會計檔案管理中的問題及應對策略

關鍵詞：會計;檔案管理;問題;對策

會計檔案管理工作在之中起到了不容小覷的指導作用，故需受到重視。處于計算機科技的背景下，由于部分人員專業知識和綜合素質限制，也產生出了一些心理不安現象。因此，事業單位需及時地針對這些突兀問題，提出并有效的措施，順應時代發展趨勢，提高檔案管理效果。

一、會計檔案管理工作重要性分析

會計檔案作為一項事業單位經營信息檔案，它對于事業單位的發展、工作方式的完善，及會計審核管理等工作都具有著重大的意義[1]。會計檔案是對事業單位活動信息的匯總和存檔，通過信息的檢索可以掌握事業單位在很長時間里的經營狀況。利用會計檔案信息查詢與審計，可以有效防止、發現事業單位違法亂紀和職務侵占等問題。同時，在事業單位發展戰略制訂、財務預算制定過程中，將會計信息歸檔也具有很大的重要意義。在事業單位會計工作中，也應當意識到會計信息檔案管理工作的必要性，以會計信息檔案管理為基礎提升事業單位會計工作服務質量、提高對會計信息的高效管理和運用。

二、在會計檔案管理中出現的問題和處理對策

（一）會計檔案管理中存在問題

以事業單位實踐的研究為基礎、有關文獻整理為輔助，對會計檔案保管工作現狀展開了研究和剖析[2]。最終發現當前事業單位會計檔案管理實際工作中面臨的問題，主要分為會計檔案保存工作重要性認識缺失、會計檔案保管工作機制存在缺陷、文檔保存各項工作不夠標準化和管理人員素質繼續強化等多個方面。首先，事業單位領導層一直缺少對會計檔案保存各項工作必要性的意識，只注重了財務報表、審計基礎等項管理工作。因為缺少對會計檔案保存各項工作必要性的意識，造成了在該項管理工作進行中沒有相應的資金投入和相關的監管，導致會計檔案保存管理工作進行中出現了一系列的重大缺陷。

其次，事業單位管理者認識范圍的影響，缺少對會計檔案保管管理工作中缺乏完備、健全的管理體系的規范。通常采用審計制度中的有關內容指導了會計檔案保管管理的各項工作。這一現象也導致了會計檔案保管中沒有相應的監管和督導制度，也沒有健全的制度規范會計檔案的管理工作，從而影響了會計檔案保管各項工作的正常發展。

最后，受會計檔案管理體制的影響，在會計檔案裝訂流程、立卷流程及其建黨、歸檔管理中，也面臨著一系列的問題。由于沒有法規和有關標準的引導和管理。在會計檔案歸檔中的不規范現象十分常見，從而影響了會計檔案信息系統的正常管理使用。加上會計檔案保管工作人員綜合素養亟需提升等問題造成了會計檔案保管的狀況。為推進會計工作的發展、提升審計業務管理水平和審計檔案信息系統的管理和運用，現代企應根據審計檔案保管狀況開展相應戰略的制訂和執行。以提升審計檔案保管工作成效、達到審計檔案保管工作總體目標[3]。

（二）會計檔案管理應對策略分析

面對會計核算文檔保管工作中存在的問題，事業單位領導需提高對會計核算文檔保存各項工作的認識。并通過對會計核算文檔保存各項工作重點的了解，極強地對會計核算文檔保存各項工作的投入。將相關規定作為基準，對會計檔案保管系統加以健全和完善。建立有關標準指導會計檔案保管各項工作。在進行了這些管理工作之后還對原來會計檔案加以梳理，并以標準化的裝訂、建檔、歸檔等方法，對原有文檔加以整合[4]。

首先，根據事業單位會計核算資料的現狀和會計信息數字化應用狀況，在重視傳統紙質文書檔案管理的同時，還應加強對數字化檔案的建立和管理工作。利用計算機軟件，建立了數字化檔案庫系統。以利用數字化檔案庫的優點，克服傳統會計文檔的打印憑證年久易褪色、影響信息讀取等問題。其次，在實施數字化檔案管理過程中，還應當重視對數字化檔案的異地備份管理要求。利用異地備份以減少因自然災害以及計算機系統故障等對文檔信息安全的直接影響，以確保會計文檔安全。此外，根據事業單位會計檔案特征及其信息特性，在會計檔案管理中還應當根據其特征實施管理方法和重點的選擇。以富有針對性的管理方法和重點選擇推動管理工作目標的達成。

最后，加強人才培養。對事業單位會計檔案保管狀況的研究中發現，不少會計檔案保管員沒有基本的檔案保管專業知識，大部分人員是會計專業技術人員兼任。這也導致了會計檔案保管中因為沒有檔案保管專業知識導致的一系列問題。此外，會計檔案工作人員的思想素質、業務技術能力和職業道德等也對會計檔案保管工作產生了重要的影響。所以，在會計檔案保管工作強化中應重視對會計檔案管理工作工作人員思想綜合素質的訓練及其有關專業知識的訓練。運用現代化管理軟件對紙質檔案文件進行管理、運用現代數據庫知識對數字化文檔進行管理。并通過對管理人員技術能力和素養的培養，達到會計檔案保管工作的總體目標。

結束語：

綜上，在新時代下會計檔案保管工作將面對著新的挑戰困境與重大變革發展契機。針對這種情況，需及時建立起完善化的會計檔案保管標準體系基礎上，對單位內部人員開展全面可靠的培訓并清晰界定不同工作任務，防止會計電子化檔案重復產生或流失危險。長此以往，必將使會計檔案管理工作水平成功地邁進更高的等級階段，從而獲得更為巨大的社會和經濟效益。

參考文獻：

[1]歐小貝. 行政事業單位財務會計檔案管理問題及對策研究[J]. 辦公室業務，2020，（16）：108+114.

[2]張琳. 電算化會計檔案管理存在的問題及對策研究[J]. 財經界，2020，（17）：168-169.

[3]陳甲智. 高校會計檔案管理中存在的問題及對策[J]. 蘭臺內外，2020，（06）：55-56.

[4]鄧治崗，韓宛廷. 轉型發展背景下會計檔案管理的問題與對策[J]. 納稅，2020，14（01）：215-216.

姓名：張黎莉，出生年月：1982年10月2日，性別：女，民族：漢族，籍貫：黑龍江呼蘭縣，學歷：大學本科，職稱：中級館員，研究方向：財會檔案管理