人事檔案管理在人力資源管理中的運用

沙慧慧

摘? 要： 面對日益激烈的競爭，企業在發展過程中應該重視人力資源管理，從內部管理規范中提升企業的管理質量，人事檔案屬于人力資源管理的 重要內容，在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對企業人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統計等，將每位員工安排在合適 的位置，體現出員工的重要作用和價值。

關鍵詞： 人事檔案;重要性;信息化

引言

一直以來，人事檔案管理是人力資源管理工作當中不可缺少的組成部 分。有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續穩定運行。伴 隨著社會服務的持續提升，人事檔案管理已逐漸數字化、科學化、信息化 以及規范化。在新形勢背景下，怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的 更大價值，如何有效加強人事檔案的利用已成為當下人事檔案管理人員的 重點議題。本文將站在人力資源管理的角度，對現代人力資源管理與人事 檔案管理的關系進行研究和分析，表明目前人事檔案管理工作中存在的問 題并提出個人意見，為進一步提升人事檔案管理的創新升級提供參考。

1 現代人力資源管理與人事檔案管理的關系分析

現代企業中，人力資源管理主要是對人才的合理開發、配置和利用等 方面進行研究，使其可以在企業中發揮應有的價值，促進企業完成生產、 銷售等任務。人力資源管理，會涉及很多的學科，如管理學、心理學、社 會學等。企業在用人的時候，會對人才進行崗前培訓，對人才進行職業生 涯發展規劃，并對人才的業績進行考核與評估，滿足企業對人才的需求和 要求。在企業人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資 料等進行管理，從而更好地考察員工，對員工進行更合理地安置，在企業 發展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協調統一的。

2 人事檔案信息對人力資源管理的意義及價值

2.1? 人事檔案管理對有效發揮人力資源實效有著助力作用

人事檔案是企業進行選用人才以及提拔員工的重要依據，同時也是企 業開發利用人力資源的必要工具。企業可以利用人事檔案對員工的過往經 歷及現狀進行全面了解，從而有目標性地對企業人力資源管理架構進行調 整，以便將人力資源管理的相關內容進行有效優化。在此基礎上，企業管 理者可以通過人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況 有充足了解，以此進一步提高人員配置的實效，從而實現人盡其才的工作 目標。

2.2? 有利于人才的合理運用

通過人事檔案信息，組織能夠對員工的能力、特征有全面的認識，這 非常有助于人才的合理運用。人力資源管理的核心價值就是要充分發揮人 才的能力好潛力，將正確的人放在正確的崗位上是發揮人才能力的基礎， 所以必須要借助于人事檔案管理來建立對人才的了解。同時，人事檔案信 息的合理運用，也是人才科學流動的基礎，只有做到人盡其才，任人唯 賢，才能讓人才的價值得到最大化體現。

2.3? 人事檔案管理有利于科學化且合理化需求預測

人事檔案無論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用，可以對人 才需求進行科學且合理的預測。通過有效地利用人事檔案，可以提升企業 崗位配置更具科學化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于 社會環境以及企業環境的持續發展及變化，企業針對人力資源的管理需求 也會逐漸變化。因此，需要企業制定出符合現狀的人力資源管理規劃。利 用人事檔案中的數據信息，開展集中分析，從而了解并掌企業現下人才儲 備及缺口情況，以備開展具有目標性的人才引進工作。再者，依據人事檔 案中的數據信息進行人力資源規劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪 費成本，為人力資源與企業發展目標實現供需平衡提供有效保障。

3 人事檔案管理問題分析

3.1? 人事檔案管理重視度不足

當前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔 案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的 發展步伐，難以發揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式亟需改 革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規范，管理 職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影 響人事檔案管理的質量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發揮應有的價 值，不能有效地服務于人力資源管理。

3.2? 人事檔案管理手段落后

傳統人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設施比較落后，信息技 術利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管 理系統的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些 信息資源，對這些信息數據進行加工;另一方面，一些單位數字化管理效 率低下，采用的是紙質方式進行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。? 4 強化人事檔案信息在人力資源管理中的應用的措施

4.1? 動態完善人事檔案信息

隨著社會的不斷發展，要充分發揮人事檔案信息，首先要推動人事 檔案管理的現代化，拓展管理職能和服務模式，從而為人力資源管理工作 提供更大的支持。人事檔案信息作為人力資源管理中非常重要的內容，應 當可以通過引進人力資源相關理論充實人事檔案管理，使其發揮更大的價 值。一方面，要定期對人事檔案信息予以補充和完善，特別是針對近期工 作、教育的狀況，職稱、獎勵等，使人事檔案的價值得到持續補充。另一 方面，針對過往的人事檔案要建立有效的審核鑒定機制，這樣既能夠保證 人事檔案信息的真實性和客觀性，同樣也能夠對信息去偽存真，去粗取 精，使之能夠更符合時代對人才的需求。

4.2? 創建現代化信息管理系統，以此提升人資管理效率

當前是數字信息化時代，企業要了解創建現代化人事檔案管理系統的 必要性，從而進一步實現人事檔案管理數字化。首先要創建人事檔案數據 庫系統并搭建相關的數據分析模型，以此實現信息資源的分類處理和數據 統計，從而凸顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企 業要充分利用云計算、大數據以及云存儲技術，以此加強人事檔案信息化 的建設。最后，為了保證人事檔案內容的準確性以及真實性，企業應通過 數字掃描和數字微縮技術對人事檔案進行有效的數字化處理，以此將人力 資源管理效率進行有效提升。

4.3? 提升人事檔案的利用價值

企業不僅要重視，人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用， 體現出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優 化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據，豐富人事檔案內容， 增加人事檔案價值，保證企業可以錄用更多高素質，思想政治覺悟高，專 業能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作 人員應積極轉變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創新，積極主動做出 改變，使得人事檔案可以更好地為企業提供服務。

結語： 有效的選用人才對企業順利開展各項工作有著直接影響，所以 企業要充分發揮人事檔案的重要作用，進一步加強資源管理工作，從而有 效參考人事檔案的各類信息資源。在此過程中，要把握好人力資源與人事 檔案兩者之間的關系，加強完善管理制度和信息化建設等，以此提高人力資源管理的實效，從而促進企業的持續穩定發展。

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