中小企業(yè)管理體系的問題及對策

伏致民 中環(huán)認(rèn)證有限公司

一、存在的問題

（一）意識不到位，認(rèn)為管理體系沒什么作用，反而占用工作時(shí)間

有的企業(yè)沒有意識到管理體系工作的重要性和緊迫性，一味地追求經(jīng)濟(jì)效益，忽略了相關(guān)的法律、法規(guī)要求，以為管理體系只要通過咨詢公司協(xié)助取得相關(guān)管理體系證書即可，實(shí)際有無運(yùn)行不重要，因而導(dǎo)致管理體系工作的內(nèi)在質(zhì)量不高。大部分企業(yè)對管理體系認(rèn)識不足，常常把重點(diǎn)放在生產(chǎn)上，認(rèn)為推行管理體系占用了自己很多的工作時(shí)間，有的記件崗位認(rèn)為還影響了自己的工資收入，從而忽略了管理體系。同時(shí)，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對自身經(jīng)濟(jì)利益的追逐，也沒有結(jié)合企業(yè)實(shí)際認(rèn)真運(yùn)行管理體系。這就導(dǎo)致了現(xiàn)在部分企業(yè)在運(yùn)行管理體系時(shí)存在“兩張皮”的現(xiàn)象，尤其是小微企業(yè)，難以真正發(fā)揮出管理體系對企業(yè)經(jīng)營管理的積極作用。

（二）管理體系建立的目的只是為了投標(biāo)與政府要求

有的企業(yè)在建立的管理體系時(shí)，尤其是中小企業(yè)，很少有自己積極主動來推行管理體系并獲得認(rèn)證。當(dāng)客戶有要求或招投標(biāo)時(shí)，才臨時(shí)報(bào)佛腳，找咨詢公司全盤操作來建立管理體系，并獲得認(rèn)證證書。或當(dāng)政府有要求時(shí)，才去建立安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系并獲得認(rèn)證。

（三）缺乏管理體系持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

當(dāng)前，很多中小企業(yè)在投標(biāo)完成、認(rèn)證通過后，當(dāng)初花錢花精力建立起來的管理體系就會束之高閣，實(shí)際管理內(nèi)容與方法與管理體系文件規(guī)定完全不符，沒有按管理體系“說、寫、做”一致的要求推行，再好的管理體系如果不運(yùn)行，不通過相關(guān)工具監(jiān)視和測量管理體系，管理體系將無法持續(xù)有效改進(jìn)。因此，現(xiàn)在很多中小企業(yè)缺乏管理體系持續(xù)進(jìn)的機(jī)制。

（四）管理體系持續(xù)改進(jìn)的組織能力不足

管理體系運(yùn)行得如何與組織自身的能力有很大關(guān)系。武器裝備再好，如果人的能力不足，將不會將武器的威力全部發(fā)揮出來。現(xiàn)在很多中小企業(yè)因?yàn)槌杀緣毫Α⒏偁帀毫Γ谌藛T配置上數(shù)量與質(zhì)量都有明顯不足，同時(shí)又很少關(guān)注員工能力發(fā)展的管理，因此，很多中小企業(yè)都面臨有組織能力不足的困境，缺乏管理體系持續(xù)改進(jìn)的組織能力[1]。

（五）企業(yè)不知道如何進(jìn)行管理體系持續(xù)改進(jìn)

目前，很多中小企業(yè)在推行管理體系時(shí)，在咨詢公司協(xié)助下建立后就不管，他們認(rèn)為：反正我給了咨詢公司錢的，我們不懂沒關(guān)系，只要咨詢公司懂就行了。而咨詢公司也只是為了讓企業(yè)能最基本地通過認(rèn)證，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在中小企業(yè)中，部分企業(yè)不知道如何進(jìn)行管理體系持續(xù)改進(jìn)。

（六）管理體系持續(xù)改進(jìn)資金投入不足

中小企業(yè)當(dāng)前正面臨前所未有的困境，很多中小企業(yè)都處在提檔升級、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、營創(chuàng)新的時(shí)候，加之國內(nèi)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型、國外出口減少等嚴(yán)重影響，企業(yè)均處在較困難的階段，當(dāng)前中小企業(yè)均把經(jīng)濟(jì)發(fā)展放在了第一位，若想再拿一部分資金出來進(jìn)行管理體系持續(xù)改進(jìn)工作就像是在自己身上割一塊肉，其實(shí)這種認(rèn)知是不對的。如安全事故，就像無數(shù)0前面的1一樣，1沒有了，再多的0也沒有用，還可能讓自己承擔(dān)刑事責(zé)任，得不償失。

二、改進(jìn)對策

（一）加強(qiáng)管理體系持續(xù)改進(jìn)意識

1.領(lǐng)導(dǎo)要重視

GB/T19000-2016質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)和術(shù)語中介紹：管理體系原則之一——“領(lǐng)導(dǎo)作用”，就明確了公司各級領(lǐng)導(dǎo)要重視管理體系，要建立統(tǒng)一的宗旨和方向，并創(chuàng)造全員積極參與實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的條件，如開展使命、愿景、戰(zhàn)略、方針和過程的宣貫，企業(yè)文件的建設(shè)、質(zhì)量或安全等的承諾、提供履行質(zhì)量、安全等管理體系職責(zé)所需的資源、培訓(xùn)和權(quán)限等，以更好地激勵(lì)員工積極參與管理體系的持續(xù)改進(jìn)活動。

2.員工要重視、全員參與

管理體系的持續(xù)改進(jìn)活動，不光是公司領(lǐng)導(dǎo)的事，而是公司每一個(gè)人的事，每個(gè)人都應(yīng)該為公司管理體系的持續(xù)改進(jìn)盡心盡力。GB∕T19000-2016質(zhì)量管理體系中基礎(chǔ)和術(shù)語中介紹：管理體系原則之一——“全員積極參與”，明確了整個(gè)組織內(nèi)各級勝任、經(jīng)授權(quán)并積極參與的人員，是提高組織創(chuàng)造和提供價(jià)值能力的必要條件。為了有效和高效地管理組織，各級人員得到尊重并參與其中是極其重要的，通過表彰、授權(quán)和提高能力，促進(jìn)在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)過程中的全員積極參與。

3.管理體系的作用好處

通過引入體系管理理念和管理方法，能夠促進(jìn)組織管理與市場標(biāo)準(zhǔn)接軌；能夠助力企業(yè)招投標(biāo)的成功；能夠規(guī)范企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高企業(yè)的運(yùn)營效率；能夠增強(qiáng)顧客第二方驗(yàn)廠通過率，獲得客戶的訂單；能夠提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，讓客戶滿意；能夠提高生產(chǎn)率和管理效率，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本；能夠提高“事前預(yù)防”而非“事后檢驗(yàn)”的意識；能夠減少工傷、安全事故的發(fā)生；能夠優(yōu)化環(huán)境管控措施，降低成本、增加收益；能夠?yàn)榭蛻籼峁M足客戶和法律法規(guī)需求的服務(wù)，從而提高品牌度、信賴度、美譽(yù)度，在國內(nèi)外市場上樹立了良好的形象，取得了產(chǎn)品和服務(wù)走向世界的“通行證”，成為企業(yè)進(jìn)入國際市場的有效手段，為拓展企業(yè)的境外業(yè)務(wù)提供了有利的條件，因此，推行管理體系好外多多，管理體系持續(xù)改進(jìn)勢在必行[2]。

4.管理體系持續(xù)改進(jìn)作用

管理體系持續(xù)改進(jìn)的作用對于不同的管理體系而言可能有所不同。如質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)是為了證實(shí)組織有能力穩(wěn)定地提供滿足要求的產(chǎn)品和增進(jìn)顧客滿意。環(huán)境管理體系持續(xù)改進(jìn)是為了不斷減少環(huán)境污染事件的發(fā)生。安全管理體系持續(xù)改進(jìn)是為了不斷降低各類安全事故的風(fēng)險(xiǎn)。人力資源管理體系持續(xù)改進(jìn)是為了為達(dá)成組織經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳的配置。總之，有效的管理體系持續(xù)改進(jìn)對企業(yè)百利無一害。

（二）不斷提升企業(yè)管理體系持續(xù)改進(jìn)能力

1.設(shè)定崗位能力素質(zhì)模型與測評工具，定期進(jìn)行能力盤點(diǎn)評估

要想管理體系能得以持續(xù)改進(jìn)，不僅要有好方法，尤其還需要具有會運(yùn)用方法、高素質(zhì)的、執(zhí)行能力較強(qiáng)的人，如企業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)人員在檢測樹脂的酸值時(shí)，光有色譜儀，卻不會使用色譜儀與不會看色譜儀曲線檢測報(bào)告一樣。因此，我們要對各崗位人員進(jìn)行工作分析，繪制出各崗位的勝任能力模型并驗(yàn)證確認(rèn)，同時(shí)從員工意識、知識、能力、動機(jī)、價(jià)值取向等方面編制相應(yīng)的能力測評工具，定期人員的崗位勝任能力進(jìn)行測評與盤點(diǎn)，找出人員持續(xù)改進(jìn)能力的差距，以作為下一階段培訓(xùn)需求的輸入并依據(jù)需求對相關(guān)人員實(shí)施能力發(fā)展培訓(xùn)。比如：安全管理工作，公司若涉及了特種設(shè)備，安全管理人員對特種設(shè)備管理的法規(guī)及相關(guān)知識不熟悉，那在進(jìn)行安全檢查時(shí)，就不能發(fā)現(xiàn)問題，不能發(fā)現(xiàn)問題那如何持續(xù)改進(jìn)，如何讓企業(yè)的特種設(shè)備管理符合要求呢。因此，設(shè)定崗位能力素質(zhì)模型及相應(yīng)測評工具，配以相關(guān)的人力資源管理方法，將確保人員持續(xù)改進(jìn)管理體系的能力。

2.開展有效的崗位能力培訓(xùn)

建立起員工能力培訓(xùn)體系，通過多渠道、多形式培訓(xùn)需求分析，經(jīng)專家組研討后，編制年度培訓(xùn)計(jì)劃與員工個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，然后通過內(nèi)聘與外聘相結(jié)合的方式組建專業(yè)的講師團(tuán)隊(duì)，通過生動、有趣、豐富化的課件與課程設(shè)計(jì)，對員工采取PPT、視頻、角色扮演、沙盤演練、案例研討、小組沙龍等多形式的培訓(xùn)，通過應(yīng)知的測試、應(yīng)會的實(shí)戰(zhàn)考核來評估員工的受訓(xùn)效果，并對培訓(xùn)整體情況進(jìn)行從需求分析到培訓(xùn)效果評估全流程、全方位的培訓(xùn)分析評估，并對評估后的不足進(jìn)行整改，以完善后續(xù)的員工崗位能力培訓(xùn)。

（三）管理體系持續(xù)改進(jìn)的需求識別

1.內(nèi)審與管理評審

內(nèi)部審核簡稱內(nèi)審，是由企業(yè)按策劃的內(nèi)審方案要求自行組織的對本公司管理體系適宜性、充分性、有效性進(jìn)行審核的活動。審核人員可以是企業(yè)內(nèi)部的，也可以是外部的，也可以委托第三方進(jìn)行內(nèi)部審核，但都須具備相應(yīng)的審核能力。審核準(zhǔn)則是管理體系標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、公司自行建立的管理體系文件等。通過合理的抽樣獲得相關(guān)客觀證據(jù)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度，判定管理體系存在的不符合、不符合條款編號、不符合的性質(zhì)，然后開具不符合報(bào)告，由相關(guān)責(zé)任部門對其進(jìn)行真因解析，制定相關(guān)糾正及糾正措施并執(zhí)行，最后驗(yàn)證整改的有效性，針對未整改的部分繼續(xù)整改直至整改有效完成，針對整改有效的部分納入管理體系持續(xù)運(yùn)行，以持續(xù)改進(jìn)公司的管理體系。

管理評審，是由公司最高管理者按策劃的周期頻次對管理體系的適宜性、充分性和有效性，是否與戰(zhàn)略方向保持一致進(jìn)行評審的一項(xiàng)管理活動。主要各部門通過對本周期本部門各項(xiàng)管理經(jīng)營活動進(jìn)行盤點(diǎn)總結(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，找到管理經(jīng)營活動中存在問題以及與期望之間的差距，通過管理評審會議，采用頭腦風(fēng)暴等方法，找到管理經(jīng)營活動的改進(jìn)需求及方向，并共同研討出改進(jìn)方向與措施，然后由相關(guān)責(zé)任部門實(shí)施，在下一次管理評審時(shí)，作為管理評審的輸入進(jìn)行盤點(diǎn)評估改進(jìn)措施的有效性，以持續(xù)改進(jìn)公司的管理體系。

2.各類檢查改進(jìn)點(diǎn)識別利用

在我們的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，我們會接受很多關(guān)于檢查的事件，如在質(zhì)量管理體系方面有內(nèi)部品質(zhì)檢查與外部的產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督抽查，針對檢查的不合格產(chǎn)品我們對不合格產(chǎn)品采用“魚骨圖”或“8D報(bào)告”對產(chǎn)生的原因要進(jìn)行分析找到真因、制定糾正及糾正措施以改進(jìn)我們的質(zhì)量管理體系，確保產(chǎn)品質(zhì)量；在安全管理體系方面有內(nèi)部的綜合安全檢查、日常安全檢查、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性安全檢查、節(jié)假日安全檢查及外部的安全隱患排查與安全生產(chǎn)管理監(jiān)督檢查等。針對每次安全檢查出的安全隱患，我們均要開具《安全隱患整改報(bào)告》，對其進(jìn)行原因分析找到真因、制定整改措施（盡量是本質(zhì)安全措施）、驗(yàn)證整改情況，對驗(yàn)證有效的措施加入安全管理體系中，以完善我們的安全管理體系；對驗(yàn)證無效的措施，我們要重新進(jìn)行原因分析與制定整改措施，重新驗(yàn)證，不斷循環(huán)，以持續(xù)改進(jìn)我們的安全管理體系。

3.外來文件識別、評價(jià)及利用

組織在經(jīng)營運(yùn)行過程中，都會涉及相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)對我們的要求，以及客戶和相關(guān)方對我們的要求。為了滿足法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、客戶、相關(guān)方的需求，我們要通過各類渠道識別收集最新的法律法規(guī)和相關(guān)要求，然后對其進(jìn)行分析評價(jià)，自我診斷本組織經(jīng)營管理的合規(guī)性，對不合規(guī)的地方我們要及時(shí)整改，并將其最終措施方案整合到管理體系中來，讓我們的管理體系適時(shí)更新，以滿足組織生產(chǎn)經(jīng)營管理的持續(xù)合規(guī)性，減少違法及不滿足相關(guān)需求帶來的不利影響。

4.年度工作及經(jīng)營盤點(diǎn)總結(jié)

公司每年組織各部門召開年度工作總結(jié)及經(jīng)營盤點(diǎn)總結(jié)，各部門從方針、目標(biāo)、職責(zé)內(nèi)容方面進(jìn)行一一總結(jié)，全面盤點(diǎn)梳理這一年來，本部門在工作和經(jīng)營過程中做了哪些事，履行了哪些職責(zé)，做得好的有哪些、做得不足的有哪些，對做得好的如何與公司管理體系結(jié)合，讓優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與知識得以傳承，讓管理體系更加豐富；對做得不足的地方如何改進(jìn)，研究制定對策，讓我們的工作在下一年度做得好的部分如何傳承，做得不好的部分如何改進(jìn)完善，每年堅(jiān)持年度工作經(jīng)營盤點(diǎn)總結(jié)，不斷循環(huán)，持續(xù)改進(jìn)管理體系，持續(xù)改進(jìn)我們經(jīng)營管理工作。

5.參考標(biāo)桿企業(yè)做法

“站在巨人的臂膀上起飛”。在國內(nèi)國外同行中，有很多做的優(yōu)秀的標(biāo)桿企業(yè)，他們至少在某一方面做得比較優(yōu)秀，要博采眾人所長，為我所用，組織團(tuán)隊(duì)認(rèn)真學(xué)習(xí)研究標(biāo)桿企業(yè)在某一方面做得比較優(yōu)秀的地方，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，融會貫通，變成企業(yè)簡單、有效、可行的措施方案，然后在本企業(yè)開始推行，待驗(yàn)證有效后，將其措施方案整合到企業(yè)現(xiàn)有的管理體系中，讓我們管理體系更加完善、更加豐滿、更加有效。

6.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

企業(yè)要持續(xù)改進(jìn)管理體系就需要建立針對管理體系持續(xù)改進(jìn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)。首先，企業(yè)要按公司經(jīng)營戰(zhàn)略需要確定公司各層級需要在哪些管理經(jīng)營模塊建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，然后確定數(shù)據(jù)分析類型及所采取的方法，如對產(chǎn)品質(zhì)量特性發(fā)展變化情況并及時(shí)作出糾正或預(yù)防改進(jìn)可采用SPC、QC七大手法等；如果想找到管理體系實(shí)際與期望之間差距進(jìn)行改進(jìn)，可采用MBO、KPI、BSC等。其次確定數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)分析的來源、周期、責(zé)任單位等。最后按公司預(yù)設(shè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行過程中存在問題，通過真因解析找到改進(jìn)的措施，以解決或預(yù)防問題的再次發(fā)生，從而持續(xù)改進(jìn)管理體系。

（四）通過績效考核促進(jìn)管理體系持續(xù)改進(jìn)，建立有效的管理體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制

公司要建立一套完整的績效考核體系，指標(biāo)涉及工作內(nèi)容指標(biāo)、勝任力指標(biāo)、改進(jìn)指標(biāo)等，層級涉及公司、各部門、各崗位，定期進(jìn)行培訓(xùn)績效考核，針對不足，相關(guān)人員研討改進(jìn)措施方案，以持續(xù)提升員工能力、工作績效、組織能力、組織績效，以持續(xù)讓企業(yè)獲得持續(xù)改進(jìn)的能力及持續(xù)改的需求。

（五）為管理體系持續(xù)改進(jìn)提供資金保障

“巧婦難為無米之炊”。資金是管理體系改進(jìn)的基本前提保障，企業(yè)若想做好管理體系，又不舍得經(jīng)費(fèi)是做不好管理體系持續(xù)改進(jìn)工作的，比如說：人才的增補(bǔ)與優(yōu)化，設(shè)備設(shè)施的增加與改造，工作環(huán)境的提檔升質(zhì)，技術(shù)的創(chuàng)新，新技術(shù)新工藝新方法的引進(jìn)，外部專業(yè)第三方提供的服務(wù)等等，這些均需一定的資金支持才能得以實(shí)現(xiàn)，而這些又恰巧是管理體系持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵。另外，在安全管理體系方面，國家還專門為此出臺了關(guān)于印發(fā)《企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用提取和使用管理辦法》的通知（財(cái)資〔2022〕136號），其中第五條 企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用可由企業(yè)用于以下范圍的支出。這一條包括了企業(yè)在安全生產(chǎn)中必須投入的基本安全生產(chǎn)費(fèi)用。所以，企業(yè)必須為管理體系的持續(xù)改進(jìn)做好資金預(yù)算，從而提供可靠的資金保障。