條形碼技術在病案信息化管理中的應用

劉娜

盤錦遼油寶石花醫院 遼寧 盤錦 124000

引言

病案作為醫務人員在疾病診療過程中的信息記錄文件，主要對患者的病情發展情況、診療方法、治療效果等信息進行完整、客觀地記錄。通過做好病案管理工作，不僅方便醫患雙方再次就診時明確方向，而且這一信息也是醫學研究的重要資料。而病案的載體形式包含紙質文件、電子文檔、影像膠片、病理切片等等，要求醫院的檔案管理部門做好存檔管理工作[1]。而隨著社會時代的快速發展以及醫療結構規模的擴大，病案信息體量日漸增大，如果依舊采取傳統的純人工病案管理模式，必定會影響醫院的工作效率與治理，所以必須踏上信息化發展道路。其中，條形碼技術憑借著在信息采集與記錄工作中表現出的可靠性、便捷性、精準性、低成本的優勢，在如今的病案信息化管理中得到了廣泛應用。

1 條形碼技術概述

條形碼（bar code）是一種由反射率、寬度存在差別的黑白條與空格，按照既定規律排列組成的平行線圖案，屬于一種數據載體，能夠承載錄入的有關信息。作為一種信息承載形式，條形碼無法通過人類視覺識別，需要用到專用的條形碼識別裝置進行計算機語言轉譯，借助的正式自動識別技術中的一種[2]。隨著計算機技術的快速普及，條形碼技術在社會生活生產中得到了廣泛應用，其中在醫院病案管理工作中，主要是根據病案號進行轉碼，形成黑白條紋與空格的組合圖案，將其打印在住院病案首頁上，如圖1所示。每個病案有且僅有一個對應的條形碼，用掃描槍對條形碼進行掃描，便能在計算機上顯示轉譯結果。

圖1 住院病案首頁條形碼樣式

2 條形碼技術在病案信息化管理中的應用背景

一方面，隨著社會時代的快速發展，醫院每天接待的患者人數不斷增多，病案庫房的病案數量可用“海量”來形容，導致病案管理人員的工作壓力劇增，出現差錯率不斷上升的跡象。從實際來看，過去的紙質化病案資料是按照編碼序號順序上架的，時間一長或借閱次數增多，則有可能導致病案編號磨損無法辨明，歸還時則容易出現錯放的情況，嚴重影響后續借閱工作效率。而且手工管理病案的方式會增加人工、時間的成本，不利于醫院的長遠發展[3]。

另一方面，信息化技術在近年來得以飛速發展，條形碼技術在眾多領域應用廣泛，安靜器應用到病案信息化管理中，相較于手工管理模式而言，能夠大幅提升病案信息的數據采集與處理速度，同時全面提高了數據的精準率，為醫院病案管理者對病案信息的實時、精準掌握提供了可能。

3 條形碼技術在病案信息化管理中的具體應用

3.1 數據輸入

用專門的掃描裝置對條形碼進行掃描，能夠實現病案數據的自動化等級輸入。第一步，回收。工作人員在病案信息化管理系統中登錄權限賬號，選擇“回收”操作，用掃描槍對病案首頁的條形碼進行掃描，承載在條形碼中的病案信息便會自動化錄入醫院信息系統，意味著病案已回收；第二步，整理。回收后的病案會分發給不同的整理人員，通過登錄各自賬號進行整理，能夠保證病案實現精準定位。在系統中選擇“整理”操作項，同樣掃描病案首頁條形碼，便能完成病案數據整理，代表病案經過了整理人員的手，整理工作已完成；第三步，編碼。整理過后的病案會按照科別類型的不同而分發給不同的編碼人員，在選擇“編碼”操作項后，掃描病案首頁條形碼便能對病案數據進行編碼；第四步，質控。質量控制階段的操作方法與前面基本相同，意味著病案質控工作的完成；第五步，上架。經過了上面流程后，庫管人員通過掃描條形碼，對病案進行“上架”操作；第六步，掃描。掃描人員將病案從架上取下，對其條形碼進行掃描登記，完成后紙質病案則做好封存管理，一般使用的便是掃描版病案。

3.2 數據輸出

病案信息化管理會用到計算機設備，主要用作存儲與檢索，均十分方便。在病案信息化管理系統中，只需要搜索病案編號，便能快速、精準地定位病案的位置與具體狀態。所有檢索出的流程均代表病案此刻經歷的環節，在進入下一個流程后，上一個流程便會定位失效，所以狀態是跟隨流程實時更新的，能夠第一時間了解病案的位置。盡管該患者的病案有著許多流程，但最新狀態會在最前面顯示，所以檢索其病案時能直觀地看到病案在“質控”環節，如果要找出這份病案，可直接找對應工作崗位，提高了工作效率。

3.3 病案復印

在以往的病歷管理軟件中沒有區分的特別細，歸檔后不能知道是否在編碼還是在指控，因此導致病案提供速度慢，患者等待復印時間過長的情況，嚴重影響患者的就診滿意度。而條形碼技術在病案管理中的應用，工作人員只需要在系統中檢索病案號，便能定位到病案此刻所在位置與狀態。比如，如果病案顯示在“編碼”環節，意味著病案此刻在病案室內的編碼環節，前往對應工作崗位查找即可；如果病案顯示是空白，意味著病案尚未回收，可直接去醫師辦公室查找；如果病案顯示“等待修改踢壞”，意味著該病案信息將要被主治醫師修改，此時最好不要進行病案復印，建議患者等候一段時間或申請郵寄服務。

3.4 病案借閱

在大規模的醫療機構中，每天的出院病案數量巨大，而且還有眾多三甲醫院承擔著醫療、教學、科研的工作任務，同樣需要調用一手病案進行借閱，借閱病案的人員、次數增多，如果繼續沿用人工查找紙質病案的方式，一定會造成工作效率、耗費時間長的局面。將條形碼技術應用到醫院病案借閱工作中，通過實現病案的自動化管理，病案流通速度大幅提升，除了少量病案尚在流通外，絕大多數病案都會第一時間掃描，不會再出現病案堆積如山的情況。病案的借閱只需要在計算機中輸入病案編號，能快速定位病案狀態，只要狀態顯示為“掃描”，意味著該病案已掃描完成，便可直接借閱電子版；倘若病案顯示在其他流程，則直接去工作崗位查找，此舉能排除絕大部分已掃描的病案，對小部分未掃描的紙質病案進行借閱查找，工作量會減小很多，速度也能提上去。

3.5 定位問題病案

為了確保病案質量，醫生往往會對病案做出修改或補充，在病案信息化管理系統中，醫生需要先在線提交對病案的修改申請，得到醫務部的許可后才能修改。在收到醫師的病案修改申請之后，病案管理工作人員需先檢索病案編碼，查看該病案是否已被復印，之后提交給醫務科進行處理。同時，病案管理工作人員會在系統中將其更正為“等待修改替換”狀態，掃描登記該病案的條形碼。倘若患者需要復印而此刻病案狀態顯示為“等待修改替換”時，代表病案資料不夠完整，為了避免可能出現的醫患糾紛，原則上暫時不宜輔以；如果等待一段時間后狀態顯示為“完成修改替換”，意味著病案已經過了醫師的修改完善，此時可正常復印或借閱。

3.6 定位郵寄投訴

患者出院后因為各種原因未在醫院打印病案，而選擇在微信公眾號辦理病案快遞郵寄服務，一般情況下會走綠色通道盡快完成相應流程，讓患者第一時間拿到病案。然而，在流通環節中會出現不同因素的影響而導致病案長時間未郵寄，從而引起患者的不滿進而投訴。有了條形碼技術的應用，便能精準定位郵寄流程中的環節信息與操作時間，查明病案未能及時郵寄的原因。可根據病案在“回收”狀態的操作時間，判斷是否是因為歸檔過慢而造成病案沒有及時郵寄；也可根據“整理”、“編碼”等狀態的操作時間，判斷各工作崗位是否存在耽誤病案郵寄的事項。

4 條形碼技術在病案信息化管理中的應用效果

4.1 保證病案封面清晰美觀

在病案封面粘貼打印出的對應條形碼，不僅打印過程快速便捷，而且條形碼整體觀感工整。反觀以往人工手寫錄入患者病案號碼、姓名、出院時間與科室等信息的工作方式，極易因為粗心行為出現數據偏差，有了條形碼技術的應用均可避免。而且條形碼標簽規格統一、白底黑字，非常醒目，不僅為病案庫房管理提供方便，同時也便于病案管理的各個掃描操作環節。

4.2 提高工作效率與質量

以往的病案借閱與歸還管理主要采取人工登記的方式，但因為病案編號由多位數字組成，通過手工逐個輸入不僅浪費時間，同時也會因為粗心而出現數字錯輸、漏輸或輸入其他字符的情況，嚴重影響工作效率。而借助條形碼掃描設備對病案條形碼進行直接讀取，平均僅需0.5s時間，不僅登記時間縮短，而且基本不會出現差錯。從應用效果來看，借助條形碼掃描系統對病案號進行自動識別，可快速辦理病案的借閱與歸還工作，彌補了工作誤差，受到醫務人員的一致好評。同時，在復印窗口引入條形碼自動識別系統，也能快速定位到患者要復印的病案資料，縮短了手續辦理與等待時間，而且復印的資料非常齊全。可見，條形碼技術的應用能提高工作效率與質量，從某種程度上來講利于醫患關系的發展。

4.3 具有強大統計查閱功能

通過掃描槍對條形碼進行掃描，能夠自動識別出病案的全部信息，并且界面內顯示的各種表格有著規整格式、齊全數據，操作簡便且定位功能強大。通過對已回收的病案進行識別，其流程、狀態都會按照時間順序逐一列明，查詢非常簡單，無論是入院管理還是科研工作使用，即使是流動頻繁的病案都能一目了然，方便病案管理人員的查找。同時，在條形碼自動識別系統中，還能對病案使用情況、醫師借閱次數、復印量、病案使用途徑等項目進行實時化統計。

4.4 便于考核工作開展

醫院績效考核是提高醫療工作服務質量的有效手段，條形碼技術的應用同樣能為考核工作的開展提供方便。病案管理的回收、整理、編碼、質控、借閱、復印、郵寄等各個環節，均由不同工作人員登錄不同權限的賬號進行操作，在條形碼自動識別系統中也會對相應工作人員的工作量進行統計，客觀反映出了不同崗位的工作強度。在該系統的應用下，不同崗位人員的績效能實現量化考核，實現工作質量控制。

5 結束語

綜上所述，條形碼技術具有識別快速、操作簡單、輸入便捷、精準定位等優勢，將其應用到醫院的病案信息化管理工作中，相較于以往的手工錄入模式而言，不僅能夠縮短病案查找的時間，同時也能精準快速定位病案位置及狀態，實時掌握病案信息資源。可見，在條形碼技術的加持下，病案管理實現了自動化、信息化、流程化的管理，節省了人力與時間方面資源，同時提升病案利用效率，緩解了病案管理工作的巨大壓力，能夠為醫療機構的診療工作提供可靠保障。