技術。對此，可在辦公管理流程中增加持續改進信息化辦公管理方法的環節，制定工作模板，模塊化管理已經成熟的辦公文件與表單，從而避免重復辦公的現象，不斷完善辦公效率提升策略。在優化辦公管理流程時，要堅持環節清晰、目標明確的原則，利用信息化技術，諸如云計算技術、物聯網技術等實現各辦公管理環節的有機配合、無縫銜接與信息共享，減少辦公管理出錯率，提升辦公效率。為保證順利進行信息化工作，整理與優化辦公管理流程，還需要得到高層管理人員的關注與介入，即高層管理人員應認識到充分應用辦公管理信息系統的重要性，以此為平臺發揮辦公職能，結合辦公管理流程規范與業務梳理。

3.應用新型辦公工具

在當前的信息化背景下，新型辦公工具豐富多樣，具有多元化的應用功能，因此，在提升辦公效率的過程中，應結合辦公實際需求選擇應用新型的辦公工具。選擇應用新型且合適的辦公工具，將新型辦公工具應用于溝通、業務處理、數據分享等方面，由此體現新型辦公工具在辦公管理中的作用。根據當前的辦公管理現狀與信息化時代的特點，可應用先進的即時通信技術，在辦公管理與溝通中，通過即時通信工具實現辦公協同。例如，選擇阿里推出的釘釘，在辦公管理中充分應用新型的企業級移動通信產品，尤其發揮其中的“DING””功能、電話會議功能、企業群功能等，由此還可實現遠程辦公。另外，在辦公過程中，辦公數據是重要資產，且各種辦公數據的使用頻率也較高，會存在數據丟失、無效閱讀、用錯版本等問題，所以，在選擇應用新型的辦公工具時，還應重視新型的數據管理技術，此也是提升辦公效率的關鍵。合理應用信息化辦公工具，能夠促使辦公管理人員明顯提高日常辦公效率，甚至會得到事半功倍的效果，而此也要求辦公管理人員熟練掌握基本的辦公操作流程，并能夠充分應用新型辦公軟件包含的高級功能，在綜合利用多種自動化辦公工具的基礎上提升辦公效率。

四、結語

隨著云計算、大數據、互聯網、物聯網等信息化技術的發展，辦公管理也將進入新的格局，將信息化元素融入到辦公管理流程中，能更加快捷、高效地完成辦公管理工作，可以明顯提升辦公效率，也能夠在此基礎上推動辦公信息化建設水平，營造高質量、寬松的辦公環境。為了能夠發揮信息化技術在辦公管理中的作用，仍需要不斷完善辦公處理效率提升策略，重視應用先進的遠程辦公技術，此與信息化背景需求與特點相吻合，同時也有助于降低辦公管理成本。利用信息化技術優化辦公管理流程，選擇應用新型且合適的辦公工具，在各辦公流程中凸顯辦公處理技術的應用優勢。

【參 考 文 獻】

[1]王利民.行政事業單位內控信息化建設的思路建議[J].財務與會計，2019，597（21）：80-81.

[2]郭威，王建永，李穎，等.基于B/S技術的企業員工檔案信息化管理系統設計[J].電子設計工程，2019，27（06）：156-159.

[3]楊勃，陳艷茹.基于”項目化，信息化”的專業改革與實踐[J].遼寧高職學報，2020（1）：22-24.

[4]張健.基于SSH框架技術重構OA管理系統的實現[J].信息技術，2019（7）：106-109.

[5]崔國東，李詩桐，程延園，等.信息化人力資源管理提升組織績效的路徑：基于員工賦能視角的案例研究[J].中國人力資源開發，2020（3）：78-92.

[6]盧向群，孫禹.基于5G技術的教育信息化應用研究[J].中國工程科學，2019，021（006）：120-128.

[7]康升嫻，歐達毅，張媛媛.語言清晰度與掩蔽效應對開放式辦公室工作效率影響的實驗研究進展[J].建筑科學，2019，35，267（10）：179-184.

（責任編輯：李雪威）

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