關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探究

黃嘉穎

摘 要：新時代背景下的檔案管理工作越來越復雜以及多元化，管理策略和管理手段必須科學、合理，才能有助于全面提升檔案管理科學化質量以及水平，確保檔案管理工作的有效落實。國內學者站在不同角度，以檔案管理學分析為基礎，著眼于科學化水平提升的實質要求，主動調整工作思路和工作策略。其中，檔案管理科學化水平的提升對國家檔案管理事業的穩定建設及發展有重要作用，有助于充分體現這一工作的制度化以及規范化，確保現代化中國的穩定構建。對此，本文站在宏觀角度，立足于檔案管理工作的現實條件，深入分析科學化水平提升的相關路徑以及策略，以期為推進該領域的穩定建設及發展提供參考。

關鍵詞：檔案管理;科學化水平;路徑選擇

一、檔案管理科學化的必要性

檔案管理科學化水平的提升勢在必行，但是這一工作的難度其實相對偏高，對工作人員的工作能力和工作經驗是一個較大的挑戰。與其他工作相比，檔案管理工作的專業性較強，涉及許多專業化知識。因此，工作人員需要始終站在時代發展的角度，關注緊密結合理論分析與實踐研究。相關學者在對檔案管理科學化水平進行分析和研究時明確提出，檔案管理工作的進一步改進以及創新非常有必要，科學化水平的提升對國家的穩定建設以及積極發展有重要的輔助作用。

1.促進檔案管理健康發展

在推進精神文明建設過程中，檔案管理是不容或缺的一部分，其發揮著關鍵性作用，所涵蓋的領域較為寬泛，涉及面較廣，與政治、經濟、文化密切相關。通過對檔案的分析以及研究可以有效總結過去，預測未來，積極借鑒經驗，明確未來的發展規劃，進而實現對癥下藥。在信息化時代背景下，我國的科學技術水平越來越高，檔案管理工作所面臨的外部環境產生了明顯變化，因此檔案管理科學化水平的提升不容忽略。只有具備一定的科學化水平，才能夠更好體現檔案管理的價值以及優勢，為和諧社會的建設提供相應的參考，真正為公眾的全面成長發展以及社會文化營造良好的空間和環境。另外，在參與國際市場競爭的過程中，我國的綜合國力以及國際地位也會有明顯改善，國家也需要站在宏觀發展的角度，抓住新時代背景下檔案管理工作的核心要求，著眼于科學文化提升的實際情況來更好改革工作模式以及工作手段，只有這樣才能夠確保檔案管理的健康發展以及穩步運作。

2.提升檔案管理實效

檔案管理工作所包含的內容以及形式較為復雜，提升科學化水平勢在必行，這有助于確保檔案管理工作的實效性以及科學性，為后期的管理工作以及創新工作指明道路及方向。在人類文明進程不斷加快的今天，檔案的種類越來越復雜以及多元化，數量及質量呈現不斷上升趨勢。為了確保檔案管理工作人員在開展日常管理工作過程中更加主動自覺，需要關注其綜合素質以及工作水平的穩定提升，使其了解檔案種類及數量提升的實質要求，著眼于日常管理工作的具體難度，在減輕工作任務量的同時更好實現對癥下藥，真正實現檔案管理科學化水平的穩定提升。

傳統人工檔案管理工作所出現的問題及矛盾比較復雜，難以確保檔案科學分類工作的及時性及有效性，只能夠以簡單的入庫、出庫登記工作為基礎，這種傳統的檔案管理模式已經滯后于時代，檔案管理質量以及效率不夠理想，所發揮的指導作用較為有限。相比之下，如果能夠以科學化水平的提升為基礎，確保檔案管理工作的全面突破，那么對于提升檔案管理的實效性將會有非常關鍵的作用。檔案管理科學化能夠更好地實現對癥下藥，保障檔案管理工作大放異彩，真正實現工作質量和工作效率的穩定提升。

3.順應數字化發展的要求

信息時代，我國的綜合實力提升較為顯著，信息技術及互聯網成為人們生活中的一部分。對于檔案管理工作來說，科學化水平的提升有助于更好結合數字化發展的現實條件以及將更多信息技術融入其中，主動跟上時代發展節奏，實現檔案管理科學化發展及其穩定運作。推進檔案數字化進度，加快建設數字檔案館（室）平臺的投入，能夠優化檔案管理的綜合水平，為企業高質量發展提供強有力的基礎保障。

一是實現電子檔案信息的規范管理。實現實體檔案和電子檔案的規范化管理，科學合理地開發利用檔案資源。文檔資料經各部門歸檔處理后統一向電子文檔數據中心系統提交，同時系統提供統一的管理和集中存儲，以達到企業檔案接口統一的目的。

二是實現減少重復勞動及降低數據處理成本。實現文檔一體化管理后，各業務系統形成的電子文件可以迅速歸檔到檔案系統中，避免數據的多次輾轉造成的大量重復勞動，減少數據錯誤的概率，從而大大降低數據處理成本。

三是實現檔案信息資源共享。以往的檔案管理模式，公司總部與下屬各企業的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的孤島。建立了電子文檔數據中心系統后，把各部門、各企業的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，所有的文檔信息均通過該系統提供利用服務。

四是統一標準、統一規范。各部門、各企業必須依照系統制訂的技術標準和規范，對電子文件檔案信息進行統一管理，只有這樣才能統一數據形式、統一操作規程、統一利用方式。

五是便于企業總部的業務監督指導。企業總部下屬企業體量大且分布于全市各區中，因此企業總部難以及時開展業務監督指導工作，通過數字檔案館平臺的建設，通過系統及時了解各企業的檔案管理狀態、及時發現管理問題并能在線進行業務指導與督辦，大大提升業務指導的效率，提升企業整體檔案管理水平。

六是推動各企業內部完善制度、體現檔案的價值。部分企業欠缺內部檔案管理制度或制度并不完善，通過系統建設的契機，使各項檔案管理工作重新運轉起來，從而推動內部制度的完善，體現檔案的價值所在。

七是保障檔案數據的安全。部分企業由于對檔案數據安全管理方面的重視程度不夠，導致服務器、計算機損壞而丟失多年檔案數據的情況出現，建設集團版的檔案系統，意味著所有檔案數據存儲于集團的服務器中，集團的信息安全管理意識較強，且一般有專人負責相關設備的運維，因此數據丟失的風險將大大降低。

檔案管理工作人員需要重新調整發展思路，在科學化發展方向的指導下實現進一步突破以及改進。檔案的存放不容忽略，不再以檔案館或檔案室為主體，還可以直接存放在硬盤以及網盤中，為人們的檔案查詢提供便利，突破空間限制，充分彰顯檔案管理工作的指導作用及優勢，保障管理資源以及應用資源的合理配置及利用。另外，檔案的存檔以及查閱工作也非常關鍵，如果能夠以科學化水平的提升為基礎，那么檔案管理工作也會變得快捷、方便。民眾也可以享受到更加優質的服務及貼心支持，這些都能夠為檔案管理工作的全面改革以及創新提供更多的依據及參考。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

綜合上文的論述和分析可以發現，檔案管理科學化水平的提升有非常關鍵的作用與優勢。我國需要立足于時代發展進程，在全面調整以及改進的基礎上，著眼于時代發展的現實條件，通過規律總結以及有效分析來更好實現檔案管理健康發展與工作的有效落實。其中，檔案管理科學化水平的提升最為關鍵，工作人員需要投入更多時間，了解該工作的重點以及難點。一方面需要關注對檔案管理思路的有效改進，另一方面需要注重各種現代化元素的有效融入，真正實現全面突破以及進一步創新，保障檔案管理工作能夠實現優化升級，發揮相應的作用以及優勢。

1.提升檔案管理人員素養

與其他的管理工作相比，檔案管理工作較為復雜以及多元，綜合性、系統性較為明顯，因此檔案管理工作人員面臨著較大的工作壓力以及負擔。為了有效應對這項工作的具體變動，工作人員需要注重不斷提升以及學習，抓住新時代檔案管理工作的重難點，在全面調整以及改進的基礎上，確保檔案管理工作能夠實現進一步改進。從宏觀角度來看，檔案管理工作人員需要給予基層工作人員更多的支持以及幫助，保證其獲得充分的學習及提升空間，在全面提升以及改進的過程中突破檔案管理工作的重點以及難點，確保對癥下藥。結合自身的工作經驗進行進一步協調，主動應對時代發展的挑戰，保障自身能夠為檔案管理工作科學化水平的提升做出相應的貢獻。從微觀角度來看，對于檔案管理工作人員自身來說，需要始終樹立正確的學習理念，關注不同檔案管理環節的分析以及研究，了解各個階段以及不同時間節點中檔案管理工作的重點及難點。抓住這項工作的核心，在全面調整以及綜合改進的同時，保障檔案管理工作能夠變得更加生動和形象，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的有效突破。

2.健全檔案管理機制

檔案管理工作的系統性比較明顯，包含的工作環境以及工作要求較為多元，每個環節環環相扣、互相影響。為了充分發揮一定的合力作用，盡量避免工作遺漏和偏差，工作人員需要以構建完善的法律管理工作機制為基礎，關注不同管理環節的要求以及核心工作重點分析。其中，檔案科學化水平的提高離不開檔案管理制度，只有以檔案管理制度為依據，才能夠為檔案管理工作提供相應的保障。工作人員需要站在法律角度，分析檔案管理的科學化管理水平提升要求，出臺相應的法律法規，為檔案管理科學化的有效提升營造良好的外部空間以及法律環境。檔案管理工作人員需要著眼于日常管理工作的現實條件，在全面實現以及大膽創新的基礎上探索出一條全新的工作思路，確保檔案管理科學化水平的提升，為了檔案管理的大力落實提供相應的參考以及對策，保障檔案管理資源的合理配置及利用，有效避免各種外部條件的束縛以及影響。管理部門需要始終站在時代發展的角度，關注獎懲機制的有效構建，確保獎懲措施的全面落實，加強對檔案管理工作人員的規范以及引導。保障其能夠端正自身的工作態度，將更多時間以及精力投入工作之中，以極大的工作熱情完成工作，只有這樣才能夠充分彰顯檔案管理機制的指導作用。

3.轉變檔案管理方式

檔案管理方式的轉變以及調整難度相對偏高，對工作人員是一個較大的挑戰以及考驗。在落實檔案工作的過程中先進管理技術的有效引進非常關鍵。管理層需要通過進一步的管理，了解檔案管理工作中電子檔案的應用要求，檔案管理不再以簡單的紙質檔案管理工作為基礎，而是著眼于檔案載體的具體變動來進行相應分析及研究。目前的檔案載體越來越豐富以及多元，能夠以信息化查閱以及檔案調取為基礎，整個過程非常簡單快捷，能夠盡量避免不必要的時間與精力浪費，主動節省檔案存放的空間，維護檔案的完整性。將檔案管理工作的費用控制在有效范圍之內，避免不必要的檔案管理成本，檔案管理的價值有了明顯提升。傳統的檔案管理直接以檔案的簡單存放以及單一檔案管理為基礎，還有部分的地區會直接在人才保障中心中落實相應的檔案管理工作。檔案管理工作的穩定性相對比較強，但是缺乏一定的實踐指導價值，個人檔案不能夠直接私自打開，因此能夠確保檔案管理工作的保密性及科學性。在社會快速發展的過程中，檔案管理方式出現了明顯變動，傳統的檔案管理策略落后于時代發展的要求，科學化的檔案管理工作要求需要以檔案管理的現代化發展為根本，將檔案變為有價值的資源，提升檔案管理的質量以及效率。一方面需要注重對重要檔案信息的保密，另一方面需要確保檔案管理的相對公開，保障檔案能夠成為一種特殊的評價工具，為各項管理工作的開展指明道路及方向。檔案管理工作人員需要主動參與其中，關注對現代化管理策略以及管理方式的有效分析，著眼于自身的綜合素質以及工作經驗，明確自身在檔案管理工作中所處的地位。有的學者明確強調，檔案管理工作人員的素質與檔案管理工作的水平密切相關，綜合素質越高，那么檔案管理工作質量就會越高。

為了確保檔案管理科學化水平的準確提升，需要關注對檔案管理人員素質的進一步提升，了解檔案管理工作的具體過程，將豐富多元的檔案管理學知識融入其中，靈活利用各種現代信息技術，加強對檔案管理工作的有效協調，確保檔案管理工作人員能夠對現代信息技術有一個深刻的認知，全面發展自身的操作能力，真正意識到這項工作的重要性以及必要性。熟練利用各種計算機技術對檔案管理工作進行有效調整，落實好檔案分類以及檔案管理歸納工作，進一步體現檔案管理工作的重要作用，保障科技化水平的全面提升。另外，在不同階段中，檔案管理工作的內容及形式有所變化，檔案管理工作人員需要注重靈活調整，盡量避免按照同一種方式一刀切。應根據實際情況進行分析以及借鑒，始終堅持與時俱進以及具體問題具體分析的工作原則，確保檔案管理工作能夠在新的時代背景下獲得更多支持及幫助，主動實現科學化水平的全面提升和有效改進。

三、結語

檔案管理科學化水平的提升是一個重要工作，與檔案資源的靈活利用及配置存在密切聯系。檔案管理人員需要注重對其進一步剖析以及研究，深入了解檔案管理科學化水平提升的重要性，積極關注工作策略以及工作手段的改進要求。一方面要關注檔案管理人員素質的有效提升，另一方面需要更加科學完善的檔案管理機制，促進檔案管理方式的有效轉變以及全面調整創新，保障檔案管理質量及水準的穩定提升。

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（作者單位：廣州建筑股份有限公司）

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