網絡環境下數字檔案管理安全分析

張啟帆

（河南省白龜山水庫管理局，河南 平頂山 467031）

0 引言

隨著中國計算機技術以及網絡通信技術的不斷發展，極大地擴展了檔案管理工作的發展空間，傳統的檔案管理形式已經適應不了現代化企業發展的需求，各企事業單位為了能夠提高本企業在行業中的競爭力，就要加強對檔案管理方式的創新，數字檔案管理促進了檔案資源向著多元化的方向發展：一方面保證了檔案信息的安全性；另一方面更好地滿足了現代化檔案管理的需求，為檔案使用人員提供了更加便捷的服務。在網絡環境下，對數字檔案建設方法的分析，對數字化檔案建設中存在的一些具體問題進行詳細的梳理，通過改變檔案管理的觀念，希望能夠進一步解決數字檔案管理中存在的一些問題，促進檔案管理數字化，為檔案數字化建設的時效性做好保障。

1 網絡環境下的數字檔案

在網絡環境下，數字檔案逐步代替了傳統的紙質檔案，其在檔案管理系統中發揮著極其重要的作用，應用前景非常廣泛。數字檔案指的是通過計算機技術、數字技術的有效結合對檔案相關信息進行有效的整合管理。對檔案信息實施數字化轉化時能夠完成的方式比較多，比如采用攝影、激光等技術手段將一些紙質檔案存儲方式變成一種電子版的存儲形式，整個過程主要通過計算機技術完成。將一些紙質版的檔案信息轉化為數字信息檔案，將其進行轉化后可以采用多種形式對其進行存儲應用。從另外一種意義上來看，檔案數字化其實指的是通過計算機技術對一些傳統檔案進行識別和處理，然后進行存儲、組織、恢復以及維護的整個過程。

2 網絡環境下數字檔案安全的特點

數字檔案安全管理需要對數字檔案信息內容的完整性、真實性、可用性以及保密性等做好保障。在大數據時代，網絡環境下，數字檔案信息的安全管理涉及到了存儲、虛擬化、云計算、數據庫管理、數據挖掘等多個技術領域，尤其是數字檔案信息在存儲、使用等過程中出現泄露、更改甚至破壞的幾率也在明顯增高。在網絡環境下，數字檔案資源也呈現出了更多的特點，隨之而來很多風險呈現出了更加隱蔽的關聯性。在網絡環境下，各行各業的發展實際上呈現出了“蜘蛛網式”的互聯（如圖1所示），尤其是一些交通、電力、金融、衛生、信息等行業，對網絡安全性的依賴性更強，但是與此同時，網絡大數據所呈現出的脆弱性特點也逐漸凸顯，數字檔案信息安全管理已經成了網絡環境下大數據技術應用、開發的重要難題。

圖1 檔案管理系統圖

3 網絡環境下數字檔案安全管理中存在的問題

3.1 缺乏檔案安全意識

在使用常規的檔案管理模式時，只需要對提供檔案信息的人員進行保密，但是在網絡環境下，檔案數字化建設腳步的加快，傳統的檔案管理方式已經完全無法滿足數字檔案管理的要求，在檔案安全性方面也發生了極大的變化。在網絡環境下，隨著中國信息技術的不斷發展，在數字檔案管理工作中，檔案信息的安全性受到了極大的威脅。比如在某項工作中，需要根據檔案信息的重要性對其管理的級別進行規劃，這樣才能對檔案的信息資源進行合理的分配，從而確定數字檔案工作項目的級別，促使檔案信息利用率能夠實現最大化。但是由于一部分檔案工作人員缺乏檔案信息管理的保護意識，在數字檔案管理中未能進行合理的規劃，導致所有的檔案在一個層面進行，顯得檔案管理工作混亂至極，檔案信息的安全性得不到保證。

3.2 數字化檔案安全管理人員綜合素質比較低

一般情況下，如果要將傳統紙質的檔案轉化成數字化檔案形式進行存儲，就需要檔案管理人員具備一定的專業技能，但是目前，依舊有一部分檔案管理人員由于綜合素質比較低，在工作中不能熟練的運用數字化技術，或者所掌握的計算機數字化技術無法支撐檔案數字化工作的進行，不會使用專業的掃描儀，這也給數字化檔案安全管理系統的運行帶來了新的挑戰。

3.3 缺乏完善的數字檔案安全管理制度

由于部分企事業單位檔案管理部門缺乏完善的數字檔案管理制度，甚至缺乏相應的法律法規政策支撐，尤其在檔案信息系統結構以及應用程序方面，對檔案信息的安全性管理并沒有做出一個統一的規定，導致缺乏相關的執行系統，檔案管理人員職責不清，尤其是在不同的部門之間，在檔案管理方面也并沒有建立統一的管理機制。在進行數字化檔案管理的過程中，缺乏完善的監管系統，即便是有監管人員也不知道應該對哪些檔案的安全性進行檢查。由于數字化檔案管理過程缺乏統一的標準，極易出現相關信息記錄不完整、數字化檔案加工現場管理混亂、工作人員未能嚴格要求，一些人員私自進入了數字化檔案加工現場中，這些現象都是由于缺乏完善的數字檔案管理制度，未能對相關人員的行為進行約束，都在很大程度上對數字化檔案管理工作質量造成了較大的影響。

3.4 缺乏數字檔案信息的安全性評估標準

在網絡環境下，數字檔案安全管理使得檔案信息的安全性問題更加敏感。比如一些檔案信息更容易被黑客竊取，檔案信息更容易受到病毒的侵入。由于缺乏對數字檔案信息安全性進行評估的統一標準，在檔案信息掃描、接收的過程中，檔案信息的丟失風險性比較高。

4 網絡環境下提高數字檔案管理安全的措施

4.1 提高數字檔案信息安全管理的意識

在網絡環境下，進行數字檔案管理的工作中，還要加強對檔案管理人員進行安全意識的培訓，使其能夠對檔案管理工作進行合理的規劃，使其能夠根據檔案等具體內容對其實施分級管理，保證在檔案信息安全性的基礎上數字檔案管理工作的有序進行。根據檔案信息的內容分別對其重要性進行標記，比如：對于一般的檔案，可以按照正常管理制度對其進行管理，對于一些安全級別比較高的數字檔案，要給其設置相應的保護措施，在使用或者查看時，只有與其對應級別以上的人員才能對其實時查看。在網絡環境下，實現對檔案信息的數字化，整個過程對檔案實體的安全保密控制是非常重要的。第1 步是數字化流程，具體講就是提檔。比如進入檔案庫房的提檔人員一定要保持在兩人或者以上，其在工作的過程中也能夠實現互相監督，在具備檔案信息安全管理意識的基礎上，發揮出自身工作職責。同時還要加強對數據庫的維護，主要是防止一些軟件或者硬件出現意外，導致系統崩潰，計算機系統在使用的過程中極易受到病毒的侵襲，病毒侵襲會對部分文件及數據造成損壞，從而給一些非法人員竊取檔案信息數據提供了通道，或者也可能出現未經過授權對檔案中的一些數據信息進行修改，導致檔案信息數據庫中的信息真實性和完整性降低。所以要及時對數據庫進行維護，信息數據進行備份打包，避免造成數據丟失。

4.2 加強對數字檔案安全管理人員綜合素質的培養

在進行數字檔案管理的過程中，人力資源發揮著重要的作用，不論是企業單位還是事業單位，都要加強對數字檔案管理人員專業技能的培訓，增強其保護檔案信息的意識，避免信息泄露問題的發生。定期對其進行教育以及思想政治教育引導，改變其傳統的觀念以及思維方式，提高其對檔案進行數字化處理的水平，組建一支高技能數字化檔案管理團隊。相比較而言，電子文檔攜帶起來更加方便，檔案管理人員的機密性也更高。為了避免檔案信息出現泄露，還要加強對檔案管理人員進行隱私意識的培訓，使其在工作中能夠嚴格遵守檔案管理相關的法律法規，為檔案管理人員提供更多的學習機會，還可以根據檔案管理人員的實際情況，制定人才培訓方案，幫助數字化檔案安全管理人員更快掌握這種新的技術。

4.3 建立完善的數字檔案安全管理制度

完善的數字檔案安全管理制度是促進數字檔案管理工作順利進行的有效保障，這就需要數字檔案安全管理人員遵循一定的原則，制定完善的檔案管理機制。隨著社會經濟的不斷發展，需要進行管理的數字檔案數量也逐漸增多，檔案中所涉及到的內容也更加廣泛，這也在很大程度上增加了數字檔案管理人員的工作難度。檔案管理部門一定要加強數字化檔案管理流程的優化，在保證數字化檔案管理質量的基礎上，提高其工作效率。還要選擇比較正確的存儲、掃描方式，在盡可能減少人力、物力以及財力支出的基礎上，保證數字檔案管理工作的有效進行。一般情況下，在建立完善的數字檔案管理機制的同時，還要加強對網絡保護功能的完善，這就會涉及一些硬件設施的管理范疇，數字檔案管理人員不但要選擇合適的存儲介質，還要定期對數字檔案做好備份管理。使用防病毒軟件，為數字檔案的安全性做好保障。

4.4 制定統一的數字檔案信息安全性評估標準

在數字檔案信息管理中，工作人員還應該適應檔案信息安全性管理的形式，在數字檔案組織管理中對檔案信息的安全狀態進行標記，將檔案信息的安全性評估整合在安全管理整個系統中，并且要將人員信息的安全性評估貫穿在整個過程中，同時還要增強檔案信息管理人員以及提供人員對檔案信息安全性管理及評估的意識，及時修復檔案信息安全性管理中存在的漏洞，定期對病毒進行檢測，并將此項任務納入數字檔案信息管理工作的整個過程中，對檔案信息管理的安全技術進行及時升級，同時可以增加一些身份認證以及用戶管理等事項。還可以在數字檔案管理系統中增加定期檢測系統操作，加強對檔案信息管理安全性評估的系統方案。結合具體情況制定全面的安全性評估計劃，選擇一種有效的方式保證此項計劃的順利進行，確定進行安全性評估的對象，并組織相關專業人員對此方案進行研究，最終確定出一個科學、可行性較強的安全性評估方案，對方案中的一些危險因素進行分析，在實際應用中加強防范。

4.5 對檔案信息進行結構管理

在網絡環境下，可以根據檔案數據信息的具體情況對其實施結構分解，然后進行保存，這樣能夠有效提高檔案信息的安全性。由于大數據時代檔案信息數據具有復雜性特征，檔案信息的數量非常龐大，增長速度又特別快，部分檔案信息還存在著格式不兼容的特點，為了能夠將這些具有不同特點的檔案信息數據進行有效的保存，就要采用多種方式提高檔案數據的安全性和可靠性，保證檔案數據的完整性和有效性已經成了各界人士關注的焦點話題。比如：將檔案數據結構化管理重視起來，根據檔案數據的特點，加強對檔案數據信息的保護，一些結構化、標準化的檔案數據信息能夠為檔案管理人員進行檔案管理提供便捷的路徑，更便于進行分類和處理，能夠做到更好的加密，還能夠對一些非法入侵的數據進行有效的分辨和檢測。雖然說檔案數據結構化不能為檔案數據的安全性提供100%的保障，但是能夠在很大程度上提高對檔案信息進行處理管理的效率，這也成了未來檔案管理工作的主要趨勢。

5 結語

總之，在網絡環境下，數字化為檔案管理工作提供了新的方向，也在很大程度上有效地解決了各政府機關、企事業單位檔案管理方面存在的一些問題，數字檔案管理也成了今后檔案管理工作的發展趨勢。一方面降低了業務成本，另一方面還為檔案使用人員提供了極大的便捷。但是檔案信息的安全性風險隨之增加，這就需要各單位結合自身實際情況構建一個完善的數字檔案信息保密防護體系，實現數字檔案的最優化管理，避免數字檔案在使用的過程中發生泄密等情況，通過了數字檔案管理工作為廣大人民群眾提供更加優質的服務。