辦公用品采購供應鏈管理及問題分析

趙鑫 太原供水集團有限公司城北營銷分公司

一、大型企業辦公用品采購供應鏈集中化管理

對于大型企業而言，在管理模式上的創新對于企業發展的意義十分重大。而采購本身涉及的項目很多，涉及的部門很多，因此管理模式上的統一性能夠很好地提高管理效率，取得好的效果。因為本身涉及的采購項目很多，品種很雜，各個部門的需求點不同，因此難以通過一次性的集中采購來滿足所有需求，在這種情況下，必然會存在采購上的成本增加，造成一定程度的浪費。但是如何壓縮這種成本浪費，如何進行高效的供應鏈管理是企業必須要深入思考的。在辦公用品的選擇上可以分為高價值管理用品和低價值消耗用品，最常見的就是辦公室的桌椅板凳、電腦、打印機、空調、投影儀這類長期需要使用的設備用品，這種就被稱之為高價值的管理用品。而類似于紙筆、計算機、垃圾袋、打印用紙等這種每日消耗，每日使用的則是低價值的消耗用品。這兩者在日常企業的發展中使用最多，但是最容易被忽視。無論是企業的管理層還是普通員工對于這類日常消耗用品都沒有太過于關注，而沒有辦法肉眼可見的去體會它的消耗。但是其實對于企業而言，這類用品的支出是要占據企業每年總支出費用中的很大一部分。因此對于每日辦公用品的消耗進行管理以及采購是十分重要的，企業應該要設立相應的部門進行統一的管理，而不是完全放權給每一個部門自己管理，要不然整體的采購成本會大大增加。集中化管理的運用本身就是為了降低采購頻率，通過大量采購，降低次數的方式來跟供應商進行價格商談，建立長期合作，降低采購成本。同時統一的進行采購和集中化的管理還能夠真正減少人力物力財力的投入，降低人力物力財力的浪費，提高采購部門的管理辦公效率，讓企業高效低耗的進行順暢運轉。

以供水公司為例，在零散辦公用品上的復購率很高，采購次數越多，采購部門越多，整體的效率越低，因此供水公司也需要進行統一的采購管理，特別是針對城鎮供水系統建設以及日常維護的過程中，統一管理的采購模式可以最大限度地降低采購價格，加快采購效率，滿足日常的設備維護需求，同時還能夠在這個過程中實現對于企業的統一管理，減少企業成本浪費，更好地實現供水公司的有效管理。

二、辦公用品采購供應鏈管理的規范化

在辦公用品的采購上，往往采取的是各部門統一上報采購需求，由采購部門進行統一歸納整理之后進行采購，在大型企業中，因為涉及的部門眾多，辦公用品采購種類多，采購頻繁，因此往往效率很低。特別是營銷和生產這樣的部門，平常工作忙，經常出現上報采購需求不及時等情況，延誤了整個采購的進度，降低了采購人員的效率，同時還導致了物品閑置以及人員浪費等諸多情況。基于這一點，對于大型企業而言一定要采用辦公軟件進行統一的管理，讓采購變得更加簡單，通過對消耗品進行掃碼等方式，出一進一，由軟件調控管理，這樣采購部門可以隨時了解各個部門的實際消耗以及實際需求，及時補空，及時采購，保證整個辦公用品的采購井然有序，提高了效率，降低了成本。以供水公司為例，采取這樣的辦公軟件進行采購管理，每年在人力、物力以及財力上都會節約大量的成本。

（一）開發商的選擇

對于采購部門而言，并不單單是針對企業各部門各員工的需求進行采購，同時還要面向市場，就相同的辦公用品進行品牌比較，在充分調研之后，采取招投標或者是直接聯系一級供應商等方式來保證采購的辦公用品質量好、價格低、信譽好，然后跟供應商建立長期合作關系，保證供貨穩定、高效、性價比高，這樣才能夠提高采購部門工作效率，保證公司正常運轉。

（二）構建采購體系

對于企業自身而言，更需要開發出一套適合自己的采購系統。在這個采購系統中需要明確標明產品型號、數量、價格以及庫存，同時要采取靈活管理的方式，對于庫存要設置出一進一的系統提醒，設置最低采購線，即辦公用品的消耗達到最低采購線之后，就需要采購部門及時地跟主管部門報備，然后逐層審批之后由采購部門及時聯系供貨商進行訂貨提貨送貨等。只有這樣才能夠最大限度地滿足企業發展需求，降低采購部門員工負擔，提高整體的采購效率，同時也能夠及時的追蹤每一筆采購，讓賬目透明化，管理高效化。對于企業而言，可以在任何一個采購環節設置主管人員，在任何一個部門設置使用管理人員，這樣一來可以明確辦公用品的消耗方向，二來可以做到及時申請及時審批，降低環節復雜度，提高人員責任心，讓企業高效運轉，讓采購及時透明。而針對部門的不合理采購需求，也可以通過相應的管理人員進行深入了解之后進行駁回，提高效率的同時減少了不必要的開支消耗。

以某供水集團為例，該公司就在企業內部構建了采購管理體系，開發了一整套適合自己企業發展的采購系統，然后針對采購管理抓明細、抓落實，因此每一筆采購清單都十分清晰明了。作為山西省的大型供水集團，為了更好地提高員工工作效率，降低員工工作負擔，因此企業的采購部門會從每天九點上班開始就對系統中的辦公用品消耗情況進行確認，之后通過相應的采購系統直接將采購需求發給各個部門主管確認，確認無誤之后明確各個辦公用品的具體用途，然后提交給集團相應的管理人員進行審核，審批通過之后，及時聯系供應商進行配貨，供應商從最近的倉庫進行貨物調配之后進行配送發貨，然后到了企業之后由采購人員送達各個部門的貨物管理倉庫，打上標簽碼，然后在系統中進行記錄，之后將采購信息上傳給公司財務系統，記錄在公司的賬目中，財務部門也會派專人定期抽查配貨情況，月底統一進行采購信息確認，然后給供應商支付賬款。整個流程簡介高效，層層審核之后確保了采購明細透明清晰，能夠有效地降低采購中存在的各種違規情況，也能夠確保各個部門對辦公用品的高效施用，具體用途的追蹤很大程度上降低了企業內部員工隨意浪費的情況。

三、物流供應鏈存在的問題

當然，對于企業而言，還需要對物流供應鏈存在的問題進行深入的了解和關注，特別是大型企業，很多時候也會涉及物流運輸等問題。目前依舊有很多供應商是沒有搭建自己的運輸系統的，因此在訂單供貨上可能出現型號錯誤，數量不對以及發貨時間延遲等情況。同時大型企業本身涉及的辦公用品大小不一，配送本身協調上難度較大等問題，容易造成辦公用品運送過程中出現損壞，不僅影響企業正常使用，還會降低企業的辦公效率。再加上有些辦公用品本身在存儲上的要求也比較高，因此在供貨商的選擇上還需要考慮供貨商的物流供應問題，由此就涉及了供貨商的倉庫不宜離企業過遠，以防止運輸過程中出現存儲不當導致的產品質量下降，損壞等問題，還有運輸過程中停滯時間長影響供貨等諸多問題，這些都是在物流供應過程中存在的問題，是需要企業關注，供應商不斷提升質量的關鍵問題。

四、辦公用品采購供應鏈管理的問題解決

對于大型企業而言，在辦公用品的選擇上一定要針對采購供應等各個環節進行調研，解決可能存在的影響性問題。特別是在對接供應商的過程中，企業自身要把控供應商的綜合能力，要事先就可能存在的諸多問題提出有效的解決方法。比如供應商需要將自己的產品信息、價格、圖片等及時地傳遞給企業，方便企業進行查閱和了解，以便于提前做出采購調整。同時供應商還應該及時的告知客戶自身的應急存儲能力以及應急采購存儲的方案，避免出現緊急情況，難以滿足企業采購需求的情況下，企業可以針對性地做出采購調整，對急需產品進行提前采購或者采購存儲。其次就是企業要跟采購商實現網絡連接，搭建統一的配貨體系，通過訂單預定以及配送供貨的一體化方案來滿足企業發展的各種需求，同時也方便企業及時進行訂單查詢以及物流信息了解。最后，企業自身要有前瞻性，要能夠及時地了解供應商的供貨特點，針對供應商可能出現的各種問題進行超前預警。因為辦公用品采購的零散性，因此一家大型企業是沒有辦法在某一個供應商處進行集中采購的，需要跟不同的供應商進行聯系，需要從不同的倉庫進行調貨送貨，因此企業在這個過程中需要跟各個供應商采取聯網模式，通過網絡進行數據傳輸，及時地向各個供應商反映供貨需求。針對消耗大、存儲難的辦公用品要做到每日一整理，每日一傳遞，及時反映，及時備注，及時采購，從而讓供應商能夠保證供貨質量和供貨效率，解決企業的急需求問題，避免因此耽誤企業辦公，影響企業效率。能夠讓供應商和企業采購人員及時溝通，這樣便可以節約企業的倉庫使用，也可以避免供應商與企業采購方產生不必要矛盾，大家協調解決。

有些部門抱怨某些商品不能及時送達，供應商訴苦說不是所有商品在當前庫房中都有，而建立大型庫房又存在種種費用上的風險。這就不能不提到庫存的問題。高庫存保證商品的提供，但產生了潛在費用。“高庫存”和“缺貨”看似一對矛盾的主體，卻是成為企業庫管的通病。尤其對于辦公用品這種流動性很大，種類很多的產品來說，只有建立最優的庫存，對上下游廠商及客戶建立聯合庫存產品管理，才能使庫存的周轉率達到最高。據了解，目前該供應商的庫存管理機制常還比較落后，首先是庫存信息反饋不及時。庫存管理使用手工與電腦相結合的方式，庫房電腦與其他部門電腦并未進行網絡聯接，只是充當了一個存儲數據的工具，而對于廠商和公司網絡的接口連接也需要有很多改進的地方，數據可以在網絡的平臺上動起來，而這一動，也是保證“零庫存”但“可供貨”的橋梁。和供應商進行溝通的時候，發現他們每月盤點時，管理員會將庫存報表打印出來，與采購進行對賬。面對每月十分繁瑣龐大的數字，各部門只求對賬上沒有出入就好，卻并沒有根據每月報表數據進行更加深入的分析，要知道，隱藏在這些數字后面的產品流量還是很值得借鑒的。這樣事后可以在本身已有的系統上升級一款倉庫管理系統作為企業供應鏈管理的核心平臺，并配合相應的優化軟件作為協同輔助工具。通過IT系統，可以對庫存產成品及原材料進行每日的自動盤點，并分析相關數據。并根據客戶需求定位產品，保證進貨；其次是通過營銷策略，加速產品在市場上的周轉率。

從理論上分析，供應鏈庫存管理將庫存置于供應鏈環節，是為了降低成本和消除不確定性而存在，庫存的存在完全是為了防范“缺貨”的發生。庫存的存在解決了缺貨問題，但是卻引發了另一些問題，這些問題經過整個供應鏈的放大，變得更加引人注目，同時增加了全程供應鏈過程的成本投入。如果簡單地將庫存看作是靜態的，是不全面的，庫存在很大的程度上更應該是動態的，就相當于存量，而與之相對應還有流量的概念存在。有效的控制庫存量，將是檢驗全程供應鏈管理的合理性標志。解決降低“高庫存”，應明確庫存控制的根本目的是客戶滿意度以及庫存周轉率，而這個庫存周轉率實際上就是庫存控制的根本目的所在。庫存周轉率的提高，單單靠所謂的實物庫存控制是遠遠不夠的，它應該是整個需求與供應鏈管理這個大流程的輸出，而這個大流程除了包括倉儲管理這個環節之外，更重要的部分還包括：預測與訂單處理、客戶與廠商的溝通、配送與發貨的策略，甚至包括管理流程。而伴隨著需求與供應鏈管理流程的整個過程，則是信息流與資金流的管理。也就是說，庫存本身是貫穿于整個需求與供應管理流程的各個環節，要想達到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個環節上的庫存，而不是僅僅管理好已經到手的實物庫存。這樣才能真正做到客戶可以看著目錄下單，下單產品就一定是可以第二天送達到的產品。

五、結語

辦公用品的采購是企業中至關重要的環節，也是成本控制不可忽視的部分。然而項目繁多、供應商分散等情況，讓辦公用品的采購變得極其繁瑣。本次研究中，根據一家上市公司使用EBP系統，改善原本采購狀況進行調查，在管理上確實有了顯著進步，然而，也還有些許問題存在。針對相應問題，本文也提出了解決措施，希望可以為企業的辦公用品采購提供一些建議，完善采購供應鏈。