新形勢下醫院檔案管理的新思路

韓冰

摘要：對醫院而言，檔案是其寶貴的財富。新形勢下醫院檔案管理工作人員應積極創新，探索適合時代發展之路，健全現有的檔案管理制度，獲得各個科室地配合，增強醫院職工檔案管理工作的基本意識。當前背景下醫院檔案管理人員應緊跟時代步伐，但仍需量力而行，避免出現急于求成的問題，合理利用檔案，發揮其價值，助力醫院的發展。

關鍵詞：檔案管理;制度;信息化;培養

前言：檔案管理工作是醫院工作中十分重要的組成部分，為各個部門工作的順利進行提供有效的參考和支撐。在新的形勢下，為更好地推進醫療體系的改革，醫院檔案管理需要迎頭趕上，適應改革的需要，對于檔案中存在的問題進行整治和改進，使其得到合理化、科學化的發展，促進檔案管理工作整體水平的提升。

1、醫院檔案管理的現狀

1.1缺乏明確的管理

制度現階段，檔案管理工作的開展沒有進行相關的規范，在檔案管理當中出現的失誤沒有相應是懲罰措施，一定程度上助長了不良風氣。由于沒有明確的管理制度，檔案管理人員在進行工作時沒有全身心的投入，致使檔案問題多發，形成統一的管理標準對醫院的檔案管理工作來講有著重要作用。整個醫院體系普遍存在有檔案管理工作疏于管理的明顯問題，醫院檔案管理缺乏必要的管理體制機制，加之醫院檔案門類眾多而又復雜，出現檔案管理的隨意性較大。

1.2檔案信息化水平偏低

信息技術快速發展背景下信息化管理以其低成本和高效率得到廣泛推廣，且在各行各業都得到廣泛運用。文字是醫院檔案信息主要形式，資料多且占據較大的空間，整理難度較大，近年來越來越多的企業積極將其應用于檔案管理。但當前階段我國不少醫院檔案信息化管理水平不高，且檔案信息化發展的過程中存在各種問題，比如不注重醫院檔案管理研發方面的資金投入，所用的檔案管理軟件比較落后，無法跟上新形勢的需要，除操作復雜之外對數據準確性產生影響，不利于信息管理工作的開展。

1.3重管理輕使用

檔案管理工作中比較常見的問題就是重管理輕用的問題。目前仍有不少醫院檔案管理人員收集和整理檔案后將其束之高閣，對檔案的利用重視不足，更不注重開發檔案的信息資源，尤其是有意義的檔案，導致不少珍貴的檔案無法發揮其價值，長期下去就會讓檔案管理流于形式，阻礙檔案管理工作的發展。且傳統檔案管理中無論信息不全還是查找不便等一定程度上可能與重管輕用等有關，這些問題都影響到醫院檔案管理水平的提升，阻礙醫院檔案管理工作的正常發展，醫院檔案與時代發展的腳步日行漸遠，這也是新形勢下醫院檔案工作亟需轉變提升的關鍵方面。

2、新形勢下醫院檔案管理策略

2.1完善醫院檔案管理制度，規范管理模式

完善醫院檔案管理制度，建立檔案保管利用制度，建立檔案保管范圍、期限等相關規定，并將這些規定和制度納入管理評價醫院，制定相關評價機制。獎懲措施促進規章制度的順利實施，并能充分調動檔案管理者和部門的積極性。標準和制度的完善要立足醫院發展實際，充分吸收各個部門相關人員參與，以檔案人員作為核心，充分征求和吸收相關部門工作人員的意見或意見，研究各部門對檔案管理的實際需求，并結合集團內豐富的管理經驗，制定一套適合實際需要的管理標準和制度，實現檔案管理從以下方面的轉變沒有按章辦事的依據管理體制的改造，形成了規范的管理，檔案的完整性和連續性得到了保證。

2.2開展檔案培訓，強化管理意識

檔案管理相關人員的專業素質對于醫院實施優化管理來說十分關鍵。檔案管理工作的業務標準劃分較細，各門類的檔案整理和管理要求各不相同，并不是想象中的文件材料收集和隨意堆積這么簡單，它的業務性和系統性需要體現在工作中的嚴謹、細致和專業之中，并且要求檔案管理人員要有很強的專業能力和素養。當前，醫院檔案管理人才專業化水平不高，能力普遍欠缺，提升管理意識，進行人員培訓顯得十分緊迫。對于醫院檔案管理人員的專業能力與素質的提升，要把對檔案人員的培養歸入單位的人才培養計劃，尤其要注重培養全方位的人才。采取持續教育、專業培養等方式，全面提升他們的業務能力和素養。并且也要如醫院的其他部門，引入晉升、考核制度，以此激發檔案管理人員的工作積極性。此外，要在醫院范圍內提升所有人員的檔案管理意識，也應該讓醫院主要領導全力支持這項工作，通過領導突擊檢查、開會強調等方式，使得醫院所有人員都增強了檔案管理的積極性，并且通過持續性的制度約束，將檔案規范化管理變為常態化工作，促進醫院檔案管理工作持續發展進步。檔案管理人員要從維護檔案的安全與完整角度出發，要強化法制觀念，要完善與優化"檔案法"為檔案管理模式。

2.3運用現代化技術管理檔案

檔案管理需要現代化的技術與設備，在醫院的檔案管理中采用計算機來實施檔案管理能有效地節省其存儲空間，降低了財力、物力、人力的成本投入，保管簡便快捷，管理質量效率明顯提高，在醫院其他業務信息化應用程度較高的環境下，運用電腦管理檔案可以說是緊跟時代前進的步伐。

2.3.1多樣化存儲方式

傳統的管理檔案年代，檔案都是采取紙質的方式來存儲的，由于占據空間太大，使得查找十分繁瑣，加之共享性差、不能長久保存，給檔案管理帶來的諸多不便。隨著信息技術的普及和發展，為高效的管理檔案帶來了契機，檔案的多樣化存儲方式得以實現，不但有紙質文本，還有其他音像類、網頁媒體類以及眾多的電子文件產生。新形式的數據存儲方式，轉變了傳統檔案的存放模式，可以節省更多的檔案存放空間資源，將更多內容的檔案信息存儲其中，使其更有共享功能，增加了檔案壽命。新的存儲技術還沒有做到全部替代傳統的存儲方式，還需要采取兩種方式的有機結合，依據檔案自身特點，選擇合理的存儲方式。

2.3.2電子管理網絡的建立

網絡化檔案管理隨著信息技術在檔案中的應用成為今后檔案管理發展的方向和重點。傳統的檔案管理方式由于人的主觀意識作用，檔案管理的質量和效果均不理想，采取電腦軟件為主的管理模式能彌補人工的缺陷，有效地提升檔案管理質量。醫院檔案管理正逐漸向著網絡化方向發展，以下幾個方面是重點內容，分別是：病歷檔案與病人之間的網絡化信息傳輸、人事檔案的網絡化監管、文書管理的全院網絡化收集。當然，網絡化檔案管理要想成功的實施還需要解決一些問題。其一，關于檔案數據庫的建設，各個部門、科室沒有通過協調達成一致，致使難以制定統一的標準化管理方式;其二，醫院封閉的各個部門的辦公環境限制了網絡化檔案管理的實現，因為沒有協調機構，工作效率實難以提升;其三，一些地方的醫院沒有有效的解決技術性問題，讓檔案管理發展成為難以突破的瓶頸，同時檔案信息因為網絡病毒或黑客攻擊，很有可能出現損毀與泄露，出現后果嚴重的問題。由此可見，盡管開展網絡化檔案管理是適應社會的發展必然選擇，而醫院要按照實際工作情況穩妥推進，適合自身的才是最好的，不要過于激進，以免出現損失或浪費。

2.4檔案服務領域拓展

檔案管理的最終目標是更好的使用，充分發揮其隱性的經濟和社會效益，所以檔案管理者可以實施編研工作、編制多樣檢索工具、增強醫院各級之間的橫向信息聯系、主動提供服務，實現檔案信息利用最大化。此外，還要多多舉行醫學相關的檔案信息講座，對照各個時期對醫院檔案的不一樣的需求，用新的思路進行拓展科研的選題，力爭為醫院的科研、臨床以及教學提供更好的服務。

結束語：實現醫院檔案管理的規范性及科學性，需順應目前醫療行業的改革方向，針對已經存在的問題，注重制度的建立及完善，注重管理人員的培養及提升，注重管理方法的創新，立足醫院實際情況及需要，加大檔案管理的力度，提升檔案管理工作水平，促進醫院整體管理水平再上新臺階，為醫院未來持續向好發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

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