醫院檔案管理工作創新路徑的探討

張勝男

（吉林省結核病醫院(吉林省傳染病醫院) 吉林長春 130500）

醫院的檔案管理與醫院的經營和發展有著十分緊密的聯系，檔案資料是對醫院醫療服務過程的記錄，同時，也是醫院制定各項經營發展決策的重要依據。由于醫院檔案資料涵蓋的范圍廣、內容多，因此管理難度較大。隨著辦公自動化程度的不斷提高，推動了醫院檔案管理工作的創新，通過將互聯網、大數據、云計算等先進技術與傳統的醫院檔案管理工作相融合，有效地提升醫院檔案資料的真實性、準確性和全面性，更好地為醫院各項工作的開展提供了依據。

1 醫院檔案管理工作的重要性分析

1.1 有利于提升醫院的形象與信譽

醫院的檔案記錄了醫院自創立以來的整個發展歷程，是醫院文化、研究、經營、管理成果的記錄。醫院的檔案承載了醫院的歷史，也決定了醫院的未來；同時，醫院的檔案也保留了醫院珍貴的醫學研究案例、科研成果、診療記錄及醫護人員的個人成長及榮譽，通過檔案的一步步積累，為醫院的發展扎穩了堅實的根基，不斷提升醫院的品牌文化，樹立良好的社會形象與信譽。

1.2 有利于提高醫院運營管理的水平

檔案管理的內容相當全面，涉及了醫院診療、服務、經營、管理的方方面面，醫院的各項決策都需要依靠檔案資料提供真實可靠的參考。例如，醫院診療設備的采購需要結合過往醫療設備采購的數據和資料；醫院的人事調動需要參考醫護人員的人事檔案；醫院的科研工作也需要參考以往針對的科研記錄［1］。由此可見，醫院大小事務的決定都離不開檔案管理工作，只有以檔案管理為依托，才可以有效提升醫院運營管理的水平。

1.3 有利于開展醫學科研及教學工作

醫院不僅承擔著提供醫療服務的功能，同時，也是開展醫學研究和教學工作的主要場所。在醫院長期的運營過程中，會積累大量的病案資料、醫療護理記錄、科研教學成果等，而這些寶貴的資料可以為醫學科研及教學工作的開展提供十分有力的參考和支持，幫助醫院在長久的積累當中加以有效應用，在總結前人經驗的基礎上，加以創新和突破，從而不斷提高醫院的科研能力和教學水平，推動醫院綜合實力的顯著提升。

1.4 有利于真實還原醫療服務過程

在醫療服務過程中，不可避免地會發生一些醫患糾紛，如果不能得到妥善的處理，會加劇醫患之間緊張的關系；同時，一些患者及家屬在醫院內部尋釁滋事，也會給醫護人員帶來一定的人身安全的威脅。醫院的檔案詳細記錄了病患的全部診療信息，當出現醫患糾紛時，這些檔案資料可以真實地還原醫院為病患提供診療服務的過程，并且可以作為具有法律效力的證據，維護雙方的合法權益，保障醫院安全穩定地運營，降低醫患糾紛的發生概率，同時，也可以避免一些惡意中傷、尋釁滋事、醫鬧等事件的發生［1］。

2 當前醫院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 對檔案管理的重視不足

醫院檔案管理真實地記錄了醫療服務的過程，可以客觀、全面、可靠地為醫院各項決策的制定提供依據，并且借助對醫院檔案的分析和利用，不斷提高我國醫療衛生服務的水平。但是，從醫院檔案管理工作的實際情況來看，由于忽視了醫院檔案的重要價值，而極大地影響了檔案管理工作的有效開展。一方面，部分醫院還沒有充分認識到醫院檔案對于醫院管理與發展的重要價值，不愿意投入大量的資金和資源對現有的醫院檔案管理體系進行建設和完善，醫院檔案管理只是對文件資料的簡單收集、匯總和保存，而沒有充分發揮出醫院檔案的作用；另一方面，只重視醫院檔案的保存而忽視了對檔案價值的開發和利用，使得大量醫院檔案堆積，不但不能對提高醫療服務水平起到促進作用，反而耗費了大量的資金、人力和場地進行檔案的保存和整理，造成了資源的極大浪費。

2.2 醫院檔案管理人員的素質參差不齊

檔案管理人員對于醫院檔案管理工作的水平有著十分關鍵的影響。檔案管理的專業性強、工作內容比較繁雜，對于檔案管理人員的工作技能、責任心和職業素養都具有一定的要求。但是，在當前的醫院檔案管理工作中，由于長久以來對醫院檔案管理工作缺乏重視，使得醫院投入于檔案管理部門的資源不足，專業的人才缺失也造成了檔案管理人員對于自身工作的價值缺乏正確的理解，在本職工作中存在著效率低、態度不端正、創新意識差等問題，部分醫院檔案管理人員責任心缺失，影響了醫院檔案的真實性、全面性和準確性，因人為原因造成了檔案管理工作中的諸多失誤；還有部分醫院的檔案管理人員在本職工作中缺乏學習意識，工作方法和理念比較陳舊，缺乏對檔案管理信息化的重視，在檔案管理工作中的主動性和積極性不足，這也是制約醫院檔案管理創新的重要因素。

2.3 檔案管理的手段比較落后

目前，信息技術的快速發展已經改變了各行各業傳統的工作模式，信息技術與傳統管理模式的融合已經是醫院發展的必經之路。在這種背景下，醫院檔案管理工作也需要加快信息技術的引進和應用，實現檔案管理的信息化。但是，從實際的情況而言，由于對醫院檔案管理缺乏重視，使得很多醫院的檔案管理工作還停留在以往比較落后的人工管理模式中，檔案資料仍以紙質的檔案為主，檔案的獲取、整理、歸檔及調閱也主要依靠人力記錄。這種落后的檔案管理模式，一方面在檔案的保存上存在一定的難度，很容易出現檔案的丟失和損壞，醫院檔案保管的成本和風險也相對比較高［2］；另一方面，人力為主的檔案管理工作效率低下、人力成本較高，且由于檔案管理人員的素質參差不齊，也容易發生檔案信息的錯漏，導致檔案失真甚至造假，影響醫院檔案管理工作的實用價值。

2.4 檔案管理制度不健全

檔案管理制度是保障醫院檔案管理工作的規范化、專業化的重要依據，對于完善檔案管理的流程，提升檔案管理的水平有著非常重要的推動作用。但是，就目前情況而言，部分醫院在檔案管理方面缺乏完善的制度和規定，工作流程和崗位職責不明確、不清晰，導致檔案信息不完善，取用的流程也非常隨意，甚至造成了檔案遺漏甚至丟失的情況。此外，還有很多醫院雖然制定了檔案管理的相關規定，但是在實際的執行過程中缺乏監管，執行力差，使得制度的約束成為了擺設，也很難發揮檔案管理的價值。

3 醫院檔案管理工作的創新路徑

3.1 加強對檔案管理工作的重視

要解決當前檔案管理所面臨的困境，就要從思想認識上加強對檔案管理工作的重視，能夠充分認識到檔案管理工作的規范化和專業化對于醫院的行政管理和長遠發展所具備的價值，并且投入更多的資源和精力完善現有的制度、流程和管理工具，確保檔案管理工作的規范化［3］。此外，除了醫院管理層面的重視和支持，檔案管理部門也要正確地認識本職工作，將檔案管理的規范化建設與醫院的整體發展看作一個整體，提高大局觀，改變陳舊落后的觀念，能夠認識到自身工作的價值，不斷提高思想認識，努力學習先進的檔案管理知識，提升崗位技能，只有醫院內部形成統一的認知，才能集各方之力為檔案管理工作的創新做好充分準備。

3.2 創新醫院檔案管理的機制與體系

醫院檔案管理工作的創新需要樹立對檔案管理工作的正確認識，能夠將醫院檔案管理工作的創新與醫院的長遠發展緊密地結合起來，結合醫院發展的實際情況，投入相應的資金、人才、技術和資源搭建檔案管理的體系，并積極開展檔案管理工作的創新，形成比較完善的醫院檔案管理機制。首先，醫院管理層要正確定位檔案管理在醫院行政管理中的角色，明確檔案管理部門的責權，對檔案管理工作的內容、流程及職能進行梳理，做好分工，加強監督與考核。其次，醫院要改變以往重檔案的保管而忽視檔案應用的錯誤思想，提高檔案的利用率，對現有的檔案資料進行全面的整合、分類和分析，從而使檔案的歸檔、分類更加規范化，為檔案的調取提供便利，通過檔案資料的合理使用不斷優化醫院的工作流程，提高工作效率［4］。最后，根據醫院檔案管理的實際需求，完善檔案管理的相關制度，對檔案管理的責任、目標、要求進行有效的規范，提高檔案管理人員的重視，加強責任心，嚴格遵循醫院檔案管理的制度，確保醫院檔案信息的真實、準確、完整。

3.3 加快醫院檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化建設是信息時代下醫院檔案管理工作創新的必然選擇，也是提高檔案管理工作規范化程度的有效手段。首先，醫院需要投入更多的資源和精力建設檔案管理的信息化平臺，改變傳統人力為主的工作模式，開發或選擇適合的檔案管理軟件，實現檔案的自動化采集、篩選、錄入、存檔、更新及調取，要確保硬件設施能夠滿足海量數據的獲取、處理和傳輸工作，便于進行醫院檔案管理平臺的開發、管理、運營和更新。其次，結合醫院的實際情況和檔案管理的基本需求，配置功能強大、符合需求的管理軟件，結合最新的檔案管理技術，確保醫院檔案管理模式的先進性，并定期對軟硬件設備進行維護、更新、保養，從而滿足醫院檔案管理對于設備配置、容量、處理速度等方面的要求，通過強大的軟硬件設施建設，迎合醫院檔案管理工作的創新要求［5］。再次，對以往人工記錄的檔案，盡快完成信息化的錄入，以便于更好地配合醫院檔案信息化管理平臺的建設。最后，還應當重視對工作人員信息化操作水平的培訓，開展檔案信息化管理平臺操作的相關培訓活動，熟練掌握信息化管理軟件的使用方法，確保能夠勝任檔案管理信息化的工作要求，保質保量地完成本職工作。

3.4 建立健全醫院檔案管理制度

健全的制度是保障檔案管理工作的規范化和專業化的前提，要解決醫院在檔案管理工作中的諸多問題，就需要從制度和流程的角度建立健全現有的檔案管理制度，根據國家的相關規定，加強對《檔案法》的深入學習，結合醫院自身的情況，建設一套適合醫院標準的檔案管理制度，明確落實檔案管理工作的范疇、目標、職責、崗位設置、工作流程［6］。同時，還需要結合醫院檔案資料的使用習慣和使用需求，建立相應的檔案調閱、歸檔、轉遞、安全管理、保密等制度，這樣就可以將醫院檔案管理的工作進行有效的梳理，明確檔案管理的重點，并安排相應的人員進行負責，確保檔案管理的各項工作有制可依，能夠有效加以監督和約束。此外，除了要健全現有的制度以外，針對檔案管理制度的執行情況也應當加強監督，提升檔案管理部門和人員的執行力，確保各項規章制度和工作流程的執行到位，從而不斷提升檔案管理的效率和水平。

3.5 提升檔案管理人員的整體素質

檔案管理工作對于從業人員的專業能力和職業素養都有一定的要求，要提升檔案管理工作的規范化，即要從人員管理角度提高檔案管理人員的綜合素質。首先，開拓人才吸納的渠道，重視專業檔案管理人才的招聘與培養，明確醫院檔案管理信息化的人才需求方向，并以此為目標，廣泛吸引具有過硬知識積累和專業能力的對口人才。其次，針對現有的人員隊伍，要加強專業培訓，從理論知識、專業技能兩個層面出發，要求工作人員必須具備電子化檔案管理的能力，并加強對新知識、新理念的學習，能夠跟上并領先醫院檔案信息化建設的步伐。再次，要加強針對檔案管理人員的職業道德建設，能夠對檔案資料的真實性、安全性和可靠性負責，在開展工作時，要抱著高度的責任心，提高自身的學習意識，能夠在本職工作中積極思考，敢于創新，提出優化性建議。最后，要針對檔案管理人員的職業發展制定相應的規劃，借助科學的獎懲機制，提高檔案管理人員的工作積極性，提高個人的工作貢獻，為優秀人才提供一條切實可行的職業發展路徑，定期對工作人員的信息化操作水平進行考核，將考核結果與薪酬、績效相結合，制定明確的獎懲制度，激活人員隊伍的積極性，更好地為醫院檔案管理的創新貢獻力量［7］。

4 結語

醫院檔案管理是醫院行政管理中的重要組成部分，對于醫院長遠發展的重要性不可小視，但由于以往醫院對于檔案管理的價值缺乏認識，在一定程度上制約了檔案作用的發揮。要實現檔案管理工作的創新，就要加大投入，加快檔案管理的信息化建設，搭建完善的檔案管理信息化平臺，培養更多專業領域的優秀人才，提高檔案管理人員的綜合素養，從而更好地為醫院檔案管理的優化改革做好準備。