高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理的信息化研究

曾憲南 李洋 高駿 韓盼盼

摘 要：順應(yīng)教育事業(yè)發(fā)展的要求，高校愈來愈重視學(xué)生的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，因此高校社團(tuán)活動(dòng)也越來越多樣化，其組織結(jié)構(gòu)也在不斷完善。只是在信息化技術(shù)日新月異的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)字校園的建設(shè)過程中卻忽略了高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理的信息化。文章以安徽大學(xué)為例，分析了高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題，對其建設(shè)的重要意義進(jìn)行了闡述，并提出了高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的構(gòu)想，有利于對財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的進(jìn)一步探索與研究。

關(guān)鍵詞：高校社團(tuán);財(cái)務(wù)管理;信息化

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1005-6432（2022）04-0166-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.166

1 高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化即管理人員利用信息技術(shù)手段，將社團(tuán)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行匯總、整合、傳遞、處理的過程。在信息化時(shí)代的潮流下，高校財(cái)務(wù)管理信息化是我國信息化發(fā)展的重要一環(huán)，其建設(shè)取得了如一卡通、網(wǎng)上收費(fèi)系統(tǒng)及網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)等開發(fā)應(yīng)用的成就，促進(jìn)了學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的電子化;但是，其建設(shè)過程中也出現(xiàn)了眾多亟待解決和完善的問題，例如對社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)進(jìn)度十分緩慢。

1.2 高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

（1）社團(tuán)財(cái)務(wù)管理存在職位設(shè)置漏洞。有的社團(tuán)并不存在財(cái)務(wù)部門，亦無專門的財(cái)務(wù)管理人員，在處理財(cái)務(wù)信息時(shí)只分配了幾個(gè)成員去完成。顯然，這不利于社團(tuán)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化發(fā)展及信息化建設(shè)，可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息混亂、責(zé)任不明等狀況。

（2）社團(tuán)組織中財(cái)務(wù)管理人才的缺失。高校社團(tuán)在大家看來更多是一些“娛樂”“放松”“充實(shí)自己”的小團(tuán)體，因此其財(cái)務(wù)部門也缺乏專業(yè)性。缺少專業(yè)人員的指導(dǎo)使社團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員延續(xù)著傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作，即使接受了信息化管理觀念也沒有實(shí)踐的平臺(tái)。

（3）社團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷制度系統(tǒng)不完善。在調(diào)研過程中，有80%的受訪者認(rèn)為費(fèi)用報(bào)銷這個(gè)模塊使其感到“頭疼”，并講述了他們將消費(fèi)收據(jù)交給上級財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審批報(bào)銷，往往需要耗費(fèi)很久的時(shí)間，且不一定能夠被報(bào)銷的經(jīng)歷。這正是報(bào)銷系統(tǒng)漏洞所導(dǎo)致的必然結(jié)果。

（4）高校領(lǐng)導(dǎo)信息化管理理念薄弱。在數(shù)字校園的建設(shè)過程中，認(rèn)為依靠傳統(tǒng)的方法和手段足以完成本校的社團(tuán)財(cái)務(wù)管理工作，無須增加費(fèi)用引進(jìn)信息化系統(tǒng)，人為割斷社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化與本校財(cái)務(wù)管理信息化的聯(lián)系。這便是忽視了數(shù)字校園建設(shè)過程中，對全校人、財(cái)、物統(tǒng)一管理的基本要求，事實(shí)上會(huì)計(jì)核算信息化系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)一步應(yīng)用落實(shí)到社團(tuán)財(cái)務(wù)工作中。

2 建設(shè)高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的意義

高校社團(tuán)是大學(xué)生在校額外的活動(dòng)平臺(tái)，豐富了學(xué)生的業(yè)余文化生活，有利于學(xué)生拓展自身視野、培養(yǎng)創(chuàng)新精神、提高綜合素質(zhì)，是學(xué)校管理中必不可少的一環(huán)。而一切社團(tuán)活動(dòng)都需要資金的支持。傳統(tǒng)的社團(tuán)財(cái)務(wù)管理下，月末社團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人工作繁瑣，文檔不易記錄和保存，上級管理層需要人工核實(shí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不夠公開透明——各社團(tuán)只能知道自己的財(cái)務(wù)信息，外部上社團(tuán)之間財(cái)務(wù)管理問題難以相互借鑒交流，種種問題層出不窮，嚴(yán)重制約了組織內(nèi)部資金的流動(dòng)效率，從而制約了其他相關(guān)部門的運(yùn)行效率。而財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)集成化程度高、共享性強(qiáng)，可以與其他部門的管理信息系統(tǒng)協(xié)同合作，從學(xué)校的社團(tuán)各部門獲取信息，通過聯(lián)機(jī)分析處理和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人力、物力、財(cái)力的全面管理，簡化社團(tuán)財(cái)務(wù)申報(bào)流程，提高社團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，為管理者提供準(zhǔn)確合理的決策方案。

3 高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)構(gòu)想

針對本校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理中存在的問題，借鑒ERP系統(tǒng)，以此來構(gòu)建學(xué)校社團(tuán)財(cái)務(wù)的管理模型。ERP系統(tǒng)的核心思想——供應(yīng)鏈管理，對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。如今ERP系統(tǒng)已經(jīng)大范圍的應(yīng)用到企業(yè)的管理中，并且在運(yùn)用的過程中產(chǎn)生了較好的反響。因此，文章嘗試將ERP系統(tǒng)的管理思想運(yùn)用到學(xué)校的社團(tuán)財(cái)務(wù)管理中，有效整合學(xué)校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理資源，加強(qiáng)學(xué)校對內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)控制和監(jiān)督。

根據(jù)本校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)和要求，結(jié)合ERP系統(tǒng)人、財(cái)、物全面一體化管理的中心思想和數(shù)據(jù)共享的發(fā)展方向，對高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的總體概念框架進(jìn)行了初步設(shè)計(jì)（見圖1）。

3.1 總體概念框架體系中的組織管理架構(gòu)層

本校社團(tuán)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)繁多雜亂，故在構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化體系前進(jìn)行了全面的調(diào)研，最終梳理出本校學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)（下文中簡稱社聯(lián)）內(nèi)部的基本架構(gòu)與部門職能。

社聯(lián)由團(tuán)支部主管，設(shè)主席團(tuán)分管發(fā)展規(guī)劃中心、活動(dòng)服務(wù)中心、綜合管理中心以及媒體運(yùn)行中心四大職能部門。四大職能部門之下又分別設(shè)置子部門，承擔(dān)不同的工作任務(wù)。

（1）發(fā)展規(guī)劃中心。包括發(fā)展規(guī)劃部和公關(guān)外務(wù)部，前者負(fù)責(zé)社團(tuán)發(fā)展與社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目的培育、孵化以及立項(xiàng)和保護(hù)等工作;后者負(fù)責(zé)社聯(lián)贊助事宜，爭取活動(dòng)資源的支持。

（2）活動(dòng)服務(wù)中心。包括活動(dòng)評審部和財(cái)務(wù)審計(jì)部，前者負(fù)責(zé)社團(tuán)活動(dòng)的統(tǒng)一安排與管理;后者負(fù)責(zé)社聯(lián)和社團(tuán)經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)一管理，鼓勵(lì)和支持社團(tuán)活動(dòng)。

（3）綜合管理中心。包括秘書處和組織建設(shè)部，前者負(fù)責(zé)團(tuán)學(xué)組織之間的聯(lián)絡(luò)工作、文檔工作以及受主席團(tuán)分配的其他工作;后者負(fù)責(zé)組織運(yùn)行、考核以及獎(jiǎng)懲等建設(shè)工作。

（4）媒體運(yùn)行中心。包括宣傳設(shè)計(jì)部和媒體技術(shù)部，前者負(fù)責(zé)社聯(lián)和社團(tuán)活動(dòng)的新聞采編和宣傳報(bào)道，維護(hù)與管理新媒體運(yùn)營與推廣;后者負(fù)責(zé)宣傳的設(shè)計(jì)與制作。

3.2 總體概念框架體系中的系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)層

基于組織管理架構(gòu)層，設(shè)計(jì)了六大應(yīng)用系統(tǒng)與六大管理平臺(tái)，對應(yīng)著社聯(lián)四大部門的職能，以期各個(gè)部門的工作流程更加即時(shí)化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化。

（1）決策支持系統(tǒng)（見圖2）。本系統(tǒng)的主要功能是根據(jù)往屆參考信息，對要決策的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算經(jīng)費(fèi)分析、人員調(diào)度分析以及物資采購分析，形成最終的可行性分析報(bào)告。在往屆參考信息模塊下，管理者錄入需求進(jìn)行查詢即可獲得參考信息。此外，系統(tǒng)將通過數(shù)據(jù)分析，為管理者提供所需參數(shù)的預(yù)警值參考，并在達(dá)到預(yù)警值時(shí)發(fā)出警告。

（2）賬務(wù)核算系統(tǒng)（見圖3）。本系統(tǒng)主要對社聯(lián)和社團(tuán)的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)與財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行管理。

在活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理模塊下，有預(yù)算、報(bào)銷、審批和稽核四個(gè)子模塊，對應(yīng)著會(huì)計(jì)處理業(yè)務(wù)的流程——①預(yù)算管理：預(yù)算編制功能，依據(jù)上年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)編制下年度財(cái)務(wù)預(yù)算;進(jìn)度管理功能，實(shí)時(shí)顯示財(cái)務(wù)各項(xiàng)預(yù)算的具體執(zhí)行情況;平衡審核功能，追加或調(diào)整預(yù)算金額。②報(bào)銷管理：自動(dòng)錄入功能，通過檢測報(bào)銷人員在采購管理平臺(tái)的線上采購訂單，自動(dòng)生成網(wǎng)報(bào)單進(jìn)行報(bào)銷;人工錄入功能，供特殊報(bào)銷需人工填寫網(wǎng)報(bào)單時(shí)使用。③審批管理：電子簽章功能，審批依靠網(wǎng)上核實(shí)與電子簽名來實(shí)現(xiàn);結(jié)果反饋功能，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新被處理后的報(bào)銷單狀態(tài)，并將未通過的報(bào)銷單及原因反饋給報(bào)銷人員。④稽核管理：審核功能，對網(wǎng)上報(bào)銷單及原始單據(jù)進(jìn)行審核;核算功能，自動(dòng)核算網(wǎng)上報(bào)銷單所影響的會(huì)計(jì)科目之間是否平衡;復(fù)核功能，復(fù)核崗進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無誤則通知出納崗或者資金核算部門以完成收付。

在財(cái)務(wù)狀況管理模塊下，包括對活動(dòng)主體固定資產(chǎn)、庫存現(xiàn)金與銀行存款的管理。關(guān)于固定資產(chǎn)的管理，申購、入賬和處置三大功能不可或缺;對于庫存現(xiàn)金，下設(shè)自動(dòng)盤點(diǎn)與限額預(yù)警等功能;銀行存款模塊之中，則設(shè)置了賬戶管理、支票管理以及未達(dá)賬項(xiàng)管理等功能。

（3）物資采購系統(tǒng)。本系統(tǒng)是一個(gè)通過物資采購信息化建設(shè)而形成的，集物資采購計(jì)劃、執(zhí)行、控制等系列功能為一體的采購管理綜合平臺(tái)。物資采購系統(tǒng)使社聯(lián)以及社團(tuán)成員可通過網(wǎng)上辦理絕大多數(shù)采購相關(guān)業(yè)務(wù)，方便學(xué)校進(jìn)行全程跟蹤與監(jiān)控，最終實(shí)現(xiàn)對全校物資采購業(yè)務(wù)的全流程信息化管理。

（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)（見圖4）。本系統(tǒng)主要內(nèi)容是規(guī)范基礎(chǔ)資料，建立系統(tǒng)參數(shù)，形成系統(tǒng)模塊之間的統(tǒng)一規(guī)范，實(shí)現(xiàn)總系統(tǒng)之間六大子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)配合。

（5）人力資源系統(tǒng)（見圖5）。本系統(tǒng)主要通過對人力資源相關(guān)信息的統(tǒng)一管理，提高內(nèi)部工作人員的滿意度和忠誠度，從而提高他們的工作積極性，幫助主席團(tuán)有效組織社團(tuán)活動(dòng)，引導(dǎo)社團(tuán)發(fā)展。

（6）反饋查詢系統(tǒng)。本系統(tǒng)為用戶提供統(tǒng)一的訪問門戶終端，具有內(nèi)部反饋與外部查詢兩大模塊。

內(nèi)部反饋的主要功能是對決策進(jìn)行控制。決策控制分為事前、事中與事后控制三種，事前控制體現(xiàn)在決策支持系統(tǒng)中，事中控制與事后控制則體現(xiàn)在本系統(tǒng)中。事中控制功能，主要是通過計(jì)劃保證財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，即根據(jù)財(cái)務(wù)計(jì)劃對實(shí)際發(fā)生的財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào);事后控制功能，則是通過測定指標(biāo)的實(shí)際完成數(shù)據(jù)，與控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比，檢查考核其執(zhí)行情況。此外，內(nèi)部反饋模塊下還有用戶評價(jià)收集功能。

外部查詢的主要功能是信息公示和數(shù)據(jù)搜索，響應(yīng)用戶業(yè)務(wù)請求，呈現(xiàn)數(shù)據(jù)處理結(jié)果。

4 建設(shè)高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的保障

4.1 組織保障

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)若想成功實(shí)施并取得預(yù)期效果，從系統(tǒng)建設(shè)之初，便要得到高校領(lǐng)導(dǎo)、高校各個(gè)部門和機(jī)構(gòu)、各相關(guān)人員和組織的支持，保障計(jì)劃有一個(gè)良好的開端。在信息化系統(tǒng)投入運(yùn)行之后，更要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，保證系統(tǒng)能良性運(yùn)作。

4.2 資金保障

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)漫長的過程，工程量較大且涉及的內(nèi)容較多，因此需要投入大量的資金進(jìn)行初始化建設(shè)。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)投入運(yùn)行后，仍需要不斷進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新完善，這也對高校提出了資金的要求。

4.3 安全保障

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)掌握著高校社團(tuán)的財(cái)務(wù)信息，評估這項(xiàng)工程能否建成，安全性是一個(gè)重要的參數(shù)。這需要在系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行過程中準(zhǔn)備一整套配套措施來防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，建立常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

4.4 技術(shù)保障

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的必要保障就是科學(xué)技術(shù)，科學(xué)技術(shù)是ERP思想體系數(shù)字化的必要媒介。在高校社團(tuán)中實(shí)行財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，就必須要合理利用各項(xiàng)資源，在系統(tǒng)的更新和改良方面下工夫。

4.5 人才保障

要求高校領(lǐng)導(dǎo)不能忽略校內(nèi)社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)，在信息化建設(shè)過程中充分利用好人員的優(yōu)勢和特點(diǎn)，為社團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不斷補(bǔ)充高技術(shù)人才，作為技術(shù)人才保障，讓社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化目標(biāo)和高校整個(gè)發(fā)展目標(biāo)相一致。

4.6 宣傳保障

中國大多數(shù)高校仍然采用手工記賬，而且ERP屬于較為專業(yè)的一項(xiàng)技術(shù)，跨專業(yè)的師生并不能很快的接受該項(xiàng)技術(shù)。想要讓高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)完成，就必須普及該項(xiàng)技術(shù)，讓越來越多的人了解認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)技術(shù)。

5 結(jié)語

高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化是高校財(cái)務(wù)管理信息化的重要組成部分，對推動(dòng)高校信息化建設(shè)和整體科技水平具有重要的意義。因此，應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化校園建設(shè)的背景下?lián)屪バ聶C(jī)遇，緊跟時(shí)代步伐，利用高校財(cái)務(wù)資源和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，完善當(dāng)前高校社團(tuán)財(cái)務(wù)管理程序，為中國高校財(cái)務(wù)管理做出貢獻(xiàn)。

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